文书印信管理制度4(行政管理制度)

公文管理规定本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。本公司公文实行统一管理。公文的管理，要做到规范、精确、刚好、平安。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必需严守机密，不准随意向他人泄露。公文保密等级分为：绝密、机密、隐私三种，其他为一般文件。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅。机密文件按批阅人数打印，阅完后由起草人收回来档。隐私文件由阅文人妥当保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导依据文件内容确定。公司发文的程序为：拟稿、审核（部门领导）、签发(公司领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。草拟公文应留意以下事项：内容要符合国家相关政策、法规；反映状况要客观，实事求是；文字要精确、精炼，条理要清晰，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；人、地、物名、引文刚好间要具体、精确。各级领导对送来的公文要刚好阅批，急件须当天批复；一般文件三天内批复。各级领导阅、批公文应细致细致，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。须要签署具体看法的，要明确、具体。公司全部发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同文件正本二份送总裁办档案室存档。有领导批示的，还应附批复件。收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后依据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回来档。全部文件的发放，肯定要有登记、签收手续。公司发文，肯定要由总裁办统一编号：以公司名义对外发文，一律用×××字（××年）××号；公司监事会发文，用××监字（××年）××号；董事局发文，用××董字（××年）××号；董事局委员会发文，用××董×字（××年）××号；董事局委员会所属机构发文，用××董××字(××年)××号；其他管理部门的发文，用×××字（××年）××号。董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、确定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。机密文件管理方法范围生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。技术性的资料：独绝技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。业务性的资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。保管部门外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、探讨所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、探讨所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定之部门为保管部门。属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。各保管部门应指定专人经各公司总经理核定(总管理处由总经理核定)，负责机密文件收发、登记及归档等事务。外来机密文件处理外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以“收(发)文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依文书管理规定流程处理。惟其递送均应亲自为之，不得假手他人。若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以复印件为之，原文件由保管人员妥藏。主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途由经办人签章后，“文件传递记录卡”由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班(或完工)时主办人应负责将密件收回，并于“文件传递记录卡”填注收回时间，由经办人签认后随“收(发)文登记单”第五联与密件一并归档。密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。自创之专业性机密文件处理隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同机密文件，依本规定办理。前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的“工作安排表”写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。经办方式经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥当收存，防止他人轻易取得或翻阅。经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件得呈厂、处长)核准后为准。经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延特长理期限并联络保管人员延缓稽催。归档外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同“收(发)文登记单”第四、五联及“文件传递记录卡”送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入“机密文件保管备查簿”，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入“机密文件送件单”，随文件送交保管人员编定档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查簿”。档案整理保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更“机密文件增列表”呈总经理(专业性者呈经理)核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需接着保管或已消逝机密性质的文件，造具“机密文件销毁表”呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“出国安排书”或“工作安排表”，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。调卷各部门需调阅机密文件时，除依《文书管理规定》第四十八条“调卷管理”之规定方式办理外，经办人填具“调卷单”注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷。保管人员接到经核准之“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。副本机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查簿”；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。文件管理经办人、保管人员或调卷人员应妥当管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者， 依《人事管理规则》第十四条或第三十六条的规定议处：拆散原案显有弊端者。原案被污损、抽换、涂改或遗失者。擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。调卷逾期拒不归还而不申述理由者。擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。文件分办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日下班(或完工)时收回(缴回)妥藏者。印鉴管理方法目的与精神为确保印鉴管理制度化及平安化，依据《法务管理规则》第五条之规定，特制定本方法。适用范围公司印鉴之刻制、保管、运用、登记与稽核等管理事务。印鉴种类、刻印权限、用途、保管印鉴种类刻印权限印鉴用途印鉴保管各公司公章与合同章、法人代表章董事会核准，总部法务负责刻制用于对外证明文件及对于政府之公文由董事会指定专人保管总经理章、各部门专用章各公司总经理核准，各公司法务负责刻制运用于无须董事会核准之各部门对外之例行文件由总部或各公司实际运用部门保管分支机构公司章各公司总经理核准，各公司法务负责刻制运用于以分公司具名之文件、合约公章与负责人章由分支机构主管保管，其余由分支机构主管指定专人保管印鉴保管人印鉴保管人应具审核之实力，并熟识公司内部组织运作及权责划分。印鉴保管人缺勤时，应由主管指定专人以为代理。印鉴保管人应将印鉴印模报总部法务或各公司法务登记。总部法务与各公司法务负责印鉴的备案。印鉴遗失时，印鉴保管人应马上签报遗失经过，由工商局控管的，须报工商局备案，并刊登广告。因保管人过错致印鉴遗失使公司损失者，除应负全部责任外，另依相关章则惩处。用印用印流程:各项文件用印前，应附具核准权限主管签准之用印申请单。印鉴保管人应核好用印文件与用印申请单之内容一样，始可用印。用印登记:印鉴保管人应就各公司用印状况设置印鉴运用登记簿，具体记录每一次用印之类别、用途及相关经办人员，并保留用印申请单，以备稽核。责任：印鉴保管人用印立场独立超然。凡因违规用印或私自刻印，致使公司遭遇损失，各有关人员除应负责赔偿公司损失外，并应依相关章则惩处，触犯刑律者，报司法机关查办。印鉴稽核稽核部门负责对各类印鉴之刻制、保管、运用状况进行稽核，稽核结果知会总部法务或各公司法务。印鉴交接印鉴保管人异动时，应按规定交接保管之印章及印鉴运用登记薄等档案，并报总部法务或各公司法务备案。印鉴废止印鉴损坏不能运用或不再运用时，印鉴保管人应于权责主管核准之日起三个工作日内，将其缴回总部法务或各公司法务。实施与修订本方法经呈董事会核准后实施，修订时亦同。生效日期本方法自2007年1月1日起生效。重要文件管理方法目的与精神为使重要文件之管理有所遵循，维系重要文件的平安，依据《法务管理规则》第七条之规定，特制订本方法。适用范围本方法所称之重要文件，系指对于公司经营或权益有重大影响的文件：公司之《批准证书》正副本、《企业法人营业执照》正副本、工商信息IC卡、《土地运用证》、《房地产权证》；《企业法人代码证书》正副本、《税务登记证》正副本、《注销证明书》、《台湾投资者确认书》、《产品出口型企业确认书》、《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、、各类有价证券及其它中国政府机关核发之各类证书；政府机关签发的各类通知（书）、批复、审查看法、表单及其相关文件；公司向政府机关出具的董事会决议、报告（书）、报告表、申请（书）、申请表、证明（书）、说明、委派（任）书及其相关文件；《年检报告书》；《验资报告（书）》或《审验报告（书）》、《审计报告》；其它董事会认为重要的文件。上述一至七款重要文件中除第一款所述之重要文件由董事会秘书保管外，其余均由总部法务经理保管。保管重要文件应由专人保管、设置特地场所保管，未经董事会核准,不得擅自更换保管人或保管场所。保管人职责保管人应妥当保管重要文件，按月编制重要文件清单报董事会备案；保管人不得擅自将有关重要文件的内容泄露给他人。保管用具本方法规定的重要文件，应统一整理装入资料袋后存于文件柜，惟其次条第一款规定之重要文件应存入保险箱内。调阅任何部门调阅与其业务相关之重要文件，应由其部门主管证明并由保管部门进行登记，调阅场所仅限于保管部门。借用（复制）任何部门如借用重要文件，须层呈总部相关主管核准，并由保管部门进行登记。任何部门如复制重要文件，应向总部法务说明用途，并进行登记。借用部门应严格妥当保管并运用重要文件，不得将重要文件之内容泄露给与业务无关之他人。登记表备查保管部门应按月整理登记表备查。实施与修订本方法经呈董事会核准后实施，修订时亦同。生效日期本方法自2007年1月1日起生效。文件收发规定公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事会文件由秘书核稿，属公司文件由办公室主任拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。属于隐私的文件，核稿人应当注“隐私”字样，并确定报送范围。隐私文件按保密规定，由专人印制、报送。已签发的文件由核稿人登记，并按“×企、董”等内容编号后，送文印室打印。文件由文印室负责校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章。文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项了解清晰，并报告报送结果。经签发的文件原稿送保密（档案）室存档。外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送有关部门，不得积压延误，属急件的，应在接后即时报送。违反上述规定的，将依据情节轻重，依公司《奖惩管理方法》量处。印信管理规则□印信种类种类公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。职章：董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。刻有职别及特定业务专用的主管印信。职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。部门章：刻有公司及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注“对内专用”之字样。校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及“校对章”或“骑缝章”、“附件章”等字样之印信。印信的资料及形式全部印信均为圆形及方形橡皮质。□印信运用监印人员各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。印信盖用行文时应依《文书管理规定》第八条“行文的判行权限”的规定判行并送请监印人员依其第七条“行文名义、署名及印信借用”的规定于函件、文稿及底本上用印。其他文件需盖用印信者，经办人应填具“盖用印信申请单”一式二联，经呈准后凭以申请用印。监印人员除于文件上用印外，还应于“盖用印信申请单”正面加盖运用的印信，并收存第一联，其次联退回经办部门存查。印色运用公章、职章以红色印泥或红色打印水用印。□印信管理印信的核定及制发部门公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部(室)经理(主任)核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。各事业部经理、厂(处)长的职衔签字章、特定业务之主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。印信登记业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。印信申请印信制发的申请因业务须要或组织变更，由主办部门填具“请(制)发印信申请表”一份，依本规则第六条的规定呈请核定后由管理部门制发。印信换发的申请印信的印文磨损申请换发时，由监印人员填具“请(换)发印信申请表”一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，依本规定第六条规定呈请核定后由管理部门换发。原有废旧印信应于换发的印信收到后一周内，由监印人员依本规则第九条的规定办理。印信补发的申请印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具“请(补)发印信申请表”一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并依本规则第六条规定呈经核定后，由管理部门补发。补发印信的文字体应有异于原印信，以资区分。遗失的印信寻获时，应即交由监印人员于二日内依本规定第九条规定办理。印信增刊的申请一种印信以制发一枚为原则，但如因业务须要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。增刊的印信应由管理部门斟酌实情设法加以区分。印信缴销废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具“缴销印信申请表”一份，印信管理部门依本规则第六条之规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门撤销。印信管理部门收到缴销的印信，即斟酌实情予以保存或截角注销。印信管理各种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用由监印人员负完全责任。印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立“印信登记表”拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一次。主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。印信管理制度印信的种类印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。职章：刻有公司总经理职衔的印章。部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印信。印信的运用规定对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司印鉴或总经理职章。以公司名义对国家机关团体、公司核发的证明文件及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。各部门于经办业务的权责范围内及对于民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。印信的监印总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员。总经理职衔签字章得核定由管理部主管为监印人员。经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。印信盖用文件需用印时，应先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖运用的印信存档。各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。监印人对未经处理文件，不得擅自用印，违者受处。印信遗失时除马上向上级报备外，并应依法公告作废。本方法经呈总经理核准后施行，修订时亦同。印章运用、保管管理方法为维护印章的法定性、权威性和效用性，特制定印章运用、保管规定如下，请各部门严格遵守。公司全部印章，包括公章、合同专用章以及其他用途的印章，均由公司办公室统一负责保管。公章不能随身携带。公章保管人负责公章的保管责任，但没有擅自用印的权限，非经领导许可不得私自盖章。公章保管人必需严格执行用印制度，全部公章的运用都必需在办公室进行用印登记。每月正常报表由公司主管领导签字、用印人登记后，可盖印；凡签订规范合同，必需填写用印申请单，经部门主管领导同意、签字后方可盖印，并将合同原件一份留办公室归档；其他公司专用合同，一律经公司主管领导同意、签字后方可盖印，由办公室留合同原件一份归档。不准在空白的介绍信和报表上事先盖好公章。新成立的部门、更改部门名称或因业务调整需新增印章的，由办公室负责统一刻制专章。新印章启用前必需办理领用手续。部门撤消或业务调整需注销印章的，原章必需交办公室统一办理注销手续。本规定自2006年2月1日起实施。本规定如与国家有关法律法规相抵触时，以国家的法律法规为准。本规定的说明属总公司办公室。二00七年一月一日附：公司用印单格式：用印单编号：申请部门监印发送单位文件内容摘要：（共份）经办人：年月日同意人：年月日公文管理方法（一）规章概述

公司公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。公司公文一经发出，对公司而言即具有相应的法律效力。这种效力表现为要受到公文内容的约束。因此，要有完整的公文处理规章制度，保证公文能够真实、全面地反映公司的管理意图，维护公司的合法权益。

（二）主要内容

公文管理方法的主要内容包括公文的范围、行文的规则、收发文的程序、文件的清理与注销、文件的归档与借阅、文件管理的责任等。

（三）制作要求

制定该方法应当留意的问题是要依据公司管理的特点和须要，明确公文的类别、密级、发文范围等有关文件管理的基本内容。对于文件密级的确定要适合公司管理的要求，不能太宽也不能太窄。

（四）范本

_____公司公文管理方法

年月日（）办字第号

1．目的

为加强对本公司的公文管理，做到规范、精确、刚好、平安运用文书，制定本方法。

2．原则

2．1公文应当简洁、明白，避开空洞、费话连篇的公文；

2．2公文应当规范、整齐；

2．3克服官僚主义和文牍主义。

3．保密

各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必需严守机密，不准随意向他人泄露。

4．保密等级

公文保密等级分为绝密、机密、隐私三种，其他为一般文件。

绝密、机密文件打印肯定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按批阅人数打印，阅完后由起草人收回来档。隐私文件由阅文人妥当保管。

文件机密级数，由发文单位的主管领导依据文件内容确定。

5．发文程序

公司发文的程序为拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

6．收文程序

公司收文的处理程序为收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

7．草拟公文应留意的事项

7．1内容要符合国家的路途、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章；

7．2反映状况要客观，实事求是；

7．3文字要精确、精炼，条理要清晰，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；

7．4人名、地名、物名、引文刚好间要具体、精确。

8．收文处理

8．1收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后依据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回来档。

8．2各级领导对送来的公文要刚好阅批：急件，当日批复；一般文件，3日内批复。

8．3各级领导阅、批公文应细致细致，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。须要签署具体看法的，要明确、具体。

9．存档

公司全部发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正文二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。

10．登记

10．1全部文件发放，肯定要有登记、签收手续。

10．2公司发文，肯定要由总裁办统一编号。

10．2．1以公司名义对外发文，一律用（_____年）_____字第_____号；

10．2．2公司监事会发文，用（_____年）监字第_____号；

10．2．3董事会发文，用（_____年）董字第_____号；

10．2．4其他管理部门的发文，用（_____年）（_____部门简称）字第_____号。

11．附则

11．1董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。

11．2红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、确定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

11．3公章运用管理方法公章的运用和管理是一项特别肃穆的工作，关系到公司的形象、声誉和利益。为使公司公章的运用及管理更趋规范化、科学化，依据实际状况，现对公司公章的运用和管理方法做如下规定：

一、公章运用、管理应坚持部门负责、专人管理、责权一样的原则。总经理办公室负责公司公章运用管理。各部门负责本部门公章的运用管理。公章运用要刚好登记，公章管理人员名单及每年公章运用记录应报公司档案室备案。

二、以公司名义行文加盖公章，要向总经理办公室供应有主管公司领导签字的行文审批表、文件全文。

三、部门、个人办理各种证明，申报、审批手续和各种材料需加盖公司公章时，分别不同状况由公司主管领导或部门负责人同意签字后加盖公章。

四、签订各类合同时,原则上仅运用合同专用章,对于重要合同,如涉及股东权益,公司联营,对外担保等可以运用公章,但须要行政副经理审批.五、在公司出台的规章制度及公文上加盖公章的,由办公室统一审核办理.六、公章管理人员离公司时间较长时，必需事先报告部门负责人，公章要指定专人短暂代管。返公司后就代管期间公章运用状况及有关记录刚好进行交接。

七、公章要妥当保管、防止盗用，不得转借和私自带出，如确需在公司外运用公章时，必需请示部门负