印章使用管理制度

****建设开发有限公司印章使用管理办法第一章总则第一条为强化对印章管理工作重要性的认识、树立高度责任心，避免责任意识淡薄、杜绝违法、违规行为，防范风险的发生、有效地维护公司利益，须严格规范公司印章管理工作。为建立健全印章审批、使用、管理等规章制度，进一步落实印章管理责任制，提高工作效率，确保用印安全，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于****建设开发有限公司全体正式员工。第二章公司印章的范围及保管部门第三条公司印章的范围包括：（一）公司公章、法定代表人章；（二）合同专用章、财务专用章、发票专用章等部分专用章；（三）各部门印章。第四条印章保管的部门：（一）公司公章、合同专用章由总经办负责管理，按本办法使用印章；（二）财务专用章、发票专用章由财务部负责管理；（三）法定代表人章由法人代表或总经理指定人负责管理；（四）各部门印章由各部门授权管理人负责保管，并制定相应的管理和用章审批办法，报总经办备案。第三章使用公司印章的审批权限第五条由总经理审批盖章的文件（一）公司重要发文（二）向董事会的请示、报告等（三）公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件（四）法定代表人授权委托书（总经办存一份）（五）公司对外签署合同或协议（六）公司员工人事劳动合同（七）公司重要报表（八）其他需总经理审批的文件第六条按管理层分工，公司董事会和总经理授权人员对管理范围内的各种文件、报表、证明性材料等进行审批。详见《主要印章管理审批一览表》（附件一）。第七条专项业务用章按总经理授权执行。第八条加强日常检查，要认真做好日常监督检查工作，防范违规。各印章负责人要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为。对于违规使用印章并造成不良后果的，必追究责任并严肃处理；给公司造成重大损失，情节严重的，追究其法律责任。第四章印章的管理第九条印章的刻制：（一）须填写《印章制发申请表》（附件二）报总经理批准，由总经办负责到公安机关指定店面刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。（二）各部门及个人不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任；情节严重的，追究其法律责任。第十条印章档案的建立：公司各类印章须由总经办分别进行登记，并建立《印章台账》（附件三），以便印章。第十一条有下列情况印章须停用（废止）：（一）印章使用磨损或损坏，需对原印章停用并替换成新印章；（二）公司名称变动，原印章废止；（三）印章遗失或被窃，声明作废。需更换印章的，须填写《印章制发申请表》报总经理批准后，交由总经办负责办理；印章停用（废止）时须填写《印章停用（废止）申请单》（见附件四）经总经理批准后及时将停用印章送交总经办封存或销毁，并在《印章台账》作好相应登记。第十二条公司印章的保管（一）公司各印章的管理部门必须确定印章保管及使用责任人即印章管理员，按本办法使用印章。（二）公司各类印章的保管必须安全可靠，应放在保险柜或加锁保存。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放置。（三）各种印章应妥善保管，如有遗失须立即向总经办书面报告，总经办应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（四）印章管理员临时因事离岗超过两天的，须由部门负责人指定人员暂时代管，并办理交接手续，填写《印章交接登记表》（附件五），以免贻误工作。（五）印章管理员须做到监督用印登记和存档手续清晰明了、齐全可查，并定期将填写完毕的《公章内用申请表》（附件六）、《法人章内用申请表》（附件七）用印资料档案全部移交公司总经办存档，并做好移交记录及签收工作《印章使用表移交记录》（附件八）。第五章各类印章的使用规定第十三条公司各类印章实行用印登记制度。印章使用前，用印经办人须认真填写《公章内（外）用申请表》或《法人章内（外）用申请表》写明时间、事由、盖章数，申请人签名及审核或批准人签名等。第十四条印章使用申请登记完成并批准后，由印章管理员负责盖章。第十五条印章管理员要严格按程序办事，按权限用印：用印前要检查文件是否符合规定格式，手续是否齐全，审批是否有效，对审批手续不完备的各类文件有权拒绝用印。第十六条禁止在空白纸张或内容填写不全的文件、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。第十七条使用印章须在公司内，禁止任何人未经批准携带公章外出；用印经办人如确有携带印章外出需求时，须按以下步骤办理：（一）填写《公章外借申请表》（附件九）、《法人章外借申请表》（附件十）报部门负责人审核后，报总经理批准；（二）凭《公章外借申请表》及《法人章外借申请表》（保管人留存）与印章管理员办理相关借用手续后方可带出（原则上需当天归还）。（三）提前向公司各部门及相关人员通知印章借用时间和归还时间，以便其他人员调整用印时间，避免延误工作。（四）携带公司公章、合同用章等重要印章外出时，原则上应由两人以上同行。（五）印章应在预计归还时间前归还，归还时应与印章管理员办理好归还手续、双方签字认可。第十八条公司各部门负责人须加强对各类印章使用的日常管理，要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为，确保用印安全。对于未批准或未按审批程序办理印章手续等违规、非法使用印章者，视情节轻重给予印章管理员及相关责任人严肃处理；对于造成严重后果的，还要追究部门领导的责任，情节严重的，将追究其法律责任。第六章附则第十九条本办法由总经理办公室草拟，总经理及董事会批准后执行，修改时亦同。第二十条本办法解释权在总经理办公室，自下发之日起生效。附件一：主要印章管理审批一览表印章名称用途管理审核程序批准人合同章公司重要发文；向董事会的请示、报告等；公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件；法定代表人授权委托书总经办总经办审核总经理、董事会由总经办承办，向政府机关、园区等提交的需要盖公章的材料、例行文件等总经办审核总经理由财务部承办，向政府机关、税务机构、银行等提交的需要盖公章的材料、例行文件及证明财务部审核、总经办审核总经理公司员工人事劳动合同；社保公积金事宜、员工各项证明文件总经办审核总经理公司业务合同的签署分管领导审核、总经办审核总经理各部门各项事项及业务需要盖公章的材料、文件；办理相关事宜的例行文件及证明材料分管领导审核、总经办审核总经理出具公司介绍信、购房证明等分管领导审核总经办财务专用章收据、支票财务部财务部审核、总经办审核总经理发票专用章发票财务部审核总经办法定代表人章合同、支票总经理室总经办审核总经理各部门内部印章用于部门内部的文档封存、凭证保管以及报告、请示、证明等一般性文书、函件各部门各部门审核部门负责人附件二：印章制发申请表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式申请理由：使用范围：保管部门：印章管理员：分管副总：年月日总经办：年月日总经理：年月日备注：附件三：印章台账序号印章名称枚数启用时间印章编号保管部门印章管理员交接情况停用时间备注序号印章名称枚数姓名签收签收日期交接人交接时间姓名123附件四：印章停用（废止）申请单申请日期申请部门申请人印章全称数量停用（废止）理由分管领导审核:年月日停用（废止）印章留样:总经办审核：年月日注销日期注销人总经理审核：年月日备注附件五：印章交接登记表印章名称转交时间（起/止）管理员接管人审核人批准人归还时间归还人管理员附件六：公章内用申请表申请部门：申请人：日期：年月日盖章事由份数主管单位（审核）总经办(审核)公司领导（批准）原件□复印件□是□否□留存备注：附件七：法人章内用申请表申请部门：申请人：日期：年月日盖章事由份数主管单位（审核）总经办(审核)公司领导（批准）原件□复印件□是□否□留存备注：附件八：印章使用表移交记录序印章名称用途盖章事由申请人审核人备注内外主管单位总经办公司领导12交接时间：管理员：接收人：附件九：公章外借申请表申请部门：申请人：日期：年月