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文档简介

PAGEPAGE1机电设备资料档案管理规定机电设备资料档案管理规定一、总则1.1本规定是为规范机电设备资料的档案管理，保证档案的完整、真实、准确、安全和可靠性。1.2本规定适用于机电设备资料的档案管理。1.3档案管理应严格遵守有关国家法律、法规和规章制度。二、档案的种类和组织2.1按照机电设备的分类，可将资料档案分为电气设备，机械设备，水处理设备，空调设备等。2.2每个设备的资料档案由设备管理部门负责组织和管理。档案中应包括的内容有：设备的名称、型号、制造商、制造日期、启用日期、运行状况、保养记录、维修记录、备件管理记录等。2.3设备管理部门应根据管理需要，制定资料档案的电子数据库和纸质档案。电子数据库应包括设备的基本信息、运行记录、维修维护记录、备件管理记录等。2.4纸质档案应按设备在地理位置上的区域分布，规范地分类、登簿、装订。2.5手动档案应规范地编号，资料整齐、清晰、完整，不得有涂抹、破损或缺页。三、档案存储的要求3.1电子数据库应存放在适当的服务器上，保证安全可靠。应制定离线网络和安全备份措施，确保电子档案的完整性、可恢复性和安全性。3.2纸质档案应存放在档案保管室内，定期进行检查，维护和备份。档案保管室内应保持干燥、通风、窗户封闭、灰尘少等环境。应划定档案保管区域，设置防火墙。四、档案的利用4.1档案利用应严格遵守国家、公司有关档案利用的相关规定，并制定档案利用制度。4.2档案利用须经过设备管理部门的批准，遵守保密原则，确保不泄露相关机密。4.3在利用档案时，应注意保护好使用的文件、保护好资料的完好无损和完整性。5、档案的借阅与归还5.1档案的借阅应经审核批准，在前期借阅中发放必要的文件保管单，并记录借阅者的姓名、借阅部门、借阅资料、借阅时间等。5.2借阅人应妥善保管借阅资料，不得擅自更改或交给别人借用，借阅的文件归还后应及时通知档案保管室，并进行登记。5.3档案的归还一般按照原则及时归还，如有特别情况需延期归还的，应事先与设备管理部门协调处理。五、违规处理5.1违反本规定的行为，将被予以处理，程序和办法参照《机电设备管理规定》和公司有关规定和规程。5.2对于未按规定保存档案、删除、更改档案等违规行为，按照国家、公司有关规定，严格追究责任，如有影响公司安全和财务的，将追究其经济责任。六、附则6.1本规定的修订，须经公司有关部门审议通过，并报总

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