档案信息化建设的绩效评价研究

档案信息化建设的绩效评价研究档案信息化建设的绩效评价研究

[DOI]1013939/jcnkizgsc202237218

当前，我国高校对档案管理工作高度重视，根本形成了较为完善的管理体系。但也存在档案管理标准化缺乏和效率不高等诸多问题，亟须进行档案管理的标准和提高。由于高校档案数量多、信息量大、使用频繁等诸多因素，使得档案信息化管理的重要性更为彰显。基于此，本文从绩效管理的角度对档案信息化建设进行了如何建立评价体系的思考，以期提高高校档案管理水平，推动高校档案管理向标准化和效率化方向开展。

1档案信息化建设绩效评价主体确实立

11内部主体

内部主体是指高校档案馆的管理人员，主要是对各类档案进行建设、管理和监督的主体以及相关信息化管理的专门人员。由于内部管理和工作人员直接参与档案管理，对高校档案管理工作更为了解，更适合进行评估主体的工作。但如果对档案信息化建设的评估工作全部由他们完成，则很难对相关评价工作进行说服，或者确保评价工作能够客观公道的进行，且单一主体的评价结果的信服力很有限。

12外部主体

档案信息化建设效劳绩效评价的外部主体主要包括了各类使用高校档案的人员和相关学者专家，他们可以通过较为专业的眼光进行高校档案信息化建设工作的评价，对其效果的评价更具有公道性和客观性。由于外部主体主要是档案信息效劳的主体，无论是在馆内还是远程提供利用，利用者的观点对档案信息化建设后提供档案信息效劳质量好坏均有参考价值。

2档案信息化建设绩效评价指标体系的构建

21绩效评价指标的遴选原那么

科学性原那么。高校档案信息化建设绩效评价指标体系构建需要建立在科学性的根底上，并能积极引导档案信息化工作向前开展。因此，它要求指标设置全面而有代表性，权重分配能准确反映档案信息化建设中各局部相互关系。

系统性原那么。系统性原那么要求在进行档案信息化建设绩效评价指标的设计过程中，要综合考虑到各种指标的相互关联性以及完整性，进而可以确保评价信息的综合反映。系统性原那么要求在进行指标设计中要进行层次设计，在层次设计的根底上进行各分项的指标明细设计。

可操作性原那么。绩效评价指标体系建立的目的是为了能在档案信息化建设中应用，指标易于收集、计算公式简单、评价过程简单。利于掌握和操作。

22构建档案信息化建设绩效评价指标的依据

要进行高校档案信息化建设绩效的评价，就必须有一个规那么和内容，此规那么和内容就组成了系统评价的指标体系。一般来说，高校档案信息化建设绩效系统评价是针对系统的功能、本钱、可靠性、实用性、适应性、技术水平等因素，构成了描述系统的有序汇合，可以根据系统所处的实际环境来安顿他们的评价顺序，并根据各自的重要性赋予一定的权重，经过合成就形成一种评价的指标体系。评价指标体系确实定是一个复杂的过程，既不能忽略某一方面又不可能面面俱到，因此，这是一个具体―抽象―具体的过程。这个过程大致分为下列环节：首先，进行必要的理论准备，全面了解评价对象的根底知识，并在该领域内有广度和深度，如此才能建立起完善、合理的指标体系。其次，在具备了一定的理论知识和素养后，可以采用系统分析法来构造系统评价指标体系的框架。为了评价的充沛，一般都包括定性分析和定量确定两个过程。定性分析一般由系统分析人员和决策层根据评价的需要主观确定哪些指标构成评价指标体系；定量确定，一般指将一个众多变量的高维系统通过降维处理成最具代表性的假设干指标以构成指标体系的一局部。建立起高校档案信息化建设绩效指标体系，就可以根据评价的目的和建立起的指标体系选取适宜的评价办法。针对不同特性的系统，有不同的评价办法；根据评价因素的多少也有单因素和多因素评价等办法之分；这些不同的分类办法就决定了不同的数学模型，即构成了不同的评价办法。从评价的因素多少来分，可分为单因素评价和多因素评价。前者是只考虑一个因素的单变量数学模型，后者那么是考虑两个及以上变量的多变量数学模型。

23指标的建立

高校档案信息化建设绩效评价可以评价系统的指标体系管理子系统中建立起各个一级指标，然后根据每个一级指标所评价的内容，建立起二级指标，在建立指标的过程中，决策层和高校档案信息化建设绩效评价领域专家均可根据自己的理解通过指标体系管理子系统对指标体系进行修改，对二级指标的表明。二级指标的表明在确定指标权重和各指标的评价等级时提供应参与用户，以便对各指标的评价范围和意义界定分明，做到评价的准确、客观，这一功能由决策层或领域专家根据经验，通过指标体系管理子系统的添加二级指标表明和标准倡议库实现。

3加强档案信息化建设绩效评价的对策思考

31提高档案信息化建设绩效评价重要性的认识

当前，绩效评价在高校档案信息化建设中的运用较少，没有受到必要的重视，而且在具体实践过程中面临诸多困难。为了确保档案信息化建设的绩效评价的顺利发展，需要加强对其重要性的认识，在人力物力上给予相应的保障。其次，要依托高校信息化建设的成果，来加强档案信息化建设。同时，要标准档案信息化建设的评价程序和过程，将绩效评价公开化，构建绩效评价结果问责制。否那么对档案工作实施绩效评价将寸步难行，难以受到必要的重视，进而导致评价失败。所以，如何鼓励参与人的积极性，提高评价效果是推动高校档案信息化建设的重要内容。

32档案管理部门加强效劳能力和水平

高校档案管理部门，需要在加强档案信息资源科学管理的根底上，不断提高档案管理的效劳能力。首先，要加强和外部档案管理和使用部门以及单位的及时沟通协调，提升高校档案使用部门对其的认同度。其次，要加大档案信息资源开发力度，采用多种形式来拓展档案效劳的形式和内容，采用远程查询系统以及协同案例系统，来提高高校档案信息化的使用效果，提供档案使用的共享程度。要逐步打破各个高校之间档案信息化管理相互分割的局面，建立起共同管理的平台，提高馆际之间的相互利用程度，拓展档案效劳途径与范围。最后，要对档案用户进行具体的分析，并对不同大档案用户的需求进行了解，进而可以为评价机制的建立提供翔实的信息来源，同时要建立起相应的利用程序，提高档案利用的效果和效率。

33建立合理的动态协调机制

首先，档案信息化建设需要建立起和谐动态的协调机制，确保各项投入的科学性和有效性。在进行高校档案信息化建设中，需要进行必要的资源投入，因此档案部门“重投入〞本无可厚非，但在进行投入的过程中，不仅仅需要考虑到量的问题，更需