试论秘书工作与人际关系

试论秘书工作与人际关系内容摘要随着社会的发展人们对秘书工作要求越来越高名合格的秘书不仅应具有较强的业务能力较的品德修养要学会处理各种复杂的人际关系本文从三个大的方面详细论述了秘书工作、人际关系以及秘书工作中所涉及的主要人际关系的处理原则。关键词秘书工作人际关系原则处理前言随着我国社会经济的不断发展技的不断进步人的生活水平有了一定的提高与此同时，各种各样的新型产业也在不断涌现部构也在不断发展与完善，当然，秘书行业的发展越来越快速，并且对于一个企业也越来越重要。秘书工作的开展主要是人与人间的交流与沟通来实现的书的职能就是辅助决策协调发展等。美国著名的成功学大师，戴尔·卡耐基曾经说过这样的话:“个人事业上的成功，只有15%是赖于他的专业知识和技能，而85%则依靠它的人际关系和处事能力秘书人员的人际交往直接影响整个办公室的工作氛围和办事效率。正确的认识与理解秘书工作建良好的工作环境需要我们共同努力下面根据秘书人际关系的特点理际关系的基原则等方面对秘书人际关系的处理进行探讨实高处理人际关系的能力。正文秘书工作概述（一）起源与发展谈到秘书工作我秘书工作可源远流长由于古代的秘书工作名与实不符们能顾名思义地区按图索骥而能现代秘书工作的基本只能去考察。如果辅管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到皇帝时代。从秘书工作的主要内容文书工作来说是随着文字的出现国家的产生而产生的国进行管理需要有内容、有条理、有一定形式的文书。这些文书必须有人去制作、处理和保管，这就形成了最初的文书工作过各个朝代的发展及历史的进步书工作也得到了长足的发展。尤其是到了近现代，秘书工作的办公设备、专业技能更是得到极大的提高。随着经济和科技的发展，越来越多的秘书部门和秘书人员使用录音笔、录像、静电复印、电子文字处理与信息储存、电子传真等先进办公设备，逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、控制论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。随着知识经济和网络时代的到来地区各部门纷纷运用互联网进行信息的沟通和处理子邮件电子商务网络营销网办公等技术手段和方法越来越多的出现在秘书工作的实践中。秘书工作已经进入了一个新的层次。（二）涵义“秘书字上理解就是秘密文书工作者的意思。然而，对秘书工作工作的涵义，众说不一还一些人用比喻说明秘是领导的参谋与助手。这些说法都有一定的正确性，但又不是那么的确切过千年的发展近现代有了更为丰富为确切的涵义。在此，我所要论述的是，在现代社会中的秘书涵义。总的来说，在现代社会中，秘书工作就是帮助机关、企事业单位、上司处理日常事务，使机关、企事业单位能够顺利正常的运行。（三）内容谈及秘书的工作的内容，人们的脑海中不禁会冒出“繁琐”二字。这种想法无可厚非，秘书工作的总体内容确实很繁杂，秘书人员要处理各种事务是，举例来说，在那些分工明确的企业里，秘书工作是极具专业性的。在美国，秘书工作被用“文书、事务、一般管理”三

个词来概括。这在世界范围内具有一定代表性的然这三个词是代表三个大类，可以分为一二十个小类多方公司录用新秘书之后部门会给秘书一职位说明表逐一列出秘书应做的工作。当然，这在大部分的中国企业也是实行这一制度的。结合我国的实际情况其改开放后几十年来秘书工作有所发展国上越来越接近的现实状况，我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：1.文撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）2.文工作（打字、复印、编排、装订等）文处理（手法、传递、办理、保管、立卷）档管理（归档、鉴定、管理、提供等）会组织（准备、记录、文件、善后等）6.调研究（计划、实施、分析、研究等）信资料工作（手机、整理、提供、储存等信工作（群众来信来访或顾客投诉处理等9.接工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）10.协调工作（政策、工作、区、部门，人际关系等）11.督查工作（政策推行或决实施的督促、检查等）12．程安排（为上司安排作日程、会议及差旅事宜等）13.日常事务（通讯、联络、班、生活、管理等）14．公室管理（环境、设、经费等）15.其临时交办事项。当然，这15项书工作是就秘书整体而言的，不是说一个秘书人员都要做这15项工作。一般来说，机关单位层次高，规模大，秘书人员多，分工也就细一些。每位秘书担任的工作项目少一些，但单项技术要求高一些。反之，基层秘书工作项目多，任务繁重。正如前面所论，分工明确的机关、企事业单位，秘书工作就更具专业性。分工模糊的单位，秘书工作就繁杂。（四）性质与特点无论是政府机关企事业单位或私人秘书无论秘书人员的类别或层次工作的性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是职业特点。从秘书工作的涵义及内容中，可以得出四点：辅助性“辅助”即辅佐、帮助的意思，它是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下是从旁帮助主导完成共同的目标，两者密切相关。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。所以各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。综性综合性这一特质是秘书工作最具挑战性的一面谓综合就指不同类型不同性质的事物聚合在一起秘工作就明显有综合的性质书既有日常的程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任之秘工作的综合性这一特质需要你有强硬的知识技能以及各方面的素质。机性秘书工作的机密性特质是每个秘书人员的首要职业道德。从字面来看书”这个词语有“秘密藏书”和“秘密文书”的意思。但随着人类社会的发展，逐渐成为指

人的一个名词，即“秘密文书工作者而也就有了秘书工作这一称谓。暂且不论秘书工作的本质，仅从字面来说书”就是一项秘密的工作，因而要保守秘密。所以，秘书工作具有机密性这一特点。其实，从实践方面来看，不管是机关、企业、私人的秘书。其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者设个人的隐私。所以，保守秘密也是秘书工作者的必备职业素养。4.服性秘书是领导的助手，秘书要为领导服务。所以，仅从这一点便可说明秘书工作具有服务性。此外，秘书职业属于第三产业，也就是我们所说的服务业，具有明显的服务性。而且，党和国家也曾提出秘书工作要做到“三个服务（）本机关导和上级机关服务（）本机关他职能部门服务（）下级机和人民群众服务作为一名秘书学科的学习者及将来秘书工作的从业者，秘书人员必须认清秘书工作的四个性质，才能摆正自己在单位中的位置，摆正自己的社会地位以及自己的心态，这样才能自觉地做好各项工作。（五）作用秘书工作在日常社会生活中的作用是十分重要的，不可或缺。总的来说，有以下几个方面助手作用秘书是上司的直接工作助手帮助上司处理许多日常事务上司能够更加有条不紊的处理手中工作，让单位运转的更流畅书在其中起着无可置疑的助手作用不仅如此秘还应为上司把关。例如，接待、收发信件、会议等等。助手作用实至名归。参谋作用秘书是领导身边的参谋助手。俗话说个皮匠赛过诸葛亮一重大决策的作出，都需要反复斟酌，需要不同的意见。在一个企业里，除了管理层人员参与决策，而且，有时候当自己的上司处于困境时，这时秘书往往能起到很关键的作用。秘书人员把自己的建议、想法告诉上司时这些建议和想法会让他们有茅塞顿开之感往会帮助上司作出正确的决策。这是因为书人员在日常的工作中，收集到了许多信息，在需要的时候会为自己的上司出谋划策，提供帮助，即起到了参谋作用。协调作用秘书工作的协调作用在机关企事业单位的日常运作中是十分重要的书人员要协助领导协调好各个部门的职能这才使得各个部门有序正常地运行为公司公带来最大利益。秘书的工作任务、工作地位和工作方式影响着秘书的协调作用。秘书的地位往往人之下，众人之上于工作络的“结点各个部门、人员有着广泛的接触，也容易产矛盾，需要及时协商、沟通、调解，力争达到平衡和统一。秘书人员的协调能力的高低对一个单位的影响是比较大的，因此说秘书工作的协调作用是十分重要的。4.信枢纽作用以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息作比较单一然而，现代秘书则从接待、联络、调研、电话等工作中接触大量的口头信息。秘书人员可以从外界得到大量的外部信息，也可以从公司管理层人员那里获得单位内部消息书办公室可以说是机关司的信息集散地。秘书为上司和整个单位起着信息的提供、反馈、传递等枢纽作用。公关系作用公共关系是指组织机构与公众环境之间的沟通与传播关系书工作中“对外联络内部

协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。它能够传递公众对组织的理解与支持产积极作用尤是那些不设置独立的公关部门有门公关人员的机关或单位秘人员更应自觉认到这方面的责任，做好相应工作。此外，企业秘书人员应帮助上司密切和融洽公司内外等各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好形象。总之，秘书工作在现代社会生活中是十分重要的。当然，谈到秘书工作，那么秘作中的人际关系也是相当重要的。下面我就肤浅地论述一下“秘书人际关系二、秘书人际关系概述（一）秘书人际关系的涵义美国著名的人际关系交往专家戴尔卡基指出际系是文明社会的精髓际系属于社会学的范畴人关系是人与人在学习工作生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系、被称业“叶缘关系类社会中涉及了很多方面的关系括体与集体与人等关系关是人类社会中最普遍的关系。而作为社会一员的秘书人员，自然也具有这种关系。（二）秘书人际关系的内容人与人之间的关联状态从无关（零接触状态关系密（度卷入状态要过一系列的变化过程从人际关系形成人际关系的内容主要是通过社会生活中的行为交往言流等方式，使彼此能够了解、认知，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。秘书人际关系的内容是秘书人员工作中非常重要的方面书人员要对这些内容熟记于心能对性地处理各种人际关系。（三）秘书人际关系的特征由于秘书自身的地位用工性质有其特殊性而秘书的人际关系除了具有社会生活中通常的人际关系的一般性特征外，还有其他特征，下面即为所列特征：广泛性作为一名秘书工作者要做好自的工作就必须要同社会的各个层面种人群进行交流与联系这些工作所涉及的方面十分复杂的包括机关单位的管理工作务作等所有方面，这其中还包括上级机关及其领导、同事之间的相处等等，书的人际交往是层次复杂、全面、开放的，具有明显的开放性。2.从性从秘书工作的辅助性特点知道书是处于辅助地位，是领导的助手们道人性格具有强烈的主观选择性，人们会根据自己的主观判断来选择打交道的对象。而我们又知道，作为秘书他的社会交往并不都完全按照自己的意愿来讲进行的通俗点说就是秘书的人际交往在很大程度上是从属于自己的雇主列来说一公司经理的秘书必须要依照经理的意图要经理的知识完成自己的工作种从属地位约束了秘书人际关系的主观性，强化了其在人际交往中的服从性。复性秘书人际关系的复杂性从其工作的内容往的对象都能反映出来我知道秘是受领导约束和支配的。举例来说，在一个单位里，一个职位往往有几个人，有正职有副手。秘书要同时面对许多性格、脾气、修养、能力不同的领导，在工作中难免会有小矛盾、摩擦。在这种情况下，秘书既不能得罪这个领导，也不能得罪其他领导，秘书只有在遵守原则的情况下，服从领导，处理好他们之间的人际关系。这充分说明了秘书工作人际关系的复杂环境。因此，秘书工作具有复杂性。4.双性秘书人员由于自己工作的性质，使其在人际交往中具有双重性。首先，作为社会中

的普通一员，秘书人员要生活在人际关系这个圈子里，和普通人一样经历着不同的事情，过着自己的生活。然而，作为秘书，又要面对许多普通人不需面对的事情。秘书是领导的助手，秘书直接为领导服务，既要为领导提供一些意见或建议，有时又要为领导提供决策帮助。从这两点可以看出，秘书在人际关系交往中，既要代表领导一面，又有个人交往一面。因此，秘书人际关系具有双重性。（四）秘书建立人际关系的准则严律己，宽以待人。俗话说松，坐如钟到这一境界，无疑是要经过长时间的磨练。严格律己，就是要对自己严格要求自做到这一点会有伟大的人格魅力就相信你，自然就会对你敬仰有加。我们熟知的“两弹一星”之父、著名物理学家，钱学森就是这样的人。他对工作高标准、严要求，一丝不苟、精益求精，不计个人得失；而且，他淡泊名利，多少个寒暑他隐于大漠只新国的国防更坚实。宽以待人，就是对别人要有宽容心，对别人的过错要有包容之心。这是一种修养、一种境界、一种美德建立良好人际关系的助推器。古人云不，施于人若想得到他人的尊，那么我们必须先尊重别人。他人如果不想做一件事，即使是再好的事，也不要勉强他人。作为秘书工作者，必须牢记这一准则。谦逊、平等、恭敬谦逊平、恭敬是秘书人际交中必须具备的态度。首先本是一个人应具备的品德。一个人在与他人相处过程中本着虚心求教、不耻下问的态度赢他人的好感。如若你骄横跋扈，回报你的总会是厌恶。在单位里，你要对领导尊重。有事请示、汇报、对领导的交代的事按原则办好可妄自尊大其事事相处要坦诚率直情有礼，以平等的地位和同事相处会认为自己是领导的秘书导得近洋自得。其实我应清醒的认识到，自就是一名秘书工作根本性质就是为他人服务，只有虚心的人别恭敬有礼的人才成为一名令人尊敬的优秀的秘书而也为自己创造一个良好的人际关系氛围。3．谨言慎行寒窗苦读多年一都曾听或者看到这句先人之后行谨言慎行，就必须得学会倾听。仔细聆听说话人的话语，尊重对方的情感和态度，既能体现你的修养，又能体现你对他的关切之情。其实多时候我们都想有一个倾听的人，如果你换位思考一下，你就会很容易体会到这一点。然而，作为一名秘书，你必须时刻谨记自己的职业道德。当然，你可以对人倾诉，但是你得意识到什么事情能说、什么事情不能说，俗话说多必失次还会给人一种不谦虚、不稳重的印象。在单位里，秘书除了做好本职工作外，还应留意一些看似不起眼的小事比卫生、桌面整理等等，这可以体现一个人的素质。总而言之，言谈举止可以反映一个人的素质，也是他人评价你的依据。因此，秘书应有时刻注意自己言谈的这一意识以及注意自己举止的意识，切实做到谨言慎行。（五）秘书人际关系的作用塑形象秘书作为一个单位连接内外的纽带，反映的不仅仅是自己的形象，他还体现了单位的形象。邓小平同志曾经说过开放是一个窗口么秘书就是一个单位的“窗口书员与外部保持一个良好的人际关系，这无疑也提高了一个单位的形象。激工作热情，提高工作效率台湾的石永琦《谈天才秘书书中认为秘书来个性重于技能验于学历

她说书的成败往往不是效率第一，而是人缘第一日的工作中，如果仅仅传达上司的指令来行使自己的职责，那么往往是事倍功半效微弱。反之，如果秘书与同事之间拥有良好的人际关系且善于处理人际关系事则会相信他尊重他对于他所给的任务也能欣然接受并且能充满热情、高效率的完成。消矛盾，促进和谐一个单位，不是一个人在里面上班，而是很多人。每个人都有自己的个性、脾气，总会有不和谐的因素出现也会有矛盾这时就需要有人来处理这些问题一个具有丰富的人际关系经验的秘书，往往能够得心应手。因为他们毕竟都是为单位服务的位、心里地位的差距很小让能够很快被解决而单位领导，给人的印象总是一种高高在上的感觉起来有心理距离。在这里，秘书人际关系的作用将会很好的得到体现。通过对秘书工作和人际关系的论述，我们知道这两者对机关、企事业单位以及个人职业的重要作用。但是，秘书在实际工作中，还会遇到另外一个问题，那就是秘书工作所涉及的主要人际关系以及处理这些人际关系的原则。秘书工作的主要人际关系处理原则（一）秘书与领导关系的处理原则秘书作为领导身边的参谋助手处理好与领导的关系首必须弄清彼此之间的关系在当今中国，秘书与领导不是主仆关系，而是工作关系、同志关系。在处理领导的关系上，应坚持以下几个原则：服原则服从是秘书工作的纪律要求也秘书职业特征的要求在实生活中秘书与领导虽是同志关系、工作关系，但在实际工作中，一个是上级，一个为下级，地位不同，权限不同，这是一个实际情况。下级服从上级，也是中国共产党组织原则中的一条。因此，秘书在工作中必须严格执行这一原则，对领导的指示必须以严谨的态度来执行，把领导的指示精神落到实处。但在实际工作中，也会存在一些阳奉阴违，爱搞小动作的秘书，我认为这些人最终会被淘汰的。当然，在服从的同时，作为秘书必须清醒的意识到不能“盲从对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能。再者，秘书接触文件较多，对各种制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任，所以说秘书不能盲从。对领导的决定如有意见，秘书可以找适当的时机诚恳地向领导提出，做到秘书作为一名秘书应尽的责任。对于服从原则，秘书必须深刻认识到，我们既要反对拒绝执行领导决定的错误行为，又要反对在执行中听之任之不敢提出不同意见的消极态度。2.尊原则俗话说：你敬我一尺，我进你一丈。相互尊重是做人的一种美德。对领导尊重，是秘书人员的基本要求。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重，尊重别人和受到尊重是相对应的。当然，尊重并非是不讲原则关系的，他也不是溜须拍马，而是一种发自内心，并在实际行动上表现出来领感觉到的如出席活动时的公共场合抢出头当绿叶外要在他人面前议论自己的领导，不要说议论领导，就是普通人也不应该议论，正如古语所说的那样常思己过，闲谈莫论人非也做人的一种德。即使，有时候自己在被领导批评时，不要立即反驳，让领导在面子上过不去。此时，你更应该沉住气，冷静下来，虚心接受，诚恳致歉。有则改之，无则加勉。总之，无论何时何地，都要对自己领导表现出尊重。3．适应原则众所周知，不管是国家领导人，还是企业的领导。由于年龄、文化程度、成长环境、工作经历、家庭状况的不同，在工作方式、生活习惯、为人处世、兴趣爱好等方面差异较大，各有

不同作秘书，不仅要清楚了这些方面外，还要学会适应不同领导的特征习性，这样才能把自己的工作更出色的完成些领导的工作时间就与大部分的人相反举例来说毛主席便是很鲜明的例子。由于工作繁忙，必须加班加点，他常常工作到深夜。如此可见，秘书必须把自己的生物钟调整成和领导的一致，才不会耽误工作外在兴趣爱好方面小平同志就喜欢打桥牌果书够有意识地培养与领导的相同的兴趣爱好使们之间的工作关系更加融洽，更有默契，工作效率也就会越高。达尔文的进化论中说道天择，适者生存书应主动适领导，而不是领导适应秘书，秘书只有适应了自己的领导的生活习惯、工作习惯，那么彼此的相处也必将更加和睦。（二）秘书与同事人际关系的处理原则秘书与其同事都是单位的一员，都是为单位服务，其本质就是一名服务人员。因而，秘书与同事之间就是纯粹的工作上的合作关系，是完全平等的。在前文中说道，秘书人员与同事之间拥有良好的人际关系，对自己的