有限公司总集成项目文档管理实施细则

总集成项目文档管理实施细则第一章总则为了使项目文档能够更有效地为项目组、用户方及项目相关方服务，充分发挥项目文档的作用，根据《公司集成服务项目文档管理细则》的有关规定，结合本项目的实际情况特制定本细则。本细则适用于项目组所有人员。项目文档是项目不可缺少的重要组成部分，对于项目涉及的文档资料，项目组所有人员都具有按时提交、管理、保护、使用的义务和权利，任何个人不得将文档据为已有、拒绝归档、丢失或销毁。第二章项目文档管理体制与职责项目文档管理工作实行统一规划、管理的原则。项目文档是项目组所有成员的重要资源，项目组成员可在职责范围内，充分的利用项目文档资料。项目组的项目助理直接负责项目组全过程文档管理规划与组织工作，直接对项目经理负责。项目助理的职责:①制定项目文档管理工作规划、文档管理规章制度、标准、流程并组织实施；②负责项目组内部文件、分项集成商提交的相关文件、与业主方往来的文件资料等文档的集中管理，做好各类文档入库后的加工、整理、分类、登记、编目等工作；③监督和检查项目组内部以及分项集成商及时提交项目文档资料；⑤负责文档查阅服务管理工作，为项目相关人员提供所需要的文档资料。项目经理定期的召开项目组文档会议，通报项目组文档工作的进展、总结工作成果、制定改进计划。第三章文件材料的积累与归档凡是总集成项目组业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应按规定由项目助理收集齐全整理归档。整理和分类的原则见《项目文档管理办法》第3.4章节。管理工作中形成的文件材料应由项目助理负责积累、整理，办理完毕后，应及时归档，并且定期对项目经理汇报文档的管理工作。归档时间（一）各分项集成商提交的文档按时提交，并及时归档。（二）日常会议纪要，应当日发送给相关的负责人员，并及时归档。（四）特殊的文档必须经过项目经理审核确认后，定期归档。（五）每周至少对项目文档进行归类整理一次。第四章项目文档管理项目文档的整理项目助理对接收的文档要及时地进行分类登记与编目，项目文档的分类参照《项目文档管理办法》第3.5章节。项目文档的保管（一）电子版本保存，同时要求有其他的备份；（二）纸质资料保存：项目助理要要定期对项目文档进行检查、清点,发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。项目文档的保密（一）项目文档在存档时应设定密级及保密年限，密级分为A：绝密、B：保密、C：一般，三个级别。参照《项目文档管理办法》第3.8.4章节。（二）B级以上的文档材料，仅限于项目组内部人员使用。其它人员使用必须通过项目经理同意后方可借阅或查询；（三）项目组所有成员对其接触的密级项目文档负有保密责任。项目助理应建立项目文档统计制度，对项目文档的收入、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向项目经理报送《项目文档工作情况统计表》。项目文档的利用（一）项目文档的借阅1、项目相关成员查阅项目文档要在项目助理的管理下进行。如有特殊情况需要查阅重要及有密级的项目文档，必须经项目经理批准，外借项目文档需限期归还。2、项目文档使用者,在借阅项目文档时必须爱护项目文档，不得涂改、抽拆文档文件，未经许可不得擅自传阅、转借、复制项目文档材料。（二）项目文档管理员应根据需要编制各类项目文档的检索工具和参考资料，以保证及时准确地提供利用项目文档信息。第五章附则项目文档管理工作是能否完成项目的关键因素。对造成项目文档损失或利用项目文档中给公司造成经济损失负有直接责任者，公司可根据损失大小给予相应处罚。对于不及时归档或归档不全的项目组人员，部门项目文档管理员应建议报告项目经理处理。本办法由中国电财东单新机房总集成项目组负责解释,自发布之日起实行。附件：总集成项目文档参考文件项目文档分类大纲归档工作流程项目文档借阅流程项目文档借阅申请表项目文档移交清单附件1、项目文档归档参考文件项目分类启动阶段实施阶段验收阶段项目文档项目全过程通用文档（会议纪要、项目周报等等）1、需求大纲及确认文件（本项目裁剪）2、工作说明书及确认文件3、项目团队人员配备4、进度计划5、风险管理规划1、项目采购文件2、项目技术文档3、付款凭证4、项目阶段性验收文件5、项目变更文件6、质量、费用等控制文件1、验收报告2、项目总结（结题报告）3、项目文档移交清单附件2项目文档分类大纲为实现项目文档管理规范化和标准化，根据国家有关项目文档工作的规定，结合公司业务特点，制定此分类大纲。本大纲适用于公司所有部门。本大纲规定包括项目文档的分类、编号和排架管理的原则和方法。项目文档分类标准见《项目文档管理办法》第3.5章节。附件3、归档工作流程

附件4、项目文档借阅流程在填写“项目文档在填写“项目文档借阅申请表”需要借用文档的使用者平时开始由项目助理负责登记审批。如果有保密的文档，需要经过项目经理的同意。由项目助理负责登记审批。如果有保密的文档，需要经过项目经理的同意。项目助理当时可否直接发mail可否直接发mail发mail到文档借用发mail到文档借用者项目助理当时N提供原件项目助理提供原件项目助理当时工作地点阅览项目助理当时提供复印件提供复印件项目助理当时到期是否归还到期是否归还催还项目助理催还项目助理限时利用完毕后放回案卷利用完毕后放回案卷项目助理当时将调出的案卷归还至原处并填写稳当将调出的案卷归还至原处并填写稳当利用登记表项目助理当时结束结束

附件5项目文档借阅申请表申请部门申请日期借阅目的借阅项目文档标题或内容案卷号案件号具体项目文档页号审批情况借阅方式□发送电子文本□项目文档室阅览□提供复制品份□借出原件限年月日前归还注销时间注销人借阅联系电