竣工资料归档要求房建课件

竣工档案验收移交归档要求郑州航空港区航程置业有限公司.主要内容：一、职责二、归档范围三、归档文件套数及要求四、归档文件案卷的质量要求五、归档文件编制与要求六、档案整理中出现的问题.一、职责1、工程档案资料的形成应符合国家相关的法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件等规定。2、工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。工程各参建单位应确保各自文件的真实、有效、完整和齐全，对工程资料进行涂改、伪造、随意抽取或损害、丢失的，应按有关规定予以处罚。3、工程资料实行分级管理，由航程置业、项目代建单位、监理、施工单位分别组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定具有相应的岗位资格。.一、职责

4、竣工文件按照航程置业要求编制与整理合格是竣工验收的必要条件。竣工文件不齐全、不完整的，工程本身不能通过验收，且不能参加优质工程评选；竣工文件不移交归档的，不予结算工程尾款。5、建设、勘察、设计、施工、监理等责任单位应将工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有其明确的人员的职责范围。.二、归档范围1、凡是在航程置业为业主的项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工及行业验收全过程中形成，具有保存价值的各种载体的文件都应收集齐全，归入建设工程档案。包括工程准备阶段文件、监理过程文件、施工过程文件、竣工图文件、竣工验收文件等。如若施工单位和监理单位所需归档的文件内容一致，则文件由施工单位归档，监理单位的文件自己留存，不归档。施工单位在归档时应对准备阶段文件和竣工验收文件进行详细核实，列出缺失资料所属部门清单及已有资料清单。.二、归档范围2、工程竣工文件材料必须与所产生的电子文件一一对应整理移交。施工中所产生的声像档案和电子档案也要归档。.三、归档文件套数及要求1、勘察、设计、咨询、施工、监理等单位应提前做好竣工档案归档原件的数量规划和保存，及时收集所缺少的重要文件，文件数量未满足规定份数的，应按要求追踪补齐。2、工程竣工档案应按照航程置业实施细则归档范围规定整理三套纸质版，一套电子版。三套纸质版提交航程置业两套（代号A、B套），提交郑州市城建档案馆一套（代号C套）。三套都应为原件。特殊情况如建材质量试验记录只有一份原件时，应装入A套中；确实只有复印件的，必须加盖原件存放单位或施工单位公章，公章要压盖字样。（实施细则第十七条).三、归档文件套数及要求3、整理要求：竣工图三套，要求原件（新蓝图、有氨图）且立卷移交，需折叠成手风琴样式。若无蓝图，文件提交人需提供有航程置业工程部相关负责人签字认可的情况说明。（细则二十一条、二十二条）4、声像档案（包括照片档案及录像档案等）必须立卷移交。5、移交航程置业档案管理部门的电子档案目录和原文应能够导入航程置业档案管理软件。目录及原文（扫描成双层PDF）用光盘存储移交，光盘上应有正式的项目名称标示。（细则二十七条）.四、归档文件案卷的质量要求1、竣工文件的内容及其深度必须符合国家、河南省有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准、规程等。各类竣工资料移交表单应符合航程置业具体要求（详见《郑航置字[2015]51号》）。竣工文件的内容必须真实、准确，与实际工程相符合，负有责任的各方签字盖章，手续完备。.四、归档文件案卷的质量要求2、竣工文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨汁、蓝黑墨水。不宜使用褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等书写、绘制。所有盖章、字样要用不褪色、快干的红色印泥加盖。凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸、传真件等）形成，并需要永久保存的文件，要附一份其复印件。各类原始的施工用表应打印，不得使用复印表格填报，以确保保存期限。利用计算机打印的归档文件，文件内容可以打印，但签名及结论意见应为手工填写。打印件页边距不做硬性规定，保持美观为宜。（细则第二十条）.四、归档文文件案卷的的质量要求求3、竣工文件件使用的纸纸张、照片片、磁带、、光盘等记记录材料和和载体材料料必须优良良。归档的的竣工图应应是新蓝图图，有氨图图。计算机机出图必须须清晰，不不得使用计计算机出图图的复印件件。（细则则二十一条条）.四、归档文文件案卷的的质量要求求4、工程文件件中文字材材料幅面尺尺寸规格统统一为A4幅面（297mm×210mm）。如有少少量原始的的文字材料料幅面尺寸寸大于或小小于A4的，要折叠叠或裱糊成成标准A4幅面，并留留出装订位位置，注意意保持美观观。5、图纸应应采用国家家标准图幅幅。不同幅幅面的工程程图纸应按按《技术制图复复制图的折折叠办法》（GB/10609.3-89）统一折成成A4幅面，图标标栏露在右右下角。因因图纸不需需装订，所所以折叠图图纸时不需需留装订线线。文字材材料、图纸纸可分别组组卷。案卷卷不宜过厚厚，文字材材料厚度一一般不超过过2CM，图纸不超超过3CM。同类文件件页数多的的，可单独独组成一个个或多个案案卷。（细细则二十二二条）.四、归档文文件案卷的的质量要求求5、竣工图编编制要求（（细则第二二十四条））1).所有竣工图图均应加盖盖竣工图章章。竣工图图章应使用用不易褪色色的红色印印泥，盖在在标题栏上上方空白处处。竣工图图章中的内内容填写应应齐全、清清楚，不得得代签。竣竣工图章样样式如图所所示（单位位：mm）：见下页.四、归档文文件案卷的的质量要求求.四、归档文文件案卷的的质量要求求①施工单位：：必须写全全称（在刻刻竣工图章章时，也可可刻好单位位全称）。。②责任人签签字：必须须由本人签签，签字要要工整，可可读性强，，不能写成成“草书””、“天书书”，使别别人读不出出来。③编制日期期：统一填填写同一个个日期。年年份的四位位数字要全全写，月、、日都必须须填写两位位数，不足足两位数的的，前面填填写“0”以补足两位位数。例如如：2015年02月09日填写成20150209。④书写工具具：一律用用黑色碳素素墨水笔。。.四、归档文文件案卷的的质量要求求2).凡在施工中中按图施工工，没有变变更的，可可在原施工工图（必须须是新蓝图图）上加盖盖“竣工图图章”，并并经有关责责任人审核核签认后，，可作为竣竣工图使用用。.四、归档文文件案卷的的质量要求求3).凡在施工中中，虽有一一般性设计计变更，但但能在原施施工图上加加以修改补补充作为竣竣工图的，，可不重新新绘制，由由施工单位位根据设计计变更通知知单（含各各类带有变变更内容的的联系单、、洽商单、、图纸会审审记录等））在原施工工图上用碳碳素墨水笔笔进行修改改，标注修修改依据后后盖“竣工工图章”并并经有关责责任人审核核签认后，，可作为竣竣工图。设设计变更文文件中要求求的变更内内容，必须须在竣工图图中全面反反映。.四、归档文文件案卷的的质量要求求4).凡施工图中中结构、工工艺、平面面布置等有有重大改变变，或变更更部分超过过图面1/3，应当重新新绘制竣工工图。施工工单位负责责在新图上上加盖“竣竣工图章””附以有关关记录和说说明，作为为竣工图。。.四、归档文文件案卷的的质量要求求5).对有设计变变更但原图图没有作废废的，应一一并归档，，原图排前前，变更图图排后。6).施工图因故故被取消或或现场未予予施工的，，不需要编编制竣工图图。但应在在原图纸目目录对应的的备注栏中中注明“取取消”或““未施工””，并标注注取消依据据或未施工工原因。.四、归档文文件案卷的的质量要求求7).施工单位在在编制竣工工图时，必必须把原图图封面和目目录一并归归档（整册册图纸作废废的除外））。8).设计变更通通知单（含含带有变更更内容的联联系单）、、工程洽商商单等按专专业编号顺顺序排列，，做出详细细的卷内目目录。并由由施工单位位做设计变变更通知单单汇总目录录。设计变变更通知单单需连同图图纸会审记记录、工程程洽商单等等独立组卷卷。设计变变更通知单单应连同其其附图一并并归档，附附图应有设设计单位的的盖章确认认。.四、归档文文件案卷的的质量要求求9).竣工图必须须整洁、美美观，破损损的施工图图不能用来来编制竣工工图。以施施工图编制制竣工图的的必须为有有氨图，不不得使用无无氨图，以以确保其保保管期限。。10）设备厂家家提供的图图纸由设备备安装施工工单位负责责组卷（不不必加盖竣竣工图章）），如属成成册的，不不必拆散折折叠，没有有页号的应应逐页打号号.四、归档文文件案卷的的质量要求求11).所有盖章统统一用不褪褪色、快干干的红色印印泥加盖，，并应注意意竣工图在在印泥干透透后折叠。。图纸目录录也应加盖盖竣工图章章，修改、、注记须用用黑色碳素素墨水。竣竣工图章中中的编制日日期应与““单位工程程质量竣工工验收记录录表”中的的“竣工日日期”栏中中的时间一一致。.五、归档文文件具体编编制规划性性要求一、组卷应应遵循工程程文件的自自然形成规规律，保持持卷内文件件的有机联联系，便于于档案的完完整、保管管和利用。。航程置业业工程档案案由多个单单项工程组组成，工程程文件应按按单项工程程进行组卷卷。组卷编目的的步骤按照照如下的顺顺序进行：：见下页.五、归档文文件编制与与要求分类排序编件号、打页码装订（包边）扫描（双层PDF）制作打印案卷封面装盒制作打印卷内目录制作打印备考表制作档案盒盒盒脊粘贴盒脊制作档案移交目录.五、归档文文件编制与与要求二、竣工文文件分别依依据郑州市市城建档案案馆和航程程置业实施施细则要求求的归档范范围和分类类进行组卷卷，同种文文件材料数数量较多时时，可单独独组成一卷卷或多卷。。不同文件件一般分别别组卷，文文字案卷不不宜过厚，，一般在15mm-20mm之间，不宜宜拆分的亦亦不能超过过30mm。图纸一卷卷也不能超超过40mm。.五、归档文文件编制与与要求施工过程文文件分为八八大类：施施工管理、、施工技术术、进度质质量造价控控制、施工工物资、施施工记录、、施工试验验记录及检检测报告、、施工质量量验收记录录、施工验验收。监理过程文文件主要分分为监理管管理、进度度控制、质质量控制、、造价控制制、合同管管理、竣工工验收等。。.五、归档文文件编制与与要求三、案卷与与卷内文件件的排列（1）文字材料料按事项、、专业、时时间顺序排排列。同一一事项的请请示与批复复、同一文文件的印本本与定稿、、正件与附附件不能分分开。并按按批复在前前、请示在在后，印本本在前、定定稿在后，，正件在前前、附件在在后，译文文在前、原原文在后的的顺序排列列。同类文文件按成文文时间先后后或按工程程部位顺序序排列。其其中“施工工材料、预预制构件质质量证明文文件及复试试报告”类类的排列原原则是将合合格证、质质量证明文文件和复试试报告一一一对应。（（细则第三三十六条））.五、归档文文件编制与与要求（2）图纸按专专业排列，，同专业图图纸按图号号顺序排列列。（3）既有文字字材料又有有图纸的案案卷，文字字材料排前前，图纸排排后。（4）声像材料料整理时应应附文字说说明，对时时间、地点点、项目名名称、人物物、事件、、摄录者等等内容进行行著录。归归档的照片片规格统一一尺寸为6寸，以传统统感光材料料为载体的的照片需报报送底片、、正片，以以数码相机机拍摄的照照片，其光光学分辨率率不得小于于800万有效像素素。.五、归档文文件编制与与要求四、编件号号在文件左上上角2cm×2cm处用铅笔标标上件号，，一份文件件一件，这这个件号和和目录中的的序号相对对应，和一一卷扫描出出的数量相相对应。每每卷从1开始编号，，卷与卷的的件号不相相连。.五、归档文文件编制与与要求五、打页码码用打码机对对卷内文件件材料和图图纸逐页编编号，每卷卷从1开始。正面面页号在右右下角，反反面在左下下角（空白白页面不编编号），折折叠后的图图纸一律在在下角。页页号必须盖盖在空白处处，不要覆覆盖图文。。案卷封面面、卷内目目录、卷内内备考表不不编写页号号。（细则则第三十七七条）详见见图片.五、归档文文件编制与与要求.五、归档文文件编制与与要求六、制作填填写卷内目目录、备考考表、案卷卷封面（细则第三三十八条））（1）制作填写写卷内目录录，卷内目目录需制作作出两类版版本，一类类为word版，一类为为excel版，word版用于打印印，excel版用于数据据导入系统统用。其中中excel版目录分为为航程案卷卷、城建案案卷及卷内内三种模板板，具体录录入内容详详见航程档档案整理用用模板。.五、归档文文件编制与与要求卷内目录录录入要求1、卷内文件件目录格式式为7列13行，每张目目录上能打打印12条目录。2、表格项项中卷内文文件目录字字体为宋体体22号，档案字字体为宋体体12号，序号、、文件编号号、责任者者、文件题题名、日期期、页次、、备注字体体为宋体14号。录入内内容字体为为宋体12号。.五、归档文文件编制与与要求3、序号：：用阿拉伯伯数字从001起依次标注注卷内文件件材料件数数的顺序。。4、文件编号号：填写文文件材料的的文号或图图样的图号号，项目代代码。5、责任者:填写文件材材料的形成成部门或主主要责任者者。只填写写一个，如如名称太长长，可简写写。如是合合同协议，，原则上要要填写合同同双方。.五、归档文文件编制与与要求6、文件题名名：抄录文文件材料的的标题，原原则上是直直录。如没没有标题或或标题不能能揭示实际际内容的，，根据内容容拟写标题题，但要用用括号“（（）”括起起。7、日期：卷卷内文件材材料形成的的时间。年年份的四位位数字要全全写，月、、日都必须须填写两位位数，不足足两位数的的，前面添添加“0”以补足两位位数。如2014年3月5日写成20140305。.五、归档文文件编制与与要求8、页次：填填写每份文文件材料首首页上标注注的页号。。最后一份份要加填首首尾页标注注的页号。。如35-38.9、备注：如如无需要说说明可不填填写。10、档号：与与档案封面面的档号保保持一致。。.五、归档文文件编制与与要求Word版卷内目录录样式.五、归档文文件编制与与要求EXCEL目录样式（（案卷）.五、归档文文件编制与与要求EXCEL目录样式（（卷内）.五、归档文文件编制与与要求（2）制作填写写案卷备考考表，写明明卷内文件件材料页数数和不同特特征文件材材料（文、、图、照片片）的数量量；案卷质质量情况、、记录组卷卷过程中需需要说明的的情况；立立卷人、审审核人签名名，注明日日期并对卷卷内文件的的完整性作作确认。备备考表放在在卷内文件件材料之后后。.五、归档文文件编制与与要求卷内备考表表填写要求求1、卷内备考考表字体为为加粗宋体体24号，工程名名称、档号号字体为宋宋体12号，备考表表内的文字字为加粗宋宋体14号。2、卷内备考考表的内容容需用不易易褪色的黑黑色水笔或或签字笔填填写。3、文件材料料页数指本本卷中文字字说明、图图纸、照片片的总页数数，本卷无无图纸、照照片需写““0”。例如：本本案卷共有有文件材料料100页，其中：：文字材料料100页，图样材材料0页，照片0张。.五、归档文文件编制与与要求卷内备考表表样式.五、归档文文件编制与与要求（3）制作填写写案卷封面面，案卷封封面由档号号、案卷题题名、编制制日期、保保管期限、、密级等组组成。案卷卷题名应包包括工程名名称、专业业名称、结结构名称、、阶段名称称等内容。。同类文件件页数过多多分开组卷卷时，案卷卷题名不能能同名，应应以时间段段、部位或或图纸编号号等特征做做区分标注注。外文题题名应译成成中文。一一个项目中中不允许出出现相同的的案卷题名名。案卷封封面分为两两类样式，，一类为航航程案卷样样式，一类类为城建案案卷样式。。.五、归档文文件编制与与要求案卷封面填填写要求1、档号：根据档档案室给出出的档号填填写。2、案卷题名名：应简明明准确地揭揭示卷内文文件材料的的内容。主主要包含：：项目名称称、卷内文文件内容概概括，原则则上不超过过50个字。3、编制单位：填填写单位的全称称。（需注意，，移交航程的两两套编制单位写写施工单位全称称，移交城建档档案馆的一套编编制档案写航程程的全称（郑州州航空港区航程程置业有限公司司）.五、归档文件编编制与要求4、编制日期：档档案立卷日期。。实例为2015年9月25日。5、保管期限：根根据有关规定填填写组卷时划定定的保管期限。。6、密级：依据保密规规定填写卷内文文件材料的最高高密级。7、字体要求：填填写内容为宋体体三号字。.五、归档文件编编制与要求航程案卷封面样样式.五、归档文件编编制与要求城建案卷封面样样式.五、归档文件编编制与要求七、扫描档案归档时需提提供与纸质版档档案内容相一致致的电子文件，，需把纸质档案案扫描成PDF双层电子版文件件，移交档案时时纸质档案与电电子档案同时移移交，电子档案案用光盘存储，，光盘上需注明明单位名称、项项目名称。电子文件一卷一一个文件夹，文文件夹命名成案案卷号，扫描时时除封皮目录备备考表外每份文文件都需扫描。。.五、归档文件编编制与要求一卷文件所扫描描的件数需与本本卷条目数相一一致，一卷中每每份文件电子版版以序号命名。。案卷号命名样式式卷卷内文件件扫描样式.五、归档文件编编制与要求八、案卷装订及及装盒文字材料及既有有文字又有图纸纸的案卷必须装装订。每卷文字字材料加具卷皮皮后，以白色棉棉纱线在卷面左左边1厘米处上下打三三孔装订，结头头在后，要求整整齐、美观、结结实。文件材料料装订后，要装装入档案盒中（（城建馆一套用用7公分城建盒装，，1盒可装多卷，最最多装4卷，航程归档用用航程专用档案案盒，一盒一卷卷）。（细则第第三十九条）.五、归档文件编编制与要求图纸不装订，连连同卷内目录及及备考表装入档档案盒。若整卷卷图纸高低不平平，可颠倒放置置。.五、归档文件编编制与要求九、档案盒盒脊脊案卷装入档案盒盒内，摆上档案案柜架，才具有有保管价值、才才便于进行管理理和查阅利用。。因为是两套标标准，所以档案案盒脊也是两种种样式，城建档档案盒盒脊编制制内容应包括：：检索号、档号号、案卷题名、、统计单元（总总盒数）、子统统计单元、本盒盒次序、本盒案案卷次序等。航航程档案盒盒脊脊应包括：档号、案卷题题名。.五、归档文件编编制与要求城建档案馆留存存档案的盒脊要要求.五、归档文件编编制要求与要求求航程置业留存盒盒脊填写要求1、航程专用档案案盒盒脊尺寸统统一为40mm。2、40mm盒脊档号、案卷卷题名的字体为为宋体加粗22号字，档号填写写内容宋体16号字，案卷题名名填写内容宋体体18号字。3、注明：各类盒盒脊填写内容的的字体大小可依依据实际情况修修改，字数较多多者字号可适当当缩小，以美观观为准。.五、归档文件编编制与要求航程置业留存档档案的盒脊要求求.五、归档文件编编制与要求十、移交移交时需填写档档案移交审核表表。移交时连同同档案缺失清单单一并移交，档档案缺失清单需需由相关部门盖盖章、相关负责责人签字方可有有效。移交单后附目录录清单，有两类类样式，一类为为城建目录样式式，一类为航程程目录样式。.五、归档文件编编制与要求档案移交审核表表.五、归档文件编编制与要求航程档案移交目目录.五、归档文件编编制与要求城建档案移交目目录.五、归档文件编编制与要求十一、光盘内容容移交电子档案时时光盘内容需包包含3项，扫描内容、、所录目录excel版、档案移交目目录。.六、档案整理中中常见Q&A1、档案内容不齐齐全，缺章、签签字、日期。例例如施工日志内内容中风向、风风力、记录人等等漏填，工程材材料中监理章漏漏盖等问题。2、目录录入过于于简单，不能区区分。录入时文文件题名应录成成“部位+材料名称+表头”。如“10#楼基础筏板（水水泥）工程材料料报审表”。录录入时原则上一一个报审表录一一条目录，若相相同材料相同部部位可以多个报报审表录一条目目录，在日期上上注明最早和最最晚日期。.六、档案整理中中出现的问题3、录入时，若是是自拟标题，应应加“（）”。。如“（土方开开挖检验批质量量验收记录）””。需注意，一一卷中不允许出出现相同的文件件材料题名。4、不易保存的纸纸张需复印，尽尽量清晰，复印印件跟在原件后后。复印件也需需打页码。5、报审表缺失。。材料报验、检检验批等都需归归档报审表，不不应当抽出来。。.六、档案整理中中出现的问题6、排序录入问题题。C4材料报验应按照照钢筋、水泥、、砂、石、防水水卷材、轻集材材料、砼、水、、电、暖、通、、空、装饰装修修的顺序排列，，相同材料按时时间顺序排列。。每份材料的顺顺序如下：报审审表-见证记录（数量量清单）-合格证（质量证证明书）-出厂检验报告-进场复试报告。。其中合格证（（质量证明书））的排列顺序应应和见证记录（（数量清单）上上的顺序保持一一致。录入样板板“10#筏板（砂子）工程材材料报审表”。.六、档案整理中中出现的问题C4混凝土质量证明明书排序：报审审表-浇灌令-商品混凝土质量量证明书（一个个部位3天、28天检验报告放在在一块）。录入入样式“防水保护层（（C20）预拌拌商品混凝土出出厂质量证明书书”。C6砂浆排列顺序：：配合比-汇总评定-见证记录及检验验报告，需注