文件控制程序

文件控制程序1.目的对管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门使用文件的适宜性、充分性和有效性。2.适用范围适用于公司质量/环境/职业健康安全文件和资料的控制。3.职责3.1办公室负责管理体系文件的归口管理；3.2技术部负责技术文件的管理和控制；3.3研发部负责设计研发和技术协议等文件的控制管理；3.4各部门负责归口外来文件的控制管理。4.工作程序4.1管理体系文件分为三个层次，分别是A层文件《管理手册》；B层文件《程序文件》； C层文件有：作业指导书、操作规程、管理制度、国家/行业标准等。4.2文件的审批流程4.2.1A层文件：《管理手册》由综治办编写、常务副总审核，总经理批准。4.2.2B层文件：《程序文件》由编写小组负责编制，管理者代表审核，总经理批准。4.2.3C层文件：由管理部门编写，部门负责人审核，分管副总批准。4.2.4公司行政文件4.2.4.1人事任命文件高层管理人员任命由总经理提名，董事会审核，董事长批准后发布；部门中层正职管理人员任命由总经理提名、董事长批准后发布；部门中层副职、班组长任命，由分管副总提名、总经理批准发布。4.2.4.2其他文件其他文件由主管部门起草，经部门负责人、分管副总、总经理审批后发布。4.3文件的控制管理4.3.1文件编写格式统一按照《体系文件编写导则》要求进行编写。4.3.2技术部负责工艺规程、产品标准等文件发放和回收控制管理。4.3.3研发部负责新产品研发文件、SDS和使用说明书、技术协议等文件的发放控制管理。4.3.4办公室负责体系书面文件的复印、发放和回收等的控制管理（技术文件除外）。4.3.5综治办负责OA系统电子版文件授权的控制管理，负责各部门书面文件发放及变更的登记。各部门负责本部门电子文件的归档管理和控制。4.3.6文件应保密，不准私自外泄及复印，严格执行保密制度；需借阅时申请批准，并建立文件借阅记录。4.4文件的管理4.4.1建立“文件发放和回收记录”各部门应建立本部门的“文件发放和接收记录”，并对其变动情况实行动态管理，随时掌握文件的现行修订状态和有效版本，保证各使用场所文件的适宜性和有效性。4.4.2文件的借阅借阅文件应填写“文件/记录借阅记录”，经文件保管部门的负责人批准后，即可借阅，涉密文件要经分管副总或总经理批准。4.4.3文件的增发需要增加书面文件的，由需求部门提出申请经部门负责人批准后，统一由办公室、技术部和研发部按《文件控制程序》进行控制发放。4.4.4文件的补领使用中的文件因破损无法使用或丢失时，应到文件发放部门办理更换或补发手续，经原批准人批准后发放；更换的文件分发号不变。当公司内部机构调整或人员变更时，应做好文件交接工作。4.4.5文件的作废、销毁和留用4.4.5.1文件更新或换版时，由文件发放部门依据文件发放记录及时收回旧版本，发放新版本，填写回收记录，并加盖“作废”标识。4.4.5.2作废的和超过保管期的文件，由办公室填写文件销毁清单，经分管副总批准后方可处理，销毁时应有二人在场，并在销毁单上签名。4.4.5.3作废文件由编写部门规定保存期限，对需保留以备查用的作废文件，加盖“保留作废”章，分别存放，并予记录。4.4.6文件的保管、归档、状态识别4.4.6.1文件保管、归档应编目整齐，保存完好，各部门在撤销、合并时，应及时回收作废文件。4.4.6.2文件管理部门应根据文件发放情况，及时更新有效文件清单（一般每年一次）。4.4.7外来文件的控制4.4.7.1对直接引用的外来文件，由归口部门负责审查其适用性，按受控文件发放使用；并由归口部门于每年定期对其有效性进行技术查新，确保有效。4.4.7.2对各部门适用的法律法规、标准规范，由归口部门通过相关媒体、网络等查询更新，确保其适用性。4.5文件的更改4.5.1文件需要更改时，由原编写部门提出申请并填写《文件更改单》，经原批准人批准后，并经综治办备案，由办公室、技术部或研发部收回文件统一更改，填写更改记录，并按更改单的要求在更改位置标识更改次数（a、b、c…）和更改记录处数（1、2、3…）。4.5.2文件的更改方式采用划改或换页4.5.2.1划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的内容。4.5.2.2换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须作换页处理。4.5.3因公司产品、组织机构、管理模式等发生改变时，由原编写部门对原文件进行评审，以