第二章数据库和表

第二章数据库和表2023/3/1323.1Access数据库的基本操作数据库的设计1.确定创建数据库的目的2.确定该数据库中需要的表3.确定字段4.确定主键5.确定表之间的关系6.确定各个表的使用数据7.确定数据的使用场所和管理手段2023/3/1333.1.2创建数据库创建Access数据库通常有以下两种方法。第一种方法是使用数据库向导，利用系统提供的模板或现有文件，创建一个具有一定数据和功能的数据库。第二种方法是先建立一个空数据库，然后在其中新建（或添加）表、查询、窗体和报表等对象。2023/3/1341.使用向导创建数据库Access2003提供了十种典型的数据库管理业务模板，它们是：订单、分类总账、服务请求管理、工时与账单、讲座管理、库存控制、联系人管理、支出、资产追踪和资源调度。用户可以根据需要，利用这些模板建立一个比较完整的数据库管理系统，它包括了系统所需的表、窗体和报表，只是表中没有数据。你还可以借助互联网，找到更多的模板。【例2.1】使用数据库模板创建“订单”数据库。使用向导创建数据库的特点使用向导创建数据库的缺点2023/3/1352.自定义创建数据库先创建一个空数据库，然后自己动手向里面添加所需的表、查询、窗体、报表以及其他对象。例【2.2】创建空数据库“教学管理”，并将其转换成2003格式。注意：建立的“教学管理0”数据库是“Access2000文件格式”，而不是“Access2003文件格式”。需转换：选择菜单“工具”|“数据库使用工具”|“转换数据库”|“转换为Access2002-2003文件格式”

2023/3/1363.2表3.2.1表的设计与创建3.2.2字段的基本操作3.2.3创建查阅字段3.2.4主关键字及索引的使用3.2.5关系的创建及应用3.2.6创建OLE和超链接字段3.2.7表布局设计2023/3/1373.2.1表的设计与创建在创建了一个空数据库之后，首先要做的事情就是在其中的表对象中创建（或添加）若干个数据表。数据表对象是数据库中的基本对象，它是数据库中所有数据的载体。Access表由表结构和表内容两部分组成。创建表一般需要两个步骤：一是建立表结构，二是输入数据。表结构主要包含了组成表的所有字段信息，字段信息中主要包含字段名称、字段类型、字段属性以及字段说明。2023/3/1383.2.1表的设计与创建表的型与值：结构(型)纪录(值)2023/3/139表的创建创建表实际上是建立表的结构包括：字段名、数据类型等“使用向导”创建表“通过输入数据”创建表（使用数据表视图）“使用设计器”创建表（使用“设计视图”）使用“新建”按钮创建表(包括以上3种和导入、链接表）2023/3/13101.使用“向导”创建新表步骤：打开一个数据库双击“使用向导创建表”从“示例表、示例字段”中选取所需，并做取舍示范：建立“学生和课程”表2023/3/13112.使用“数据表视图”创建新表打开一个数据库双击“通过输入数据创建表”右击“字段1”，选择“重命名列”，或双击该字段名。插入字段：通过“插入”菜单删除字段：通过“编辑”菜单当询问“主关键字”时，根据需要回答2023/3/13123.使用“设计视图”创建新表步骤：打开一个数据库双击“使用设计器创建表”输入以下项目：字段名数据类型说明2023/3/1313字段名称的约束规则（1）字段名称可以包含字母、汉字、数字、空格（只能用在字段名称中间，不能以空格作开头）和其他字符。（2）字段名称长度为1--64个字符（一个汉字也算一个字符）。（3）字段名称中不能包含点（.）、惊叹号（！）、方括号（[]）、先导空格（即以空格开头）或不可打印的符号（如：回车键）。2023/3/1314字段的数据类型设置2023/3/13154.表结构的编辑和修改在设计视图下对字段操作：行头称“字段选定器”添加：选定该行-插入行（在当前行上方）删除：选定该行-<del>改名：双击字段名，或直接修改移动：选定该行，鼠标指向字段选定器，拖动复制：选定该行，^C,^V2023/3/13165.导入表和链接表导入表实例：从EXCEL工作簿中导入：在“表”对象中，空白处右击；在快捷菜单中，选择“导入”；选择要“导入”的EXCEL工作簿，单击“导入”按钮；选择要导入的工作表，单击“下一步”；保存位置：选择“新表中”（或现有表中），单击“下一步”…..；在“导入到表”中填入新表名。导入表：教师信息表链接表：课程比较区别，移动后的现象2023/3/13173.2.2字段的其他属性设置标题：数据表列头的显示字符串，在窗体中，作为标签，若省略，则使用字段名做标题。默认值：当向表中插入新记录时，相应字段的默认取值。2023/3/1318字段的属性设置（2）关于“是/否”型字段的显示：文本型：在“格式”中设置控件型：（复选框）在“查阅”选项卡中设置2023/3/1319字段的属性设置（3）关于“备注”型字段：内容在数据表视图直接输入（但看不到全部文字）按Shift+F2打开“显示比例”窗口，可以看到和编辑全部文字，也可以改变字体。2023/3/1320字段的属性设置（4）“有效性规则”和“有效性文本”当输入数据违反有效性规则时，在弹出的信息框中显示有效性文本的内容，若未设效性文本，则系统自动提示“工资”在700到10000之间:>=700And<=10000或者：Between700And10000只能是80年以前出生的：<#1980-1-1#2023/3/1321字段的属性设置（5）输入掩码：

用来定义字段中所有输入数据的模式。经常用于数字型、日期型、文本型等类型的数据。设置掩码的方法：1）在表的设计视图中，选择该字段；2）在“常规”选项卡的“输入掩码”中单击，再单击右端的“…”按钮

演示：“健康状况”2023/3/1322“输入掩码”实例（日期型）将日期字段设置为XXXX年XX月XX日格式：1、在设计视图下选择出生日期字段2、单击“输入掩码”右端的“…”按钮3、在弹出的向导中选择所需格式如图必须指出：掩码是一种输入格式（在修改或添加新数据时出现），但数据的显示格式取决于“格式”的设置，默认是常规格式。2023/3/1323“输入掩码”实例（字符型）将身份证设置为15－18位格式：1、在设计视图下选择身份证字段2、单击“输入掩码”右端的“…”按钮3、在弹出的向导中选择所需格式如图：其中0表示0－9十个字符9表示数字或空格使得允许输入15位或18位都是合法的2023/3/1324“输入掩码”实例（数字型）将基础工资设置为带货币符号2位小数格式：1、在设计视图下选择基础工资字段2、由于数字型没有向导,直接输入掩码$999,999.99其中9表示数字或空格2023/3/1325“输入掩码”实例（添加其他字符）掩码还可以用于在字段值中自动嵌入所需字符，比如血压的计量单位mmHg而不需要用户输入实例：将表“健康状况”中的字段“血压”用输入掩码的方法使之自动出现:“___/__mmHg”字样操作方法：在“输入掩码”中输入：999\/99mmHg其中：\ 使其后的字符显示为原义字符如果不加此符号，会将/自动转换为-号，（见下2页说明）2023/3/1326“输入掩码”属性定义中的字符－1字符 说明0 数字（0到9，必选项；不允许使用加号[+]和减号[-]）。9 数字或空格（非必选项；不允许使用加号和减号）。# 数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号）。L 字母（A到Z，必选项）。? 字母（A到Z，可选项）。A 字母或数字（必选项）。a 字母或数字（可选项）。& 任一字符或空格（必选项）。C 任一字符或空格（可选项）。.,:;-/ 十进制占位符和千位、日期和时间分隔符。（实际使用的字符取决于Microsoft Windows控制面板中指定的区域设置。）2023/3/1327“输入掩码”属性定义中的字符

-2字符 说明

< 使其后所有的字符转换为小写。> 使其后所有的字符转换为大写。! 使输入掩码（输入掩码：一种格式，由字面显示字符（如括号、句号和连字符） 和掩码字符（用于指定可以输入数据的位置以及数据种类、字符数量）组成。）从 右到左显示，而不是从左到右显示。键入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可 以在输入掩码中的任何地方包括感叹号。\ 使其后的字符显示为原义字符。可用于将该表中的任何字符显示为原义字符（例 如，\A显示为A）。密码 将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码项文本框。文本框中键入的任何字符 都按字面字符保存，但显示为星号（*）。2023/3/13283.2.3创建查阅字段数据来源2大类：值列表

/查阅列表值列表字段的建立：(设计视图中）选定该字段；在“数据类型”中选择“查阅向导”选择“自行输入所需的值”……查阅列表字段的建立：(设计视图中）操作1同上选择“使查阅列在表和查询中……”根据向导选择所需表或查询……指定字段2023/3/13293、直接在“查阅”选项卡中建立查阅1）在“显示控制”根据数据类型设定（例如：将文本框改为列表框或组合框）2）“行来源类型”中根据需要选择指定3种之一3）行来源：表/查询：表名/查询名/SQL语句值列表：以分号为分隔符的数据列表（加半角引号）字段列表：表名/查询名/SQL语句2023/3/1330查阅字段的设置实例将表“学生选课”中的字段“课程ID”用查阅向导建立查阅字段，数据来源为“课程”中的“课程ID”（包含课程名）；将表“学生”

中“性别”用查阅向导建立查阅字段（“值列表”，直接输入）演示……2023/3/13313.2.4主关键字及索引的使用3种“主关键字字段”：自动编号单字段（能唯一的标识记录）多字段（组合关键字）注意：“主键”字段值不允许不唯一或空值，若有违背，Access会警告P64-672023/3/1332主关健字和索引主关键字： 其值能唯一地标识记录的一个或多个字段。将该表与其它表进行关联时，必须指定主键。建立主键：选择菜单[编辑]-[主键]，或工具栏“主键”按钮。修改主键：选择当前要设置的关键字段，设置为主键，就取消了原有设置删除主键：如果主键在某个关系中，必须先删除这个关系，再删除主键2023/3/1333索引的使用用于优化数据库的查询及排序打开索引（可以建立、查看、修改索引）在“设计”视图下，选择[视图]-[索引]建立多字段索引先指定第一字段的索引名、字段名、次序以后的各字段，使索引名保持空白，再设置字段名、次序2023/3/13343.2.5关系的创建及应用一对一：一对多：多对多：一个人的学历档案和他的健康档案；一个父亲有多个儿子；一个老师教多个学生，一个学生被多个老师教。2023/3/1335建立表关系一对一的关系：对表2个表分别建立主键：具体方法是：在设计视图中，选择主键字段，单击“主键”按钮；关闭所有打开的表单击按钮“关系”在“显示表”对话框中双击表名（2个）将相关字段从一个拖到另一个选择“参照完整性”级联更新与删除单击“创建”按钮2023/3/1336建立表关系一对多的关系：

关键技术是建立“多方”具有2个字段的主键比如“学生选课”；分别打开表“学生”、“课程”选择“学号”和“课程ID”建立主键打开“学生选课”，同时选中“学号”和“课程ID”2个字段（方法是在左端行选择器上单击“学号”后，按住Shift键再单击“课程ID”，然后单击“主键”按钮（如图）。单击工具栏“关系”按钮，拖动方法类似一对一的关系。2023/3/1337修改与删除表关系编辑关系：菜单[关系]-[编辑关系]或双击关系连线删除关系：单击关系连线，按<Del>键或右击关系连线，选择“删除”察看罗斯文数据库的关系2023/3/13383.2.6创建OLE和超链接字段3.2.6.1如何在表中建立图像字段

(1)打开设计视图；(2)添加字段“照片”；(3)将字段“照片”的数据类型设置为“OLE对象”；(4)切换到数据表视图，选中一个学生的照片所在单元格；(5)选择菜单[插入]→[对象]，在对话框中，选择“由文件创建”；2023/3/13393.2.6.2如何显示观看图像

在数据表视图中，是无法看到图像本身的，必须在窗体视图中才可以看到图像。如果我们建立了以表“A班学生信息”为数据源的窗体，则可显示如下窗体视图：

说明：

OLE类型字段，它可以接受“.BMP（位图）”和PhotoShop的图片，“.jpg”之类的压缩图片，

2023/3/13403.2.6.3在表内插入超链接字段方法1：（1）打开一张表的数据表视图，单击“插入”菜单下的“超链接栏”菜单项，系统将会自动在表里面新增加一列，字段名称为“字段1”。（2）在该字段处单击右键，弹出相关菜单。（3）选中子菜单中的“编辑超链接”，将会弹出“插入超链接”对话框。（4）如果要链接的是一个因特网上的网页，则直接在“地址”栏上输入网页的链接即可。方法2：直接在表的设计视图中添加新字段，并将数据类型选择为“超链接”。2023/3/13412.6表的其他操作2.6.1复制表操作2.6.2删除表操作2.6.3重命名表操作2.6.4查找或替换数据操作2.6.5排序记录操作2.6.6筛选记录操作2.6.7使用子表操作P83-902023/3/13422.6表的其他操作2.6.1复制表操作复制表过程中的三个“粘贴选项”说明：①“只粘贴结构”选项：则表示复制表为一张具有原表同样结构的空表（没有记录）。②“结构和数据”选项：表示复制得到的表和原表具有同样的结构，还存储着同样的数据。这是复制表操作的默认选项。③“将数据追加到已有的表”选项：表示只把原表中的数据复制到输入的表名中去，但此时输入的表名应该是早已经存在的某个表名。2023/3/13432.6表的其他操作2.6.2删除表操作删除表的操作步骤如下：（1）打开数据库窗口，然后选中要删除的表。（2）按下键盘上的Delete键或者右单击选择“删除”2.6.3重命名表操作:按右键选择“重命名”2023/3/13442.6表的其他操作2.6.4查找或替换数据操作

在数据库的某个表中查找或替换数据的方法有很多，不论是查找特定的数值、一条记录，还是一组记录。1.直接查找打开表的“数据表视图”方式，通过上下、左右拖动滚动条，直接在窗口中查找。2.使用记录导航仪如果已知记录的编号，可在“数据表视图”窗口下方的记录导航仪的编号框中输入记录编号，按回车键即可快速定位于输入的记录编号处。3.使用“查找”对话框使用“查找”对话框，可以查找字段中特定的数值。4.替换数据操作有时需要对表中多处数据进行统一替换修改，可使用“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡进行统一替换操作。2023/3/13452.6表的其他操作2.6.5排序记录操作1.按一列（一个字段）重新排序选中该列或将光标定位于该列之内，单击工具栏上的“升序排序”按钮或“降序排序”按钮，或者从右单击弹出的快捷菜单中选择“升序排序”或“降序排序”选项即可。2.按多列（多个字段的组合）重新排序选择菜单【记录】-【筛选】-【高级筛选/排序】设置……菜单【记录】-【应用筛选/排序】2023/3/13462.6表的其他操作2.6.6筛选记录操作在表的“数据表视图”窗口中，Access2003通过“记录”菜单提供了四种方法用于筛选记录：“按选定内容筛选”、“内容排除筛选”、“按窗体筛选”以及“高级筛选/排序”。1.按选定内容筛选在表中筛选记录时，最常使用的方法就是“按选定内容筛选”。2.内容排除筛选在表中筛选记录时，也常常使用“内容排除筛选”，此法是“按选定内容筛选”的反向操作。3.按窗体筛选4.高级筛选/排序“高级筛选/排序”方法实际上就是第3章讲的选择查询设计方法。2023/3/13472.6表的其他操作2.6.7使用子表操作当数据库中两个相关联的表建立了一对一或一对多关系之后，Access2003提供了插入“子数据表”操作功能，。1、插入“子表”：打开数据表视图2、删除子表“：打开父表数据表视图P902023/3/13483.2.7表布局设计调整行高和列宽

改变列的顺序显示与隐藏列冻结列删除行和列表的外观效果设计2023/3/13491调整行高和列宽

1.调整行高

调整行高的方法有两种：

（1）用鼠标拖动

（拖动一行整体改变）（2）精确设定

:【格式】-【行高】…2.调整列宽

调整列宽的方法有两种：（1）使用鼠标拖动

（拖动右界改变当前列）（2）精确设定:【格式】-【列宽】…（最适合的列宽：选择“最佳匹配”或双击右界）2023/3/13502改变列的顺序

操作步骤如下：

（1）鼠标单击选定列的列头，整列变黑。（2）在选中的列头（鼠标变“箭头”）按住鼠标移动，出现的黑色粗线为目的地，即可放开鼠标。

2023/3/13513显示与隐藏列

1.隐藏列

（1）选中需要隐藏的列，使整列变黑。

（2）单击“格式”菜单下的“隐藏列”菜单项，就可以把整列隐藏。

2.显示被隐藏的列

（1）单击“格式”菜单下的“取消隐藏列”菜单项，弹出“取消隐藏列”对话框。（2）在列出的字段名称前面的方框中打上勾的，表示这个字段的那一列正在显示，相反则说明该列已被隐藏。

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