文件管理控制程序课件

文件管理控制程序官如胜

2013年12月6日第一页，共三十九页。请将手机设置为振动或关闭状态！第二页，共三十九页。讲解基本内容一、文件的几个阶层二、文件管制的目的和文件定义三、职责和权限四、文件管制程序五、印章的类型六、

相关记录七、结束语第三页，共三十九页。一、文件的几个阶层

一阶文件是总纲：如下质量方针：全员参与管理，持续改善品质，提升客户满意度第四页，共三十九页。一、文件的几个阶层

一阶文件是总纲：如环境方针：环境优先、遵守法规、节能降耗第五页，共三十九页。一、文件的几个阶层

二阶文件是程序：工作按流程、公司如何运作也靠程序

如：产品开发和导入程序

生产计划和

实施程序

记录管制程序第六页，共三十九页。一、文件的几个阶层

三阶文件：

是各部门根据实际制定的相关管理规定和作业指引

如：生产部的SOP

品质

部的SIP、工模部的作业指导书第七页，共三十九页。一、文件的几个阶层

四阶文件：

就是使用的各种表单

如：培训效果调查表、费用申请单、管理评审报告、XX登记表、设备定期检查保养记录表、通知单、提案改善统计表等。第八页，共三十九页。一、文件的几个阶层

外来文件：

就是供应商或客户提供的各种说明书或是标准

如：PCH禁用物质管理标准--中文、限制物质标准、XX使用说明书。第九页，共三十九页。二、文件管制的目的和定义目的：

对公司质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料（即适用版本），防止使用作废的文件，达到保持公司质量管理体系运行的符合性的目的。第十页，共三十九页。二、文件管制的目的和定义定义：

文件：信息及其承载媒体。包括：管理手册、程序文件、记录、规范、图样、标准等。

工程文件：指导工人操作和用于生产、工艺管理等的各种技术文件的统称。包括：BOM、工艺卡、流程图、产品图等。

机密文件：是指公司所有涉及产品价格及其它重要信息的文件。第十一页，共三十九页。三、职责和权限

文控中心：负责体系文件的标准化及管理（包括：受控、分发、归档、保管、回收、作废和记录）以及质量管理体系运行所需的外部文件的管控。

各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有“受控”标识的文件。

未经过以上流程签名确认或未按规定签名确认的文件无效。第十二页，共三十九页。四、文件管制程序1文件的编号1在文件编写时，由编写部门到文控中心申请文件编号。2文件编号原则：质量手册编号：HTA-QM；环境手册编号：HTA-EM；GP管理手册编号：HTA-GP；职业健康安全管理手册编号：HTA-OHM；社会责任管理手册编号：HTA-SAM；信息安全管理手册编号：HTA-ISM供应链安全管理手册编号：HTA-SSM第十三页，共三十九页。四、文件管制程序2.1程序文件编号为HTA-PD两位数流水号；2.2三阶文件的编号原则是HTA-部门编号（品管部QC，仓储部WH，生产部PR，人资行政部HR，项目部RD，销售部MD，财务FD，采购PU，计划PC，设备EC）-三位流水号,（备注：生产部编码由于同一特殊工站不同机器机台参数不同增加一组流水号。即：HTA-PR-XXX-XXX）第十四页，共三十九页。四、文件管制程序如：

项目部RDHTA-RD-001

销售部MDHTA-MD-001

计划部PCHTA-PC-001

设备部ECHTA-EC-001第十五页，共三十九页。四、文件管制程序2.3四阶表单编号的规则:HTA-□□□□-□□△

两位流水号

此四个方框代表表单出自的程序文件的编号如PD01，三阶文件的话就写三阶文件的编号，如QC001,;

△代表版本号（文件所附表单版本变更时，只需表单版本变更，文件版本不变更）第十六页，共三十九页。四、文件管制程序.3文件版本控制：第一次编写时为A版，修改一次后变为B版，修改第二次后为C版，以此类推……第十七页，共三十九页。四、文件管制程序2文件发行及旧版的回收2.1各文件编制部门在编制好文件后，先将电子档发给文控中心，文控确认合格后，返回原编写单位签核。文件经签核后,编制部门需填写《文件发放计划表》，文控中心按发放计划表来确定复印份数，文控员将签核好之复印件盖上“受控文件”章,受控章盖当天的日期。(彩色作业指导书除外：原件发放至生产线，复印件保留在文控中心，三阶文件仅保留电子档)。文控员依照《文件发放计划表》所列发放单位分发,被分发单位接收人要在《文件发放/回收记录表》中签名。文件版本更新发行时,文控中心需同时回收旧版文件。第十八页，共三十九页。四、文件管制程序

2.2文控员需将更新后的文件归档、保存，同时登记在《受控文件清单》中，并及时更新电子平台文件。第十九页，共三十九页。四、文件管制程序2.3旧版文件及废止文件的原件,文控中心需加盖“保留”章保存（三阶文件仅保存电子档），回收的旧版文件文控中心需立即盖“作废”章，以免与有效文件混淆。第二十页，共三十九页。四、文件管制程序

2.4文件正式发行后，文控员及时将受控文件的电子档存放在公司的电子平台（版本更新时，要及时删除旧版电子档，同时上传最新版本），供大家参阅、学习，但参阅人只有只读权限。2.5文控中心负责文件的受控发行工作，正常情况下1个工作日完成相关的受控发行等工作。第二十一页，共三十九页。四、文件管制程序3参考用文件的发放3.1当客户、供应商等外部人员需要本公司的文件时，由需求部门填写“文件申请单”经管理者代表批准后，由文控中心复印，在副本上加盖“仅供参考”章后发放。但文件不需受控。第二十二页，共三十九页。四、文件管制程序4文件更改与作废4.1文件之更新,可采取换版、换页之方式。第一版为A版,每小修改一次,变更为B版、C版……依此类推顺换。4.2体系文件的第二页为修订页,要简要说明修订内容。文控中心保留旧版原稿,并盖上“保留”章作为历史档案保存。回收之旧版文件文控中心需立即加盖“作废”章并销毁,亦可作再生使用,文件副本如属机密文件，则立即销毁,不能作再生纸使用。第二十三页，共三十九页。四、文件管制程序5文件补发及借阅5.1因文件破损、遗失而要补发时,应由申请单位填写《文件申请单》经部门主管确认，管理者代表核准后交文控文员依5.2.1作业。5.2文件的借阅:有文件需要借阅时，仍需填写《文件申请单》，经体系工程师或者管代批准后方可借阅，同时要填写《文件借阅登记表》登记、留档。借阅者不可将文件私自复印或带出文控中心规定的范围内。第二十四页，共三十九页。四、文件管制程序6文件管理原则6.1文件内容需简单、明了，注有日期(含修订日期)、洁净、易于识别且依序保存。6.2各单位于收到文件后,分门别类建档管理以便随时查阅。6.3经文控中心盖有“受控文件”章之管制文件,任何单位及个人不得自行影印以作为业务执行之依据。6.4管制文件上不得加注标记或书写任何文字、符号,亦不得擅自修改文件内容,否则视同无效文件。

第二十五页，共三十九页。四、文件管制程序7外来文件管理

7.1外来文件如相关的国际、国家标准和行业标准，设备仪器的操作手册，供应商提供的有关物料的标准资料、规格书等等，各部门收到外来文件时，需将原本提交给文控中心统一保管，文控员需对外来的文件在《外来文件一览表》中加以登记。第二十六页，共三十九页。四、文件管制程序7.2客户提供使用的设计资料本公司接受后，由确认有效性后，提交文控中心作为正本，文控按5.5.1来管控。7.3客户提供的设计资料发生变更时，项目部按客户变更作成《工程变更通知单》，交文控中心分发相关部门，文控中心同时收回旧版资料。第二十七页，共三十九页。四、文件管制程序7.4当采用的外来文件发生变化，如：(新增、修改、废止等)，原接受部门应将此信息传达到相关部门，必要时会议讨论，对涉及到的文件及时修订，文控中心负责收回及作废旧版文件。7.5外来文件的编号及版本控制7.5.1外来文件（除图纸外）可以按原名称登记/编号，无版本的不需登记版本。

第二十八页，共三十九页。四、文件管制程序7.6外来文件的使用

外来文件可以直接使用，如仪器设备的操作指引书等，也可以将其转化为本公司的内部文件，如部分客户或供应商提供的资料。当直接使用外部文件时，由文控中心在副本上加盖“外来文件”印章发行；使用转化文件时，先由对应部门申请原外来文件副本，责任部门将转化后的文件申请发行，原外来文件的副本不再受控。文控中心仍需保留外来文件的正本，但要在其登记处注明转化后的文件名。

第二十九页，共三十九页。四、文件管制程序8文控中心应主动与标准研究机构、认证和咨询中心联系,及时查询并索取有关质量的最新标准。

第三十页，共三十九页。四、文件管制程序9文件的生效9.1文件发放时，各部门接收人员必须在《文件发放/回收记录表》上签收，该文件在规定的生效期起生效，前一版本同时自动失效。本公司文件的生效日期即“受控文件”章上所盖日期。

第三十一页，共三十九页。四、文件管制程序10文件的保存10.1文控中心要保留文件最新的电子文档。10.2一阶管理手册与二阶程序文件：原件存放文控中心，电子版存放于公司电子平台上。文控员负责电子平台上文件的存放、修订及删除。

第三十二页，共三十九页。四、文件管制程序10.3三阶文件：文控中心仅保留电子档,原件发放至各使用部门一份,电子版存放如同10.2条款。10.4文控中心及各部门须分别建立各类文件的管理台账，并存放专用文件夹，给予标识，首页附该文件夹所保存的有效《受控文件清单》。使用时须保持受控文件的版本面清晰易认，不得涂改。

第三十三页，共三十九页。四、文件管制程序10.5所有受控文件，不可私自复印,如有违反，文控中心一经发现有权回收，并追查违反者责任。其它部门如因生产实际情况需要时，可向文控中心提交获批准的《文件申请单》申请使用。10.6对于公司网络资源应由网络管理员进行定期备份,对于机密文件,应每天进行备份存档。

第三十四页，共三十九页。五、印章的类型印章的类型1“受控文件”章：用于正式受控发行的文件。2“临时文件”章：用于某一段时期临时使用的文件，临时文件的使用时效为一个月，如需再使用，必须重新申请。3“外来文件”章：用于识别公司内的外来文件(包括：客户、供应商、国标等)。

第三十五页，共三十九页。五、印章的类型印章的类型4“作废”章：用于识别作废失效的文件。5“参考文件”章：用于参考类文件及外发文件。6“保留”章：用于文控中心旧版作废文件的原件。

注：“作废”、“临时文件”章加盖红色；

“外来文件”、“仅供参考”、“保留”、“受控文件”章加盖蓝色。第三十六页，共三十九页。六、相关记录相关记录