第节文书管理制度

第二节文书管理制度一、文书管理规定（一）总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。第三条按照党政分工的原则，全公司各类文件分别由党委办公室和总经理办公室归口管理。（二）收文的管理第四条公文的签收1．凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交党委、总经理办公室（以下简称总办）机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管1．“两办”机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的应由公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应分别交“两办”办理正常手续。2．本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交“两办”机要秘书进行登记编号保管，不得由个人保存。第六条公文的阅批与分转1．凡正式文件均需分别由“两办”主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅签后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2．一般函、电、单据等，分别由“两办”机要秘书直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。第七条文件的传阅与催办比1．传阅文欺件应严格遵尺守传阅范围追和保密规定灯，不得将有啊密级的文件墨带回家、宿串舍和公共场惭所，也不得概将文件转借由其他人阅看尺。对尚未传音达的文件不慢得向外泄露杏内容。略2．阅读文器件应抓紧时瞎间，当天阅楼完后应在下尚班前将文件书交机要室，护阅批文件一嫂般不得超过烤两天，阅后宇应签名以示堤负责。如有奖领导盗“挽批示妨”喂、疏“柴拟办意见裙”沙，埋“蓄两办祸”凶应责成有关惜部门和人员你按文件所提五要求和领导具批示办理有中关事宜。旦3．阅文时虹不得抄录全匹文，不得任荣意取走文件佛夹内任何文右件及附件，绳如确系工作映需要需取走痒文件或其附贸件，须办理甚借阅手续，僻以防止丢失垂泄密。犬4．文件阅浩完后，应送挖交粱“谷两办来”搜机要秘书，鞋切忌横传。幻5．总办机尝要秘书对文俊件负有催办冠、检查、督招促的责任，加承办部门接只到文件、函京电应立即指顶定专人办理约，不得将文则件压放分散落。如需备查仪，应按照有筹关保密规定缝，并征得躺“压两办江”乳同意后，予根以复印或摘没抄，原件应瞧及时归档周某转。任6．按照阅邀文范围，离酷、退休干部描，一般由有顶关部门定期胜组织学习有稼关文件，或叫由释“带两办满”捞机要室通知崖其到机要室着阅文。非（三）发文稳的管理胳第八条发沟文的规定寺1．全公司裂上报下发正关式文件的权屡力分别集中革在党委和总渐经理办公室鼻，各群众团副体和部门一漫律不得自行栽向上、向下国发送正式文讯件。聪2．各群众露团体、部门派需要向上反欠映汇报重要乘情况或向下方安排布置重察要工作而要伟求发文的，找应分别向党股委、总经理朵办公室提出溜发文申请，篮并将文件底亏稿分别交丢“唐两办亡”蜓审核。党委秋、总经理办孕公室同意发京文，则聚“气两办绵”伍分别按党、李政机构设置奇与业务分工沙统一归口后削，以查“桂党蝇×禽字此”域、没“筋公司跨×退字赚”篮发文。群众养团体文件由讯党委批转。迅3．对全公叮司影响较大厅，涉及两个支以上公司领敌导分管范围宁的文件，须柳由党委书记栋或总经理批步准签发。其味余文件均由羞分管公司领测导批准签发遵。禁第九条发臣文的范围园1．凡是以尽党委、公司惯名义发出的裳文件、通告伪、决定、决理议、请示、而报告、编写名的会议纪要想和会议简报情等，均属发艰文范围。臭2．党委、宋公司下发文奇件主要用于武：气（1）公布苍全公司规章必制度；搁（2）转发垫上级文件或缎根据上级文真件精神制订陕的公司文件膝；照（3）公布购公司体制机煎构变动或干梅部任免事项并；江（4）公布想全公司性的息重大生产、旦技术、经营支管理、政治刃工作、生活妨福利等工作吐的决定；邻（5）发布感有关奖惩决呼定和通报；件（6）其他解有关全公司敌的重大事项赔。策3．党委、召公司上行文师、外发文主瓣要用于：芦（1）对上仍级机关呈报践工作计划、歌请示报告、赢处理决定；钱（2）同其今他公司联系跌有关公司重椅大生产、技封术、人事劳臂资、物资供代应、科研、陆基建、经营获管理、党群应工作等事宜晨。伴4．在公司垄日常生产、踪技术、经营依管理、党群田工作中，有真关图纸、技化术文件、工葬艺修改、审灿批工作、安影排部署、传慰达上级指示臭等事项，应检按有关制度旬办理，经分碌管厂领导批裳准后，由主婶管业务科室课书面或口头近通知执行，沈一般不用公劫司文件发布躲。汪5．凡各业班务科室形成万的材料如开贴专题会议所妹作的决定，刮一般的形式匆不应发文，结不备查考，币可以科室名蛙义用工作简顶讯的形式发雁会议纪要。电6．各业务洗科室与其他雹公司发生的膀一般业务联壤系，可用各劳科室的名义曲对外发函（登应各自编号搏备查），不博必用公司名龟义发文。舰（四）发文纲程序与要求驴第十条发飞文程序规定禾1．各单位录需要发文，盛应事先向党搞委、总办提鞋出申请。淘2．总办同侮意发文时，鲁主办单位应妇以党的方针舱、政策和国耍家法令、上摩级指示或工毒作实际需要般草拟文件初伯稿。拜3．草拟文步稿必须从全乱公司角度出饲发，做到情定况确实、观稿点鲜明、条同理清楚、层熄次分明、文麻字简练、标忙点符号正确千、书写工整义。严禁使用谊铅笔、圆珠炉笔、红墨水借笔和彩笔书运写。采4．文稿拟鼠就后，拟稿英人应填附发瓶文稿纸首页木，详细写明贵文件标题、档发送范围、惠印刷份数、起拟稿单位与询拟稿人，并棵签名、盖章室、标定日期诚和密级。妄5．材“谣两办亚”饭应根据公司绸的要求和上执级有关指示续精神及有关阻文件规定，下对文稿进行题审查和修改福。对涂改不耐清、文字错拘漏严重、内扩容不妥、格练式不符的文朵稿，应退回匹拟稿人重新姿拟稿。僚6．经止“刷两办多”旦审查修改后什的文稿，送悄部门主管核形稿（对文稿赠内容、质量彩负责）。纠7．对审核宗时修改较多叔，有碍打印迟和存档的文能稿，应由拟物稿部门重新阅誊写清楚。期8．需经会裹签的文稿，邻应在交付打藏印前送会签殖部门会签。天9．文稿审按核会签后，悄按批准权限蚂的规定分别津呈送公司领厘导审定批准桃签发。侍10．经领纽导批准签发油后的文稿交伤“岁两办性”充机要秘书统非一编号送打鸡字室打印。纲11．文件衡打印清样，组应由拟稿人滤校对，校对鞋人员应在所些发文稿上签西名。郑12．文件脖应由详“绘两办吉”渐派专人按数兔印刷，再由横“吹两办篇”鹊机要秘书分构发并检查落伍实情况，对轰印刷质量不裁好的文件，要机要秘书应脆拒绝盖印分高发。厚（五）文件壶的借阅和清彩退缘第十一条滚各部门有关年工作人员因钱工作需要借厕阅一般文件屯，需经本部抽门负责人签饿写便条，有悟密级的文件淘须半“嫩两办划”送主任同意后题方可借阅。呜第十二条捞借阅文件应卫严格履行借抚阅登记手续滤，就地阅看带，按时归还拥。任何人不丸得将文件带屿走或全文抄娘录，不允许娘拆卷和在文收件上勾划。挽第十三条彩“勾两办壳”患机要秘书对孝承办的公文破应抓紧催办椒，应定期对贿事情已经办孝妥的本公司竞文件和上级把要求限期清理退的文件，治进行收缴清呆退工作（一普般为月底一拍小清，季末兰一中清，年描终一总清）疏。如发现文闸件丢失，必悬须及时查明促原因和责任抖者，并如实馒向领导报告起。复第十四条派各部门应指稳定一位责任膜心强的同志途负责文件收待交、保管、毕保密、催办珠检查工作。犯（六）文件堂的立卷与归生档巡第十五条疾文件的归档洞范围练1．凡下列属文件统一由跪“渗两办抗”妨负责归档：啊（1）上级域机关来文，锐包括上级对外公司报告、范申请的批复章；塞（2）党委狗、公司发出趴的报告、指冰示、决定、野决议、通报湾、纪要、重机要通知、工裁作总结、领爷导发言和生跃产经营工作蓄的各类计划比统计、季度赞、年度报表杏等；恐（3）公司糊党委会、总掠经理办公室语、公司管理帝委员会、中原层干部会以歌及各种专业唱例会记录；柔（4）公司菊党代会、职垃代工、工会慧会员代表大梅会、团代会仇等公司一级杏的党群组织寒召开的代表补大会所形成弄的报告、总欧结、决议、箱发言、简报嚷、会议记录弟等；颈（5）有保鼻存价值的来颤信来访记录花及处理结果厘；偏（6）参加寨上级召开的峡各种会议带免回的文件、爪资料及本公晓司在会上的佳汇报发言材勉料等；满（7）上级少机关领导同萝志来厂检查浪、视察工作准的报告、指瓣示记录，以伴及本公司向挽上级做工作粘汇报的提纲傍和材料；洪（8）反映骂本公司生产请、经营活动哨，先进人物沉事迹及厂领界导工作等的僵音像摄制品岸；刚（9）公司坏日志和大事扑记；稳（10）公借司向上级请前示批复的文贩件及上报的南有关材料。井2．业务科损室、各群众返团体日常工蒸作中形成的黄活动资料由霉各业务科室掏、群众团体巡负责立卷归查档。牵第十六条秒立卷要求择1．文件立始卷应按照内碰容、名称、见作者、时间职顺序，分门蕉别类地进行细整理归档。衬2．立卷时粘，要求把文绝件的批复、精正本、底稿堤、主件、附抗件收集齐全冶，保持文件艘、材料的完留整性。万3．要坚持革平时立卷与刘年终立卷归世档相结合的料原则。重要勿工作、重要侨会议形成的岭文件材料要载及时立卷归够档。闷4．上年度争形成的文件欣材料，要求晋在下年度5欠月份以前整阶理完，6月记份正式向档坐案馆（室）誉移交，清单梯一式两份，信接交部门各进留存一份备叶查。见（七）文件五的销毁宜第十七条母对于多余、烫重复、过时下和无保存价津值的文件，挺“蕉两办忽”惭机要室应定毒期清理造册医，并按上级旁有关规定，涉办理申请销廉毁手续。贸第十八条旋经审核同意悦销毁的文件醉，应派专车征分别由谷“厌两办扛”轮机要秘书和禁正副主任护根送到上级机狭关指定的纸罩厂监视销毁棚。仁二、文件打伏印实施细则碗第一条凡雪以公司或党皂委名义上报葵下发的文件覆、报表工作牺计划、总结滥、请示、报伏告、简报、尺纪要通知、体通报、通告职、信函、规秃章制度、宣么传教育材料蜜、任免决定陕、表彰或处蹲理决定，以竹及公司领导杰批准翻印的杰文件、材料汪均属打印范院围。坦第二条由做归口部门负戴责拟订、编炊写的带有全雅局性指导意蜂义的全公司及性的月（季葛）生产、工闷作计划，和近一个时期全贪公司性的工骑作安排，以榜及重要专题预会议的纪要录等，也应安逗排打印。卖第三条不虾需上报的各记部门的工作灭计划，临时蒸性工作安排家，非全公司圆性活动讲课都提纲，非上栽报的一般表胡格、一般技雅术资料和便佣函都不属打敬印的范围。涂第四条凡鸦需打印的文毯件、资料应园在其底稿首杨页附上涌“任发文单特”饲，经主管部肃门负责人审宴查同意并经榆审核修改、艘统一编号后杂，经有关部柏门会签，分吵管公司领导踏签发，方能被交付打印。逼第五条打迎字员接稿后控，应认真检订查文件签发子手续是否完傅备，书写是义否工整，是即否符合文件吨归档要求等显，对发文手疫续不全、书拒写不符合要宏求的文件，闭打字员有权各拒绝打印。画第六条打嘉字室要建立证打字登记簿产，对各类文碌件材料按规易定内容和要悟求统一登记鼓。并根据总马办安排的轻杠重缓急次序直执行。打字脏时要做到快为速、准确，尼排版要合理察美观。玻第七条打胡字员要严格乌遵守保密制社度，不得将端打字的内容详向外泄露，变与工作无关瑞人员不得进鸣入打印室。杯第八条打啦字员要爱护图打印设备和阅物品，按规乏定做好维护槽保养工作和睬物品领用登坏记及费用统揉计工作。飘第九条文灾稿打完后，涝打字员要把摆原稿和打字皱清样交给拨“舌两办居”页秘书或拟稿齐人校对。校讲对者校完后巩应在原稿上符签字，以示侦负责。棚第十条凡眠是以党委、衬公司名义上遵报下发的文朝件材料（见嚷第一条范围何）分别由剧“爷两办赤”迅或拟稿人负愿责校对，由屡总经理办事价处打字室负覆责打印、装亡订，达到字锄迹清晰、版去面清洁、装典订整齐。由扣“摇两办值”浸机要员上报遥下发。以部矩门名义下发或的生产工作返计划安排、宾专题会议纪似要，由归口标部门负责校陷对、打印和肥发送。瓣第十一条垮睁“思两办础”状秘书对文件炭的差错情况但要进行登记骂考核。叨第十二条末打印文件亡要严格按照抵审批份数印捆刷，打印者轻不得私自增馋加份数或私锯自留存。拜三、企业报想刊、邮件、候函件收发实亲施细则单第一条全秋公司公私报汪刊、外来邮相件、外发公设启、函件由互收发室负责挥收发。闻第二条外结发函件要求含。编1．各部门假因公需外发泛函件，经办洗人员应于每抄天下午辈×暖点以前将函禁件送到收发侧室，另填写焰挂号、平信心外发登记表盼。械2．每天下遮午呀×斩点以前，柴收发室应清惭点当日外发物函件，送交见邮局寄发。章第三条外喊来邮件管理拼。宋1．外来邮花件一律经公止司收发室签补收分发。旺2．凡挂号呼、包裹单、春汇款单、货肌运单等由收改发室通知收藏件人到收发妖室当面签收惩。叨3．一般公妨启函件和公评司职工私人讲信件，由收刚发室开具清增单分放到各粒部门信报箱泳内。距4．私人不猾明平信一律爆放到信架（监信袋）内，超由个人自取捡。霜5．不论公诵私邮件，收静发室应随到薯随清，及时框分发，不得衰丢失损坏，卧搁置延误。浑对国外来函拐应检封口、娱邮戳，如发卡现拆封或邮酬票被撕应拒杯绝签收，并传向邮局反映吓，查明原因基。迷6．凡挂号伤信、汇款单崖、包裹单、至货运单等的放收件人，在清收发室通知令发出后，应育随即到收发搬室领取邮单丧，并及时去义邮局取款取难件。超期罚怕款，收发室昼概不负责。残第四条报杠刊订购与收奏发。借1．报刊订奴购。铁（1）订购纤时间：上半仗年报刊理×判月订购，赶下半年报刊游吓×富月订购。悲（2）订购涝手续：不论吩单位和个人林，均需先到备收发室查阅裙报刊目录，犁再将需要订富购的报刊代距号、名称、究出版日期、鹊单价、订购对份数、期数炕填写清楚交福收发员核对勺算价，确认优无误后，当躺面缴款开票旗。公费订购残报刊由收发套员持订单到双财务部门办混理付款托收渣手续。归口牧管理报刊公稍费订购的部坦门除按上述关要求填写预扮订单外，还配须填写报刊恒分发清单，底详细写明各拘种报刊分发铁到哪些部门奖或员工。而2．报刊收耻发。椒（1）收发渐员每天对邮润局送来的报截刊应对照邮吧局分送清单纱分类清点，捎发现有差错危应及时登记淹并要求补缺轧退余。头（2）收发耍员收到邮局适送来的报刊奶后应及时分堂发，不得耽寻搁延误。收鲜发员清点分笼发报刊时间轮为头×助小时，任史何人不得进甩入收发室。箩（3）每天卧分发到各部俊门信报箱的惜报刊应随附尊分发清单。租（4）各部胖门应固定专召人按时领取要报刊和公启牲函件。领取涂时，要对照辅分发清单清哥点检实签名雅，发现差错许，应当面向狐收发员提出柳增补退换要咬求，并进行醉差错登记。妄当面未提出母，则视为分畏发无差错。付第五条收相发员应坚守押工作岗位，倘节假日、星斤期日应有人着值班，节假尝日应采取换弹休形式。效第六条收特发室内外应剖保持整齐清残洁。棍第七条收晓发室由师×晕部门负责爹管理，其工交作质量由藏×撇部门进行链检查、考核释，并承担责枣任。乓四、印章管铲理实施细则卖（一）印章锹种类月第一条种香类1．公章：鞭各公司向主抢管机构登记顿之公司印鉴些及特定业务屯专用的公司俯印章。晌2．职章比：盒（1）总经践理刻有公司摊名衔及职别锯的印章。辜（2）刻有傲职别及特定也业务专用的楼主管印章。剑3．职衔签淋字章：各部意门经理级以替上主管刻有甚职衔及签名眉的印章。屡4．部门章什：刻有公司德及部门名衔篮的印章。如械为不得对企简业外行文之支部门，应于控部门章上加乓注竖“嫌对内专用骨”序的字样。壶5．校对章昨、骑缝章、圆附件章：刻豪有公司名衔遵及桂“况校对章路”阔或拆“闪骑缝章纳”搅、尊“圾附件章反”体等字样的印牺章。边第二条印妙章的材质及虑形式掘所有印章均赖为圆形橡皮惧质。渴（二）印章梁使用逝第三条监奇印人员驰（1）各公朵司公章及总腊经理职章之颈监印人员应艇签请本企业仰总经理核定躁后任用。悟（2）特定嘱业务专用的炎图记及总经驼理职章、公扣章之监印人辣员应签请各拉公司总经理盆核定后任用施。孝（3）各部这门主管的职丛衔签字章及悠部门章由各哲部门主管指论定监印人员车。耀（4）监印佩人员不在时昌，应由代理饲人代为监印蓬，代理人的猛任用应依前庸三款的规定制签准或指派放。廊第四条印驾章盖用沸（1）行文南时应请监印纠人员依据规山定于函件、伐文稿及底本宁上用印。蕉（2）其他岂文件需盖用朴印章者，经态办人应填具城“禾盖用印章申饱请单录”骡一式二联，符经呈准后凭咽以申请用印航，监印人员伸除于文件上怒用印外，还涌应于弄“悲盖用印章申唯请单睛”趴正面加盖使旁用的印章，岁并收存第一外联，第二联泻退回经办部维门存查。萄第五条印漆色使用递公章、职章跑以红色印泥灵或红色打印聋水用印。商（三）印章摘管理授第六条印影章的核定及伙制发部门江（1）公章去、总经理之乡职章及职衔槐签字章均经腰总经理核定逮，由总经理去室统一制发闭。慰（2）总管制理处各部、斜室、中心的格部门章或特坝定业务之主服管职章经各财部（室）经帽理（主任）竟核定，由总街经理室统一戚制发。渐（3）各事贺业部经理的蹦职衔签字章泼、特定业务杂之主管职章棍及各部门的悬部门章经各妇公司总经理播核定后，由序总经理室统房一制发。她第七条印臣章登记茶业谱务主办部门冻需用特定印该章或业务专把用印章向有追关主管机构袖报备时，该照印章的登记活、更换、撤喇销等的手续谈，均由该主乐办部门办理傍。挣第八条印躲章申请桐1．印章制璃发的申请霉因业务需要脏或组织变更卡，由主办部铃门填具萝“讨请（制）发风印章申请表碌”求一份，送交炊印章管理部恰门依本规则设第六条的规委定呈请核定守后由管理部未门制发。唐2．印章换亏发的申