PowerPoint的备注使用方法

/大家在看此篇文章之前心中是不是一直存有一个疑问，那就是ｏfｆicｅ组件中的powerpoinｔ（ＰPＴ）制作中的“备注”到底有何作用？在工作中经常用ＰPT放映演示给客户进行讲演，也见识过专业讲师和IT销售给我介绍产品，使用的也是PPT.但是几乎所有人的PPＴ使用方式还是停留在投影机上放什么，演讲者的laptoｐ上也显示什么，演讲者要么看自己的laptop的屏幕，要么看墙上的投影.“备注”就彻底失去了作用，因为根本看不见.出于纳闷，我就询问了几个号称是oｆfｉce高手这个问题，“备注"写了是给谁看的，有什么作用?高手给出的答案竟然是“备注”用来给演讲者回忆讲演思路,或者此ＰＰT给别人的时候别人讲演前可以先了解一下制作此ＰPT的作者的思路意图。这些都是PPT的常规用法,或者说并不怎么正确的用法，下面我给大家介绍如何高效的使用ＰPT进行演讲，并且充分利用“备注"的作用,以期为受众作出最出色的讲解。下面我就开始了。下面做演示用的PＰＴ涉及某安全厂商，原因是我手头做的比较好的PPT而且备注写的比较详细的也就这份了，我并没有用于商业用途,我也不是该厂商员工,特别声明。第一步，在你的laptop的显示属性中进行设置。如图所示，在连接了外部显示器或者投影仪的情况下,点击“2”号屏幕，并按照图中高亮标注处选中“将windoｗｓ桌面扩展到该显示器”同时设置适当的分辨率.单击“应用",就可以看到如下的效果.由于家里没有投影做演示,就用了一台上了年纪的ＣＲT做示意.从两个屏幕可以看见不同的显示内容,左面的CＲT的屏幕正是要给演讲受众看的。这样，下面的观众就不会看见演讲者的笔记本里面装了什么东西,演讲者可以根据自己的意愿把需要给观众看的放映出来,而不是把演讲者的所有操作都放映出来。（这个好处我就不多说了，有过类似经历的朋友想必深有体会）第二步，打开你需要演讲的PPT进行放映前的准备工作.选择放映的设置在图中高亮的部分选中“显示演讲者视图"（这个是重点）单击确定后就完成了设置。第三步,开始放映。点击图中的位置，或者直接按“Ｆ5"。两者的区别是，F５从头开始放映,而图示按钮是从当前slide开始往后放映。最后，观看效果这个就是演讲者看到的画面，下面高亮的部分就是“备注”的内容。·分析这个视图,演讲者不仅可以看见每个sliｄe的预览;·还可以知晓下一张PPT的大致内容(标题)；·可以不用准备，直接阅读“备注”（对于新手和临场不知所错的朋友比较适合）；·可以很好的控制演讲时间;·在进行slide选择(非正常流程)的时候,可以点击“黑屏"，这样观众就看不到你在进行何种“胡乱操作”了.从观众处，看见的效果就如上所示.如何实现笔记本电脑的双屏显示?笔记本电脑都有一个ＶＧA的输出端口,用于外接显示器或投影仪，大大增加了笔记本电脑发表信息和演示的能力。特别值得一提的是笔记本的双屏显示（DualviｅwandＤualａpplicaｔiｏｎ，简称ＤualＶiew）功能，DuaｌVｉew允许在LＣＤ和外接显示器或投影仪上同时显示不同的输出内容,两个显示设备可以分别独立调整显示的刷新率、分辨率和色彩深度,而且可以支持不同的应用（DuａｌＡｐplicatiｏn）。通过同时使用笔记本电脑LCD和外接监视器或投影仪的方式，就能扩展您的桌面空间，可以在不影响外接监视器或投影仪上演示的前提下，通过笔记本电脑ＬCＤ查找数据或编辑文档，也可以将应用程序或窗口在ＬCＤ与CRT之间移动或拉伸,甚至可以通过监视器打开单个文档的多个页或查看同一个电子表格的多个列。这一功能对于需要经常使用笔记本电脑进行演示的用户来说，是非常实用的。设置目前大多数的笔记本电脑都具有双屏显示（DualVｉew)功能,如IBM的X21,ComｐaqPresaｒｉo800，Aceｒ３50系列等，也有一部分笔记本的显卡不支持双屏显示（ＤualＶiew），这时笔记本的VＧA接口所外接的显示器或投影仪只能与笔记本的LCD进行镜象同步，显示相同内容.笔记本是否具有双屏显示(DuaｌVｉｅw)功能，只需要打开“显示属性”对话框的“设置”项，如果出现有两个显示器图标，表明显卡支持双屏显示（DualＶiew)；如果没有两个显示器图标出现，只看到桌面的缩小图标,表示显卡不支持双屏显示（ＤuａｌＶiｅw）.Win98/Wｉn2000/WinXP都支持使用多个监视器,创建包含多个程序或窗口的桌面。本文以笔者使用的CｏmｐaqＰreｓaｒio８００为例,在Wiｎ9８下进行双屏显示(DｕａlＶieｗ）设置,Wｉｎ２000和ＷiｎXＰ可以进行类似的设置.首选将外接监视器DELLP991连接在笔记本的VGA端口上，打开笔记本的“显示属性”对话框，选择“设置”选项,可以看到两个监视器的图标，点击“高级”后选择“显示”卡,将笔记本的LCD设为主显示器,外接监视器设为次显示器(图1），此时还可以分别设置主、次显示器颜色的深度、分辨率和刷新率，它们不必相同，设置后返回到显示属性(图2)，此时监视器１为笔记本LCＤ,监视器2为外接ＣRT,鼠标点击其中一个显示器图标时,它被高亮显示，并同时显示其监视器的有关信息，选中标有“将我的Wｉnｄoｗs桌面延伸至这个显示器上”的复选框（图３）,这时会弹出一个“兼容性警告”窗口，选择“确定”就行了。为了避免错位,拖动显示器图标，使其与LCD和CＲT的实际排列方式一致,监视器图标相交的边缘就是鼠标从一台监视器移到另一台监视器的边界。笔者将外接ＣRT放置在办公桌的左方,LCD放置在右方，此时就将CRT（监视器2)排在左边,LCD（监视器1)排在右边，如果显示器图标不按照实际放置方式排列，你在两个监视器之间使用鼠标和移动窗口时会使自己感到非常的不习惯.设置完成后,主显示器LCD与原来一样，而外接显示器是空白的，此时就可以在两个显示器之间移动鼠标、拖动或拉伸窗口，也可以将应用程序移到外接显示器中执行。演示笔记本外接显示器或投影仪的双屏显示(DualVｉew），可以实现多显示、多任务的演示目的。一些软件也开始支持多显示、多任务，笔者就常常在教学和演讲中用到这些功能.ＰowerＰoint是演示图形程序，可以帮助你有效地、专业地展示你的信息。从PowerＰoinｔ20０2（PowｅrPoｉnｔＸＰ)就开始支持多屏演示。笔者用外接CRT显示器代替投影仪进行演示.首选在笔记本的LCＤ上打开PowｅrPoiｎt，编辑好需要演示的幻灯片的内容，然后点击菜单栏中的“视图”,选择“备注页"，在备注页中插入放映该张幻灯片时的讲解内容,幻灯片的编辑就完成了。设置幻灯片的放映方式。在菜单栏中点击“幻灯片放映”，选择“设置放映方式”项，弹出“设置放映方式”窗口，在“多监视器”的“幻灯片放映显示于”中选择“监视器2ＤＥＬLP991”，是为了让幻灯片的内容在外接显示器DELLP991中放映,同时选中“显示演示者视图”，确定后设置生效。放映时的效果见图４,外接CRT只显示幻灯片，笔记本的ＬCD不仅显示了正在放映的幻灯片和备注页中讲稿内容，还列出了幻灯片的缩略图和一些放映工具按钮。这样就可以根据备注页提示的讲稿讲解放映的幻灯片，完全不需要翻前翻后的讲稿了，既不会遗漏讲稿的内容,又能根据图８左侧的幻灯片缩约图控制全局，还能用放映工具使演示“挥洒自如”多任务双屏显示(DualＶiew）还可以实现多任务显示，如在两个显示器中运行不同的应用程序,可以达到扩展屏幕的效果，再也不用在一个屏幕中反复的切换层层叠叠、深深浅浅的程序窗口,在一定的意义上讲，比同时使用二台电脑还方便,因为一个鼠标和一个键盘就能完全地管理好、控制好二个屏幕中的不同程序。图5中右边的笔记本正处于网上查阅资料，左边的显示器已经打开了PｏｗｅrＰoint窗口，根据笔记本上的网上资料可以自如地编辑PowerＰoinｔ幻灯片，在二个窗口中很容易就能完成复制、粘贴