物资申购采购入库保管出库管理制度及操作流程

物资申购、选购 、入库、保管、出库管理制度一、总那么1、为保障公司正常生产经营的连续性和秩序，使物资管理作业合理化，削减库存资金占用，特制定本制度。2、通过本制度明确物资管理作业规定，指导和标准操作人员日常作业行为。3、仓库管理应保证满足公司生产经营所需的物资须要，不缺货断档，并使库存物资、选购 本钱总额资金费用最小化。二、存货准备和限制1、仓库以适质、适量、适时、适地之原那么，供应所需物资，幸免资金呆滞和供货缺乏。2、对订有标准的物资品种进展限制，实际库存量降到订购点时，即可提出补充选购 准备申请。3、谨慎精确完成物资的出、入库工作，杜绝出、入库过程中造成的物资缺少、错乱。对单据、账册及各种原始凭证谨慎整理、保管不得遗失。三、物资的采买收发管理规定(一)、申购1、要采买物资首先要填写申购单，并经过申购批准，没有经过申购批准的物资一律不得采买，违规采买，财务将给于不报销处理。2、物资申购单由申购人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准后交由选购 人员选购 。3、申购单一式四联，全部字签完以后，申购部门自己留存一联作为部门留底，交仓库一联作为收〔入〕库核对用，交选购 一联作为选购 人员选购 凭证、交财务一联作为财务核应对款用。4、工程用小综物资零星采买也按此执行，大综物资选购 或招标另出台管理规定。〔二〕、收料和入库1、循环运用物资进库填写入库单，销耗性运用物资进库填写收料单。2、物资到公司办理收〔入〕库手续时，仓管应依据清单上所列物资进展核对、清点，经运用部门或申购人员及技术检验人员对质量检验合格后，方可入库。3、如发觉名称、型号、规格、数量不符或包装破损的，应通知选购 处理。〔全部来货来料必需在数量清点完成，供、收双方共同确认的状况下签单收货，数量异样时，那么签收实收数量并要求送货人员签字确认方可收货〕4、对收存入库物资核对、清点后，由仓管员刚好填写入库单或收料单，入库单或收料单一式三联，仓库留存一联作为登记仓库帐用、交选购 人员或送货人员一联作为选购 或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。5、仓管员要严格把关，有以下状况时可拒绝验收或入库a〕未经审批的选购 。b〕和合同准备或请购单不相符的选购 物资。c〕和要求不符合的选购 物资。6、因生产急需或其他缘由不能形成入库的物资，仓管员要到现场核对验收，并刚好补填入库单或收料单。7、对入库物料第一时间做好标识卡记录，标识卡要注明品名、型号、规格、来货时间及供应商和实际入库数量。物料标识卡必需置于物料正面最易看到的位置，做到数据易读取易记录。8、仓管员在物料入库时发觉问题，未刚好或于次一个工作日内报告处理的，该物料视为合格。9、仓库管理员对全部入库物品刚好入帐，对在存仓库物品造册登记。可用金蝶软件或电子表格记账。〔三〕、出库或领用1、循环运用物资出库填写出库单，销耗性运用物资出库填写领料单。2、物料出库必需要有出库单或领料单，出库单或领料单由领用人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准，全部字签完以后交由仓库发货。3、出库单或领料单一式三联，领用部门自己留存一联作为部门留底，供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库，一联作为仓库出库记账用，另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。4、凡持经各方人员签批的出库单、领料单经确认后，方可领料出库。假设领料单出库单上签字未完成、字据不清或被涂改的，仓管员有权拒绝发放物资。5、仓管员必需依据进货时间，遵守“先进先出”的原那么进展物料的发放；仓管员须对全部出库物资刚好入帐。6、领料人员所需物资假设无库存，仓管员应刚好通知运用者，运用者按要求填写申购单，经批准后刚好选购 。7、领料人于物料出库时发觉问题，未刚好当场处理的，那么该物料视为合格。8、任何人不办理领料手续不得以任何名义从仓库内取走物资，不得在货架或货位中乱翻乱动，仓管员有权制止和订正其行为；物料出库提运过程中，制止领料人随意进入仓库内部场所，对不听奉劝的可拒绝发货并上报领导。9、以旧换新的物资一律交旧领新；10、对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备，仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”，记录各运用部门在用状况，并于每年年底盘点一次相互核对。11、坚持原那么，不徇私情，严格按批准数量、质量领取、发放物资。四、物资退库管理规定1、由于准备变更或取消准备引起的领用物资剩余时，应刚好退库并办理退库手续，退库由退库人员红字填写出库单或领料单，签字、审批、收货、单子流程按新料入库办理。2、正常循环运用物资退库时，由仓管员红字填写出库单，经退库人员签字后，一联交退库人员作退库部门留存，一联仓库留作登记仓库帐和各部门台帐用，一联交财务作为记账核对用。3、销耗性物资损失或循环运用物资报废时，仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环运用物资损失报告单”，经有关技术人员进展查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环运用物资损失报告单”上签字认可后，入库并做好记录和标识。“销耗性物资损失报告单”或“循环运用物资损失报告单”一式两份，仓库留存一份作仓库报损销帐用，报财务一份作为财务报损销帐用。五、物资的保管1、按品种、规格、体积、重量、大小、用途等物料性质分类整齐码放，设置明显标记。〔仓管员必需将货物放到仓库内部，不允许放在仓库外，尤其不能隔夜放在仓库外。〕2、储物空间分区及编号，标示醒目、朝外，便于盘存和领取。3、物料摆放须要遵照划分的区域进展摆放，不得随意摆放，不得在规划的区域外摆放物料。4、物料发放后须进展整仓、归位整理、刚好入账。5、对宝贵物料卡帐登记，由指定人员管理。对紧急物品隔离管制。6、全部物料必需做到平安维护和保管。7、对于在仓库存放半年以上的呆滞物料应每月刚好统计，上报处理。8、地面负荷不得过大、超限。9、留意仓库清洁卫生，通道不得乱堆放物品。定期实施平安检查。10、保持适当的温度、湿度、通风、照明等条件。六、平安1、每天下班后由仓库管理员检查门窗是否关闭，按仓库八防平安原那么〔即防火、防水、防盗、防腐、防潮、防漏、防锈、防虫〕检查货物，异样状况刚好处理和报告。2、非仓库人员，未经同意，不准入内。3、仓库内严禁吸烟和制止明火，发觉一律立刻上报处理。4、保障疏散通道、平安出口畅通，物资堆码高度应遵照国家质量体系相关规定码放，以保证人员、库房平安。七、定期盘存1、仓管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，假设发觉误差须刚好找出缘由并更正。库存信息刚好呈报，须对名称、数量、规格细致核对，确保报表数据的精确性和牢靠性。2、小盘点，每月底一次。主要核查是否帐实相符及呆滞物料增减状况。3、大盘点，每年一次。每年年终对公司的全部资产进展盘存。4、盘点要求：(1)、对盘点出的过期、变质或其它缘由不能运用的物资刚好上报处理。对盘盈、盘亏状况，报主管批准后调整帐目；涉及仓管员责任短缺的，由其赔偿。(2)、盘点过程中发觉异样问题刚好反应处理；(3)、仓管员须保证盘点数量的精确性和公正性；严禁弄虚作假，虚报数据；盘点马虎大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗等，不按盘点作业流程操作的依据状况追究相关责任。八、对账、付款1、选购 、财务、仓库要按选购 商、供应商分别登记选购 台帐，依申购单、入库单和收料单记录选购 付款状况。2、仓库要登记仓库帐和各部门领用、退用、在用工具、办公用具、设备台账，记录各运用部门在用状况。3、选购 时，选购 人员应严格遵照申购单上物资名称、规格型号、数量、质量选购 ，不得弄虚作假，如遇市场没有此产品需更换其他，应重新填写申购单再进展购置。4、收料或入库时，收料员要和申购单核对，并刚好填写和传递单子，保证各相关部门能刚好入帐登记。5、出库存时，仓管员要谨慎核对发出物资和出库单或领料单是否相附，严格把好这一关，守住公司财产物资不外流，并刚好填写和传递单子，保证各相关部门能刚好入帐登记。6、请款付款时，财务人员要核对货物发票、申购单、入库单或收料单、合同的内容是否相附，签字等手续是否完善，如发觉问题绝不付款，待手续完善以前方能付款。7、每月选购 要和选购 商、供应商、仓库、财务核对一次帐务，发觉问题刚好上报处理。8、每年仓库要和各部门、财务核对一次各部门领用、退用、在用工具、办公用具、设备，发觉问题刚好上报处理。9、每月仓库要和财务对一次帐，保证仓库帐和财务帐帐帐相对，帐实相附。10、小样物品、宝贵物品每月盘点一次，大样物品每年盘点一次。九、工作看法1、仓库工作人员应当造就良好的工作作风和习惯，倡议细心〔严谨〕、负责、恳切、团结互勉、爱岗敬业的工作看法。2、谨慎履行岗位职责，工作主动、不推诿、作风踏实，能够合理有效的从事本岗位工作。3、在实际工作中，能够协作、协调好和供应方和其他相关部门之间的日常工作关系。4、下达的工作任务无特殊缘由须要在规定时间内完成，且保证工作品质。对于在工作中运用的的设备、仪器、工具必需妥当保管，细心维护，如造成遗失或人为损坏，那么按公司规定进展处理。5、完成领导交办的其他任务。十、岗位调动或离职仓库、选购 、财务人员岗位调动或离职前，必需办理账目及物料、设备、工具、仪器移交手续；单据移交手续。要求逐项核对点收，如有短缺，必需限期查清，方可移交。移交须由其他两方及部门主管人签字确认前方可办理离岗手续。十一、建帐仓库应建立仓库帐，做到帐实相符、帐帐相符。刚好做好日常帐簿登记、整理、保管工作，谨慎做好日、月物资的收、发、存记录工作及账、物的核对工作，保证账面日清月结，账物相符。十二、劳动纪律1、上班时间严格遵守劳动纪律、作息时间，不得大声喧哗、玩闹、睡觉、长时间闲聊等和工作无关的事。2、不得擅自离开岗位。3、严格遵守公司的各项规章制度。十三、保守公司隐私，疼惜公司财产十四、此规定有不完善之处在实施过程中逐步修改。此规定说明权归财务，有不明白之处可到财务询问。有限公司有限公司财务部2012年6月21日附：一、流程图二、样单1、《物品申购单》、《消耗性物资损失报告单》《循环运用物资损失〔报废〕报告单》要的时候现做。2、《入库单》、《出库单》、《收料单》、《发料单》买现成的。流程图一、选购 入库交仓库一联技术人员验货入库选购 人员采买并交仓库各部门申购人填写【申购单】并签好字，自己部门留存一联 交仓库一联技术人员验货入库选购 人员采买并交仓库各部门申购人填写【申购单】并签好字，自己部门留存一联仓库填写【入库单】或【收料单】，核对【申购单】和实物并留一联 仓库填写【入库单】或【收料单】，核对【申购单】和实物并留一联交财务一联 交财务一联回选购 或送货一联回选购 或送货一联 交财务一联交选购 一联 交财务一联交选购 一联二、领用出库各部门领用人填写【出库单】或【领料单】签好字后留一联各部门领用人填写【出库单】或【领料单】签好字后留一联仓库交财务一联交仓库两联，仓库留一联仓库交财务一联交仓库两联，仓库留一联 三、退库1、由于准备变更或取消准备退库技术人员验货后入库各部门退库人员填写【红字出库单】或【红字领料单】并签好字后部门自留两联技术人员验货后入库各部门退库人员填写【红字出库单】或【红字领料单】并签好字后部门自留两联交一联到财务交一联到财务2、循环运用物资退库仓库填写【红字出库单】交退库部门一联退库人员签字仓库填写【红字出库单】交退库部门一联退库人员签字 仓库自留一联 仓库自留一联交财务部一联 交财务部一联3、损失或报废物资退库仓库自留一联仓库入库技术人员查验认可并签字仓库自留一联仓库入库技术人员查验认可并签字仓库填写【损失或报废报告单】 仓库填写【损失或报废报告单】 交财务一联交财务一联四、付款财务审核【申购单】、【入库单】或【收料单】、【发票】〔或【收据】〕、【合同】选购 人员或送货人员带【发票】〔没有发票的带【收据】〕、【申购单】、【入库单】或【收料单】、【合同】到财务财务审核【申购单】、【入库单】或【收料单】、【发票】〔或【收据】〕、【合同】选购 人员或送货人员