江苏省交通工程建设局交流-

“建一流工程创一流档案”

全面提升高速公路建设项目

档案管理水平

业务交流汇报

江苏省交通工程建设局我局2009年1月在江苏省高速公路建设指挥部基础上组建的副厅级事业单位，具体承担国家、省重点和大中型交通工程项目的建设管理职责。“十二五”未我省高速公路通车总里程达4541公里，优良率达100%，荣获多项国家级、省级优质工程奖项，“十年路面，百年桥”的美誉叫响全国。多年来，在省档案局、省交通运输厅的大力支持和悉心指导下，我局将项目档案管理纳入工程项目建设管理体系，完善各项规章制度，优化工作机制，确保了工程项目档案管理的规范运作和有效控制，实现了项目档案管理与工程项目建设的同步实施、同创“一流”。2012年11月，我省沪苏浙高速公路荣获国家档案局“全国建设项目档案管理示范工程”（第一批）通报表彰。2014年宁淮高速公路获交通运输部首批“交通建设项目档案管理示范工程”称号。下面我从六个方面，总结近年来项目档案管理行之有效的做法，不当之处请各位同仁批评指正：一、加强组织领导，建立健全档案工作网络二、从源头加强档案从业人员管理，落实档案责任主体，规范工程建设管理三、完善标准规范，提升档案科学管理水平四、实行全过程管理，项目档案始终处在受控状态五、加强培训指导，提高档案管理工作质量六、加大软硬件投入，推进项目档案管理信息化一、加强组织领导，建立健全档案工作网络多年来，我局始终坚持工程管理和档案管理并重的方针，高度重视项目档案工作。工程建设之初就提出的“六个一流”目标中，明确包含建设“一流的工程档案”目标。高速公路工程项目档案实行“统一领导、分级管理”的管理机制，我局档案工作在局档案工作领导小组的直接指挥下开展工作。局长任领导小组组长，各部门主要负责同志任成员，对局档案工作发挥决策、指导和协调作用。综合处对项目档案及局机关档案工作进行扎口管理。各市现场管理机构建立相应的档案工作领导小组和管理工作网络，具体从现场指挥部到参建单位配备了专、兼职档案员，设立全方位的工程项目档案管理网络。

二、从源头加强档案从业人员管理，落实档案责任主体，规范工程建设管理

全面落实档案工作责任，进一步完善项目档案管理责任人制度、档案工作网络制度、监理督办制度等一系列档案工作制度，按照“谁经办、谁归档”的原则，根据工程进度及时对各个阶段的文件资料提出归档要求，组织、协调、指导和监督相关部门及各参建单位按照要求做好工程原始资料的收集、整理工作。为从源头加强对工程档案从业人员的管理，促进参建各方更好地担起档案管理责任，我们在招标文件中设立了专项条款，制约施工单位档案人员调动频繁的现象，保持项目建设期间工程档案工作质量的稳定。专职档案人员上岗，须参加我局或各现场管理机构组织的档案岗位培训并取得培训证明，未经批准，不得缺位或替换。若有特殊情况，需经现场管理机构审批，以同等资质和经历的人员替换。我们从提升工程管理程序规范化着手，进一步完善工程项目档案归档要求。征地拆迁档案是项目档案重中之重，2016年下半年，我们及时提出加强高速公路项目取土坑和还塘工程档案管理要求，会同工程部门专题调研，不但明确了此类档案的建立程序和归档责任主体，而且确定了制约措施，强调此类档案不齐全的项目，不得进行工程费用结算，不予进行交、竣工档案专项验收，有效确保了管理程序健全、资料归档到位。

三、完善标准规范，提升档案科学管理水平

早在2008年，我局联合省档案局、省交通运输厅开展了《江苏省高速公路建设项目档案管理标准研究》工作，取得了国内领先的科研成果，形成了国内首家高速公路项目档案管理地方标准，经国家标准化管理委员会批准备案并公布实施。2012年11月，为使全省高速公路建设项目档案管理更加科学、严谨、规范，根据交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》[交办发(2010)382号]和《关于印发公路工程交竣工验收实施细则的通知》[交公路发(2010)65号]等相关文件要求，经认真研究，我们对原《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》进行了全面补充、完善和修订。经过报审，《标准(修订稿)》获批执行。今年我们计划根据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等文件精神再次对此标准进行全面修订完善。

四、实行全过程管理，项目档案始终处在受控状态

在项目档案管理过程中，我局和项目现场管理机构通过多种手段，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的档案工作全过程管理模式，促使工程项目档案始终受控，档案工作质量和水平不断提高。实行全过程管理模式包括：（一）注重过程管理，实现“三同步”推进（二）制定档案管理工作考核制度，建立检查、整改闭环管理（三）实行“首卷范本和预立卷验收”制度，严控项目档案质量（四）坚持持续改进，抓好缺陷责任期档案编制工作（一）注重过程管理，实现“三同步”推进

项目档案编制工作周期长、环节多，我局将其作为工程管理的一项重要内容，在档案管理中确立了“三同步”原则。首先，保证工程档案与工程实体同步开始。其次，在工程建设过程中，在检查工程实体质量、进度的同时，检查工程档案资料的收集和预立卷的质量；在考核评定工程实体质量的同时，将工程项目档案水平与施工单位的“优质优价”和监理单位的“优监优酬”挂钩。最后，在工程实体完工时，要求工程项目档案同步完成。日常工作中，我局严格要求各参建单位按“三同步”原则及时做好文件材料的收集、积累工作，层层落实责任，进一步提高各参建单位对档案工作的重视程度和工作积极性，真正把档案管理融入了项目建设的全过程。（二）制定档案管理工作考核制度，建立检查、整改闭合管理

为切实做好项目档案工作的日常管理，项目现场管理机构从制度建设入手，制定了《工程档案标准化管理办法》、《工程档案管理标准化考核评分表》等制度，保障了项目档案管理的标准化、规范化。对照规定的考核内容，对参建单位进行百分制量化考核。将项目档案工作与“优质优价”、“优监优酬”及劳动竞赛等日常考核相结合，将工程档案资料的整理情况作为一项必备考核指标，有效地激发了各参建单位对档案的责任意识和争先意识。另外坚持将项目档案管理与工程计量支付相结合，任何工程实体计量必须提供齐全的质量安全佐证材料，对于档案资料不规范或不及时的，相应计量进行扣除或暂缓，从而有效提高了各参建单位对档案管理的重视程度。现场管理机构对项目档案整理归档实施闭合管理模式，即“检查、指导、通报、整改、确认”管理方式。具体采取“自查、例查、抽查”方式，定期对各参建单位的资料收集、组卷、录入情况进行技术指导，督促其进行自查，要求总监办每月定期进行例查，现场管理机构定期进行重点抽查，对检查中发现的问题，及时下发检查通报，责令施工单位限期整改，整改情况限时上报，现场管理机构收到整改反馈后再次进行复查，确保存在问题能够真正整改到位。（三）实行“首卷范本和预立卷验收”制度，严控项目档案质量

为确保项目档案编制规范、准确，减少返工，我们在工程开工伊始，就及时按照标准抓好项目档案的预立卷工作，严格实行“首卷范本制”，专门制定详细的预立卷验收工作计划，明确档案资料收集、整理、组卷的范围和时间，并对细部工作作重点强调。在项目档案编制的各个阶段，定期组织专职档案人员、工程技术人员进行档案预验收，重点检查归档文件资料的形成质量是否符合标准要求、是否完整齐全、是否经过系统整理等。在各单位的预立卷通过验收认可后，再作为后续工程档案的范本，全面控制施工各阶段的档案编制质量。同时，为使各参建单位在实际操作过程中有直观的参照标准，经过细致比较评选，我们确定一家档案管理示范单位，在全线广泛推广，以此来统一标准要求。通过严格的首卷认可和预立卷验收，及早发现问题和不足，及时整改完善，努力提升项目档案的准确率、完整率。（四）坚持持续改进，抓好缺陷责任期档案编制工作我们在两年的缺陷责任期内总结经验教训，查找问题和不足，及时整改、完善，全力做好竣工档案验收准备工作，督促各参建单位对缺陷责任期档案管理工作进行全面部署，制定详细的工作计划和管理措施。同时要求各参建单位明确专人负责，跟踪收集整理，不断拾遗补缺，较好地保证了项目档案管理工作有始有终。一是对交工档案专项验收会上专家提出的意见及问题以书面形式下发现场管理机构。要求其组织各参建单位进行认真复查、梳理、整改。二是缺陷责任期内新增工程量资料归档。进一步补充完善了竣工决算类和科研类文件资料，并重点对综合类后期形成的管理文件及设计变更资料等进行归档。三是加大了对项目竣工图编制的监督力度，收集项目后期批复变更文件，完善竣工档案。

五、加强培训指导，提高档案管理工作质量

我局积极争取省档案局、省交通运输厅支持，针对高速公路建设特点、工程项目的阶段性要求，适时举办项目档案管理培训，通过专家指导等手段，提高从业档案人员的业务水平。同时，组织局机关及现场管理机构专、兼职档案员参加省档案局举办的档案人员岗位和继续教育培训学习，现场管理机构也邀请档案专家对各施工、监理技术负责人及档案工作人员进行档案管理业务培训，为“建一流工程，创一流档案”打牢根基。六、加大软硬件投入，推进项目档案管理信息化在提高纸质档案管理水平的同时，我局积极会同相关软件设计单位，开发应用了项目档案管理系统，通过信息化手段，我省高速公路工程所有项目档案的卷内目录和案卷目录全部录入软件进行统一管理，实现了纸质档案与电子档案同步形成、同步归档。全部档案可选择关键字进行查阅利用，提高了检索速度。我们在档案管理标准中明确了全文数字化文件范围，对综合管理、重大设计变更、竣工图表、资金管理、交竣工验收、特殊载体等类目实行全文数字化管理，计算机可直接查阅下载电子原文，大大提高了档案信息化管理水平。个别项目还全面实践项目文件材料在线实时形成、归档，以及项目全套档案全文数字化管理，项目档案为项目建设提供了同步、及时、便捷的服务。

同时，为实现项目档案的安全存放，各现场管理机构加