工程变更索赔的管理的程序及方式方法

工程变更索赔的管理的程序及方式方法目前建筑业市场中，承包人对工程变更与索赔在合同管理中的重要性的认识有了很大程度的提高，充分理解了当前建筑市场干的好不如算的好的规则，但缺乏行之有效、浅显易懂的归纳总结。本人结合4年的合同经营经验，参考相关文献，就合同管理中变更索赔工作做个浅谈，总结出变更索赔管理的注意事项、方式方法、流程。标签：工程变更；管理方法；注意事项工程变更的本质工程变更也就是施工合同的变更：是指合同条款中约定的工作内容发生变化、追加或取消某些工作。工程变更的主要内容工程变更主要是指对工程任何部分的结构形式、质量、等级或数量等边界条件作出的改变；具体有如下一些内容：合同中任何项目工程量的增加或者减少：如增加桩的长度；取消或增加合同中的任何单项工程；改变合同中任何工作的性质、质量及种类：如将基坑回填土改成基坑回填炝灰土；改变工程任何部分的标高、线形、位置和尺寸，如路基标高调整；附加工作内容，如增加的洞门装饰石材等；改变本工程任何分项工程规定的施工顺序、时间安排或边界条件；施工图与中标清单的量差、漏项、错项等。变更、索赔管理人员首先应具备的能力全面掌握合同文件内容，通晓合同条款，尤其是吃透专用条款约定双方工作内容部分；正确理解设计意图，吃透施工图纸；掌握施工技术和有关施工规范；具有一定的施工经验和类似工程变更成功案例；了解投标、招标文件并熟悉经过审批的施工组织设计意图；吃透合同清单并懂得计量规则；精通预算，懂得工程造价组成；随时了解、掌握当地政府及业主的相关管理文件规定；跟踪人员要具有良好的沟通、协调、应酬能力，要具有钉子精神，并且要有较强的责任心和企业荣誉感。精心策划变更、索赔的准备工作项目中标后，在进场施工的同时，项目合同管理人员应组织项目所有相关人员进行商务策划，重点做好如下工作：全面收集图纸、合同、招标文件、投标文件、补遗书、合同签订备忘录、业主及监理部门的文件等一切与合同有关的资料，并应全面阅读、系统理解设计意图及合同条款，包括通用条款和专用条款；认真核对图纸工程量与清单工程量，找出图纸中的差、漏、错；对施工现场进行核查，结合项目施工组织情况，将现场与图纸设计意图进行对照，重点核对特殊路基处理、换填、掺灰、砂砾垫层、抛石、挤淤等利用方土质情况及土石比例及土石比例、土方调配方案是否合理、取弃土场运距、涵洞、通道、原地面尺寸和标高与地形是否相符、防护工程设计是否合理，找出变更突破点，形成项目总体商务策划；在施工过程中注意针对商务策划内容，做好施工过程设计审查工作，重点是路基开挖后土质条件、路基原断面复测和土石比例、基坑开挖后地基承载力检测、地质条件与设计是否相符等；一旦发现变更项目，要及时上报项目经理或总工程师，项目领导然后与监理单位、设计单位、业主单位相关人员做好沟通，促成相关方的现场会议尽早召开，对于没有沟通又没有履行手续的变更千万不能施工，特殊情况除外，但是施工时一定要留下相关变更基础证据；及时收集整理变更依据，包括：业主、监理等各管理部门下发的文件、会议纪要、往来文件、现场照片、实验资料等等（一般在进行变更前先准备好这些资料，如变更时间比较緊张，在后期上报审核的过程中也要及时补齐，有些时候你的资料太齐全了，不给你签认都不行）；要适时跟踪变更设计审批进度，掌握业主各管理部门对于该变更的审批情况，发现问题、及时沟通解决，对于自己无法解决的问题，要及时汇报领导，直至完全解决问题为止，卡主后不能等、拖、靠；所有变更设计都需要有设计院的正规变更文件作为支撑（有的地方规定变更文件需经过相关部门审查即图审过程），所有现场签证均需相关人员及时签字齐全，并附上相关相片及日期；上报各种文件资料要留存备份，特别是要让对方签文件接收记录单和平时施工现场的签证单据，防止丢失无处寻找和补报。现场照片是变更设计非常重要的证据，照片拍摄应包含三个时间段：变更前、施工中、施工完成后。照片要反映出地貌情况、并附有明显清晰的标牌，桩号、位置、变更内容、日期等，色彩要逼真、清晰，最好有相关人员在变更项目现场的特写镜头。项目变更设计管理人员要养成随时拍照的习惯，并对用于变更的照片进行整理备份（最好命名准确部位及发生日期）。策略进行变更设计的沟通工作当需要提出变更设计时应及时沟通监理、设计、业主单位负责人，并按规定上报变更立项申请，特殊情况时可以等沟通好了以后再上报正式申请；做好现场变更会议汇报基础资料和做好现场准备工作，及时促成各方参加的现场办公会议，并形成有决策的会议纪要；对变更的工作内容、数量、单价要符合客观实际，逻辑清晰，且不损害各方利益，这样才能不引起有关部门的反感；跟踪变更设计审批情况，对审批中提出的问题和退回的变更设计，要及时修改、补充资料重新上报，并应由相应级别的人员进行沟通和解释，这样知识面对称且给予对方以尊重，便于沟通理解；当各管理部门意见不一致时，要重点沟通业主，因为业主是最终买单的；遇到项目无法沟通的问题，要及时上报公司高层，不得拖延时间，不能让问题停滞在自己手中。6变更沟通过程中的博弈上报立项要做到有利、有理有利，即任何一项变更索赔的提出必须对自己有直接或间接的效益；有理，即任何一项变更索赔必须有相对较大的合理性。在实践中往往没有遵循这一原则，或者在有利与有理的结合上顾此失彼，给变更索赔工作带来被动甚至是损失。只有确立了有利、有理原则，将促使承包人在开展任何一项变更索赔工作时，从方案到报价到证据材料，时时事事围绕有利性充分挖掘合理因素，使有利与有理紧密结合，且有利不一定对当事项有利，也可以为下一个大的利益埋下伏笔，但前提是很有把握的情况下，不然到时候赔了夫人又折兵，就得不偿失了。进行变更时要做到预判与整体结合考虑通常在选择工作重点时往往“抓大放小”，选择期望利润大的项目为重点。然而，期望利润大的项目，它往往是为合同双方关注的重点，利益矛盾突出，导致谈判难度较大。如果，在利益矛盾尚未显现，投入少量精力把小规模的变更完结后，当出现大规模的、工作内容相同或相似的项目时，可能事半功倍地得到较高利益，反之可能带来很大损失。如XX隧道项目，开始进行一项隧道局部渗水加固变更，金额只有2万多元，各方单位均同意，会议纪要中写明以后出现类似情况，为了保证安全，均采用此类方案进行加固，虽然合同约定设计时已经考虑此类情况出现，费用由施工单位承担，但是加上这条安全责任，效果就不一样了，当隧道再次出现大范围断裂层渗水时，施工单位很轻松的将二级围岩变更成三、四级围岩进行加固。客观存在的分部分项工程特性通过确立预判与整体原则，合同人员应尽可能地对当前变更索赔项目的未来发展趋势做出预判，从而在利益矛盾未显现的时候，以相对较小的代价获取未来的预期收益。审批过程中的程序、方向正确合理随着企业管理制度的不断完善，特别是公司内部制衡机制和责任追究制度的不断完善，那种在变更索赔中直接通过高层会谈获得成功的案例已越来越少了，但是中国特色的原因造成还存在此类现象。所以在变更索赔工作中应将与业主、监理、设计各方的各职能部门进行有效沟通作为工作重点，争取在执行层上解决问题。如果在执行层上无法彻底解决，应通过有效沟通在业主、监理、设计各方的各层中形成广泛的、有利的舆论氛围，以详实的资料和有效的分析获得各方广泛的同情和支持，再通过高层与高层的谈判求得解决。合同人员务必合理判断每个变更应该走自下而上还是自上而下或者两者相结合的策略，达到最终变更批复、计量。善用“合作共赢”策略随着建筑市场的不断成熟、“双赢”理念的不断深入人心，越来越多的施工项目基本都在双赢的基础向前推进，最终完成预期目标。变更过程中更是要灵活掌握“合作共赢”的原则，提出的变更首先对自己有利，然后不能对其他各方造成不利或者压力，这样别人才能同意你的变更，施工方可以从多方面给予其他各方利益，这种利益可以是有形的也可以是无形的，做的好还可以先抑后扬来达到不付出就得到预期目的。技术与经济相结合技术与经济相结合，是解决合同变更索赔问题的重要途径，也是最关键的环节。使单纯的价格争议变为对有关技术方案的可行性及合理性评价，通过对技术方案的经济评价来解决价格争议。同时通过技术方案的详实地分析，评价变更索赔项目与合同项目实施中的差异性，并将这种差异性做出量化反映，为报价提供依据。技术与经济相结合的原则，要求承包人在制定有关施工技术方案时，合同管理人员应参与其中，以便明确报价的重点、难点，在技术上作出严谨、详实的分析并量化。对施工技术方案进行经济评价，使技术方案与报价获得相对完美的统一结合。多个方案对比、以优取胜作为业主与承包人，往往有一种惯性思维：对方想要的一定不能给，对方不要的一定硬塞给他。因此，在谈判过程中，应制定多个方案，用对方不愿接受的方案與对方磋商，在磋商过程中使对方认识到目前的方案有比较大的缺陷，此时再提出较优的方案能收到好的效果。塞翁失马焉知非福坚持和妥协是合同谈判永远的主题，合同谈判过程就是一次次坚持和妥协的过程。因此，在变更和索赔谈判之前，应该认真分析哪些因素有利有理，应该坚持；哪些因素虽有利、有理、但证据有一定缺陷，或者存在重大阻力，可以作为筹码在适当时机抛出去放弃。但必须明确，所有的妥协和放弃应当要有恰当的回报。这种回报可以是对其他变更项目的认可，也可以是对变更项目中一个有争议问题的认可，甚至可以是对我方境遇在道义上的理解和同情（这种同情经过有意识的不断强化后将成为一个新的筹码）。现在的施工合同基本都缺乏公平，施工方必将在履约过程中遇到种种困境，并最终为履约双方带来损失。但是，如果承包人事事、时时争取公平，则必然给承包人带来不利影响，最终为合作履约埋下隐患。不可小看的负变更由于业主在合同上的主导地位，承包人的合同管理人员往往处于既无法接受业主的价格条件，又不愿继续争执导致矛盾激化的局面。在此情况下可以寻找负变更的可能性了，就有关项目的工作内容、环境、质量要求等与业主协商，在不改变相关价格的前提下参照投标报价水平对该工作的有关特性做出限定（一般是包干项目减少工作内容和工作量），从而保障自身成本利益。谈判过程注重张弛有度的节奏要有张弛有度的谈判技巧，谈判时主动调节气氛、把握节奏，避免在激烈的争论过程中双方情绪紧张、对立，以致谈判无法进行下去；在对方提出不合理的观点时，应以平和的态度和准确的说理指出对方的不合理。具体做法上，要求承包人在谈判时注意控制情绪，主动选择继续深入讨论或者转换话题，谈论一些对方有兴趣或者能接受的话题调整谈判节奏。7最后要重视变更的审计问题目前基本任何施工项目都必须通过相关部门审计后才能最终得到结算支付，所以审计是施工方的变更是否得到确保的最后一关，务必引起高度重视，其对变更的效益影响程度有时超过变更过程。审计注意事项一般有如下几点：（1）審计就是相关审计部门，对业主已经计量的工程款的合法性进行审查，对不合规定的工程款进行没收、上缴，如果数额巨大以及存在渎职的项目法人可能受到司法处理；（2）审计的根据是所有合同文件及相关技术规范，凡是违背合同及规范的设计变更都是核减对象，当然也有核增的可能；（3）审计具有全面、系统、延伸、专业、严肃等特点。首先审计部门雇佣了比较有经验的施工管理专家进行审计，对一个项目的审计是全面、系统的，有时一个项目可能审计数月时间，可以对审计发现的疑点进行延伸到其它单位核查，必要时到现场踏查、钻芯取样；（4）审计的深度与审计所在地区、审计人员业务水平及素质有很大关系；（5）审计结束前施工单位通常会有一次答辩机会，所以在做变更设计的同时，就要考虑到审计问题，同时要对合同、规范、计量规则非常熟悉以便顺利通过审计。以上是本人通过参考业内前辈的文献、文章，结合自己的工作理解，加以整理归纳，对施工单位中标后的变更全过程注意事项进行浅显的阐述，希望对合同管理人员进行变更工作时有所帮助。如果项目为BT或者其他建设模式，则变更工作注意事项还要提前到初步设计、概预算阶段了。总之，我认为合同管理人员应享受真正经营项目的终极乐趣。参考文献：徐崇禄，任燕增，刘新锋.《建设工程施工合同示范文本应用指南》.中国物价出版社，2001年11月版李国光.《合同法释解与运用》.新华出版社，1999年版国际咨询工程师联合会编.国际咨询工程师联合会（FederationInternationleDesIng