内审控制程序

文件名称：内部审核控制程序文件编号：-QSP-020版本/状态：A/0第10页共10页程序文件文件名称：内部审核控制程序文件编号：—QSP—020文件版本：A受控编号：发布日期：年月日实施日期：年月日编制人:审核人:批准人:

1.目的评价公司食品质量与安全管理体系的符合性和有效性，寻找持续改进的机会。2.适用范围适用于公司食品质量与安全管理体系覆盖的所有过程和所有区域的内部审核3.1职责3.1管理者代表负责内审工作的组织与开展包括内审组的组建与组长的任命3.2内审组长负责编制“内审实施计划”和组织编制“内审检查表”3.3品控部协助内审组长整理内审记录并负责保存归档。3.4相关职能各部门配合内审工作的实施。4.工作流程4.1内审策划4.1.1根据公司目前实际情况，对建立的公司食品质量与安全管理体系每年进行一次内审,两次内审时间严禁超过12个月,对于特殊情况无法避免需要超过12个月的情况，由品控部部负责提出书面申请，管理者代表（食品安全小组组长）确认，总经理批准后方可，但最长不得超15个月。4.1.2当出现下列情况时，可以考虑追加临时内审：a.公司组织架构发生重大变化b.相关的法律、法规要求发生变化时c.公司食品质量与安全管理体系范围变更包括覆盖ISO9001或ISO22000标准内容和产品、生产场所d.进行第二方、第三方审核前(可以根据实际情况进行调整,如当年初认证机构进行审核,则不必在审核前一定进行内审,可以用前次内审代替或当年认证机构要进行两次审核,则不必在每次审核前一定进行内审)e.市场需求发生变化（产品的预期用途发生变化）f.客户严重投诉时如同一个问题多个客户投诉或同一个问题客户频繁投诉g.公司发生严重的食品质量安全事故如连续批量返工或报废、客户大面积退货、流通到市场上的食品被强制召回等h.公司最高管理者认为必要时4.1.3若根据公司食品质量安全管理体系需要一年做两次或以上的情况，则由管理者代表（食品安全小组组长）负责决定，决定后通知品控部，由品控部负责策划编写“年度内审计划”，经管理者代表（食品安全小组组长）批准后负责实施。备注：全年的内审必须覆盖公司食品质量与安全管理体系的所有过程和区域。4.1.4年度内审计划应至少包括以下内容：a.内审目的b.内审范围（受审部门）c.内审日期内审依据对于内审组以及内审的日程暂时不确定，以免届时因人员变动或公司其他工作事项而频繁变更。4.1.5每次内审前由管理者代表（食品安全小组组长）根据策划的内审范围、内审目的等因素选定内审组长和内审组员，明确内审工作的要求或指示，必要时可组织内审组召开临时会议，将公司领导层对内审工作的精神指示详细传达给内审组，以便内审组在内审策划、内审实施过程中贯彻下去。4.1.6每次内审实施前由内审组长根据本次内审目的、待审核的范围、受审部门的重要性、审核过程的重要性和上次审核的结果（包括内审和外审）、内审员的特长和工作背景进行本次内审整体策划，内审策划的内容包括但不限于：4.1.6.1内审日期：内审实施的具体日期4.1.6.2内审时间：包括整体时间与各个受审部门的时间分配；4.1.6.3内审分工：内审组的内部分工与审核小组的组长任命；4.1.6.4审核要点：各受审部门的ISO9001标准与ISO22000标准审核条款；4.1.6.5内审日程：各个审核小组的审核日程目的是防止审核要点遗漏或审核时间不充分，而无法确保审核的有效性，策划的结果形成“内审实施计划”经管理者代表（食品安全小组组长）批准后实施。4.1.7内审策划必须确保实现以下原则：a.内审过程的独立性、客观性、公正性：内审员不允许审核自己的工作b.采用过程方法内审：内审日程安排必须遵循从输入到输出或从输出到输入4.1.8内审实施计划应至少包括以下要点：审核目的、审核范围、审核依据（准则）、审核时间、审核组、审核日程、受审部门及其审核要点、受审部门的审核时间4.1.9“内审实施计划”经管理者代表批准后提前7—10天发放给受审部门，受审部门若对计划有异议或疑义，请于内审前三天反馈给内审组长以便及时调整。4.2内审准备4.2.1内审组长负责编制“内审实施计划”并组织内审员编制“内审检查表”，“内审检查表”的内容要和“内审实施计划”以及受审部门的职责保持一致，防止出现审核的内容在受审部门找不到证据以及在规定的时间内不能有效完成审核任务。4.2.2部门“内审检查表”各个审核要点的安排顺序最好按照P-D-C-A这样的闭环管理思路，以提高内审的有效性。4.2.3“内审检查表”在内审实施前内审员必须知道相应的证据在什么文件有规定及对证据是如何要求的，“内审检查表”经内审组长确认后备用于内审。4.2.4公司新培训的内审员在正式实施内审前按照审核计划的分工要求熟悉相应的审核准则或依据（如ISO9001标准、ISO22000标准、受审部门的食品质量与安全管理体系文件、相应的法律法规等要求），以确保审核的有效性。4.2.5若有必要,在内审实施前由内审组长负责组织召开内审组会议,简单讲解本次内审的要求、注意事项等内容作为进一步指导内审组的工作同时询问各个内审员对自己承担的内审任务是否还存在不清楚、有疑问或困难，确保内审的有效性。4.3内审实施4.3.1首次会议4.3.1.1首次会议由内审组长主持，向与会人员介绍审核目的、范围、依据、审核组成员、审核日程、审核方法、审核发现分类及各类审核发现的判定基本原则、末次会议时间等,必要时邀请管理者代表（食品安全小组组长）、总经理分别做简短讲话（如对内审工作提出要求），再次征求各受审部门对“内审实施计划”是否有异议，若有，由内审组长当场调整安排好并宣布结果，调整之前发布的“内审实施计划”宣布作废；4.3.1.2对于调整好的“内审实施计划”经管理者代表（食品安全小组组长）批准后发放到各受审部门及各审核员，并标明修改的状态。4.3.1.3与会人员为各受审部门负责人及公司领导、内审组全体，但务必保证所有接受内审的部门负责人参加。4.3.1.4与会者在“会议签到表”上签名，严禁迟到或早退。4.3.1.5会议时间一般控制在半小时之内4.3.2现场审核4.3.2.1内审员根据“内审检查表”、“内审实施计划”对自己负责的受审区域进行客观公正审核，控制审核进度，同时将审核情况详细记录于“内审检查表”中作为审核的证据,以便和审核准则对比作出公正、合理地评价，同时必须确保审核记录具有可追溯性。4.3.2.2内审员在审核时，要保持公正而又客观的审核态度，想信自己的抽样，严禁与受审部门之间发生争吵和约束自己的不当行为，确保审核气氛的融洽。4.3.2.3审核过程中严禁偏离“内审实施计划”以及“内审检查表”，对于特殊情况下需要更改时，必须报请内审组长，经内审组长与受审部门协商同意后方可执行。4.3.2.4每天内审结束后，由内审组长组织召开内审组会议，了解当天内审实施情况，核查“内审不合格报告”，必要时指导内审员工作。4.3.2.5对于现场审核过程中出现的异常情况而超出内审员的处理能力范围时，内审员应第一时间内反馈给内审组长，由内审组长负责协调解决。4.3.3内审证据管理4.3.3.1内审过程中内审员对受审部门提供的证据务必要严格审查，确保受审部门提供的证据是内审员所要的证据，同时对证据首先审查其填写是否完整、清晰比如签名、该填写的栏目是否都填写了、提供的证据(名称、版本/状态、编号、时间范围)是否与内审员需要的相一致、提供的证据是否满足内审准则（ISO9001标准、ISO22000标准、公司食品质量与安全管理体系相关文件、相关的食品质量与安全法律法规、客户的要求等）的要求，严禁对受审方提供的证据不审查或走马观花式审查，影响内审的有效性。4.3.3.2若需要的内审证据经进一步确认，在另外一个部门方可查看到，内审员可以在“内审检查表”中标明下，等到下一个部门审查时查看；若证据所在部门在其他内审员审核的部门，则可以委托其帮忙查看。4.3.3.3如受审方提供的证据需要进一步查看其他相关证据才能判定或通过受审方提供的证据引出其他的审核要点，则内审员务必要追查到底，严禁随意放过，追查时可直截了当向受审方说明，以便受审方补充提供相关证据。4.3.3.4内审证据可以是受审方提供的相关记录、文件或资料、受审方现场看到的实物、受审方现场看到的人员实操、与受审方彼此的沟通信息等等，但沟通的信息最好不要作为内审证据。4.3.3.5若需要的证据刚好遇到受审方特殊情况比如部门放假休息，则经过充分的确认属实后，可以调整向受审方索要其他时间段的证据。4.3.3.6内审员追查内审证据最好索要一个时间段，不要索要一个时间点，以确保内审工作的客观性、公正性。4.3.4内审行为4.3.4.1内审过程中作为内审员严禁在受审方现场随意走动，务必在受审方负责人或授权的人员陪同下方可到现场审查。4.3.4.2内审员严禁私自翻开或翻阅受审方的文件资料，若需要受审方提供相关资料，请向受审方描述清楚，由受审方负责提供。4.3.4.3内审过程内审员严禁与受审方发生争吵，若出现，内审员应向受审方道歉，必要时可由内审组长出面协调解决。4.3.4.4内审过程内审员严禁随意或故意扩大抽样数量，务必按照事先策划好的抽样数量执行，若内审检查表没有明确，抽样数量最好不超过12个。4.3.4.5内审过程内审员抽样务必保持前后相关一致，以确保内审工作的连贯性。4.3.4.6内审过程内审员务必做到客观、公正、独立，严禁弄虚作假或参杂个人恩怨或带个人情绪开展内审工作4.3.4.7内审过程内审员与受审方沟通过程务必注意自己的语气、用语，确保与受审方保持祥和的工作氛围。4.3.4.8内审过程若发现受审方存在不合格的情况，内审员务必当场与受审方沟通清楚4.3.4.9内审员严禁随意私自拖延审核时间，务必严格按照“内审实施计划”的规定完成审核任务，若遇到特殊情况，必须与受审方充分沟通协调，征得其同意后方可，必要时报告内审组长出面协调解决。4.3.5审核总结4.3.5.1现场审核结束，由内审组长组织召开内审组会议，综合全面分析讨论内审情况。4.3.5.2核查“内审不合格报告”，发出“内审不合格报告”经受审区域负责人确认。4.3.5.3内审组长根据“内审不合格报告”填写“内审不合格项统计表”4.3.6末次会议4.3.6.1末次会议由内审组长主持，向与会人员介绍审核目的、范围、依据、审核组成员、审核日程、审核方法、审核发现分类及各类审核发现的判定基本原则、本次内审工作实施情况、宣布内审结论等,必要时邀请管理者代表（食品安全小组组长）、总经理分别做简短讲话。4.3.6.2与会人员在“会议签到表”上签到，参加会议人员、会议纪律与时间同首次会议，必要时末次会议时间可以适当延长。4.3.6.3各内审员报告各自审核发现——“内审不合格报告”4.3.6.4内审组长总结报告本次内审实施情况，对内审发现的内审不合格项整改提出要求并对今后公司食品质量与安全管理体系的实施提出建设性建议以确保公司食品质量与安全管理体系的持续有效运行，宣布审核结论。4.3.6.5必要时与各受审部门讨论本次内审情况，交流意见。4.4内审报告现场审核结束后十天内，由内审组长完成“内审报告”，交管理者代表（食品安全小组组长）批准后发放至本次受审部门，“内审报告”应包括以下内容：a.审核目的、范围和依据b.审核组成员c.审核时间d.审核情况综述e.有关的改进注意事项及针对不合格提出整改期限要求f.审核结论g.附录4.5内审不合格项的跟踪及验证4.5.1受审部门根据“内审不合格报告”深刻分析查找确定根本原因，采取纠正和纠正措施，在预计期限内实施完毕,同时要确保不合格事实—确定的原因—采取的纠正措施相互之间的一致性，防止同样的或类似的不合格再次发生。4.5.2内审员对内审内审不合格项的整改情况在受审部门完成纠正措施后10天左右进行跟踪与验证，验证结果记录于“内审不合格报告”。4.5.3内审员在验证内审不合格项过程中必须遵循以下步骤进行验证：4.5.3.1受审部门分析确定的原因是否与不合格项的事实为因果关系4.5.3.2受审部门制定的纠正措施与确定的原因是否存在对照关系4.5.3.3受审部门制定的纠正措施是否具有可操作性4.5.3.4受审部门制定的纠正措施是否已实施以及有无实施证据4.5.3.5纠正措施实施效果判定(纠正措施完成后产生的新证据是否有同样或类似的不合格,若有则无效)上述任一步骤不符合要求受审部门都必须重新进行整改4.6内审相关记录填写4.6.1“内审检查表”、“内审不合格报告”、“内审报告”填写务必保证：准确、真实、详细，严禁弄虚作假。4.6.2记录中以下内容必须要务必详尽描述：a.与现场查看的文件资料有关的名称、编号、版本/状态b.内审现场抽样的具体数量、合格数量、不合格数量以及抽的样本日期范围c.内审现场抽样若为实物则必须记录清楚实物的名称、规格型号、生产日期或批号、存在的地点、状态（如合格、不合格、待修等）、异常情况描述等d.若现场内审涉及到人员，在记录中请不要填写人的姓名，可以填写姓或工作牌号，避免引起误会“内审不是对事而是对人”e.内审记录请尽量使用书面语言，严禁使用受审方不明白或不理解或易引起歧义的方言或省略语f.内审记录填写严禁使用带有攻击性或刺激性的词语4.7本次内审结果提交到公司的年度管理评审会议，作为管理评审的输入内容之一，同时也可以作为下次内审的策划输入内容之一