重庆首地房地产开发工程资料档案管理制度

重庆首地房地产开发有限公司工程资料档案管管理制度(试行)1、编制目的为建立重庆首地地房地产开发发有限公司（以以下简称“重庆公司”）在建项目目工程资料档档案管理标准准，使工程资资料档案管理理规范化、制制度化，根据据国家、地方方建设工程文文件归档整理理规范和标准准以及首地集集团工程资料料档案管理要要求，结合重重庆公司实际际，特制定本本制度。2、适用范围本制度适用于重重庆公司投资资建设的所有有开发项目，及及工程资料管管理人员对工工程文件材料料的收发、流流转、归档、备备案、查阅等等各环节文控控管理，以及及对工程电子子档案的收集集、整理、备备份管理。3、管理原则工程文件材料应应随工程进度度同步收集、整整理，并按规规定移交；工程各参建单位位应确保文件件材料的真实实、有效、完完整和齐全，不不得随意对其其进行涂改、伪伪造、随意抽抽撤或损毁、丢丢失。4、管理职责4.1重庆公司司总经理办公公会4.1.1审定定《重庆公司司工程资料档档案管理制度度》。4.2工程部4.2.1负责责编制并修订订《重庆公司司工程资料档档案管理制度度》;4.2.2工程程部经理：作作为工程实施施及现场管理理的责任人，组组织开展工程程档案管理工工作，协助配配合工程资料料管理各项工工作的顺利进进行；4.2.3工程程专职资料管管理员：作为为工程文档管管理的执行者者，负责工程程开发建设全全过程资料档档案管理工作作，包括工程程资料档案的的建立、收集集、发放、整整理、归档、移移交、保管、保保密等；4.2.4工程程资料管理人人员负责工程程参建各方进进场后的档案案管理交底，并并在工程实施施过程中监督督、检查各施施工单位和监监理单位对所所负责项目工工程文件材料料的收集、整整理归档工作作；4.2.5负责责督促公司开开发设计部、合合同预算部定定期将相关资资料整理移交交工程部归档档，并建立相相应台账；4.2.6负责责定期将重要要档案整理移移交公司综合合管理部；4.2.7负责责收集、整理理并向首地集集团移交需归归档的重要工工程文件（具具体文件详见见附表1）;4.2.8工程程竣工后，在在规定时间内内组织参建各各方进行竣工工档案移交及及工程实施过过程文件材料料销毁工作，并并按规定向公公司档案室办办理档案移交交工作。4.2.9负责责将工程资料料档案移交物物业公司。4.3开发设计计部4.3.1负负责将项目相相关报批报建建成果文件交交由综合部存存档并签署交交接清单，将将报批报建上上报文件和成成果文件复本本及文件清单单交由工程部部归档，同时时将其复本留留存。4.3.2负负责将本部门门归档资料及及项目重要的的工程设计资资料（详见附附表1）建立相应应台账，定期期整理移交工工程部归档。同同时将其复本本和电子版留留存。4.3.3负责责按集团设计计管理部要求求上报相关报报批报建成果果文件（详见见附表1）。4.4合同预算算部4.4.1负责责将本部门归归档资料及项项目重要的工工程成本、招招采资料（详详见附表1）建立相应应台账，定期期整理移交工工程部归档。4.4.2负责责按集团成本本采购部要求求上报项目重重要的工程成成本、招采资资料（详见附附表1）。5.工程资料档档案管理5.1工程资料料档案管理的的归口部门为为工程部，并并设置专人负负责工程资料料档案的管理理工作。开发发设计部、合合同预算部配配合进行有关关报建、设计计、招标采购购、合同预算算和成本资料料的定期归档档工作。5.2配合部门门归档范围为为本部门主办办的批文、发发文、会议纪纪要、总结、报报告、简报、合合同类文件、招招标文件、管管理过程文件件、首地集团团要求移交的的项目档案（详见附表1）等。5.3配合部门门移交工程部部的档案应包包括纸版资料料、电子版资资料（若有）和和相应台账。5.4工程部专专职资料管理理人员应根据据归档范围对对归档文件进进行分类整理理、电脑登记记、编号、备备份、归档和和建立检索目目录，提高档档案利用率，保保证档案管理理工作的顺利利进行。5.5工程部及及相关部门应应在首地集团团对口部门要要求的时限内内及时备案重重要的工程文文件（详见附附表1）到首地集集团相关职能能部门。6、工程资料分分级管理6.1为加强公公司工程资料料档案管理，根根据资料的重重要性程度，对对工程资料实实行分级管理理，管理等级级分主控文件件和一般文件件。6.2主控文件件以“★★”表示，一般般文件以“★”表示，详见见附表1。7、工程资料的的收发管理7.1.1对于于公司内部统统一模板表单单，要求施工工单位报送时时不可随意更更改原表单格格式，内容填填写规范、表表单编号正确确方可进行流流转；7.1.2工程程资料管理人人员须建立收收发文薄，对对外收发文件件材料要求必必须进行收、发发、流转登记记、签收，跟跟踪、催办流流转过程，使使文件的流转转处于受控状状态（详见附附件3、4、5、6）；7.1.3要求求工程专职资资料管理人员员于每月底组组织施工单位位、对关于本本月所发生的的文件材料（特特指：设计变变更、技术洽洽商单、施工工图纸、施工工方案、收方方单、签证单单、工程进度度款审核等）事事宜进行清理理核对并形成成记录，对于于未及时完成成流转归档的的文件进行追追踪。7.1.4工程程纸质文档归归档工程实施过程中中，建设单位位、监理单位位、施工单位位应按《建设设工程文件归归档整理规范范》（GB/T503288-20011）及建委、城城建档案馆的的要求，收集集、整理、归归档各类工程程档案。建设设单位工程部部专职资料管管理人员应定定期按规范及及档案馆关于于竣工资料的的相关要求进进行检查，确确保项目建设设过程中工程程档案与现场场实施进度同同步。7.1.5工程程文件的主办办人员在文件件产生后三天天内向工程部部专职资料管管理人员移交交文件书面文文本或电子文文本，由专职职资料管理人人员分类归档档，并做好相相关登记（附附表2：工程资料料归档管理台台账）。7.1.6开发发设计部在接接到设计单位位领取初设、施施工图纸的通通知后，应派派专门人员在在3天内领取，施施工图纸的变变更图纸、零零星出图在通通知当天领取取。图纸领取取完毕后交由由工程部专职职资料管理人人员登记、发发放。7.1.7工程程部专职资料料管理人员应应及时发放图图纸，并做好好施工图纸发发放登记；监监理单位、施施工单位领取取图纸时应有有公司工程部部专业人员确确认。7.1.8工程程部专职资料料管理人员应应适时与设计计单位进行施施工图纸目录录、图纸接收收情况的核对对工作，保证证工程人员所所使用的施工工图是最新版版。7.1.9各各项目归档文文件档案盒脊脊背文字样式式为XX公司XX项目XX期（标段）+年份+文件类别。7.1.10文文件类别按政政府、建设单单位、施工单单位、监理单单位、供应商商、其他等大大类区分，文文件类别的细细分名录可根根据需要按以以下原则命名名。第一册：政府府文件第二册：公司司管理制度工程部人员架构构及职责工程管理制度工程类表单第三册：公司司内部往来文文件报公司及各部门门文件公司下发文件概预算文件目标成本文件招采、合同文件件结算文件审计文件其他文件第四册：会议议纪要公司周/月例会会纪要公司专题会议纪纪要工程部例会纪要要合同预算部例会会纪要现场工作协调会会纪要其他会议纪要第五册：监理理公司往来文文件监理合同（含招招投标文件）监理细则监理例会纪要监理月报及审核核意见监理通知及回复复意见发监理单位文件件其他往来文件第六册：施工单单位往来文件件施工合同（含招招投标文件）施工组织设计（施施工单位提供供）施工方案（施工工单位提供）施工单位来文及及回复发施工单位文件件及回复工程联系单其他往来文件第七册：供应商商考察报告及相关关资料第八册：设计变变更（按时间间顺序）方案、扩初阶段段施工图阶段图纸会审纪要施工技术交底记记录第九册：工程洽洽商（按时间间顺序）第十册：工程签签证第十一册：验验收检查记录录中间验收资料竣工验收资料竣工图开竣工报告工程验收报告7.11工程资资料编号由工工程资料管理理员负责，每每一个文件夹夹须有《文件件卷目总索引引》、《文件件卷目索引表表》、《文件件目录表》。《文文件卷目总索索引》列明归归档文件各卷卷目编号及名名称；《文件件卷目索引表表》列明本卷卷目归档文件件的分类及名名目；《文件件目录表》作作为整理记录录、文件的最最终目录，在在文件归档时时进行登录，须须列明文件的的编号、主题题及归档时间间。对施工和和供应商合同同可按工程部部所编序号进进行排序，并并在首页打印印出目录表。7.12标识：：对已分类和和编号的文件件，应在档案案盒上进行标标识，标识应应简单清晰、明明了、易懂。在在工程结束时时，原件需交交政府部门留留存，复印件件留存公司，并并在复印件上上注明原件去去处。8、工程资料借借阅管理8.1公司各各部门管理人人员借阅工程程资料时，应应办理借阅登登记手续，填填写借阅登记记表；外单位位人员借阅资资料，需由主主管领导批准准（附表7：借阅登记记表）。8.2所有借借阅人员借阅阅资料后，应应妥善保管，原原则上借阅30日后必须归归还（特殊情情况可申请续续借），造成成资料档案损损失的，视情情况进行赔偿偿或处理。9、工程资料的的归档管理工程实施过程中中，建设单位位、监理单位位、施工单位位应按《建设设工程文件归归档整理规范范》（GB/T503288-20011）及建委、城城建档案馆的的要求，收集集、整理、归归档各类工程程档案。建设设单位工程专专职资料管理理人员应定期期按规范及档档案馆关于竣竣工资料的相相关要求进行行检查，确保保项目建设过过程中工程档档案与现场实实施进度同步步。9.1卷内目录录：9.1.1每个个档案盒内必必须附有卷内内目录；9.1.2必须须具备文件编编号、责任人人、文件题名名、归档日期期等要素，建建议可利用电电子登记台账账9.1.3要求求一周更新一一次，可先手手写式，待更更新至新档案案盒时，对前前档案盒中完完整目录进行行打印，并粘粘贴至档案盒盒内侧，要求求项目后期档档案盒中目录录均为打印版版。9.2归档编号号9.2.1所有有归档文件材材料必须具备备归档编号，此此编号统一要要求写于归档档资料封左上上角；9.2.2从简简化管理出发发，归档编号号仅为流水号号，但不允许许出现断号、重重号现象。9.2.3归档档文件材料为为完成审批的的原始文件材材料，且参建建各方签字、签签章（鲜章）完完善，附件附附图完整，卷卷内归档文件件材料应与卷卷内目录一一一对应，按顺顺序整理摆放放。9.2.4专职职资料管理人人员有确保项项目归档文件件材料完整性性的责任，如如被借阅，应应在卷内目录录中进行标注注。9.2.5为保保证归档文件件材料的及时时清理，卷内内文件材料要要求至少一周周更新一次；；9.3工程档案案管理交底9.3.1总包包单位、监理理单位进场后后一周内，由由专职资料管管理人员组织织各参建方资资料员针对本本项目工程档档案管理进行行交底，并形形成交底纪要要及存档；9.3.2工程程实施过程中中，由于后续续分包单位的的不断入场，由由专职资料员员对所有参建建单位资料员员进行二次交交底，并形成成交底纪要及及存档；9.3.3工程程即将办理竣竣工档案前，由由专职资料员员对竣工档案案的收集、整整理、装订、移移交等工作对对参建方资料料员进行最后后交底，并形形成交底纪要要及存档。9.3.4工程程电子档案9.4工程电子子档案管理载载体为项目团团队共享平台台；9.4.1工程程部成立后，由由工程专职资资料管理人员员联系相关负负责人员建立立项目团队共共享平台；9.4.2工程程电子档案要要求及时、真真实，施工单单位报送的工工程电子档案案要求与纸质质文件材料同同步、内容一一致。9.5工程部应应将项目立项项到工程验收收合格全过程程管理中形成成的工程资料料根据附表１１中的要求分分类归档，确确保同类文件件集中归档，档档案盒内必须须附有归档目目录。9.6归档的的工程资料应应为原件，当当为复印件时时提供单位应应在复印件上上加盖单位印印章，并有经经办人签字及及日期。9.7工程资料料一律采用A4规格归档（作作为附件的图图纸应折叠为为A4规格），文文字、图标、印印章应清晰，不不得采用圆珠珠笔或其它易易于褪色的墨墨水书写和绘绘制；其内容容应完整、结结论明确、签签认手续齐全全。9.8图纸一般般采用蓝图，图图面整洁，线线条字迹清楚楚，修改符合合技术要求；；竣工图应真真实反映竣工工工程的实际际情况，竣工工图必须编制制各专业竣工工图的图纸目目录，竣工图图应有竣工图图章及相关责责任人签字；；图纸的绘制制和折叠应满满足当地档案案馆的有关要要求。9.9移交当当地档案馆的的工程资料需需在收集完整整、系统整理理后进行组卷卷，组卷原则则应符合当地地档案管理部部门及当地建建筑工程资料料管理制度的的要求，保证证编有卷内目目录和移交目目录；对于档档案的形成过过程和完整、准准确情况要有有简要说明，要要有立卷人的的签字。9.10照片片要求图像清清晰，声像资资料要求声音音清楚，解说说与画面同步步，照片与声声像资料的文文字说明准确确精炼；电子子档案应符合合国家有关标标准。10、工程档案案的竣工验收收10.1公司司应在项目开开工后三个月月内派专人与与当地档案馆馆沟通，了解解当地工程资资料档案管理理规定及验收收程序等问题题。10.2公司在在组织工程竣竣工验收前，应应派专人按当当地城建档案案管理机构要要求组织工程程档案预验收收。10.3公司在在工程档案的的验收阶段应应按首地集团团要求向集团团备案以下资资料：工程档档案预验收工工作计划安排排、预验收后后的整改要求求及整改反馈馈。11、工程资料料的移交11.1要求项项目各参建单单位按照当地地档案管理部部门档案移交交的范围和要要求，在工程程竣工验收合合格后，按合合同、协议规规定时间，将将竣工档案向向公司工程部部移交，分包包单位资料由由总包单位负负责汇总。由由工程部经办办人和专职资资料管理人员员共同审核、接接收。11.2竣工工档案移交时时须填写移交交目录一式两两份，由移交交单位和接收收单位签字盖盖章后各存一一份。11.3项目通通过工程竣工工验收后，公公司工程部专专职资料管理理人员配合开开发设计部前前期主管负责责将工程档案案移交当地城城建档案馆一一套，移交物物业公司一套套，留存项目目所属法人公公司一套，移移交首地集团团总部电子版版竣工图纸一一套。移交前前，公司应与与当地城建档档案馆、物业业公司分别确确定需移交资资料档案清单单，按要求完完成移交。12.附则12.1本制度度由工程部负负责解释。12.2本制度度自发布之日日起执行。13、附录附表1：工程资资料档案分级级及归档管理理附表2：工程资资料归档管理理台账（样表表）附表3：施工图图纸接受登记记表（样表）附表4：施工图图纸发放登记记表（样表）附表5：收文登登记表（样表表）附表6：发文登登记表（样表表）附表7：借阅登登记表（样表表）附表8：工程资资料档案考核核评分表14、支持性文文件14.1中华华人民共和国国国家标准《建建设工程文件件归档整理规规范》GB/500328-2200114.2中华华人民共和国国行业标准《建建筑工程资料料管理规程》JGJ/TT185-2200914.3《首首都机场地产产集团有限公公司工程资料料档案管理制制度》（试行行）附表1：工程资料档案分分级及归档管管理序号文件名称文件等级项目公司保存期期限集团归档范围集团归档部门备注1项目立项及用地地批复文件1.1计划、立项报告告及批复文件件★★永久●工程管理部1.2可研报告及审批批意见★★永久●工程管理部1.3关于立项有关的的会议纪要、领领导讲话★★永久1.4项目评估材料★★长期1.5环境影响报告表表批复、附件件、附图★★永久1.6选址规划意见书书★★永久1.7建设用地批准书书及附图★★永久●工程管理部1.8国有土地使用证证及附图★★永久●工程管理部1.9拆迁补偿安置协协议★★长期●工程管理部1.10土地出让合同及及补充协议★★永久●工程管理部2项目报建文件2.1申报的规划设计计条件和规划划设计条件通通知书★★永久2.2建设用地规划许许可证及附图图★★永久●设计管理部2.3总平面规划方案案报建批复★★永久●设计管理部2.4修建性详细规划划的批复及附附图、说明书书★★永久2.5建筑设计方案报报建批复及附附图★★长期●设计管理部2.6有关行政主管部部门（人防、环环保、消防、交交通、园林、市市政、文物、通通讯、保密、河河湖、教育、白白蚁防治、卫卫生等）批准准文件或取得得的有关协议议★★永久●设计管理部2.7审图单位对施工工图设计文件件的审批意见见★★永久●设计管理部2.8建设工程规划许许可证★★永久●设计管理部2.9地名使用批准书书★★永久2.10建设工程质量安安全监督登记记表★★长期2.11施工许可证★★永久●工程管理部2.12预售许可证★★永久●工程管理部3勘察、设计、测测绘文件3.1工程地质勘查报报告★★永久3.2水文地质勘察报报告★★永久3.3地形测量和拔地地测量成果报报告★★永久3.4项目规划、设计计方案专题会会纪要★短期3.5初步设计图纸和和说明★★长期●设计管理部3.6职能部门初步设设计图纸审查查意见、专家家评审意见及及意见完成情情况、评审纪纪要★★短期●设计管理部3.7施工图及其说明明★★长期●设计管理部3.8项目公司施工图图内部审核的的相关会议纪纪要及审查意意见及意见完完成情况★★短期●设计管理部、工工程管理部3.9设计变更联系单单★永久3.10项目重大方案调调整文件及会会议纪要★★永久●设计管理部4招投标与合同文文件4.1勘查设计招投标标文件★★长期●成本采购部4.2勘查设计合同及及中标通知书书★★长期●成本采购部4.3施工总承包招投投标文件★★长期●成本采购部4.4施工总承包合同同及中标通知知书★★长期●成本采购部4.5工程监理招投标标文件★★长期●成本采购部4.6监理委托合同文文件★★长期●成本采购部4.7其他招投标文件件及合同（甲甲指材料供应应合同、施工工分包合同等等）★长期4.8有关招标会议纪纪要★短期5机构资质、人员员5.1项目公司管理机机构及人员名名单★长期5.2监理机构及负责责人名单★★长期5.3各标段施工机构构（施工项目目经理部）及及负责人名单单★★长期5.4设计机构及设计计代表名单★长期5.5参建各方资质等等级证书复印印件★★长期5.6施工单位营业执执照副本复印印件★★长期6工程财务文件6.1项目投资估算文文件★短期●成本采购部6.2项目设计概算文文件★短期●成本采购部6.3项目招标控制价价文件★★短期●成本采购部6.4项目目标成本文文件★★短期●成本采购部6.5项目结算文件★★长期●成本采购部6.6竣工财务决算及及审查结论★★长期●成本采购部、财财务管理部6.7审计结论★★长期●财务管理部、审审计法务部7工程施工管理及及技术文件7.1施工、监理单位位主要管理人人员变更许可可手续文件★★长期7.2工程管理全程策策划书★★短期●工程管理部初设审查完成后后45天内7.3图纸会审记录及及设计交底记记录★永久●工程管理部7.4工程施工（总体体和阶段）进进度计划审批批记录★★短期●工程管理部初设审查完成后后45天内7.5项目采购、专项项招标、专项项施工计划★短期7.6大宗材料、设备备等厂家考察察报告★短期7.7项目工程施工组组织设计及审审批表★★长期●工程管理部7.8各项技术方案（包包括施工方案案、重大技术术方案、安全全管控措施等等）及审批表表★★长期●工程管理部集团归档范围为为需专家论证证部分7.9监理规划、细则则及审批记录录★★长期7.10进度款报审文件件、监理支付付审批证书、项项目公司合同同预算部审批批意见★短期7.11设计变更、洽商商审批单★★长期●工程管理部成本变化（±）≥30万7.12工程签证及审批批单★★长期●工程管理部核算金额≥300万元7.13监理通知及回复复★★长期7.14各参建单位间工工作联系单★★短期7.15项目公司月度生生产例会纪要要★短期7.16项目质量管理体体系及相关文文件★★长期●工程管理部7.17进厂材料、设备备验收记录（开开箱检验等）★短期7.18项目安全管理体体系及相关文文件★★长期●工程管理部7.19安全交底检查记记录★★短期7.20重大质量、安全全事故处理报报告及相关文文件★★长期●工程管理部7.21施工阶段与工程程管理相关的的内部公文★长期7.22项目公司重要会会议纪要（影影响投资额度度100万以上或影影响交房时间间超过1个月、重大大安全、质量量事故）★★长期●工程管理部7.23工程竣工分户检检验组织方案案及《分户检检验验收记录录》★长期7.24工程管理案例★★短期●工程管理部8竣工验收文件8.1工程质量验收申申请表★★长期●工程管理部8.2建筑、环保、消消防、卫生、环环境、人防、市市政竣工验收收合格意见★★长期●工程管理部8.3测量成果报告书书★★长期●工程管理部8.4防雷合格证★★长期●工程管理部8.5排水、排污许可可证★★长期●工程管理部8.6永久水表安装完完毕报告表★★长期8.7电力工业局竣工工验收报验表表★★长期●工程管理部8.8工程质量评估报报告★★长期8.9勘察、设计文件件质量检查报报告★★长期8.10单位工程施工安安全评价书★★长期8.11电梯检验报告及及准许认可使使用文件★★长期8.12环保、消防、燃燃气工程、通通信管线工程程验收文件或或准许认可使使用文件★★长期●工程管理部8.13民用建筑工程室室内环境质量量检测报告★★长期●工程管理部8.14房屋建筑工程质质量保修书★★长期8.15商品住宅《住宅宅质量保证书书》和《住宅宅使用说明书书》★★长期8.16建设工程质量监监督验收意见见书★★长期8.17建设工程规划验验收合格证★★长期●工程管理部8.18需向当地档案馆馆移交的工程程档案★★长期8.19移交档案馆竣工工图（建筑、结结构、钢结构构、幕墙、给给排水、采暖暖、建筑电气气、智能、通通风与空调、电电梯工程、室室内燃气、小小市政及园林林景观竣工图图）★★长期●工程管理部8.20建设工程档案