高校档案数字化建设研究

高校档案数字化建设研究随着信息技术的发展，高校档案数字化建设已成为当前高校信息化建设的重要组成部分。数字化建设是指将传统的纸质档案转换为数字形态，以便于存储、管理、检索和利用。本文将从数字化建设的背景与意义、数字化建设的实施过程以及数字化建设后的效果三个方面进行详细讨论。

一、数字化建设的背景与意义

数字化建设是现代化高校的必要组成部分，对于提高高校管理效率和服务质量，推动高校信息化建设，加强高校信息资源共享和减轻管理负担都具有重要意义。

首先，数字化建设是高效管理的前提。传统的管理方式，不仅需要耗费大量时间与精力来对档案进行整理、排列和查找，而且因庞大的信息量，容易遗漏或错漏。而数字化建设能够将各类信息电子化存储，可通过关键词搜索、分类等方式较为快速地找到所需信息，大大提高了档案管理效率。

其次，数字化建设能够实现信息资源共享。不同部门之间、不同学院之间、甚至不同高校之间的信息资源可以通过数字化进行互通互用，避免了资源浪费和信息孤岛的问题。

最后，数字化建设也具有防止数据丢失的作用。传统的纸质档案可能会因火灾、水灾等意外事件，或是过时的材料被随意处理或丢弃而导致信息的丢失。在数字化档案的情况下，重要数据会备份并存储在多个地方，最大程度上降低了数据丢失的风险。

二、数字化建设的实施过程

数字化建设需要遵循以下的步骤：

1.档案材料筛选。介绍采取主动整理档案资料、老档案文件整理的方式，让档案保存更合理、有效。确定数字化档案建设的目标和重点，对于重要的档案材料进行尤为重点的筛选，这样既能保留有用的文件，又能减轻工作压力。

2.档案材料分类。采用有序、语义化的分类方法，使之便于后续的工作。常见的分类方式有年度、部门、职务等等。分类的好处是便于检索，并且在添加新资料时也能保持材料的逻辑优美性。

3.图像化扫描。通过图像化扫描设备将纸质档案转换为数字化的文件。这一部分工作需要注意质量，确保数字化记录的完整性和准确性，同时也需要考虑存储格式的选择，如使用pdf、txt等等，为提取和获取提供支持。

4.建立档案检索数据库系统。档案检索是数字化建设的重要环节。一般来说，每个学校都会建立自己的档案数据库，将数字化的档案材料录入进去，形成一个完整、有序的数据库。此时我们可以制定有分类规则的检索方式，提供关键字查找、按时间范围、按管理员、按关键词等等多种检索方式，以便于成员查找档案。

5.档案保管。数字化后的档案记录需要相关人员共同保管。储存介质的选择应当考虑到安全性和可靠性，例如应当备份在多个存储设备中，储存介质保持安全正确。

三、数字化建设后的效果

数字化建设后，我们期望可以得到以下的效果：

1.检索便捷。查找档案变得更加方便、快速，仅仅需要在电脑上输入几个关键字即可找到所需资料。高效的检索过程将极大的提高学校的管理效率。

2.档案共享。数字化档案的共享性也是一个亮点，数据可以随着网络而传播，而不需要担心数据遗漏或传播被限制。

3.档案保密。档案数字化可以规范档案安全存储，并且可以进行权限控制和密钥防盗等多种保密机制，确保档案隐私性防止泄露。

4.环保减排。数字化档案无需占用大量的纸张、墨水等资源，其对于环境起到了良好的保护作用。

总结：

数字化档案建设既是一项重要的服务工作，也是现代高校管理的重要组成部分。实施数字化建设，可以大幅降低档案的管理成本，