酒店财务部规规章制度

财务部管理规章制度经济合同管理办法经济合同是酒店重要的档案资料，是记录酒店重要经济活动的重要依据。因此，为了加强对酒店经济合同的管理，使其规范操作，特制定以下管理办法：一、合同的分类：酒店是一个特殊的行业，它所涉及的范围较广，因此合同类别较多，具体分为：A、采购类B、工程类C、销售类D、劳务类E、信贷类F、其他工程类是对机器设备的维修保养签订的合同；销售类是对酒店的宣传策划时产生的广告合同以及销售协议、合同；劳务类是指酒店因加工产品、向学校联系关于输送服务人员合同；信贷类是财务部与银行签订的例如信用卡收受协议合同；其他类是零星签订的例如废旧物资回收合同等；二、合同应涉及的内容：考虑合作双方的利益，以及签订后双方承担的法律责任，在设计合同时，应对合同中涉及的内容考虑周全，那么合同的严肃性，文字处理的严谨性，价格、时间等方面的严格性和不可变性应按规定拟定，无论属于哪类合同，必须具备以下内容：明确甲、乙双方的具体名称；明确所要物品的数量、质量、规格、产地等标准，关于人员的素质要求等应予以说明；3、明确甲、乙双方的责任，应履行的义务和权利；明确合同的有效期；明确执行合同、完成的具体方式、方法、地点、时间；明确款项支付的方式、时间、金额；明确发生违约所承担的责任；明确解决纠纷的方式；明确合同签发的具体时间；注意事项补充说明。三、合同签订的程序：采购、加工合同：采购部主管根据各部门上报的采购计划以及拟定的采购清单，对需采购的物品进行看样、询价、比价，并会同使用部门对样品的规格、型号、外观、性能、质量进行认可，认可以后，由采购主管按照规定的合同内容连同比价表等相关资料以及请示报告上交财务部经理；维修合同：工程部根据酒店设备的保修期和依靠自身能力确实难以完成的维护保养应拟定维修计划，预先联系提供设备厂家和多个工程施工单位，将报价及按照规定拟定的合同等资料以及请示报告上交财务部；销售、信贷、劳务等其它合同：分别由承办部门按照规定的内容拟定合同文本，写出请示报告（需要说明的应附加说明书）上交财务部；财务部对各部门拟定的合同、协议连同报价单和相关资料等进行初审，待整理签发意见后交总经理批示，对于金额较大的物资采购，由总经理报请集团总公司审批。合同一经审批，必须报请集团公司财务部加盖“合同专用章”，最后转酒店财务部予以档案管理。以上需集团公司审批的合同中不含一般性质的销售协议、合同。四、合同的管理规定：所有签字手续必须完整无缺，层层报请，不得越级处理；除一般销售协议、合同以外，其它合同必须加盖集团公司“合同专用章”，否则视为无效合同；以上这些协议、合同签订后统一交财务部进行保管，若需查阅，必须向财务部提出申请，讲明原因后，方可办理（销售合同除外，但要求将原件上交财务部，部门留复印件），任何部门或人员不得擅自留存合同，一经查处，将严肃处理。所有合同均由财务部进行专人管理，并根据合同类别进行归档整理；五、合同的执行条例：经济合同一经签订，具有法律效力，财务部依据合同的规定认真执行，任何部门或个人不按照上述条例履行义务的，给酒店造成伤害的，本酒店将追究其法律责任。对于需按照规定支付的款项，必须有使用部门经理的证明（包括项目维修验收单、货物验收单、广告播出证明单等），否则，财务部有权不予支付款项，造成不良后果的，均由承办部门或承办人负责。关于折扣、签免的操作规定为了规范酒店对有关消费的折扣、签免操作，特作如下之规定：一、权限：董事长有权签免：一切消费；酒店总经理有权签免：服务费；另外，客房予以5折、餐饮、康体、娱乐6折；销售部经理：客房7折、餐饮、娱乐、康体8折；前厅部经理：可批准延迟退房2小时以内，房间的损耗签免金额不得超过50元；餐饮部经理：餐饮8.5折；娱乐、康体部经理：娱乐、康体8折；其他部门经理在大堂吧招待客人时，可免费饮用茶水（一般绿茶、红茶）。折扣范围：（以下项目不得折扣或减免）服务费；酒水（软饮、鲜榨类可以打折扣，不包括代销的）；烟草；宴会；海鲜；自助餐；桑拿技师、按摩；小费（招待消费产生的消费另外行文）；包房的最低消费；迷你吧、洗衣费。程序：所有入住酒店的团队、会议统一归口销售部操作，价格按照事先拟定的操作；销售部对会议的接待应事先写出接待方案，包括规模、会期、价格、场地、安排、用餐、提供的设备、需签免的事项等，经财务部对价格方面签注意见，报总经理批准后按批准的方案实施；介绍客人需要提取回扣的，必须事先由相关人员提出请示，并详细注明客人姓名、消费金额、消费时间、回扣金额、付款方式，经财务部签注意见后报总经理批准；酒店各部门因工作需要对外的招待消费必须事先填写《内部招待申请单》，将详细情况填写在申请表上，报总经理批准后凭总经理签注的意见执行，凡超过规定标准的，一律由使用部门予以承担，未超过标准的，将申请单交收银即可，不再呈总经理签认；收银员对超越权限范围的折扣或要求可以拒绝执行，个别因素导致超越情况的，呈请总经理补签手续，否则一律在当月工资中扣发超出部分款项。四、其他：为了配合酒店整体管理机制，收银员应对管理条例严格控制和执行，不便之处敬请谅解，因特殊原因超越权限的个别情况，应主动与财务部经理进行沟通，达成一致后通知收银员协助办理。“代金券”使用、管理规定为了促进销售，对长期为酒店提供客源的单位或个人可以予以一定的优惠待遇，“代金券”就属于变相的折扣优惠方式之一，同时，为了缓解供应商的货款，减少流动资金的积累，可以向其发放一定数量的“代金券”。因此为了规范操作，特拟定如下之条例：“代金券”是酒店印制的可在本酒店流通的一种凭据，持有者可凭此券在酒店各营业部门消费时使用，按面值大小可分为10元、20元、50元、100元、200元五种；“代金券”归口集团公司财务部管理、发放、回收处理；三、“代金券”的发放范围：商散协议公司的订房人员；需以“代金券”形式支付差价的单位或个人；集团公司的友好往来单位或个人；4、社会重要人士和重要的、长期合作伙伴；其他的团队、散客等暂不予以考虑！四、“代金券”的发放程序；1、凡销售部联系的协议单位和个人，均由销售部经理向财务部提供协议单位的资料以及将带来（已带来）的消费情况，经财务部初步核实以后，报总经理批准；财务部向集团公司财务部领取应发放的“代金券”；酒店财务部在“代金券”上加盖“财务部公章”、使用的有效期，有效期一般不得超过四个月；4、非协议单位领取“代金券”的，均由集团公司财务部负责发放。五、“代金券”操作时的注意事项：“代金券”只限客人使用，酒店任何工作人员若在酒店使用“代金券”一律视为作弊行为，应予以严肃处理；任何人必须严格控制“代金券”的领用、发放等工作，如出现与本办法行为不一致的、给酒店的声誉、形象、经济带来伤害、损失的，一律追究当事人责任；以“代金券”支付的消费不得计入营业收入，发生的消费按照成本价计入市场推广费；“代金券”领用时，必须登记领用的单位名称（人名）、面值、金额等资料；“代金券”不得兑换成同面值的货币；收银员收取“代金券”时，认真把关，凡盖有酒店财务部公章、没有超过截止日期的年月日的，收银员方可收取；收银员将“代金券”某边角剪下，以免再次使用，并上缴财务部统一存放；当消费金额大于缴纳的“代金券”面值时，应改用其它方式支付例如现金、支票、信用卡；当消费金额小于缴纳的“代金券”面值时，不做任何方式的退还，例如找零。酒店鲜花、果蓝赠送程序及标准为了规范酒店赠送鲜花、果蓝的操作，便于各部门之间的配合，同时控制酒店的成本，现拟定如下之操作规程及标准：一、程序：当各部门接待或介绍的VIP客人需赠送鲜花、果蓝时，必须事先将需赠送的品种、标准以及客人资料以报告形式向财务部审核其等级（成本）标准；由财务部将审核后的报告提交总经理审批；总办将经总经理审批的报告传递到相关部门予以办理；申请部门根据领导意见，填写VIP赠送申请单，并在单据上注明审批的标准等（申请单一式四联）；申请单第一联由申请部门作存档之用，第二联交前厅部，由前厅部协调相关部门安排好赠送事宜，第三联给相关部门（餐饮、客房）作为签收确认，第四联及报告交财务部作成本核算。标准：酒店赠送的鲜花、果蓝分A、B、C个级别。A级的成本按20元配置；B级的成本按15元配置；C级的成本按10元配置。一般情况下，只有A、B级果蓝可随赠鲜花，C级仅为果蓝。适用范围：A档适用于：大公司的领导、政府官员、其他身份比较特殊的客人；B档适用于：往来单位现入住本酒店的领导、酒店重要的客人、上级单位招待的客人；C档适用于：第一次入住本酒店一周以上的客人，介绍会议、团队来酒店消费的有关单位，旅行社的工作人员；一般就餐、娱乐的客人，均可由营业部门经理自行掌握，费用计入该部门营业费用。酒店报销签字权限及其规定为了做到既利于控制又便于操作，现就有关的财务报销签字手续做如下之规定：一、采购申请单的签批：餐饮部、员工餐厅每日必须采购的蔬菜、水果及肉类、蛋类、副食品类的采购单，均可直接有财务部总监签批即可采购；除第一条规定的物资以外，各部门所使的物品采购申请均先报仓储主管进行初审；由仓储主管将部门的采购申请单交成本核价；成本主管将核定价格的申请单交财务总监签批意见；财务总监审核后交总经理签批；酒店一般营业所需物资的补仓，由仓储主管负责填写采购申请单报成本主管核价后报财务总监签批即可购置；一次性采购金额在10000元以上（含10000元）或酒店需购置固定资产时，还必须报集团公司审批；临时支出的处理：因预先未估计到而临时发生的直接费用且金额在100元以下的可不填写采购申请单（若金额超过时，必须于次日立即补填采购申请单），经口头请示总经理或财务总监同意后方可直接办理，次日凭发票填写支出证明单报总经理签批后予以报销（超标准的还需按照规定程序办理相关手续）。二、其他类：各种回扣性质的支出，不论金额大小，一律由财务部合适后，报总经理签批；职工福利性质（除工资、奖金）的支出需报集团公司审批；工资、奖金由人事部造表，财务总监审核后，报酒店总经理签批发放；利息、水电费、电话费等固定支出的费用，必须先交财务总监审核，再报酒店总经理签批即可办理。酒店废弃物品的回收管理办法为了节约开支，现对废弃物品（酒瓶、易拉罐）进行回收管理，具体细则如下：酒店各营业点收市之后，统一将废弃物集中存放于垃圾房内；当日（次日）由收货部人员进行清点废弃物数量、品名，并将记录的数量交财务部；以上废弃物集中进行变卖，变卖时，必须有保安部一同办理；变卖之款项统一交财务部，并填写相关单据以便备查；如有违反上述之规定者，酒店管理当局将予以严厉处罚。固定资产管理规定固定资产标准：凡单位价值在2000元（含2000元）以上。使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器设备、车辆、工具、器具等有形资产，均为固定资产。如不同时具有以上两项条件的，列入低值易耗品。以下资产如单位价值低于2000元，但使用年限超过2年的，亦作为固定资产：电视机、空调、冰箱、保险箱、BP机、热水器、消毒柜。固定资产分类：根据酒店的具体情况，固定资产分为以下几类：房屋及建筑物、机械设备、交通运输设备、电子设备。固定资产折旧办法：月折旧额=固定资产原值*年折旧额/12在月份内增加或投入使用的固定资产，当月不提折旧，而从下月计算，在本月内减少或停用的固定资产，当月照计折旧，从下月开始停止计算；固定资产提足折旧后仍可继续使用的，不再计提折旧，提前报废大的固定资产，通过“固定资产清理”科目进行核算，不补计折旧。固定资产保养有使用部门负责，对在使用过程中发生的损坏，及时报工程部查明原因后维修，属于使用不当或其他人为原因造成的，应追究当事人责任，予以安排赔偿维修该项固定资产而产生的费用（工资、材料）；对大型的专用设备，操作人员应持证上岗，严格按照规定的操作规程和标准进行操作，工程部门应有严格的维护保养制度、条例，定期保养、维护，否则，造成损失应由工程部负责。固定资产的购置和领用外购机器、设备、工具、器皿等固定资产，先报财务部审核意见，然后报总经理审批，最后转采购部；采购回的物资一律由物资部验收，由收货员签收入库，应付会计将验收单、发票一并收齐予以办理应付报销手续；部门到仓库领用时，应填写“物品申领单”，注明固定资产名称、型号、规格、生产厂家或供应商，仓库发货后及时将“物品申领单”送会计部；会计部审核后，根据“物品申领单”填写“固定资产”卡片（按品名设卡），详列固定资产名称、规格、型号、生产厂家、数量、单价等以及附件名称、数量，送有关部门签认，签认完毕后，将此复印一份给使用部门备存，固定资产卡片及有关凭证由会计部入帐。固定资产盘盈（亏）、报废、调拨、转让在清查财产中，使用部门盘盈的固定资产，应填报“固定资产盘盈报告表”；盘亏、报废的固定资产，应填“固定资产盘亏、报废报告表”；酒店各部门之间调拨或向外转让、出售，应填报“固定资产调拨单”；以上报告表或调拨单一式三份