安全文件和档案管理制度

目录TOC\o"1-2"\h\u226591．编制目的 -2-106052．适用范围 -2-309873．引用标准 -2-124284．管理职责 -2-37545．管理内容与要求 -2-162215.1安全文件和档案的分类 -3-3365.2安全文件的发文、收文办理 -5-245125.3安全文件的评审、修订与作废 -5-138975.4安全文件和档案的收集、整理 -6-2775.5安全文件和档案的归档、组卷 -6-24745.6安全文件和档案的查阅、利用 -7-308295.7安全文件和档案的处置 -8-21285.8安全文件和档案管理的奖罚 -8-89826．记录 -9-

安全文件和档案管理制度1．编制目的为了加强项目安全文件和档案的统一归口管理，使工程项目在生产经营过程中形成的各种安全文件和档案得以完整、妥善保存，给职业健康安全体系监督审核、安全生产条件审查、安全生产工作总结与改进、安全绩效评价与考核、事故事件调查处理与责任追究等方面提供依据和证据，特制定本制度。2．适用范围本制度适用于本项目部安全文件和档案的管理。3．引用标准3.1《中华人民共和国安全生产法》（2014年修正版，主席令第13号）3.2《中华人民共和国档案法》（主席令第71号）3.3《安全生产事故档案管理办法》（安监总办〔2008〕202号）3.4公司《档案管理办法》（公司办〔2014〕254号）4．管理职责项目部办公室负责本部职责范围内有关文件的编制、审核、审批、发放、控制和管理，以及外来文件和有关档案的管理。5．管理内容与要求5.1安全文件和档案的分类5.1.1按获取来源不同可分为：内编安全文件和档案、外来安全文件和档案。内编安全文件和档案安全生产工作目标、计划、总结、报告等。安生产全管理组织机构图，以及安全生产管理部门成立和有关人员任职的文件等；安全生产工作会议记录、纪要等。各级各类人员的安全生产责任书、承诺书、考核记录等。安全生产规章制度、操作规程等及其制定、发放、管理记录。安全生产费用投入计划、使用台账等。安全防护设施设备、机械设备车辆、测量试验仪器设备等装备设施的管理台账及相应的检查验收、检验标定、维修保养、使用运行等记录。施工风险评估报告、施工组织设计、施工方案、安全专项施工方案、作业指导书、安全技术交底书等安全技术文件及其制定、发放记录。人员名册、特种作业人员名册和安全教育培训计划、记录、证书等。安全检查计划、记录、通报和隐患整改通知单、反馈单等。工程合同、分包合同、采购合同、租赁合同、委托试验（检测、监测）合同、技术服务合同、安全协议等合同类文件。危险源调查表、重大危险源清单及相应的管理方案、实施记录等。各类安全活动、隐患排查治理活动的方案、记录、总结等。从业人员体检记录、危害因素告知书、劳保用品发放记录等。安全文化建设、安全知识竞赛、安全月活动等方案、记录。各类应急预案及其制定、培训、演练、评审、修订等记录。生产安全事故、事件的统计、报告、调查、处理、通报等记录。职业健康安全自评报告等。安全文件和档案的管理目录、台账、记录等。外来安全文件和档案来自国家、行业、地方政府、业主、设计、监理、上级和其他相关方有关安全生产的法律法规、标准规范、规章制度、工作指令、通知通报、会议纪要、会议资料和其他要求等。供应商、分包商、租赁商等各类供方提供的证照、委托书、资料等。5.1.2按表现形式不同可分为：文字、表格、图样、照片、录音、录像等。5.1.3按承载媒体不同可分为：纸质、电子版、照片、图牌、样品等。5.2安全文件的发文、收文办理5.2.1项目部的发文办理也应按照此程序，由对应的职能部门和人员逐级办理编审批手续后方可发放文件。5.2.2项目部的收文办理也应按照此程序，及时落实文件的有关要求和领导交办的有关事项。5.2.3安全文件的发放、接收应填写《文件收（发）登记表》（记录6.3），发放、接收人应在《文件收（发）登记表》相应栏内签字。5.2.4项目部应及时识别本项目部适用的各类有效文件，建立本部门、项目部的《有效文件清单》（记录6.4），对文件的进行管理和控制。具体执行公司《质量、环境和职业健康安全管理体系文件》规定。5.3安全文件的评审、修订与作废项目部应每年对本项目部制定的管理制度及规范性文件进行一次适用性评审，适用的继续沿用，确需修改或作废的应填制《文件评审修订/作废通知单》（记录6.5），经本单位负责人审批后下发至使用单位。文件的评审、修订、作废情况在《管理制度及规范性文件年度评审修订/作废清单》（记录6.6）上进行汇总登记。5.4安全文件和档案的收集、整理项目部各部门应按照国家、行业和企业有关档案管理、安全档案管理、竣工文件管理等规定，定期收集、整理需要归档的安全文件和档案，并指定专人妥善保存。5.5安全文件和档案的归档、组卷 5.5.1项目部各部门每周收集、整理，月末移交至项目部资料室归档，工程竣工后移交至公司档案馆和有关单位归档。移交时应建立《文件移交清单》（记录6.7），由交接双方签字。5.5.2归档后的安全文件和档案应由档案（资料）员统一存放在档案馆（资料室）内，并负责保管。5.5.3安全文件和档案管理人员的岗位职责主要有：(1)积极学习安全生产法律、法规知识，掌握安全生产技术规范，熟悉安全文件和档案管理业务，了解公司、单位安全生产业务范围。(2)用科学的方法管理安全文件和档案，熟悉各项方针政策和各项规章制度。(3)具体监督和指导项目做好安全文件和档案的整理、接收、归档工作，检查资料是否齐全，各种报表是否符合要求，不同项目分别保管，不断提升管理水平。(4)做好各种安全文件和档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等工作，熟悉资料保管情况。采用适用的查阅方法，迅速准确的查调资料，做到积极、主动、为生产一线服务。(5)保护安全文件和档案的完整齐全，未经批准不得擅自销毁和擅自处理。(6)创造条件，做好安全文件和档案的编制研究工作。5.5.4对归档的安全文件和档案，档案（资料）员应遵循“分类合理、标识唯一、编目准确、排列系统、检索便捷”原则进行组卷，以利于日常查阅和管理。专业性较强的文件和档案组卷时，编制、主办部门应予以配合。经组卷后的安全文件和档案，应分类装于档案盒、袋内，并置于资料柜、架中。5.5.5资料室应有防潮、防变质、防火、防霉、防蛀、防鼠、防盗、防丢失、防损坏等设施及管理措施，由档案（资料）员负责使用和管理。5.6安全文件和档案的查阅、利用5.6.1查阅安全文件和档案，应经档案（资料）员同意，并在资料室或专门的查阅室内进行。任何单位和人员不得擅自进入资料室，不得擅自拿走文件和档案。5.6.2借阅安全文件和档案，应办理《文件借阅审批单》（记录6.8），经档案（资料）员所在部门负责人批准同意。一般不允许外部人员借阅，特殊情况经批准后方可借阅。借阅人不得遗失、拆解、抽取、调换、涂改或复制，并按期归还。5.6.3复制安全文件和档案，应由使用人员办理《文件复制审批单》（记录6.8），未经批准不得擅自复制、拍照。有保密规定的安全文件和档案，不得复制、拍照。5.6.4项目部应充分利用安全文件和档案，为安全生产工作的策划、实施、检查和改进，以及安全绩效评价与考核、事故事件调查处理与责任追究等方面提供依据和证据，不断提高安全生产管理水平。5.7安全文件和档案的处置5.7.1对作废的、超过保存期限的安全技术文件和档案，应由档案（资料）员办理相关手续，经所在部门组织评审，明确以下处置方式，经所在部门负责人批准后实施：(1)确需销毁的，应编制《文件销毁清单》（记录6.10），经批准后统一销毁。(2)需要延期保存的，应重新确定保存期限，经批准后继续保存。(3)需要移交的，应编制《文件移交清单》，经批准后移交至上级档案馆（室），交接双方并在移交清单上签字确认。5.7.2安全技术文件和档案的处置应遵循“留存恰当、手续清楚、留者有用，毁者无误”的原则。5.8安全文件和档案管理的奖罚项目部应把安全文件和档案管理情况列作为安全生产奖惩的重要依据。对安全文件和档案保存完整、归档及时、组卷清晰、管理到位的单位和个人予以奖励；对安全文件和档案资料缺失、归档滞后、组卷混乱、管理松散的单位和个人予以处罚。6．记录6.1发文稿纸6.2文件阅批单6.3文件收（发）登记表6.4有效文件清单6.5文件评审修订/作废通知单6.6管理制度及规范性文件年度评审修订/作废清单6.7文件移交清单6.8文件借阅审批单6.9文件复制审批单6.10文件销毁清单中铁隧道股份有限公司宁德屏古高速公路A4合同段项目经理部2016年1月5日

宁德屏古高速公路A4项目部发文稿纸6-1缓急:密级:签发：

会签:

主送:抄送:主办部门:拟稿:电话:部门审稿：核稿：校对：发文类型:份数：页数:附件:标题:（正文）

文件传阅单中铁隧道股份有限公司屏古高速A4项目部6-2收文时间份数来文单位文件编号等级文件题目拟办意见领导阅示阅后签名姓名阅文时间姓名阅文时间阅办部门处理情况：屏古高速A4合同段项目部发文登记表主控部门公司公司办表格编号项目综合办公室200101项目名称宁德屏古高速A4合同段项目部序号发文部门发文时间文件名称/编号收文人签字备注管理制度及规范性文件年度评审修订/作废清单按精细化管理文件文件评审修订/作废通知单6-5文件名称文件编号主责部门评审人员（签字）部门负责人（签字）评审结论□更改□作废（“√”选）修订/作废原因：修订时填写下列内容（作废则无需填写）修订前内容（可附页）：修订后内容（可附页）：拟定人/日期：审查意见：审查人/日期：审批意见：批准人/日期：管理制度及规范性文件年度评审修订/作废清单按精细化管理文件文件移交清单6-7序号文件编号受控号文件名称备注移交部门（签章）移交人：年月日接交部门（签章）接交人：年月日文件借阅审批单6-8借阅部门借阅人（签字）电话文件名及文件号(编号)借阅目的借出日期归还日期领导批示：年月日文件复制审批单6-9文件名称文件管理部门文件编号申请