物资申购时间规定物资的请购、库存与领用管理流程

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档申领、申购管理制度一、目的：为规范、统一集团各部门物资申领时间和申购时间，使采购部门统一规划、统一采买，降低采购成本。二、范围：集团公司范围内申购、申领所涉及到的所有部门及人员。三、各类物资申购的时间规定1．备库物料用品申购时间，节假日顺延1天保管申购物品分类采购供货期3天10号、25号维修用品7天15号前印刷品5天20号前劳保工装类3天10、25号化学试剂、对照品10天2．以旧换新非备库物资、新增非备库物资申购时间保管申购物品分类采购供货期15、30号以旧换新非备库物资（固定资产、低值易耗品、物料用品）固定资产5天其余3天大型设备另行商定15、30号新增非备库物资（固定资产、低值易耗品、物料用品）四、管理流程：1．备库物料用品申领程序1)使用部门填写库存物料申领单（附件1），由经办人、部门负责人签字，权限人员审批后交仓库保管。（附件：物料用品备库清单、以旧换新物资清单）2)仓库保管审核申领单权限，按照申领单开具出库单由领用人签字并办理出库。3)对于存货不足的，仓库保管沟通使用部门，对于必须的加急申购，物料到货后通知使用部门领货。2.备库物料用品申购程序1)财务部配合保管制定备库物料用品的合理库存量，确定计划备库量、安全库存限量。2)保管按物资申购的时间要求，根据申购周期、采买周期和存货上期和同期消耗情况、安全库存情况，填制电子申购表格，注明存货编码、名称、规格型号、计量单位、计划备库量、安全库存量、现存量、本次申购数量，报物料经理审核。3）材料会计复核。4）财务总监审批后传采购采买。3．以旧换新非备库物资申领、申购程序1）每月15、30号前，使用部门填写非库存物料申领单（附件3），注明存货名称、规格型号、产地、到货时间要求等信息，在备注栏注明：以旧换新，由经办人、部门负责人（对于单件物资价值超出200元的，需要工程部负责人签字，对于单件价值1000元以上的部门负责人需要写申请报告，注明购买新物资的可行性分析及旧物资的处理方案）签字、权限人员（分管副总，总价超出200元报总经理）审批后交仓库保管。2）仓库保管审核申领单权限无误，复核需购买的物资库内是否有存货或有替代品，如果有，安排使用部门直接办理出库；没有存货的在申领单上签字，保管在规定的申购时间将申领单交采购部门采买。3）采购部门在供货期内将物资采购到位。4）保管开具入库单，次日将入库单附申领单（申请报告）报财务备档。4．新增物资申购1）每月15、30号前，使用部门对于确实因人员变动或工作内容更改等原因，造成的需要申购新的物资的（不属于备库物资，又没有旧的物资来以旧换新的），填写非库存物料申领单（附件3），注明存货名称、规格型号、产地、到货时间要求等信息，在备注栏注明：新增物资，由经办人、部门负责人签字，同时部门负责人需要填写新增物资的申请报告，详细分析新增物资的原因、理由以及利弊，上报权限人员（分管副总及总经理）审批后交仓库保管。（申请报告最终附入库单到财务备案）2）仓库保管审核申领单权限无误，复核需购买的物资库内是否有存货或有替代品，如果有，安排使用部门直接办理出库；没有存货的在申领单上签字，保管在规定的申购时间将申领单交采购部门采买。3）采购部门在供货期内将物资采购到位。4）保管开具入库单，次日将入库单附申领单、申请报告报财务备档。5．物资加急要求1）各使用部门需要加急申购物品时，按照上述程序要求填写非库存物料申领单（附件3），在申领单的备注栏增加注明加急原因，加急单据必须由分管副总和总经理审批。对于因个人原因造成非正常加急的，需要按照公司责任追究制度，提交责任处理报告，相应的加急费用由责任人承担。2）保管审核申领单权限无误，在申领单上签字传递给采购部门。3）采购部门按照加急时间要求负责采买到位。4）加急物资到位后，保管第一时间通知使用部门领货。5）每周生产会，仓储部门公示本周申购加急汇总6．应急维修加急类1）申请：设备在正常运行过程中出现意外故障，影响正常生产时，需由设备工程部人员通知部门经理提出即时采买申请。（特殊情况下可直接电话请示）2）审批：经办人依据申购审批权限进行审批（电话请示即可），权限同四.5.13）采买：工程部人员可直接外出采买应急配件，第一时间购回并安装使用。4）补申购单：工程部人员将所购买的加急配件单据经权限领导签字后，补办申购手续。5）补办入库：保管办理入库手续和出库手续。将单据及补办的申购单报财务备档。6）报销：权限领导审批后，经办人到财务办理报销手续。7．使用部门在打申领时，对于物品类别或品名不确定时，要先到保管处咨询（保管处应备有物资分类明细表）。保管要对物品的分类严格把关，确保各类物品的统一申购。各部门填写的申购单的品名要求严格按照存货档案执行。出库1）以旧换新物料用品出库：保管检查是否属于以旧换新的物资，如属于以旧换新的物资，领用人需持旧物资到仓库领货（对于特殊情况下，配件类不能先拿旧物资领用新物资的，领用人给保管写欠条，注明欠的旧物资的品名、规格型号、数量，本周内，领用人需持旧物资到保管处撤欠条），开具出库单，由领用人签字后，发放新物资，旧物资分类存放，无使用价值的财务月盘点后统一销毁；对于有使用价值的工具、配件类资产，仓库设登记簿管理。2）工装类物资出库：所有的工装类物资，出库时需要附使用人员的名单，由领用人签字后，仓库保管增加员工工装台帐。3）固定资产、低值易耗品等需登记物资台帐类物资出库：领用人在出库单据上注明使用人，财务按照出库单增加使用人的物资台帐。五、本管理制度自下发之日起实施，本管理制度解释权归人力资源部。威海华新集团有限公司2010年11附件1库存物料申领单部门：日期：品名规格数量事由备注申请人：审核人：批准人：附件2申购单日期：品名规格产地数量到货日期备注保管：审核人：附件3非库存物料申领单部门：日期：品名规格产地数量到货日期事由申请人：部门经理：审核人：财务经理：精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档物资请购管理程序1、目的和适用范围：本制度适用于原材料、辅助材料、半成品、产成品、备品备件、事务用品、工程物资的请购管理。2、职责：按“谁使用谁请购”的原则，生产部、设备部、管理部等职能部门负责本部门所需物料的申请工作。3、请购类别规定：1、 原材料、辅助材料一般由生产部门根据生产部门提出请购单，对于有最高存量和最低存量的物资料，材料保管部门可在库存物资已达到最低存量时提出物资请购单。2、 固定资产、备品备件等机械维护和工程物资由设备部或工程部提出物资请单。3、 临时性物资的采购由使用部门按实际需求提出物资请购单。4、 事务用品由综合管理部门按月消耗状况并考虑库存情况，提出物资申请单。5、 对于总务性用品可以免开物资请购单，如烟、酒、打字、刻印、报表等。4、操作程序：1、 经办人员应按存量管理基准、用料预算和参考实际库存情况提出物资请购单。2、 物资请购单应按请购权限经部门主管审核后，送采购部门。3、 采购日期相同且由同一供应厂商供应的材料，请购部门应使用附表，以一单多品的方式提出物资请购单。4、 属紧急采购的物资，由请购部门在申请理由栏中填写明确紧急采购。5、 请购单位对于所请购的材料若需变更规格或数量时，应及时通知采购部门，采购部门应立即与供应商联系，及时进行订单变更，减少损失。6、 采购部门在接到物资请购单时应立即输询价、议价，必要时应将询价结果报请购单位主管或总经理签注意见。7、 请购单一式三联，第一联由请购部门留存；第二联作付款附件，粘贴于物资入库单后；第三联由采购部门保存。5、请购单审核权限：不同类别的物资请购单由不同主管审核，不同金额的物资请购单由不同层次的主管经理审核。依据现行公司情况，5000元以下由部门主管审核，5000元以上由总经理审批。6、权责划分：1、 采购部：负责原材料、辅助材料、备品备件、工程物资的采购。2、 采购主管：审核采购计划，急需物资的跟催。3、 仓库管理：所有有形物资、设备的数量验收，并开具物资入库单。4、 质量管理部：所有生产用物资的质量验收。5、 设备部：设备、仪器等物资的质量验收。6、 工程部：负责工程物资的质量和数量验收。7、 综合管理部：事务用品和总务性用品的采购。附：1、采购申请单作业流程图 2、物资请购单管理文件文件编号CS0303-02A标题：采购申请单作业流程图共1页第1页受文单位申购部门采购部财务部制单1、21、2、3询价2、2、3审批2、32、3系统存查1122331、 本单使用说明：（1）、本单属材料、物料、事务用品申购时使用。（2）、本单一式三联由申购单位制单。第一联：申购部门存查。第二联：采购部存查。第三联：财务部存查。（3）、规格必须详细填写并写明编号。2、本单流程第一联：由申购部门制单并存查。第二联：申购部门制单采购部询价采购部经理审批后采购并存查第三联：申购部门制单