EXCEL2013应用教程行政篇

第1篇行政篇第一页，共七十六页。项目1制作员工基本信息表1.1项目2制作公司车辆使用管理表1.2项目3制作会议室管理表1.3第二页，共七十六页。1.1项目1制作员工基本信息表

1.1.1项目背景 员工基本信息表是企业对员工基本信息掌握的一个重要途径。 通过员工信息表不但可以了解员工基本信息，还可以随时对员工基本情况进行筛选、统计和分析等。 本项目以“制作员工基本信息表”为例，介绍Excel制作员工基本信息表的方法。第三页，共七十六页。 1.1.2项目效果第四页，共七十六页。图1-1员工基本信息表效果图第五页，共七十六页。 1.1.3知识与技能 ●创建工作簿、重命名工作表 ●数据的输入 ●数据有效性设置 ●函数IF、LEN、MOD、TEXT和MID的使用第六页，共七十六页。 ●导出文件 ●工作表的修饰 ●复制工作表 ●数据排序 ●分类汇总第七页，共七十六页。 1.1.4解决方案 任务1创建“员工基本信息表”工作簿，将Sheet1工作表重命名为“员工基本信息”。

第八页，共七十六页。

任务2创建“员工基本信息”表基本框架（1）输入表格标题字段。（2）输入“编号”。（3）输入员工“姓名”。第九页，共七十六页。

任务3输入员工的“身份证号码”（1）设置“身份证号码”的数据格式。（2）设置身份证号码的“数据有效性”。（3）输入员工的身份证号码。第十页，共七十六页。

任务4输入员工的“部门”（1）为“部门”设置有效数据序列。（2）输入员工的“部门”。第十一页，共七十六页。

任务5输入“入职时间”、“学历”和“职称”（1）参照图1-5在E2:E26单元格区域中输入员工的“入职时间”。（2）参照“部门”的输入方式，输入员工“学历”。（3）参照“部门”的输入方式，输入员工“职称”。第十二页，共七十六页。

任务6根据员工的“身份证号码”提取员工的“性别”（1）选中H2单元格。（2）在H2单元格中输入公式“=IF(MOD(MID(C2,15,3),2),"男","女")”。第十三页，共七十六页。（3）选中H2单元格，用鼠标拖动其填充句柄至H26单元格，将公式复制到H3:H26单元格区域中，可得到所有员工的性别。第十四页，共七十六页。

任务7根据员工的“身份证号码”提取员工的“出生日期”（1）选中I2单元格。（2）在I2单元格中输入公式“=--TEXT(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,6),MID(C2,7,8)),"0-00-00")”。第十五页，共七十六页。（3）将I2单元格的数据格式设置为“日期”格式。（4）选中设置好的I2单元格，按住鼠标左键，拖动其填充句柄至I26单元格，将其公式和格式复制到I3:I26单元格区域，可得到所有员工的出生日期。第十六页，共七十六页。

任务8导出“员工基本信息”表（1）选中“员工基本信息”表。（2）选择【文件】菜单中的的【另存为】，出现【另存为】对话框。第十七页，共七十六页。（3）将“员工基本信息”表保存为“带格式文本文件（空格分隔）”类型，文件名为“员工信息”。（4）单击【保存】按钮，按提示信息进行保存。完成文件的导出，导出的文件格式为“.prn”。第十八页，共七十六页。

任务9使用自动套用格式美化“员工基本信息”表（1）选中A1:I26单元格区域。（2）选择【格式】菜单中的【自动套用格式】命令。（3）选择“序列2”样式。第十九页，共七十六页。

任务10使用手动方式格式美化“员工基本信息表”（1）在表格之前插入1空行作为标题行。（2）制作表格标题。（3）设置表格边框。（4）调整行高。第二十页，共七十六页。

任务11复制“员工基本信息”工作表（1）选中“员工基本信息”工作表。（2）复制该工作表，并将该表重命名为“各部门人数”。第二十一页，共七十六页。

任务12统计各部门人数（1）选中“各部门人数”工作表。（2）选中有数据区域的任一单元格。（3）利用【分类汇总】命令，汇总统计出的各部门人数。第二十二页，共七十六页。图1-25汇总统计出的各部门人数第二十三页，共七十六页。 1.1.5项目小结 本项目通过制作“员工基本信息表”，主要介绍了工作簿的创建、重命名工作表、复制工作表、Excel中数据的输入技巧、数据的有效性设置设置、利用IF、LEN、MOD、TEXT、MID函数从身份证号码中提出员工性别、出生日期等信息。第二十四页，共七十六页。

为便于数据的利用，我们将生成的员工信息数据导出为“带格式的文本文件”。 在编辑好表格的基础上，使用“自动套用格式”和手动方式对工作表进行美化修饰。 此外，通过分类汇总对各部门员工人数进行了汇总统计。第二十五页，共七十六页。 1.1.6拓展项目

1.统计员工基本信息表中男女员工人数。

2.计算员工基本信息表中的员工年龄。

3.计算员工基本信息表中的员工工龄。第二十六页，共七十六页。1.2项目2制作公司车辆使用管理表 1.2.1项目背景 为合理安排车辆使用，提高办事效率，节约公司车辆使用的费用，使之规范化、秩序化，需要严格地按科学的管理制度来运行。 本项目通过制作公司车辆使用管理表，来介绍Excel软件在车辆使用管理方面的应用。第二十七页，共七十六页。 1.2.2项目效果第二十八页，共七十六页。图1-2公司车辆使用管理表效果图第二十九页，共七十六页。图1-3公司各部门车辆使用费数据透视表第三十页，共七十六页。 1.2.3知识与技能 ●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●自定义数据格式 ●数据的输入第三十一页，共七十六页。 ●公式的使用 ●函数IF、ROUND的使用 ●工作表格式化 ●数据透视表 ●页面设置第三十二页，共七十六页。 1.2.4解决方案 任务1创建工作簿，重命名工作表（1）启动Excel2003，新建一个空白工作簿。（2）将创建的工作薄以“公司车辆使用管理表”为名保存。（3）将“公司车辆使用管理表”中的Sheet1工作表重命名为“车辆使用结算”。第三十三页，共七十六页。

任务2创建“车辆使用结算”表的基本框架（1）在“车辆使用结算”表中输入工作表标题“公司车辆使用结算表”。（2）输入表格标题字段。第三十四页，共七十六页。

任务3输入“车号”的数据（1）选中A3:A24单元格区域。（2）自定义“车号”数据格式。（3）输入车号。第三十五页，共七十六页。

任务4输入“使用原因”数据 该项数据分为两种“公事”和“私事”。 为实现快速输入，这里，我们使用“查找”和“替换”的方法来输入该列数据。第三十六页，共七十六页。

任务5输入“公司车辆使用结算表”其它数据（1）输入“使用者”数据。（2）输入“所在部门”的数据。（3）输入“使用日期”、“发车时间”、“交车时间”和“里程”数据。第三十七页，共七十六页。

任务6计算“车辆使用费” 这里，假设我们按2元/公里计算车辆使用费，即车辆使用费=里程×2。第三十八页，共七十六页。（1）选中I3单元格。（2）输入公式“=H3*2”，按【Enter】键。（3）拖动I3单元格的填充句柄至I24，将公式复制到I4:I24单元格区域中，计算出所有“车辆使用费”。第三十九页，共七十六页。

任务7计算“报销费” 报销费的计算原则为凡“用车原因”为“公事”，则“车辆使用费”全部报销，凡“用车原因”为“私事”，不予报销。 这里，我们使用IF函数进行计算。第四十页，共七十六页。（1）选中J3单元格。（2）输入公式“=IF(D3="公事",I3,0)”（3）按【Enter】键，计算出J3中的“报销费”。（4）拖动J3单元格的填充句柄至J24单元格，将公式复制到J4:J24单元格区域中，计算出所有“报销费”。第四十一页，共七十六页。

任务8计算“驾驶员补助费” 按照正常的每天8小时工作时间算，若驾驶员出车时间超过8小时，超过部分的出车时间则按30元/小时发给相应的补助，若超过时间不足半小时，则忽略不计；超过半小时，不足1小时的，按1小时计。第四十二页，共七十六页。（1）选中K3单元格。（2）选择【插入】菜单中的【函数命令】，打开【插入函数】对话框，选择IF函数。第四十三页，共七十六页。（3）在“Logical_test”框中输入条件表达式“(G3-F3)*24>8”，在“Value_if_true”中输入“ROUND(((G3-F3)*24-8),0)*30”，在“Value_if_false”中输入“0”。第四十四页，共七十六页。（4）单击【确定】按钮，计算出K3中的“驾驶员补助费”。（5）拖动K3单元格的填充句柄至K24单元格，将公式复制到K4:K24单元格区域中，计算出所有“报销费”。第四十五页，共七十六页。

任务9格式化“车辆使用结算”表（1）设置工作表标题格式。（2）将标题字段的格式设置为宋体、12磅、加粗、居中。第四十六页，共七十六页。（3）设置“使用者”、“所在部门”和“使用原因”所在列的数据居中对齐。（4）将“车辆使用费”、“报销费”和“驾驶员补助费”几项数据设置为货币格式“￥”。第四十七页，共七十六页。（5）为“车辆使用结算”表设置边框。（6）为“车辆使用结算”表设置底纹。（7）设置标题字段的字体颜色。第四十八页，共七十六页。

任务10制作各部门车辆使用费数据透视表（1）单击选定“车辆使用结算”工作表。（2）选中该工作表中的任一非空单元格。第四十九页，共七十六页。（3）选择【数据】菜单中的【数据透视表和数据透视图】命令，根据【数据透视表和数据透视图向导】对话框的提示进行操作。第五十页，共七十六页。（4）将“所在部门”作为“行”字段，将“使用原因”作为“列”字段，将“车辆使用费”作为“数据”项。（5）新生成的数据透视表工作表重命名为“各部门车辆使用费数据透视表”。第五十一页，共七十六页。

任务11设置打印页面（1）选中“车辆使用结算”工作表（2）设置纸张方向。（3）设置页边距。（4）打印预览。第五十二页，共七十六页。 1.2.5项目小结 本项目通过制作“公式车辆使用管理表”，主要介绍了工作簿的创建、工作表重命名、自定义数据格式、公式及函数IF和ROUND使用。 在此基础上，我们对工作表进行了格式化。数据透视表是一种交互式报表，可快速合并和比较大量数据。第五十三页，共七十六页。

本项目我们使用数据透视表对公式车辆使用费进行了汇总分析。 此外，通过页面设置，我们可对制作好的报表进行页边距、纸张的设置，以形成一份美观、实用的表格。第五十四页，共七十六页。 1.2.6拓展项目

1.汇总统计每辆车当月的里程数。

2.制作员工用车情况统计分析表。第五十五页，共七十六页。1.3项目3制作会议室管理表 1.3.1项目背景 在企业的经营管理过程中，企业各部门之间经常需要利用会议室来及时沟通、协调处理相关事宜。第五十六页，共七十六页。

为规范会议室的管理，提高会议室的使用效率，需要使用会议室的部门应该提前向行政部申请会议室，说明使用时间和需求，行政部则依次制定出相应的会议室使用安排。 本项目通过制作“会议管理表”，来介绍Excel软件在会议管理方面的应用。第五十七页，共七十六页。 1.3.2项目效果第五十八页，共七十六页。图1-4会议管理表效果图第五十九页，共七十六页。 1.3.3知识与技能 ●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●设置单元格格式 ●工作表格式化 ●条件格式的应用 ●函数TODAY、NOW的使用 ●取消网格线第六十页，共七十六页。 1.3.4解决方案 任务1创建工作簿，重命名工作表（1）启动Excel2003，新建一个空白工作簿。（2）将创建的工作薄以“公司会议室管理表”为名保存。（3）将“公司会议室管理表”工作簿中的Sheet1工作表重命名为“重大会议日程安排提醒表”。第六十一页，共七十六页。

任务2创建“公司会议室管理表”（1）在“重大会议日程安排提醒表”中输入工作表标题。（2）输入表格标题字段。第六十二页，共七十六页。

任务3输入会议室使用安排 输入重大会议日程安排提醒表中输入会议室使用的相关信息。第六十三页，共七十六页。

任务4合并单元格（1）将表格标题单元格合并及居中。（2）合并标题字段的B2:D2单元格区域。（3）分别合并A3:A5、A6:A8、A9:A10、A11:A12、A13:A14、B4:B5、B7:B8单元格区域。第六十四页，共七十六页。

任务5设置单元格时间格式（1）选中C3:D14单元格区域。（2）将单元格数字格式设置为“时间”，选择【类型】为“13:30”第六十五页，共七十六页。

任务6设置文本格式（1）设置表格的标题行字体格式。（2）设置表格标题字段的格式。（3）设置其余文本格式。第六十六页，共七十六页。

任务7设置行高和列宽（1）设置行高。（2）设置列宽。第六十七页，共七十六页。

任务8设置表格边框 为A2:H14单元格区域设置边框。

第六十八页，共七十六页。

任务9使用“条件格式”设置高亮提醒 通过Excel的“条件格式”功能判断“日期”和“时间段”，即会议室的使用实际上是否已经超过了当前的日期和时间。

第六十九页，共七十六页。

若超过了则字体显示蓝色加删除线区分，且单元格背景显示粉红色；若未超过则单元格背景显示黄色。（1）设置“日期”高亮提醒（2）设置“时间段”高亮提醒。第七十页，共七十六页。

任务10取消背景网格线

Excel默认情况下会显示灰色的网格线，而这个网格线会对显示效果产生很大的影响。