大学学院全日制普通本科学生档案管理办法

XXXX学院全日制普通本科学生档案管理办法第一章总则第一条为加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》、《XXXX学院档案管理办法》和相关法律法规，结合我校学生档案管理工作实际，制定本办法。第二条本办法所称学生档案是指全日制普通本科学生档案。第三条学生档案是今后个人人事档案的重要组成部分，是国家、社会和各级组织全面了解、选拔和使用人才的重要依据之一。学生档案工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有效地为学生和用人单位服务。学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归(建)档、保管、利用、转递等相关管理工作。第四条学生档案实行统一管理、集中保管的原则。学生档案管理是学生管理工作的基础性内容和毕业生就业工作的基本环节。学校招生就业处负责全校全日制普通本科学生的档案管理，各学院及有关单位协助做好学生档案材料的收集和归档工作。第二章学生档案材料的收集与整理第五条学生档案应及时收集、整理，不断充实完善，一般应包含以下材料：（一）入学前材料：包括中学学籍表、普通高校招生考生体格检查表、考生志愿信息确认表、考生报名登记表，入党、入团材料等（专升本学生还应有专科毕业学校的材料）。（二）招生录取资料：新生电子档案（普通高校招生考生体格检查表）。（三）学籍材料：包括结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。（四）学习材料：包括在校学习期间的学生成绩单。（五）鉴定材料：包括毕业生教育（专业）实习鉴定表。（六）毕业有关材料：包括报到证、毕业生登记表、毕业生体检表、教师资格认定申请表等材料。（七）处分材料：包括在校期间违反校纪校规、触犯国家法律法规等校级材料。（八）奖励材料：包括在校期间获得校级及校级以上表彰奖励的有关审批表等材料。（九）组织材料：入团、入党的申请书、入党积极分子教育考察登记表、思想汇报、发展党员综合性政审材料、党员转正申请书、入团、入党志愿书等。（十）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。第三章学生档案归档、移交和保管第六条寄至招生就业处的档案在新生入校后转至各学院，新生自带的档案交于本班辅导员统一收集。学院负责审核本学院新生档案，发现档案材料不齐全的，应及时通知学生向所在学校催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在档案移交时进行说明。第七条学院将新生档案收齐后，更换学校统一印制的档案袋，在专职档案管理人员指导下，根据班级、学号对新生档案进行审核整理，按学号顺序排列后送交招生就业处学生档案室。学生档案室按学生学籍情况统一归档、集中规范管理。第八条学院、学校组织部、学生处、校医院、教务处等单位要按时收集、妥善保管、及时送交毕业生应归档材料，并在学生档案室指导下及时整理归档。第九条各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式材料。归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门(单位)印鉴及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖组织部门公章。规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。第十条学生档案移交时，应办理相关交接手续，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。第十一条学校为学生档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第十二条学生档案管理人员要定期对档案进行检查，切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染等工作，确保档案安全。第十三条学生档案管理人员如发生工作变动，应及时办理档案交接手续。第四章学生档案的使用第十四条学生辅导员可因工作需要在档案管理人员在场的情况下查阅管理班级的学生档案。并按规定办理登记手续。校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案，须提供所在部门或单位出具的书面证明，并经招生就业处主管负责人批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案。并按规定办理登记手续。校外人员因工作需要查阅学生档案，应持单位介绍信，说明查询内容及目的，并经招生就业处主管负责人批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案。并按规定办理登记手续。档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。第十五条学生档案一般不予借阅。确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具介绍信，说明借阅理由及归还时间，经招生就业处主管负责人审批同意，方可借阅。并按规定办理登记手续。学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。第十六条查(借)阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。第十七条学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因(如毕业联系工作、部队提干、办理出国手续等)需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经辅导员签字、学院盖章，由档案管理人员按规定办理。第五章学生档案的转递第十八条学生毕业、结业、转学、肄业、退学、开除学籍、死亡等学籍变动发生后，学生学籍管理部门应当及时将学生学籍变更情况通知学生档案室，学生档案室应按照规定及时做好学生档案的整理和转递等工作。第十九条毕业生、结业生档案的转递，按以下规定进行。（一）已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案转递至报到单位人事部门；（二）考取研究生的毕业生，其档案转递至录取院校；（三）因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生，其档案转递至生源所在地相关部门代管；（四）毕业生到单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。如未收到，应及时向学生档案室反映，由学生档案室与承寄单位联系（承寄单位仅保留档案转递寄送凭据一年，一年后，将无法通过承寄单位追踪档案去向）。第二十条转学的学生，其档案由学生档案室根据学生学籍管理部门的转学文件进行转递。第二十一条肄业、退学、开除学籍的学生，其档案由学生档案室根据学生本人意见按规定寄送有关单位。失踪、死亡的学生档案原则上不予办理转递，其档案可由学生档案室集中保管。第二十二条学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经密封后通过具备档案邮寄资质的单位转寄。学生档案严禁交由本人自带。第六章学生档案的补办第二十三条本校全日制普通本科历届毕业生的档案因个人原因造成丢失的，无论何种情况，均不再予以补办。因接收单位丢失等原因确需补办，可由学生档案接收单位开据档案丢失情况证明到学生档案室补办。补办程序如下：（一）学生本人提交申请（本人签字）；（二）学生档案接收单位出具的遗失证明，加盖公章；（三）如实填写《XXXX学院全日制本科学生档案补办申请表》（贴近期照片，原辅导员和原所在学院签署意见，照片上加盖学院公章，招就处主管领导签署意见），验证毕业证、身份证原件，留存复印件；（四）学院审核盖章，招生就业处审核盖章；（五）凭招生就业