印信管理办法(终版)

XXXXX印信管理方法

第一章总则第一条为规范公司各类印信的管理，维护企业利益，依据

法律、法规和集团规定，特制定本方法。其次条印章是公司经营管理活动中行使职权、明确各种权

利义务关系的重要凭证和工具。第三条介绍信及授权托付书是公司对外交往活动中的重

要凭证，用于证明有关事项或人员系公司认可的书面凭证。

第四条公司印信实行“统一制发、分级管理、规范运用、

严格监督”的原则。

其次章印信的种类第五条印章指公司用章、专业委员会、总部部门印章，公

司所属各分支机构、社团组织、各种委员会及临时机构印章，

公司项目部章等印章。第六条专用印章指公司财务专用章、设计专用章、合同专

用章等业务专用章。第七条人名印章指公司法人代表、各级负责人、财务会计

人员刻制的用于公务往来的个人姓名章。第八条印章和专用印章简称为公章，人名印章简称为名章。

第三章印信的管理第九条公司办公室是印信的归口管理部门，负责各类印章

的制发、启用、授权、保管、运用、收回、销毁等各项手续的

办理及介绍信的设计、印制及启用的管理，并监督印章的保管

和运用。第十条公司其他部门依据授权对所运用公章进行管理。第十一条公司所属各分支机构应依据本方法制定印信管

理制度，完善管理体系，严格用印用信管理。第十二条公司印章启用前，应发布启用印章通知，附印模，

并报集团办公室备案。第十三条公司所属各分支机构发布启用印章通知时，应报

公司办公室备案并附印模。第十四条公司各部门、项目部和员工在无授权或授权不清

的状况下，不得运用公章。

第四章印信的制发第十五条公司党政印章，经上级审核同意后，报公安机关

核准后制发。第十六条公司合同专用章、财务专用章、法定代表人名章，

由办公室填写《公章刻制申请表》，经公司法定代表人批准后，

报公安机关核准后制发。第十七条公司各部门公章，由部门填写《公章刻制申请表》，

经部门负责人审核，公司法定代表人批准后制发。第十八条以公司名义承接的项目需刻制项目部章时，由申

请单位填写《公章刻制申请表》，按流程审核，经公司法定代

表人或其授权人批准后制发。第十九条公司所属各单位印章，由各单位填写《公章刻制

申请表》，按流程审核，经公司法定代表人或其授权人批准后

制发。其次十条刻制印章必需前往公安机关指定的机构刻制，任

何人不得擅自刻制公章。

第五章印信的规格其次十一条行政印章为圆形，中间刊五角星，外刊单位名

称，宋体自左而右环形排列，章内横向排列部门名称。人名印

章为正方形。其次十二条公司公章直径为4.0cm，部门公章直径为3.8cm。其次十三条人名印章直径为1.8cm*1.8cm。其次十四条社团组织、临时机构印章一般为4.0cm。

其次十五条公司项目部章采纳长方形红色印章印模：

XXXXXXXXXXX有限公司

XXXXXXXXXXXXXX

项目部

（此章不得用于签订任何经济合同）有效期：XX年XX月至XX年XX月其次十六条各分支机构党、政印章直径4.2cm。其次十七条公章规格以制发所在地公安机关印章核发规

定为准。如规定发生变动，须按本方法重新进行审批后制发。其次十八条其他各类专用章按相关单位要求刻制。其次十九条介绍信为A4纸大小，样式为：上部存根，设编

号，上部刊红线，下部为介绍信正文，下署时间及有效期。第三十条公司介绍信由办公室负责设计，报法定代表人批

准后印制、启用。

第六章印信的领取和保管第三十一条公司公章、合同专用章、法定代表人名章（含

手签章）由公司办公室保管。第三十二条公司介绍信及授权书由办公室保管。第三十三条公司财务专用章由财务资金部负责保管。第三十四条公司各部门公章、项目部章必需由各保管人妥

善保管，不得转借他人。各部门负责人、项目经理是公章保管

的第一责任人，对公章运用管理负责。第三十五条公司法定代表人与印信保管责任人签订保管

责任状，明确授权范围和保管职责。第三十六条公司公章、合同专用章、法定代表人名章、介

绍信可授权专人负责日常管理，详细人选由办公室提名，经法

定代表人同意后确定。第三十七条印章领取、变更或废止时，由公司办公室与保

管单位/部门填写《印章交接表》（见附件二），办理相关移交

手续，办公室应建立台账《印章管理登记表》（见附件三），

登记专人领取、印章归还、作废等状况。第三十八条存放印信需实行保险措施，防止印信被盗用或

遗失。第三十九条印章持有状况纳入员工离职时移交工作的一

部分，如员工持有公章的，须办理归还印章手续后方可办理离

职手续。

第七章印信的运用第四十条印信监管人员应严格依据授权规定运用印信，坚

持原则，履行职责。第四十一条如临时外出，印信管理人员应将印信及相关用

印台账移交办公室主任保管，办公室主任须做好移交期间的用

印登记；待印信管理人员回来后，办公室主任应与之办理好印

信及用印申请单、用印台账的移交手续。第四十二条申请运用介绍信及授权书时，应填写公司《介

绍信申请单》（见附件四）。一般日常性工作所需介绍信由公

司办公室主任审批；归口管理的专项工作所需介绍信由公司分

管领导审批；重大事项所需介绍信由公司总经理或者董事长审

批。由办公室按要求办理，建立介绍信开具台帐，并做好记录

《介绍信运用登记表》（见附件五）。第四十三条凡涉及运用公司行政公章由运用部门、运用单

位提出申请，填写公司《用印申请表》（见附件六），报公司

分管领导在授权范围内审批，超出授权范围的报公司总经理审

批；凡涉及申请运用公司党、纪、工、团印章，由运用部门、

运用单位提出申请，填写公司《用印申请表》（见附件六），

报公司分管领导在授权范围内审批，超出授权范围的报党委书

记审批。公司办公室负责办理用印手续，建立公司用印台账《印

章运用登记表》（见附件七），并做好用印记录。第四十四条工程投标、工程合同的用印，由运用单位填写

公司《用印申请表》（见附件六），报市场营销部或合约商务

部办理审批手续，审批流程参见《公司工程投标管理方法》、

《公司工程合同管理方法》。市场营销部或合约商务部指定专

人到公司办公室办理用印手续。公司办公室报请公司主管领导

同意后，方可用印。第四十五条项目部运用公司公章时，由各项目部向各业务

归口部门提出申请，按流程审批后，到办公室办理用印手续。第四十六条项目部的印章运用。办公室完成项目部印章启

用文件，发相关部门和用印项目部。项目部印章的运用管理参

照公司管理制度执行。

第四十七条办公室印制公文时，若主管领导已在文件原件

上签字批准印发时，经办人不再填写《用印申请单》，可干脆

用印，由办公室主任进行审批，并做好用印记录。第四十八条凡主管领导已签署的授权书、担保函等文件，

如需用印则视同领导同意，不再填写《用印申请单》，可干脆

用印，但必需做好用印记录。第四十九条公章运用纪律（一）用印由印章保管人亲自加盖，不得托付他人代替。（二）严禁在空白的纸张或介绍信上用印。（三）非工作时间用印，应由用印部门、单位提前1个工作

日提出申请，按流程审批后，由办公室支配专人用印。（四）原则上公司公章、合同专用章、法定代表人名章等不

得携带外出。如确需外出用印时，应向办公室提出书面申请，

经法定代表人或其托付人批准后，由办公室委派专人携章，监

督经办人用印。（五）全部用印均需建立印章运用台帐。

第八章印信变更、遗失、回收及销毁第五十条当印章名称需变更、机构合并或撤销时，由原单

位、部门持续保管印章一段时间(详细时间由原单位、部门与公

司办公室协商确认)，确认不再运用时应将原印章交回公司办公

室。第五十一条项目部在项目竣工、结算后须将项目部章、《用

印申请表》及用印台帐一并交回公司办公室保管。如需用印，

按流程审批用印。第五十二条因损毁等缘由需刻制新印章时，由运用印章的

部门、项目部提出申请，重新刻制，并将原印章交回公司办公

室。第五十三条当印章保管人员工作调动时，应刚好办理相关

的移交手续，由双方交接人签字并经主管领导审核确认。第五十四条因工作变动未将印章交回的人员，应责成相关

单位对其进行追缴，必要时实行登报申明作废、诉诸法律手段

等多种形式，维护公司利益。第五十五条重要印章遗失、停用或销毁时，应刚好通知公

司办公室，同时进行登报声明并通知相关单位。第五十六条办公室负责对印章变更、遗失、回收及销毁等

状况进行登记，对回收后不再运用的印章原则上保存3年，其后

作截角处理。第五十七条介绍信内容发生变更时，应刚好通知公司办公

室，重新填写并将原件收回。第五十八条介绍信遗失，经办人员应马上通知公司办公室

并登报声明，消退可能产生的不良影响。

第九章检查与奖罚第五十九条公司法定代表人或其托付人每年对办公室印

信管理状况进行检查。第六十条公司办公室每年对总部各部门、所属各分支机构、

项目部印信管理状况进行检查。第六十一条办公室每年对总部印章运用状况进行检查，保

证运用的印章清楚无损坏。已损坏的，由责任人向公司办公室

说明，经领导审批后由公司办公室重新刻制后发放运用，原章

由公司办公室收回。第六十二条对印信管理不力、渎职失职，给公司造成较大

损失的人员，依据责任大小，予以行政处分和经济惩罚；造成

严峻损失或严峻影响者，追究其法律责任。第六十三条对遗失印信人员，要查明状况，追究当事人责

任，相关费用由责任人担当。未造成损失或不良影响者，赐予

严峻警告以上行政处分；情节严峻者，调离工作岗位；造成严

重损失或严峻影响者，追究其法律责任。第六十四条私刻印章者要追究其责任，未造成任何影响者

赐予记过处分；若产生肯定影响或损失者，应赔偿损失并赐予

罚款和记大过以上处分；若触犯法律者，移交司法机关处理。第六十五条偷盖印章、未经审批程序擅自运用印章者，视

情节轻重予以处分；私自开具有印章的空白介绍信或托付书、

伪造印信者，视情节轻重赐予警告以上处分，若触犯法律者，

移交司法机关处理。

第十章附则第六十六条本方法由公司办公室负责说明。第六十七条本方法自印发之日起施行。

附件一

XXXX

印章刻制申请及领用表

编号：

申请单位XXXXX有限公司申请时间XX年XX月XX日经办人联系电话

申请理由：

拟定印章印模完成印章印模

申请单位负责人公司分管领导

财务资金部公司主管领导

印章领用

办公室

（申请单位负责人签字）

领用人领用日期

XXXXX

项目部印章刻制申请及领用表

编号：

申请单位申请时间年月日经办人联系电话

申请理由：

拟定印章印模

XXXXXXXXXXXXX有限公司

XXXXXXXXXXXXXX

完成印章印模

项目部

（此章不得用于签订任何经济合同）有效期：XX年XX月至XX年XX月

申请单位负责人合约商务部

项目管理部公司分管领导

印章领用

财务资金部

（领用人签字）

办公室领用日期

附件二

海外装饰

印章交接表

印模印模

印章名称：印章名称：

印模印模

印章名称：印章名称：

印模印模

印章名称：印章名称：

交章人监督人

收章人移交日期

注：1.登记表上须盖红章。

2.交接需由三人同时进行。

3.本表格一式二份，交章人、收章人各执一份。

附件四

XXXX

介绍信运用申请单

编号：

用印单位

申请日期用印单位

负责人（签字）

申请事由

运用部门看法：

部门负责人（签字）

主管部门看法：

用信审批

（签字）

分管领导看法：

（签字）

备注

用印单位经办人：联系电话：办公室经办人：

附件五

XXXX

介绍信运用登记表

序办公室

用信时间用信单位/部门用信事由用信张数用信经办人批准人备注

号经办人

1

2

3

4

5

6

7

8

附件六

XXXX

用印申请单

编号：

用印单位

申请日期用印单位

负责人（签字）

党委印章钢印公司印章

印章种类

（选择划“√”）合同专用章领导名章（手签章）

申请事由

运用部门看法：

部门负责人（签字）

主管部门看法：

用印审批

（签字）

分管领导看法：

（签字）

备注

用印单位经办人：联系电话