Y3使用说明书及常见问题解决方案

前言敬爱的同事们，由于近期Y3系统的正式运用，有许多的新进员工不会运用、老员工在运用过程中有许多的不明白和许多的很常见的问题。针对这一现状，根据相识行政部要求特草拟此份《Y3系统运用说明及常见问题解决方案》，希望各部门相互传阅，相互借鉴。争取能够帮助大家，减轻大家的工作量，为公司创建更好的办公环境。同时，希望各位同事看到这份说明后，能够提出更多的问题，令我能够把这份说明书做的更好，更完善哦。好了，亲们，我们进入正题了哈。。。第一章登录设置和功能界面介绍Y3系统的登录设置。Y3系统的登录设置特别简洁，只要设置好Y3作息登录参数、PBX登录参数、客户端许可参数就可以正常运用了。如上图，这里最简洁，这里填写网络管理员给用户名和密码就可以了。上图。这里主机IP是：192.168.1.249，通讯端口是5003。在这两项，全部人都必需填写一样的。主要要说的是，分机编号。分机编号只要在你的话机上拨打*4，挂机后回拨回来就会显示这个号码，每个人的分机编号都不一样的。PBX里的登录密码就不用填了，留空白。上图，客户端许可参数就更不用说了，这是一个服务器的IP地址，照着这里填就是了。Y3系统工具栏先从上到下、从左到右进行讲解。如上图，比较常用到的有“文件”里的“注销”、“业务”里的“客户管理”、“通话记录”这几个选项。注销：回到登录界面。假如你须要更换账号进行登录，这样做会特别快，不用重新打开Y3系统。客户管理：打开客户管理界面。假如误关了客户管理界面的，可以从这里重新打开。如下图。电话功能工具栏上图中，“空闲中”这一个空格栏显示的是电话的实时状态，可以用电话反复摘机，挂机进行测试Y3系统跟电话是否已经实现实时联动。摘机：基本没用。相当于拿起电话机。挂机：你懂的。。。拨打：在此按钮左侧填写电话号码，点此按钮即可拨打电话。记得，要加9。外地手机号还要加0。取消：等同挂机，你也懂的。。。启动免打搅：假如你点击了此按钮，左侧的空格处会显示免打搅状态。假如别人拨打了你的电话，会提示拨打的用户正在通话中。如下图：客户管理功能按钮 返回：返回上次打开的页面。前进：前进到你之前返回前的页面。预览：打印预览。打印：打印当前页面。关闭：关闭客户管理页面。起始页：目前为无效按钮。客户管理系统，这个可以说是我这个说明书的重中之重，大家要仔细看额。^_^上图是Y3系统的业务管理界面。业务管理：里面包含了公司全部的关于客户资料管理、客户订单管理、物流订单管理以及客户关系管理的选项等等。几乎公司的一切业务都在这里进行，讲解这里面的应用也是这个说明书的重点。报表分析：这里面的应用包含了公司全部的业务报表。如产品报表、客户关系报表、物流报表、物流报表等等。特性管理：里面有常用到的两项是“修改登录密码”和“通话历史”。稍后详解。系统维护：这里除了“转客户”和“成交客户转销售”之外，大多数是系统管理员所运用到的功能。业务管理。重点，仔细看才会有好业绩的额。添加客户如上图，带红色*号的为必填项，其他资料你可以在添加完电话之后再一一完善。在这里都是标明白的，就不一一说明，信任大家都一目了然了。电话可以有多个，“来源”和“意向”都是从右侧进行选择的。客户资料如上图所示，这里是本人所属的客户资料的列表，而红色框里的就是自己在查找和筛选客户时所要用的一些筛选条件。筛选条件，看下图。如上图，其他不太常用的就不多说，说说常用的几个。主要常用的有：联系人：输入已存档客户的全名进行查找，留意假如多输入空格或者字符是找不到你所要找的客户的。编号：输入客户编号进行查找，也要留意不要多输入其他的字符。快递单号：输入快递单号进行查找，还是要留意其他字符。因为这些东西都是唯一的，不对就是不对。单号：输入客户订单号进行查找，留意跟快递单号是不一样的。转入：按客户转入你的工号日期进行查找。后面两个空格用于选择日期区间。创建：按客户创建日期进行查找，后面两个空格用于选择日期区间。下属客户资料如上图，跟客户资料是一样的。不同的是，在这里会显示你的客户以及你的下属的全部的客户资料。假如你有的话。代办事项如上图，用于同事间的对客户跟进的提示。你只要在点击“具体”，打开客户“跟进记录”对相关客户进行跟进记录就可以了。添加完跟进记录后记得点击上图红色框的完成，对已完成的代办进行标记。否则会始终出现在未完成代办里，会影响工作效率。对于“待办事项”里的筛选条件我就不说了，假如有不相识字的再找我吧。图下图：客户订单这里是给客户下单的界面，在这里下单必需严格根据公司颁布的一些规定进行操作。如下套装单的数量，赠品的金额等等，否则将有可能干脆影响到你的业绩以及退货率。如下图中，一些查询筛选功能就不特殊说明，因为跟之前的其他地方都是类似的，假如不懂可以返回前几页进行复习。筛选功能下，显示的是一些客户订单的物流状态，跟进状况，以备工作人员能够快速的对客户订单进行有效跟进。下面要特殊说明的是，如何下单。给客户下单的步骤分别是：进入客户资料，点击客户资料前显示的“订”字。红色框里的，如下图：点击“订”字按钮后进入“下单界面”。如下图，红色方框中根据自己发货的真实方式进行选择。在这里一般都只是修改下备注就差不多了。下银行转账单，稍后会说到。然后点击红色圆框的“显示货品列表”，进行选择货品。如下图，可以按红色方框的分类进行快捷查找，或者麻烦点在底下的页数翻页查找。选择产品的时候，只要根据各部门的要求。保证产品没错、数量没错和总金额没错就OK了。如下图，是订购1888的套装加送一个丰胸仪，只要总的价格没变就行。物流打出来的单还是1888。然后点击右上角“保存订单”后，再点击还是右上角的“确认订单”。好了，给客户下单的这个动作就圆满完成了。^_^客户服务“客户服务”里跟“客户资料”和“下属客户资料”里的应用基本上是一样的，不同的是“客户服务”里是在全公司范围内查找客户，只要输入相应的条件进行查找。如下图，我输入的是按电话查找：审核订单如上图同样的，基本上每个应用都会有一些筛选项，以便工作人员更快速的查找到相应的客户。这里就不具体说明白。我只具体的说说审核订单的步骤：先点击“具体”→进入“具体客户资料”→打“电话”→跟客户核对地址→“批准订单”或“撤回”。下面我会用12345来标明。如下图：跟单还是一样，从“跟单”界面点击“具体”进入客户单据界面进行订单的跟进。下面是上图中一些标示的地方的说明：从“跟单”点击“具体”后进入如上图界面。点击“显示跟进记录”，查看客户跟进记录，确认此客户是否须要跟进。查询订单物流状况后，点击“显示客户具体资料”。打电话给顾客，跟顾客确认物流状态或确认收货。确认完成后，添加跟进记录，以备客服人员刚好跟进。如若收货，确认“收货”或者“退货”。电话定位客户。顾名思义，输入电话确认系统中是否存在此号码。电话定位可以查找出此客户一些简洁的资料。可凭这个查找出来的客户编号进行其他操作。如下图：报表分析报表分析，是按条件筛选报表进行查看。各个报表也都有明确的标示，在这里就不一一介绍了。特性管理特性管理须要说明的有“修改密码”和“通话历史”这两项，其他的客服人员不会用到就不一一介绍了。修改登录密码，输入旧密码新密码进行更改。建议拿到账号以后即刻进行更改，要不然到时候找谁哭都没用。通话记录，调整相应的筛选项目查找相应的项目。没什么难度。如下图：系统维护这里须要说到的是“转客户”和“成交客户转销售”。转客户假如你说看不懂，那我就去死了算了。成交客户的操作，跟上图完全一样。我想我就不特殊又说明白。常见问题解决方案登录出现提示“没有发觉运用许可协议配件。缘由：没有安装驱动程序或没有插上运用许可协议配件”。解：先关掉已经提示错误的登录窗口，记得确定要关掉重新打开。重新打开后检查三项登录参数是否设置错，修改错误后重新登录仍旧提示错误，告知组长联系Y3系统管理员。登录出现“Y3DMS用户名或密码错误”？解：还是看看登录参数有没有设置错，假如没有设置错的话，那就确定是账号或者密码错误。假如是改了密码不记得的话，可以选择自尽或者找组长联系系统管理员。登录后不显示分机号码，如下图：解：依旧还是查看登录参数的分机号有没有错，假如没错。通知组长联系系统管理员。显示，如下图：解：看懂英文的应当都知道，这是分机号被占用了的提示。先检查登录参数是否填错，确定登录参数没有问题