采购订单管理规范供应商选用规定采购下单与催单办法

本资料为word版本——可编辑、可修改本资料为word版本——可编辑、可修改本资料为word版本——可编辑、可修改采购订单治理规范1、目的规范采购治理工作，加强采购过程控制，强化供给商治理，保证适时、适价、适量地供给公司生产所需物料。2、适用范围适用于公司生产物料的采购过程控制、对账发票治理以及新开发厂商和合格供给商定期或不定期的评估选择等。3、职责3.1采购文员：负责采购订单的下达，物料的催货，异常的追踪，订单对账、请款和发票的催缴以及协助进行供给商的评估等。3.2采购专员：负责物料价格的谈判、定价，选择合格的供给商，物料异常的处理、追踪及异常信息的传递，对账单、请款单的初审，物料采购成本的控制分析以及合作供给商关系的协调等。3.3供给治理员：根据物料供给商需求猜测分析，为采购专员提供经评估合格的供给商供其选择，供给商的定期或不定期评估结果的制定和传达，跟进新物料或新供给商的打样情况。3.4计划组主管：对物料采购订单的审核，协调物料异常情况的处理和跟踪处理结果，审核供给商的考评和选取，完善物料采购治理。3.5生产部经理：负责采购对账单和请款单的批准，物料采购成本控制的审核，供给商合作关系的协调，以及跨部门之间异常的协调。4、采购订单治理流程（见附件）5、采购订单治理内容5.1供给商选用规定5.1.1采购专员根据订单要求和供给商治理员提供的供给商评估报告，合理选择合作厂商并进行价格确认。5.1.2采购专员必需选择经供给商治理评估合格的供给商或经生产部经理核准的选用供给商作为订单下单的对象，未经评估合格的供给商暂时不做考虑（非凡物料的供给商除外）。5.1.3合作供给商在未经评估合格（非凡物料除外）的情况下选用的，造成的异常损失由下单人员负责并记录个人考评。5.1.4采购订单的供给商选择和价格评定需由计划组主管审核，生产部经理批准后才能下单达给合作供给商。未经供给商选用审核或批准而下达的采购订单，其造成的责任由下单人员负责，并记录个人考评。5.2价格治理规定5.2.1采购专员依物料规格、交期、品质要求及其它交易条件,选择适当的供给商,作询价、比价、议价作业。5.2.2采购专员合理选择供给商之后，根据其收集的市场信息跟供给商进行价格谈判（老供给商的物料进行价格确认）并确认物料订价。比价作业：在询价作业完成后需有两家以上供给商提供价格做比较,并考虑品质、成本、交期等符合本公司需求的供给商,若客户指定要求或独有技术等非凡案件可不作比较范围。议价作业：合格供给商只有独家时则依供给商提供之价格,比照以往采购记录及平时收集的价格信息,由采购专员与供给商议价。5.2.3采购文员根据采购专员和供给商最终确认的价格列入采购订单，并将采购订单交由计划组主管审核及生产部经理批准。未经采购价格审核和批准的采购订单不能下达给供给商，由此造成的损失由下单人员负责。5.3下单治理规定5.3.1采购专员在接到生管员的物料采购需求之后，及时核实订单所要求的资料文件和供给商的工艺技术文件是否正确和齐全。并由采购文员整理归档，作为订单下达的资料预备。采购专员对资料不全或有错误的订单需及时协调业务员或研发组主管进行确认，未经确认前需及时传达信息给生管员和物控员进行订单调整。5.3.2采购专员根据供给商治理员提供的<供给商综合评估表>以及备用合格新供给商名单，合理选择物料供给商，并依据价格治理规定对供给商进行价格确认。5.3.3采购文员根据采购专员提供的物料供给商和确认的价格及时编制采购订单，并由计划组主管审核和生产部经理批准后交由采购专员盖章并下达给供给商。采购文员需确认订单是否下达到供给商，需追踪供给商的订单回传并存档。5.3.4未经确认的采购订单不得下达给供给商，由此而造成的损失由下单人员负责。5.4催单治理规定5.4.1采购文员需根据采购计划的要求，及时跟进供给商的生产加工情况和供货期安排，对供给商反映的异常信息及时告知采购专员。5.4.2采购专员及时协调并确认供给商异常情况，并将异常信息反馈给物控员和生管员进行处理。5.4.3采购专员对供给商由于异常情况而不能及时交货的信息及时告知计划组主管，计划组主管安排供给商治理员对供给商进行现场调查并确认异常状况。5.4.4生管员根据信息及时和业务员协调订单货期安排，并将协调结果告知计划组主管。5.4.5计划组主管将综合协调结果告知生产部经理，协调未果的由生产部经理组织各部门进行处理。5.5采购物料到料治理规定5.5.1采购文员根据物料治理员交来的送货单，及时核实送货单、实物和采购订单的要求是否相符，核实无误的及时收货入账，有异常的及时按5.6进行处理。5.5.2采购专员及时核实物料到料异常处理情况，货期需延迟的及时和生管员、物控员协调处理方案并和供给商确定最终送货期。当物料无法按时到料时（或延期时），需及时填写<内部联络单>（需分析物料异常原因和填写处理意见）交计划组主管审核后，通知生管员和物控员及时调整计划。5.6采购物料来料异常治理规定5.6.1数量不符：当到料数量不符和采购要求的，采购文员应及时通知供给商补货并确认最终送货期，并将协商结果及时通知物控员。5.6.2质量异常：当货品与订单不符、产品质量异常时，采购专员应根据物料治理员提供的异常报告（经工程组判定）和供给商协调处理异常，并确认最终到货期。采购文员需根据采购专员和供给商协商的处理方案和确认的重新到货期，及时将异常信息告知物控员和生管员。5.7请款对帐治理规定5.7.1对帐：月底采购文员整理送货单、进仓单、退货单、出仓单（异常单）与厂商对帐，对帐单双方签字确认后，采购文员填写请款单交与生产部经理签字确认。签字完成后采购文员交送货单、进仓单、退货单、出仓单（异常单）交与财务作帐。5.7.2发票：供给商统一交发票到采购文员处，在付款月份15号前由采购文员交于总账会计。5.7.3预付款：个别物料采购文员可以根据需要申请预付，需填写请款单和请购单，交生产部经理确认后交总账会计。5.7.4现金：一些需要现付