合同管理的内容与方法剖析

第七节合同管理的内容与方法7.1合同管理的内容1、与总监办共同主持召开第一次工作会议和施工阶段的旬、月、季度生产调度会，并签发会议纪要，有权参加承包人为实施合同组织的有关会议、协调工地各承包人（含指定分包人）的有关联席会议；2、按施工合同规定的变更范围，对工程或其任何部分的形式、质量、数量及任何工程施工程序做出变更或决定，应按变更的审批程序、权限，核实工程量及单价和价格，经总监办审批后下达变更令；3、对承包人提出的竣工期的延长或者费用索赔，应就其中申述的理由查明全部情况并根据合同规定程序审定延长工期或索赔款项，报业主批准后发出通知；4、高级驻地监理工程师与总监办一起审查承包人的任何分包人的资格和分包工程的类型、数量，报业主批准；5、监督承包人进入本工程的主要技术、管理人员的构成、数量与合同所列名单是否相符，对不称职的主要技术、管理人员，监理工程师有权提出更换或停止支付。7.2工程变更7.工程变更包括型式、数量和内容上的变动，必须由总监办签发工程变更令。业主、施工单位和监理工程师提出工程变更时，总监办应根据有关规定办理变更手续。工程变更项目在工程量清单中没有相同项目单价可套用时，在监理工程师参与下，业主与施工单位协商后，确定相应单价，由于施工单位责任造成的或施工单位为方便施工而提出的变更，增加的费用不予补偿。可分为：一般变更、重大变更、重要变更。7.凡符合下列之一者，可考虑变更设计：①保持原设计标准，可降低投资或节省用地；②保持原设计标准，不增加投资或投资增加不多，能解决特殊技术问题，或对缩短工期效果明显；③原设计虽可行，但明显欠合理；④由于水利、工矿、文物、环保等方面的预见因素，必须变更原设计方案；⑤在不增加投资的情况下，便于采用已由技术管理部门鉴定的新技术、新材料、新工艺、新设备，有利于提高工程标准，提高工效和促进技术进步；⑥不增加投资或投资增加不多，有利于改善行车条件，或节省工程的维修费用，或便于日后工程改造和扩建者；⑦其它特殊情况。7.①业主或其代表（划原设计单位、地方有关方面）提出的变更ａ、由业主或其代表委托设计，设计文件交总监办；ｂ、变更工程数量已明确，则由总监办下达变更令给施工单位；ｃ、变更工程数量已明确，先由总监办下达变更通知，施工单位根据现场实际地形或施工情况计算工程数量后报高驻办审查，由业主确认后，总监办下达变更令。②施工单位提出的变更由施工单位提出变更设计意向申请，包括：ａ变更的工程项目、部位；ｂ变更的原因、依据及有关文件、图纸：ｃ费用估价报告。高驻办在收到施工单位申报的重大变更意向书14天内，高驻办填写变更意向审批表后报总监办，总监办进行变更设计审查并在收到高驻办审批表14天内将书面意见送业主，业主对变更的可行性和合理性、变更后设计图纸、说明书、计算资料的准确性等进行审查后，尽快将对该变更的批复或决定书面通知总监办，总监办根据业主审批意见，会同业主办事处实地核实工程数量并确定工作量后，由总监办在7天内，下达变更令或对变更报告作出书面答复。7.监理工程师对工程变更管理是通过两级完成的，高驻办和总监办的两级管理。7.2.4.1高级驻地监理工程师的控制作为高级驻地监理工程师这级管理，无论变更来源于何方，一旦得到信息，即应着手进行有关变更资料的收集和加强现场的监督管理，以便当业主或总监理工程师下达书面变更通知后，能够尽快地提交给总监理工程师一份完整的、准确的反映现场状况的资料，为总监理工程师下一步评估变更对费用带来的影响及颁发工程变更令奠定基础。高级驻地监理工程师应注意整理收集反映工程状况的资料，包括：变更前后的设计文件、资料、图纸，有关方面的意见、信函；业主、施工单位、监理工程师之间来往的信函、会议记录；上级主管部门以及政府有关部门（例如水利部门、电力部门、消防门部门等）的来往信函；工程变更前后该工程数量，对施工单位工、料、机配备以及现场条件变化的情况，并依据这些资料评估变更费用。对施工单位提供的变更工程量清单要认真审核、确认无误后方可决定采用何种单价标准。①工程数量评审的依据：ａ、变更通知及变更图纸；ｂ、监理工程师现场计量的结果。②变更工程的单价确定原则：ａ、当工程量清单中有相同项目或相近项目的单价时，直接套用于工程量清单单价；ｂ、当工程量清单中没有相同项目单价可套用时，在监理工程师的参与下，由业主与施工单位根据施工合同关于单价调整的规定协商单价或价格。③工程变更令应由下述文件组成：ａ、工程变更令目录。列明所有与之有关的文件资料，并成有序排列；ｂ、工程变更令。有施工单位、监理工程师、业主认可的亲笔签字；ｃ、工程变更令说明。作为工程变更令的重要附件，主要阐明变更原因、依据及有关的文件、图纸、资料，变更费用确定的原则；ｄ、工程变更费用一览表，作为工程变更令的另一个重要附件，反映工程变更前后的数量及费用变化情况；ｅ、附件：变更前后的图纸：业主、施工单位、监理工程师方面的会议、会谈记录与文件；设计部门对变更的意见；行业部门、上级主管部门的文件；施工单位的预算报告；确定工程数量及单价的证明资料等。7.2.4.2总监办的控制总监办要对整个工程项目的工程变更规模在宏观上加以控制。为此：①对各高驻办上报的工程变更原因上进行进一步推敲，确定是否需要变更；②对重要或重大的工程变更是否成立，提供决策性意见。特殊情况下需要边上报边施工的项目，总监办收到施工单位的变更设计申请后，应分清变更设计的类别，组织召开施工、监理、业主工地现场会议确定变更设计方案，为此，要广泛听取各方面意见，和业主进行磋商，必要时还要牵头组成由多方面代表参加的专家小组，从变更的立项到技术经济的可行性等进行全面论证和分析，对重要或重大工程变更提出审查意见；③同一分项工程的所有变更必须按一个变更设计报送处理，不得分割项目，改变变更设计类别。

7.承包单位提出工程变更承包单位提出工程变更总监办审查或提出重要变更、重大变更总监办审查意见业主代表书面通知（批准）总监办下达变更令高驻办传送施工单位执行由总监办批准并下达变更令高驻办提出否是业主或原设计单位提出业主或原设计单位提出7.3工程延期7.在施工过程中，由于各种原因造成施工期的延长。造成工期的延长有两种情况：一是由于施工单位自身的原因，造成施工期的延长，称之为工程延误；二是由于施工单位自身以外的原因，造成施工期的延长，称之为工程延期。由于工程延误而造成施工期的延长，施工单位在监理工程师的同意下，所采取的加快工程进度的措施需增加的各种费用由施工单位承担。同时，由于工程延误所造成的工期的延长，施工单位还要向业主付工程延误赔偿金。经过监理工程师批准的工程延期所延长的时间则属于合同工期的一部分。工程竣工的时间，等于标书附录中所规定的时间，加上监理工程师批准的工程延期的时间。施工合同规定了工程延期的条件，为监理工程师审批工程延期提供了依据。凡属下列情况都属于工程延期：①因不可抗力的原因（指六级以上地震、十级以上强风暴、龙卷风或五十年一遇以上洪水造成重大破坏的），被迫停工者；②因业主提出变更设计，未能及时提供图纸而不能继续施工者；③因业主责任不能按期提供永久工程用地；④因业主未能按合同规定供应建筑材料。上述情况发生前和已发生后施工单位应及时通知监理工程师和业主，并采取积极有效的措施，在监理工程师指导下尽量减少工期延期的影响。7.监理工程师在作出工程延期决定之前，必须取得业主的同意。①工程延期的审批程序ａ、收集资料，做好记录；监理工程师在收到施工单位延期意向后，应做好工地实际情况的调查和日常记录，收集来自现场内、外和各种文件资料与信息。ｂ、审查施工单位的延期申请；监理工程师应分析产生延期的主要原因，并尽快报告业主积极协调，以便尽早消除产生延期的影响因素。为了及时对延期事件作出正确结论，监理工程师在处理延期事件时，应与业主和施工单位进行协商，广泛听取各方的意见。按照合同条款的规定，监理工程师收到施工单位要求延期的通知提交最后详细资料后，应在28天内会同业主审核并将报经业主批准确定的延期天数通知施工单位；或要求施工单位进一步补充延期的理由和证明材料，如果监理工程师在28天内不予答复，并且这种情况不是承包人的原因造成，则应视为施工单位要求的延期已得到监理工程师批准。对于比较复杂的延期事件，监理工程师应成立专门小组进行处理。②批准工程延期的原则监理工程师审批工程延期应遵守以下三项原则，由所属高驻办提出审查意见，由总监办审核，报业主审批。ａ、符合合同条件；监理工程师审查工程延期，必须符合合同条件，也就是说，导致拖延工程进度的原因必须是属于单位自身以外的原因。如果属于施工单位自身的原因所造成的任何延误，不能确定为工程延期。ｂ、发生延期事件的工程应在关键线路上；发生延期事件的工程部位，必须在关键线路上。工程的关键线路并不是固定不变的，随着工程的进程和情况的变化，往往影响到关键线路的变化。监理工程师确定项目是否在关键线路上，是以经过监理工程师批准的施工单位的施工进度计划为依据。ｃ、符合实际情况；批准的工程延期必须符合实际情况。施工单位对延期事件发生后的各类有关细节，要做详细的记载，及时向监理工程师提交详情报告。监理工程师在延期事件发生后，还需对现场情况进行详细考察和分析，并做好各类记录。包括：天气、雨量及其它方面的自然条件，人力、机械设备闲置情况，施工计划能否进行临时调整，以及监理工程师下达过的有关指令。7.①业主需作的工作ａ、应作好前期准备工作，根据施工单位提供的用地计划将工程场地用地移交给施工单位使用；ｂ、加快工程变更设计速度，避免因变更设计图纸等导致工程延期。②监理工程师需作的工作ａ、应在合适的时机下达开工令；ｂ、对业主难以按计划提供工程场地的区段，监理工程师应与施工单位协商，对施工区段的顺序安排（包括设备、人员）作出合理的调整。监理程师根据现场情况，指令施工单位先进行发生延期事件的工程部位以外的其他有条件施工的工程施工，这样可以减少延期的时间，也可以减少其它方面的损失。同时监理工程师应对延期事件，做好工地实际情况的详细调查和记录，收集来自现场内、外的各种资料与信息，合理地计算延期的时间。

7.延期事件发生延期事件发生施工单位7天内报延期意向书施工单位7天内报延期意向书是施工单位每隔28天报延期情况转告是否连续是施工单位每隔28天报延期情况转告是否连续否否事件结束后21天内施工单位报最终延期申请报告事件结束后21天内施工单位报最终延期申请报告高驻办初审意见高驻办初审意见业主办事处审查业主办事处审查总监办审核总监办审核总监办通知施工单位总监办通知施工单位7.4费用索赔7.施工单位根据合同的有关规定，通过监理工程师向业主索要合同价以外的费用，作为对自身经济利益损失和影响的补偿。7.施工单位费用索赔的申报程序是：提出费用索赔意向、按月提供清单、正式上报费用索赔申请三步进行。①提出费用索赔决向当费用索赔事件刚刚发生或即将发生时，施工单位必须在引起索赔事件出现后将其索赔意向书面通知高驻办、总监办和业主。施工单位的书面费用索赔意向通知需阐述原因和保留费用索赔的权利即完成了费用索赔的意向通知。如果施工单位没有将其费用索赔意向事先通知监理工程师，而在事情发生一段时间后才给予通知，监理工程师不接受该项目费用索赔要求。如果放工单位事先通知监理工程师，监理工程师应调查费用索赔原因，做好记录（这些记录是审批费用索赔时不可缺少的证据），以及采取必要的措施，避免或减少费用索赔。征地拆迁延误不是索赔的正当依据，根据风险共担的原则，业主承担征地拆迁延误造成的工期延误风险，如果影响了关键工程，应顺延工期；施工单位则必须承担由于征地拆迁延误而引起的费用增加。征地拆迁延误事件发生后，监理工程师应指导施工单位及时调整计划，转移施工机具和人员，使影响程序降至最低。②按期提供清单施工单位在将费用索赔意向通知监理工程师后，必须按期向监理工程师提交一份清单，详细说明他认为应得的额外费用以及按监理工程师的指示所进行的附加工作等，直至费用索赔事件结束。③正式上报费用索赔申请在费用索赔事件终止后，施工单位必须按合同规定的期限上报正式的费用索赔申请。正式的费用索赔申请必须填报费用索赔申请书，并附上费用索赔事件的详细说明、与之相关的费用索赔意向通知书、有关的函件、图纸、计划表、报告、照片、计量计算、价格分析、实验结果等。正式的费用索赔申请应高驻办、总监办、和业主施工单位的正式费用索赔申请中没有详细的证明材料，高驻办不受理此项费用索赔或将其退回，要求施工单位补充详细的资料。7.监理工程师在作出费用索赔决定之前，必须取得业主的批准。费用索赔的审批分专业监理工程师、高级驻地监理工程师和总监理工程师三级进行。专业监理工程师主要负责对费用索赔事件的调查、原始资料的收集及提供初步调查意见和证明；专业监理工程师应在收到施工单位的费用索赔意向通知后，及时调查费用索赔时间、发生的原因及经过，做出记录并要求施工单位提供有关资料、记录、数据等索赔时必不可少的证据。高驻办提出审查意见报总监办审核，经业主批准生效。

7.4费用索赔事件发生费用索赔事件发生施工单位将索赔意向通知高驻办、总监办、业主对索赔进行取证施工单位按期提供清单费用索赔事件结束施工单位上报索赔申请书监理审核业主批准7.鉴于费用索赔涉及到并非施工单位自身原因或施工单位应承担的风险所造成的经济损失，所以在处理费用索赔时监理工程师应对施工单位所申报索赔的发生经过、原因和有关的合同依据以用索赔费用等诸方面进行详细审查。①搜集资料、做好记录在处理费用索赔时，监理工程师应先审查其费用索赔的事件是否发生、发生的原因是什么、施工单位和监理工程师曾经采取了什么措施等。如调查结果证明费用索赔事件没有发生，则费用索赔不能成立；如索赔成立则应为进一步审查工作做准备。上述调查主要依据监理工程师的工地记录等原始资料进行。②查证合同依据经调查施工单位申报的费用索赔事件属实，就应查证合同依据。依据合同条款并结合技术规范等合同文件的规定，对费用索赔事件的发生经过、原因作进一步的认证，以证实费用索赔事件是否确实是由非施工单位自身原因或施工单位承担的合同风险所致。③计算索赔费用如果施工单位的费用索赔申请事实成立，且符合合同文件的规定，就应对施工单位的索赔费用进行审查，通过监理工程师计算确定索赔的金额。索赔费用的计算包括两部分内容，即数量和费率。ａ、数量对于施工单位所申报的费用索赔，应利用专业监理工程师的原始记录，审核其是否有事实依据、是否均与有效的费用索赔有关，应特别注意施工单位是否将由于其自身管理不善或工作效率低而造成的费用索赔数量均不予考虑。同时，还要根据监理工程师曾经采取过的措施，对费用索赔数量作必要的折减，如果监理工程师曾经采取过正确合理的措施，而施工单位未执行，该措施所涉及的索赔数量也不予考虑。ｂ、费率监理工程师采用三种方法确定费率和计算索赔费用：即采用工程量清单价，采用协商费率；按有关票据计算。①采用工程量清单中的单价对于索赔项目与工程清单中某项目的性质一致或基本一致的索赔费用，可采用工程量清单中的单价（扣除利润费率）或从工程量清单中有关单价推算出的价格（扣除利润等费率）计算索赔费用。②采用协商费率协商费率，就是在监理工程师的参与下，由业主与施工单位根据交通部、湖北省交通厅正式颁布的有关定额或有关标准，如交通部颁布的《公路工程预算定额》等共同协商，采用一个三方均认可的费率来计算索赔费用。③按有关票据计算在计算索赔费用时，对于一些费用索赔事件发生期间，施工单位实际直接发生的、且不需要采用费率来计算的费用，可按施工单位出示的正式票据中的金额进行计算，如水电费、设备的租用费等。④确定索赔监理工程师在确认其结论后，签发《索赔金额审批表》，并通过中间支付证书予以支付。7.5分包与指定分包在合同文件中规定：未经业主事先书面同意，施工单位不得把工程的任何部分分包出去。因此，施工单位拟雇佣的任何分包单位均需经监理工程师进行资格审查并报业主批准后，才可以分包工程。7.如施工单位要求雇佣分包单位，则必须履行如下程序：①施工单位将候选分包单位的企业状况和其机械设备、技术力量、财务状况以及所承担过的工程情况等详细资料及草拟的分包合同报高驻办；②高驻办对各候选分包单位的上述情况进行仔细初审后报总监办，总监办认为必要进行现场考察，根据审核及考察情况将意见报业主，经业主同意后，由总监办书面答复施工单位是否同意分包以及所确定的分包单位；③由总监办批准后，施工单位方可同分包单位签订正式分包合同，并将分包合同的副本送高驻办、总监办、业主各一份；④分包合同生效后，分包单位才能进入工地施工。上述分包的报批程序，仅指在工程实施过程中出现的分包而言。如果施工单位在投标书中拟定了分包项目的分包单位，且业主已在对施工单位资格审查的同时对分包单位的资格进行了审查，就不必履行上述程序。7.监理工程师在对分包单位的资格进行审查时，重点是对其承担过与分包相同