酒店财务部与其他部门协调规定

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酒店财务部与其他部门协调规定之相关制度和职责，酒店财务部与其他部门的协调财务部与酒店内各部门的协调一、与销售公关部的协调(1)销售公关部的销售员对前来酒店的消费团体、公司、长住客等应签订挂帐申请表并交财务部,财务部对...

酒店财务部与其他部门的协调

财务部与酒店内各部门的协调

一、与销售公关部的协调

(1)销售公关部的销售员对前来酒店的消费团体、公司、长住客等应签订"挂帐申请表"并交财务部,财务部对申请单位举行审核,如有问题准时通知销售公关部。

(2)销售公关部与旅行社、公司、个人签订的合同及收款有关文件均需送交财务部一份,如有修改或调节应立刻通知财务部。

(3)财务部对各类合同,按客户的类别分离归档。

(4)财务部对入住本店的团体、散客等资料,分离编号并登记在分类档案内,如年、月、日、团号或姓名、人数、间夜房数、餐次、费用及联系人,以便对各旅行社、公司等客户催帐及核对。

(5)财务部与销售公关部负有共同催收应收款的责任。销售公关部也可在推销的同时实施催款。

(6)销售公关部应将各类有关价格的规定或文件准时转交财务部。财务部将本店的银行帐号告知销售公关部,如有帐号变更应准时通知销售公关部。

(7)每年、月度将销售公关部财务预算送交财务部。经财务部综合平衡并由总经理批准后即通知销售公关部执行。

(8)方案外用款经总经理批准后,财务部方能支付。

(9)发薪之日,销售公关部指定人员在上午或下午到财务部领取工资单及工资,发给部门员工。

(10)互通信息及工作状况。

二、与前厅部的协调

(一)与前厅接待处的协调

(1)前厅接待员应将已开出的客人分户帐单准时交前台收银处。

(2)向客人预收房金,前厅接待员应在客人分房帐单上填明预收金额,若客人用法信用卡,则验核(查注销名单)和压印信用卡的签购单(四联),然后将预收款、签购单、钥匙、房卡(即欢迎卡)联同客人分户帐单一起交前台收银员。

(3)若客人享受折扣的,由前厅接待员填制"折扣单",按不同权限,经确认签字后,交前台收银处。

(4)对团队客人,前厅接待员应将团队的"团队名单"表、团队签证和团队订房的有关凭证一起交前台结帐处。

(5)客人住店期间,若发生换房现象,前厅接待员应填写换房单,并交前台结帐处。

(6)客人住店期间,发生房价调节,需赋予信用回扣的,应由前厅接待员办理手续后通知前台结帐处。

(7)客人结帐时,前台结帐员通知前厅接待员,请其检查有无给客人的信件、留言、包裹等,如有则送前台结帐处。

(8)客人结帐付款后,前台结帐员负责收回客人的钥匙。

(9)前台结帐员在天天12:30和14:00将该结帐离店而未结帐离店的客人名单交前厅接待处。

(10)与前厅接待处、房务部共同查明不结帐而离店的逃帐客人。

(11)前厅预订处要在每日中班下班前,将当日预计应当到店但实际未到店的客人通知前台结帐处。

(12)前厅接待员在每日22:00将当天预计离店,但尚未离店的客人通知前台结帐处,以便夜审计。

(13)前台结帐员负责向电脑输入团体客人的状况和房价。夜间编制"营业日报表"时,夜审员须向前厅接待处提供有关房租收入方面的信息。

(14)互通状况。

(二)与行李处的协调

(1)前台结帐员发觉团队客人未交钥匙,应立刻通知行李处,并告知房号及客人姓名负责收回。

(2)客人住店期间,因各种缘由需求客人到前台结帐而客人不在房间的,由结帐员通知行李员,由行李员将"付款通知单"放入该客人的房间。

(3)团队结帐时,团队成员中有个别人赊欠消费(普通应为现收的),还未结帐,此时团队尚未离店,由前台结帐员通知行李员,并告知客人的房号、姓名,请行李员通知客人来结帐。

(三)与大堂经理的协调

(1)晚上,当财务部经理、主任不在时,前台结帐处有关问题,由大堂经理睬同值班经理处理解决。

(2)其他需协助解决的问题。

(四)与电话房的协调

(1)电话房将客人的长途电话帐单,由行李员准时送交前台转帐处。前台结帐员填写"帐单签收记录"。

(2)当客人结帐后,由前台结帐员作锁键处理,关掉该房间的IDD和DDD长途电话线。

(3)电话房每日应将内部用的电话数量按部门统计交财务部。

(4)其他协调事项。

(五)其他协调

(1)每年、月度将前厅部财务预算送交财务部,财务部综合平衡,由总经理批准后即通知前厅部执行。

(2)方案外用款经总经理批准后,财务部方能支付。

(3)发薪之日,前厅部秘书(或指定人员)在上午或下午到财务部领取工资单及工资,发给部门员工。

(4)互通信息及工作状况。

三、与商务中央的协调

(1)商务中央服务员应将寓客签字帐单及附件准时送前台结帐处。

(2)商务中央服务员在当天最后一班下班时,将商务中央"收入控制表"及"收入日报表"送交财务部。

(3)商务中央的营业收入由商务部开出交款单交前厅收银处签收。

(4)商务中央每月末最后一天对营业消耗物品盘点,填"财产盘点表"于第二天上午交财务部。

(5)每年、月度将商务中央的财务预算送交财务部,财务部综合平衡,由总经理批准后即通知商务中央执行。

(6)方案外用款经总经理批准后,财务部方能支付。

(7)发薪之日,商务中央指定人员在上午或下午到财务部领取工资单及工资,发给部门员工。

(8)其他协调的事项。

四、与客房部的协调

(1)布件房每月定期将各部门洗涤的布件、征服的统计表送交财务部。

(2)布件房每月填制的"财产盘点表"、"财产报废单"报财务部审批。

(3)客房部每月底将库存及楼面库存宾客用品填制"财产盘点表"交财务部。

(4)客房部每月填制"宾客用品收发存报表"交财务部。

(5)客房部如设洗衣房,应将寓客签字帐单准时送前台结帐处。

(6)若客人损坏或拿取客房内物品的,客房部应填制"补偿通知单"并请客人签字认帐后送前台结帐处。

(7)当客人结帐时,前台结帐处应准时打电话给客房部,通知他们几号房的客人正在结帐,请他们立刻查房检查有无设备损坏或遗失,若客人有洗衣帐单、电话费等则立刻电话报给结帐处。

(8)每年、月度将客

房部的财务预算送交财务部,财务部综合平衡,由总经理批准后即通知客房部执行。

(9)方案外用款经总经理批准后,财务部方能支付。

(10)发薪之日,客房部指定人员在上午或下午到财务部领取工资单及工资,发给部门员工。

(11)其他协调的事项。

五、与餐饮部的协调

(1)当餐厅服务员送来的点菜时,收银员应核定菜单内容是否完整、字迹是否清晰,并在点菜单的厨房联上盖上收银员印章,交给服务员送厨房配菜。

(2)有的客人用膳期间需加菜或饮料,服务开出多用单交收银员。客人用膳完毕结帐时,收银员应立刻算计出客人的对付款项,将一式两联的帐单交给服务员,由服务员将帐单呈交客人,若客人付现金,服务员把帐单的客人联交给客人,收下现金,将现金及帐单的财务联一并交给收银员;若住店客人,则由服务员请客人在帐单上签上房间号码及姓名,然后将帐单交给收银员,收银员将此帐单(客人联及财务联)快速送前台结帐处,由前台结帐处收银员记入客人分户帐内。

(3)餐饮厨房天天将点菜单汇总后交财务部成本控制组。

(4)购进直拨厨房食品原材料阅历收后,务必填制鲜货直拨单交财务部食品仓库记帐。

(5)凡餐饮部从仓库领用的食品原材料及饮料务必填制"领料单"向食品仓库领取。

(6)餐饮部厨房、酒吧应每月底对未用尽的食品原材料及饮料、未售成品、半成品实施实地盘点,并编制"厨房、酒吧盘存表"交餐饮成本控制组,并转财务部。

(7)餐饮部务必建立餐具、厨具的实物数量帐,每月底进物盘点并将结存状况通过"在用物品盘点表"送交财务部。

(8)餐饮部每日编制"餐厅营业收入日报表"交财务部。

(9)餐厅对收入的现金、支票等填制"交款单"一起送交财务部。

(10)对已批准挂帐(转帐结算)的公司(单位),客人就餐后,帐单由客人签字后交财务部,以便财务部与客户结算。

(11)进房收取微型酒吧帐单,如发觉客人用法微型酒吧以后没有签名应请客人补签名,然后补充新的Minibar饮料及帐单。客人签过名的帐单送交客房部。客房部准时送前台结帐处。

(12)财务部成本控制组每日编制"食品成本控制表"交财务部。

(13)餐饮部将本店出售的菜肴、饮料、酒水制作价格(成本)标准单交财务部成本控制组,由财务部审核后交总经理批准后,方可作为对外的正式售价。

(14)餐饮部的在用财产报废需填制财产报废单,由所属有关部门主管签字后送财务部。

(15)餐饮部如有食品原材料及饮料转移到其他部门,应由调出部门填制"食品原材料及饮料内部调拨单(转移单)"交成本控制组。

(16)餐饮部急需和缺乏食品原材料及饮料应准时上报财务部选购组,以便准时选购。

(17)每年、月度将餐饮部的财务预算送交财务部,财务部综合平衡,由总经理批准后即通知餐饮部执行。

(18)方案外用款经总经理(或餐饮部经理、厨师长)批准后,财务部方能支付。

(19)发薪之日,餐饮部指定人员在上午或下午到财务部领取工资单及工资,发给部门员工。

(20)其他需求协调的事项。

六、与商场部的协调

(1)商场部采纳数量金额售价核算办法,原则是"售价金额核算,实物负责制"。商场部管理以实物负责小组(原则以营业柜组)为单位,商品进销存每一环节都应有专人负责。

(2)商场部按商品类别设置库存商品明细分类帐,列明品种、数量及金额。

(3)商品购进,商品阅历收完毕,由验收人员(实物负责人)填制"商品验收入库单",联同发票一起送财务部。

(4)商品在验收过程中发觉的任何商品质量、数量问题,拒收或查明缘由后补收。

(5)财务部对商场部商品实存数举行不定期的抽查外,并要求商场部实物负责人(即营业柜组)每月盘点,填制"商品盘点表"交财务部。

(6)商场部实物负责人对盘点的溢、缺状况准时填制"商品盘点缺乏或溢余报告单"并作缘由分析与"商品盘点表"一起交财务部。

(7)商场部没有接到物价部门及财务部的通知,不得擅自变动国家规定的商品价格,如遇商品价格调节,务必严守机密,在规定调价日期的前一天营业终了时由财务部会同实物负责人对调价商品举行盘点,椐实际库存数量调节售价,更换商品价格,由有关实物负责人填制"零售商品调价通知单"。

(8)商场部发生每笔交易,不论自销还是代销都须顺号开具"商品(场)部帐单",不得跳号,并于营业终了据此编制"零售商品日报表"交财务部(代销商品帐单加盖"代销"戳记)。

(9)商场部每日编制"商品进销存日报表"交财务部。

(10)对于酒店内部部门调用商场部商品,调出方的实物负责人需填制"商品内部调拨单"(转移单),一联交调入方,一联交财务部。

(11)商场部如经营代销商品,应与托付单位签订代销合同(协议),列明代销商品名称、数量、价格、手续费标准及货款结算方式等,财务部方能对此代销业务核算。

(12)每月26日前商场部编制"受托代销商品结算通知单"交财务部,以便财务部审核后结算。

(13)天天营业终了,商场部应将"商场部帐单即销货发票"所记销货金额与收银员的收货款举行核对,并填制"交款单"伴同发票(帐单)一起交财务部审核记帐。

(14)每日编制"商品(场)部营业收入日报表"交财务部。

(15)每日收银员编制"收款日报表"交财务部。

(16)对于作为礼品赠送的商品,商场部应明确规定权限与手续,并以书面报告给财务部。

(17)商场部内部调拨给餐饮部用作销售的香烟,作为餐饮部的营业收入举行核算。毛利分配由双方议定。(也可以作为商场部营业收入核算,由双方协商而定)

(18)每年、月度将商场部的财务预算送交财务部,财务部综合平衡,由总经理批准后即通知商场部执行。

(19)方案外用款经总经理批准后,财务部方能支付。

(20)发薪之日,商场部秘书(或指定人员)在上午或下午到财务部领取工资单及工资,发给部门员工。

(21)其他需求协调的事项。

七、与人事培训部的协调

(1)每月30日,由人事培训部将当月员工缺勤汇总表交财务部,作为扣发工资的依据(或由人事培训部员工将缺勤状况填入工资单)。

(2)每月发生的员工违纪扣款单和员工晋升工资变更表在每月30日,由人事培训部送交财务部。

(3)员工更衣柜销

匙遗失,人事培训部发"更衣柜钥匙遗失申报单"给员工填写。人事培训部签署意见后,员工持单到财务部