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文档简介
Word第第页商务信函的写法介绍参考商务信函的写法介绍1
信函是公司的脸面,它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点:
信头:
一般来讲,商业信函均使用印有letterhead的公函信笺,这样信头就不必自己再写了。
信内地址:
写在信纸的左上角,编号和日期下方。
挨次是从小到大:
公司名称或收信人姓名、职务
房屋或大楼名称
大楼号码及所在街道或路的名称
省市名称及邮编
国家名称
称呼敬语:如知道对方姓名,就用dearmr./mrs./miss/ms.加上姓,如不知道对方姓名,可用dearsir,dearmadam,也可用:towhomifmayconcern。如对方职务较高,则最好用其职务名称,如:dearprof.smith,deardr.henson等。称呼一家公司就用dearsirs或gentlemen。
正文
结束敬语:如称呼用dearsir/dearsirs/dearmadam,结束敬语就应用yoursfaithfully。如称呼用dearmr.john/dearmr.smith,结束敬语就应用yourssincerely。
署名
英文信函中讲究五c原则,也就是要求做到正确(correctness)、清楚(clearness)、简明(conciseness)、完好(completeness)和礼貌(courtesy)。信函的语调也是同样重要的,它表达了你对收信人的看法,适当的语调将会给双方制造良好的沟通气氛。
商务信函的写法介绍2
称谓是对收信人或收信单位的称呼,一般写受文者的尊称,这是商务信函必需的一项。其位置一般在标题或函号的左下方,单独占行,顶格书写,后面用冒号。书写时有以下两种称谓:
〔1〕泛指尊称。“敬重的”后加称谓并加冒号,如“敬重的先生”、“敬重的女士”等。尊称中可以使用职务,如“敬重的办公室主任”、“敬重的财务部部长”、“敬重的销售部经理”等。
〔2〕详细称谓。即详细指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此熟悉或者特别熟识的状况。由于这种称谓能够表达写信人与收信人之间的情感与亲密关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等,也可以使用职务,如“敬重的办公室石主任”、“敬重的财务部张部长”、“敬重的销售部王经理”等。
商务信函的写法介绍3
口语化
每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次沟通。人都是感性的,所以您需要在您的信函里表达感性的一面。然而许多人都有一种误会,以为写作商务信函就应当用一种特别的“生意腔”,于是把一封原来应当是热忱而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“yourletterhasbeenreceived”,“yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简洁的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简洁明白的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热忱,友好,就象两个伴侣之间的谈话那样简洁,自然,人性化。
想象一下,假如您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简洁,自然,人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的。性的,所以您信函里所采纳的语气语调也应当符合您的目的。在写之前先不妨认真考虑一下,您写这封信函是想到达一个什么样的目的,您盼望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝告性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必需能够充分表达您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保假如此时对方正在电话中与您通话,他肯定能够感受到您的自然和真诚。
直接
跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函肯定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。假如是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。由于这些内容不仅不能使沟通通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感爱好,反而会让他们恼火,产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌,并不是简洁用一些礼貌用语比方yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要表达一种为他人考虑,多体谅对方心情和境况的看法。假如本着这样的看法去跟别人沟通,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个伴侣,不会影响今后合作的机会。
特殊要留意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并敬重对方的观点。假如对方的建议不合理或者对您的指责不公正时,请表现一下您的高姿势,您可以据理力争,说明您的观点,但留意要讲究礼节礼貌,避开用冒犯性的语言。
还要提示一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情,一旦过了头,效果反而不好。礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真稚嫩。所以最关键的还是要把握好“度”,才能到达预期的效果。
简洁
就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简洁,清晰,简单理解。用常见的单词,避开生僻或者拼写冗杂的`单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,由于短句更简单理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比方,您前面写了“goodshavebeensent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。由于这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
精确
当涉及到数据或者详细的信息时,比方时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。这样会使沟通的内容更加清晰,更有助于加快事务的进程。
针对性
请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是特地给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。当然,假如您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“dearsirs”or“dearsirormadam”。
语言朴实
前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。依据西方的语言习惯,他们更情愿使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避开华丽冗杂的词句。
回复快速准时
给买家的回复,千万要快速准时。由于买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。假如您的回复不够准时,就可能由于抢不到先机而失去商机。
标题
这一点是特殊针对写电子邮件的。或许许多人都没有意识到,事实上,e-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的
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