建立会计电算化内部管理制度

Word第第页建立会计电算化内部管理制度计算机替代手工记帐是指应用会计软件输入会计数据，在计算机内进行处理，并打印输出会计帐簿、报表的过程。计算机替代手工记帐以及由此而产生的种种可能问题，要求单位加强对计算机替代手工记帐后的管理，以提高会计信息系统运行的平安、效率和效果，充分利用系统供应的各种手段、便利，从而为实现会计电算化的目标服务。会计电算化系统包括计算机硬件设备、系统软件、会计软件、会计人员、会计电算化的组织工作和单位的会计管理工作等方面的内容。会计电算化系统管理和使用的财务会计部门，在建立会计电算化内部管理制度时，必需充分考虑会计电算化系统的各个方面的特点。下面简洁介绍会计电算化系统各个方面的特点。

(一)会计部门必需对计算机系统的硬件和软件进行管理

实行会计电算化后，各单位用于会计电算化工作的电子计算机设备，一般都是由财务会计部门管理的，硬件设备比较多的单位，财务会计部门还单独设立了计算机室。因此，会计部门还必需对计算机系统的特点，制定对用于会计工作的计算机硬件和软件的有关操作，管理和维护的制度。

计算机硬件设备是指计算机系统中的那些看得见，摸得着的全部机械、电、磁、光设备，硬件设备都是精密的机械电子设备，计算机硬件设备包括计算机(一般微型计算机)、显示器、键盘、打印机、网络设备、UPS不间断电源等。计算机硬件设备可以构建进行会计电算化工作的单机环境和网络环境，供会计软件运行，满意不同会计软件对不同的计算机环境的要求。如单用户会计软件在一台计算机上运行，生成的会计数据存储在这台计算机中，网络会计软件在用通讯线连接的多台微机上运行，会计人员在不同的工作站上可以共享网络服务器上的软硬件资源，共同使用同一个会计软件，对同一套会计帐进行操作而互不影响。

系统软件是管理计算机资源和支持应用程序运行的程序。会计软件是在计算机上运行的，它的物质基础是计算机。不同的会计软件适用于不同的行业，有不同的操作方法，会计软件在不同的应用状况下要进行必要的调整和修改，软件要不断地进行升级更新。会计电算化后，会计信息必需通过会计软件进行管理，会计软件还具有数据量大、数据结构冗杂、数据处理和软件操作方法要求严格的特点。

计算机中的各种信息和软件是存储在磁介质中，看不见摸不着，磁场、电场、潮湿、灰尘、计算机病毒等因素简单造成计算机硬件设备和软件的损害。而会计数据具有真实性、精确性、连续性、可造性和平安要求高，数据要有可验证性，要有充分的平安牢靠性保证等特征。

(二)会计工作流程和工作重点发生了改变

实行会计电算化后，会计人员不再需要手工记帐，算帐和编制报表，输入记帐凭证后，凭证通过计算机进行传递并自动进行核算和编制报表工作，凭证的输入和审核成为主要任务，操作计算机成为会计工作的基本技能;存贷采纳实际本钱计价、对大量的固定资产进行个别计提折旧、进行具体的部门核算等，在手工方式下工作量特别大，使用计算机便使之便利快捷;企业要求会计人员参加企业的经营管理和决策。

(三)会计人员的协作性要求更强了

会计软件通常由多个功能模块组成，每个功能模块处理特定部分的会计信息，各功能模块之间通过信息传递互相联系，能够完成日常的会计核算业务，包括帐务处理、工资核算、材料核算、固定资产核算、本钱核算、产成品销售核算、应收应付款核算(往来核算)、存货核算、会计报表生成与汇总等等;进一步完成会计管理和掌握工作，如资金筹集的管理、流淌资金管理、本钱掌握、销售收入和利润管理等，关心决策者制定科学的经营决策和预报。尤其是在网络状况下，会计人员在不同的工作站共同使用同一个会计软件，彼此的凭证传递、交接都是通过计算机进行的，互相之间联系特别紧密，一个人消失问题，会影响其他工作的顺当进行，因此要求各岗位的会计人员之间必需加强协作，才能顺当进行会计工作。

(四)内部掌握的内容各重点也有所改变

由于计算机自动进行总帐和明细帐的核对工作，手工条件下的总帐明细帐的核对工作可以取消;记帐凭证的审核工作变得更加重要和关键;计算机软开发人员对软件结构和设计的熟识程度，使得他们有力量进行非正常的数据修改，因此还必需限制计算机软件开发人员操作会计软件进行会计记帐工作，尤其是不能兼任出纳工作。

(五)会计人员分工和职责发生了改变

实现会计电算化后，会计人员必需人人操作会计软件才能够进行会计核算工作，会计人员必需转变原来的自己的工作习惯，以适应会计电算化工作的要求;必需增设一些新的工作岗位，同时需要减掉一些不适应电算化工作台的岗位。会计人员的分工、工作职责都发生了很大的改变。

(六)对会计人员素养的要求提高了

一是由于会计软件的很多种自定义功能，要求会计人员定义各种转帐公式、数据来源公式、费用安排公式等;二是由于解脱了会计人员繁杂的计算和抄写工作后，要求会计人员参加企业的经营管理和决策，对会计信息进行综合分析和利用。

(七)会计档案的形式和内容发生了改变

会计电算化的会计档案包括打印输出的各种帐簿、报表、凭证和存贮在计算机软硬盘及其他存贮介质中的会计数据、程序，以及软件开发进行中编制的各种文档以及其他会计资料。很多会计档案都成磁性的了，看不见摸不着，正在运行的计算机中的会计数据也成为比较完好的会计资料，因此包括用于会计电算化工作的计算机也必需严格管理。

二、会计电算化内部管理制度的基本内容

实现会计电算化后，不仅使核算手段发生了重大改变，而且还转变了很多手工管理的习惯和方法，对单位会计工作管理的方法、程序、核算体系产生了巨大的影响。针对会计电算化工作的特点，内部会计管理制度的内容也必需进行相应的调整，才能适应实行会计电算化后的新状况。会计电算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理，保证平安，正常运行，是保证单位会计工作和会计电算化工作有序进行的重要措施。计算机替代手工记帐后的管理主要包括，建立岗位责任制、日常操作管理、计算机软硬件系统维护管理和会计档案管理等内容。

(一)建立会计电算化岗位责任制

计算机替代手工记帐后应当加强对会计电算化系统维护、使用人员的管理，建立岗位责任制是会计电算化工作的顺当实施的保证。对会计人员的管理要表达“责、权、利相结合”的原则，明确系统内各类人员的的职责、权限并与利益挂钩，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。建立、健全岗位责任制，一方面是为了加强内部牵制，爱护资金财产的平安;另一方面能够提高工作效率，充分发挥系统的运行效益。此外，还要加强会计售货员的培训，逐步提高会计人员的业务水平。

(二)日常操作管理

日常操作管理指是通过对系统日常运行的管理，保证系统正常运行，完成会计核算工作，保证会计信息的平安与完好。假如操作管理制度不健全或实施不得力，都会给各种非法舞弊行为以可乘之机;假如操作不正确会造成系统内会计数据的破坏或丢失，造成会计数据的.错误，影响系统的正常运行，直至输出不正确的会计报表;假如各种数据不准时备份，则有可能在系统发生故障时不能恢复会计资料;假如各种过失不能准时记录下来，则有可能使系统错误运行，输出不正确，不真实的会计信息。日常操作管理主要包括计算机系统使用管理和上机操作管理。

1.计算机使用系统管理。计算机系统是会计软件运行的物质基础。对计算机系统的管理旨在为电算化系统的硬件设备制造一个良好的运行环境，爱护计算机设备，防止各种非指定人员进入机房和操作计算机，保证机内的程序与会计数据的平安。在计算机替代手工记帐后，应制定与贯彻各种严格的计算机硬件管理制度，为会计电算化系统的正常运行供应一个良好的物质条件。

2.上机操作管理。上机操作的管理是通过建立与实施各项操作管理制度，要求会计人员按规定录入原始数据、记帐凭证、执行各功能模块、输出种类信息、作好系统内有关数据的备份，严格禁止越权操作、非法操作会计软件，确保会计电算化系统平安、有效、正常地操作运行。操作管理制度主要包括上机操作的规定，操作人员的职责、权限与操作程序等方面的规定。

3.会计业务处理程序的管理，要根据《会计基础工作规范》的要求处理睬计业务，保证输入计算机的会计数据正确合法，会计软件处理正确，当天会计业务当天记帐，期末要准时结帐和打印输出会计报表，敏捷运用计算机对数据进行综合分析。

(三)计算机软件和硬件系统维护管理

软件维护是指当单位的会计工作发生改变而进行的软件修改和软件操作消失故障进行的排解修复工作。硬件维护是指在系统运行过程中，消失硬件故障时的检查修复，以及在设备更新、扩充、修复后的调试等工作。

系统维护人员负责系统的硬件设备和软件的维护工作，准时排解故障，确保系统的正常运行。系统维护一般由系统维护员或指定的专人负责，系统维护员可进行维护工作但不得操作会计软件进行会计核算工作。

(四)会计档案管理

实现会计电算化后，会计档案的磁性化和不行见性，要求对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应预备双份。良好的会计档案管理是在实现会计电算化后会计工作连续进行、保证系统内会计数据平安完好的关键环节，也是会计信息得以充分利用，更好地为管理服务的保证。

三、怎样建立会计电算化内部管理制度

为了建立完善的会计电算化内部管理制度，应当留意以下方面的问题:

1.单位领导应当重视建立健全会计电算化内部管理制度。实行会计电算化后，单位内部职能各部门，会计工作各岗位等方面都必需进行必要的调整，包括会计电算化机构的设置和会计电算化队伍的组织。因此，单位领导应当协调单位内各部门共同搞好会计电算化内部管理制度的建设和落实工作。

2.财务会计部门应当负责建立健全单位会计电算化内部管理制度的详细工作。财务会计部门是会计电算化内部管理制度的详细执行和落实部门，因此在各部门的协作下、财务会计部门应当负责和承当岗位的分工、会计电算化内部管理制度的制定、有关会计人员的调整等工作。

3.建立会计电算化内部管理制度、要遵守国家的有关规章和制度，如《会计法》、“两则”、分行业会计制度、分行业财务制度、《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计档案管理方法》等。

4.开展会计电算化工作的单位，应当依据本单位管理工作需要、会计核算的特点和手工管理的阅历，改善其中不合理部分，制定适合本单位会计工作管理要求的会计电算化内部管理制度;应当满意单位当前的实际需要，并考虑到今后工作进展的要求;还应当依据执行中的问题，逐步完善和提高。

5.建立会计电算化内部管理制度时，要留意制度条款的合理、全面、条款清楚、详细、通俗易懂、简便易行、可操作性强，以便会计人员把握和执行，并能够据以考核会计电算化人员的工作状况。

6.在建立会计电算化内部管理制度时，应当参考会计电算化工作开展胜利的单位的阅历和有关条款，这样可以快速建立有关制度，少走弯路。

7.在建立会计电算化内部管理制度时，应当留意满意审计要求，计算机在会计工作中的应用对审计工作也产生很大的影响，包括转变了审计线索、内部掌握和审计的内容等。

8.要依据电算化的特点，加强内部掌握的有关内容，准时调整会计核算方法、工作流程和会计工作重点。

9.要强调会计人员之间的协作性。全部操作软件的会计人员都应当有整体协作的精神，紧密合作、加强协作。尤其是建立了以会计电算化为核心的单位计算机管理信息系统之后，更应当使会计人员熟悉到在信息