会议礼仪培训教材

会议的六大功能传达公司经营理念并使公司目标协调一致召开会议最主要是为了传达公司的经营理念，统一上下员工的步调，改进公司的缺失，让公司能够更好。同时通过会议，集思广益，把大家的意见统一起来使之成为公司即将遵循的一个方向，这样才能众志成城，又快又好的将目标变为现实。传达决策者信念集思广益共同解决问题与危机脑力激荡，寻求创意，突破经营盲点检讨、改进缺失达成告知功能样传达信息要比在布告栏上公布的效果好得多，而且也显得更为郑重。议进行前的注意要点是否一定要开会一般来说，一定要召开的会议至少应该符合下列条件中的一个：需要进行信息交换从而寻找、分析、解决问题和做出决策时，也同样需要开会。需要整合不同意见作为包含着许多个体的团队，要成为一个整体，就需要整合内部不同的意见，如，让众人接受一个决定、计划和构想；或者重新整合众人混乱的观念，确保所有人都对一个问题有一致的理解，这时，就需要开会。另外，如果需要使某个问题尽快获得各方的反应，或是需要全面推动、加快已经被延迟了的工作，往往也需要开会。涉及多方面的工作安排如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时，当然也需要召开会议。比如说，为了让大家明确目前所面临的问题；处理涉及到不同部会议议程不可太过冗长安排会议议程整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。视当时具体的情况而定。各种会议的长度30～903030～1201开会地点的安排公司内部的会议一般都在公司内举行，但不同类型的会议，举行的地点也有所不同。公司的例会，需要有一个固定的会议场所，最好是一间独立、宽敞、明亮的房间，里面有必要的布置和设备；公司的高层在主办会议时可以使用公司内部的场地；公司间的会议根据会议举行的目的而选择不同的地点；大型会议，特别是比较正式的会议，其场所要求比其他会议要高一些，但是仍有不少地点可供选择，比如会议中心、公共建筑和高校会堂等。确定合适的开会时间8：00～11：0014：00～16：00举行；临时例会则要选择与会者都感到方便的时间。还有，11：00间，这样才不会影响与会者的正常安排。邀请适合参与会议的对象适合参与会议的人员应该符合如下条件：有利于议题的讨论更有效率的人。有利于会议的顺利进行用不可或缺的人、代表着某个团体或群体利益的人等。有利于召集者的意愿召集者意愿的人当然也是与会者的理想人选。定名单时首先被执行。辅助器材的搭配公司的会议室由于需要长期使用，所以应配有常用的辅助器材，它们主要是一些电子设备：首先是照明设备，无论采光效果如何，电灯的照明度都不应低于影幕以及相关的传导线等，投影器多为可移动型，可在投影幕前2～4ＤＶＤ影碟机、功放决定开会日期应注意的事项1－1行。决定开会日期时应注意的事项1开会时间有无碰上外宾来访，或公司出货期、假日等特殊时期决定开会日期时应注意的事项1开会时间有无碰上外宾来访，或公司出货期、假日等特殊时期2应考虑出席者的工作状况，可有代理人3辅助器材的来源4由谁负责联络5主席、会议记录人员等相关人员的编派6会议进行时间预计要多久下面就表1－1中的几个要点进行说明：确定惟一的联络人人搞不清到底是哪一个部门通知开会。确定主席会议主席。确定会议记录者好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。机、音箱等。开会场所的选择于会议任务的顺利完成。让与会者放松心情、集中注意力，有利于激发与会者的创意。开会场所的选择1在会议时间内可自由使用的场所2开会场所的选择1在会议时间内可自由使用的场所2隔音效果良好3会场须舒适宽敞4采光通风良好5没有其他干扰源6最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚7安静不嘈杂，空调良好8插座电源及白板、麦克风等要齐全总而言之，开会场所一定要选在安静合适的场所，必须要具备足功保驾护道具、视听器材的准备在开会日期以及开会场所确定好之后，接下来要做的就是对道1－3这些物品都准备齐全之后，才能保证会议的顺利进行。道具、视听器材的准备1桌、椅、名牌、免洗杯、饮料2道具、视听器材的准备1桌、椅、名牌、免洗杯、饮料2黑白板、万能笔、粉笔、板擦3签到簿、名册、原子笔4投影机、幻灯机、电池、录音带、镭射指示器或指示棒5白纸、目录、议程、会议资料、产品下面就表1－3中的几个要点进行说明：签到簿、名册、原子笔准备签到簿是举行会议时必不可少的一项工作，除名册以外还应准备原子笔，因为有的与会者来参加会议的时候，会忘记带笔，等到要做记录的时候就会产生不必要的麻烦，所以不仅要事先准备好原子笔，还要保证充足供应。会议议程的相关资料【自检】请帮助这些会议的组织者选择合适的会议长度：会议Ａ：□30分钟以内 □30－90分钟 □30－120分钟□一天 □一天以会议Ｂ：□30分钟以内 □30－90分钟 □30－120分钟□一天 □一天以会议Ｃ：□30分钟以内 □30－90分钟 □30－120分钟□一天 □一天以会议Ｄ：□30分钟以内 □30－90分钟 □30－120分钟□一天 □一天以上【本讲小结】传达公司经营理念、整合大家的意见；传达决策者信念；集思广益共同解决问题；脑力激荡、寻求创意、突破经营盲点；检讨改进缺失；达成告知功能是会议的六大功能。要做好开会场所的选择；最后，还要做好道具、视听器材的准备。【心得体会】议，需要从以下两个方面入手：会前的准备安排接待人员会议的沟通协调工作。一般性服务事项接待人员负责一般性服务事项的接待人员，即普通接待人员。普通接待人员必须熟悉他国语言和国际礼仪，他们可以承担一般性的引导工作，通过自身的服务让外宾在陌生的环境中感觉到亲切和舒适。专业的口译人员会场布置会场的布置既要符合国际标准，又要体现出本国特色。以海报为例，就可以一边用外宾国家的语言，一边用本国语言，这样的“双剑合壁”相信可以很好地烘托出一种良好合作的气氛。还要注意安全出口的畅通和卫生间位置的提示。接待外宾的细节让外宾的中国之行充满愉快的记忆，从而从侧面促进交易的成功。外宾生活习惯的禁忌。饮料人也喜欢喝茶，他们喜欢的茶种是乌龙茶。一般的外国人喝矿泉水的比例很高，他们喜欢喝质感较强的矿泉水，尤其是比较注重矿泉水的品牌。所以，如果为外宾准备矿泉水，最好选择那些国际上比较认同的品牌。食物禁忌迎宾准备鲜花的选择议接待人员最好能多多了解有关花的知识，这样才能送出合适的鲜花。胸花的佩戴不要随便戳洞。夏天为女士佩戴胸花时，不要别在胸前，以免倒挂，而是要将花别在女性的肩部。接机牌的装饰在机场迎接外宾往往需要一块接机牌，接机牌的主要作用是引导来宾。除了引导，接机牌还可以成为展现公司文化的一个小小窗口。为了给外宾留下美好的第一印象，一定要对接机牌进行一定的装饰。最好不要使用常见的白纸板，而要使用彩色的纸板。缤纷靓丽的色彩既醒目又热情，非常适合迎宾。另外，纸板上还要清晰的用相关语言写出来宾的名字。也可以对接机牌进行个性化装饰，比如，在接机牌的下半段悬挂两个铃铛，当旅客出来时，就轻轻摇晃牌子，铃铛发出的细碎而悦耳的声音很容易吸引旅客的注意力，从而可以有效缩短寻找的时间，也能带给宾客愉悦的感觉。沿途报喜不报忧安排外宾住宿营造良好的住宿氛围窗外的景致也要好。提供相关资料为外宾选择了一个舒适的住宿环境后，还要为其准备以下资料，让其对自己身边的服务人员、自己的行程以及饭店的情况等都了如指掌，产生宾至如归的感觉。图2－1 为外宾提供的相关资料2－1兼顾到外宾的家眷派送礼物强感情联系。精美的蜡烛台对欧美人士来说也是不错的选择。【自检】以下是跨国会议前接待外宾需要做好的准备工作，请以此为标准如果解决率≥80%，就说明贵公司的准备工作比较充分。如果解决率≥80%，就说明贵公司的准备工作比较充分。如果解决率≤80%，那您下次就要多多努力！接待人员资料□已解决□还未相关资外宾饮食喜好资料□已解决□还未料准备情况编写新闻稿□已解决□还未准备行程表□已解决□还未安排茶点和饮食□已解决□还未登记安排□已解决□还未宣传袋□已解决□还未一般业视听设备□已解决□还未务安排翻译服务□已解决□还未保卫人员和停车场□已解决□还未接待工作□已解决□还未【本讲小结】跨国会议，对于会议礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等等国际礼仪，皆须涉猎吸收，才能有“礼”走遍天下。的相关事宜。跨国会议的接待人员主要分为两种，一种是负责一般性服务事项的接待人员，即普通接待人员；另一种则是非常专业的口译人员。他们各司其职，承担着整个会议的沟通协调工作。【心得体会】开会应有的态度开会之前针对主题提出自己的见解在开会之前针对主题把自己的见解整理出来，做到胸有成竹。需要注意的是要在适当的时候，以适当的方式贡献自己的创意。比如，轮到自己发言时，直接、正面地提出自己的看法；从别人的观点引申，提出自己的看法；综合多个人的观点，提出自己的看法；同意他人的观点；针对别人的观点，提出不同的意见；以设问的形式，提出自己的看法。对出席者一视同仁，不分上下对出席会议的其他与会者应该一视同仁，不要因为你与他的私人问题，就将他所提的意见一概否决。开会的目的在于集思广益、共同解决问题，而不是制造问题，因此，与会者要彼此尊重，公私分明，绝对不要存有个人私心，要对出席者一视同仁，不分上下，这样才能达到开会的目的。不受利害及感情影响参加会议要不受利害及感情影响。对事不对人，不因个人喜好而区别对待他人服从众人决议一点每位与会者都要谨记于心。通力合作以期在短时间内完成工作当你的意见不被采纳时，千万不要意气用事，不要抱着“反正我的意见你们都不采纳，随你们吧！”的心态。这种做法非但不利于会议的顺利进行，而且也不利于你的个人发展。出席者应遵守的礼节与会者礼节尊重会议的整体功能会议的决议无法按时达成。另外，还要切记会议是沟通和交流的场所，是求同存异的场所，如果出现了不文明的行为，对参与会议的每个人来说都是羞耻之事，应该极力避免。遵守会议规定在最短的时间内解决问题。所以，一定要认真遵守会议的规定。出席者彼此尊重对其他与会者的一种尊重。关掉所有通讯器材发言要征询主席许可会议的顺利进行。不随便离席走动或打电话与会者的尊重。不要随便打断别人讲话一些与会者在没有理解发言者意思或者不等发言者说完一个问进行提问。主席职责协调气氛活跃起来。引导会议方向力。化解冲突与会者本身若能自行化解意见冲突，则创造高效率的会议就不会是一件难事。必要的话，主席应公开处理互相冲突的意见，但要极力避免引起与会者间的对立。主席在化解冲突前，应该对持相反意见的两方分别有清楚的了解，并提出折中方案应对。有效结束会议安排。很显然，已经得出决议，完成预定目标的会议可以结束了。对于【自检】认为应该如何应对才是正确的行为？一提出观点就遭到了别人的反对。□立即反驳 □不予理睬□有礼貌的提醒他让自己把话说完 □请求主席维持会秩序别人反对自己的观点时，有人身攻击的语句。□反唇相讥 □不予理睬□提醒他注意礼貌 □继续就议题讨论3．虽然会议中有自己感兴趣的议题，但似乎会议主席反对议的通过。□继续准备 □放弃准备□寻找同盟 □在会前请示会议主席阅览4．自己想在会上提出一个观点，但未受到会议主席的示意□擅自站起提出 □保持沉默□暂时压下，等下次申请发言 □等会后再向会议席提出【本讲小结】除了外表的美丽，在任何时候尊重他人、遵守礼仪也是一种美丽。良好的印象，更能有效推进会议的进行。人是会议的主导因素，每个参加会议的人都要抱着正确的态度，这些态度包括积极贡献自己的创意，对出席者一视同仁、不分上下，不受利害及感情牵动，对事不对人、不因个人喜好而区别对待他人，服从众人决议，通力合作以期在短时间内完成工作。【心得体会】质询的礼节不要同时提出两个以上的问题地回答你的问题，有利于解答你心中的疑问。尊重，也是一种有礼貌的表现。质询要在两分钟内说完答。也会拖延会议的进程。避免只回答是或不是回答问题时不能只说“是或不是，好或不好不要重复提出同样的质询你应该构思其他的问题。而且，这种重复提问还会占据会议的时间，影响他人提问，实在是损人又不利己。勿大声无理的问话或坚持己见少数服从多数是会议规则中的一条，它强调的是一种集体的声想法相左，你就要试着去接受大家的意见，而不是坚持己见。如果你因为自己的意见不被认同而脸色难看甚至在会议中大喊大闹，那不仅于事无补，而且还会让其他与会者觉得你没有风度、气司仪角色扮演司仪是协助会议主席控制会议的人，其职责最主要是读议程和唱名，并且提醒主席会议的重点，所以只有在进行下一个议题时，才会开口，大部分时间都是由主席讲话。一个称职的司仪，不应该喧宾夺主，抢走主席的光彩，而是大家各司其职，令会议开的有声有色。一名合格的会议司仪应具备以下九大特性：具有专业知识参与会议的主席、司仪和群众，都要好好的扮演自己的角色，大家通力合作，才能把会议开得尽善尽美。要清楚自己的定位可喧宾夺主。一下”？这样既尊重了主席，