《文书档案实务实训》教学辅导

PAGE旅游学院信管（办公自动化）专业实训日志（学生用）课程：_文书档案实务实训_班级：_0901班/0902班_姓名：__指导教师：王XXXX（“具体成果或作业”供参考。表格内所有内容必须手写，不得复印，也不得拿别人做好的作业复印）周次10星期一时间10.31地点2232指导教师王素君实训内容或项目项目一认识档案与档案机构任务一了解档案管理趋势和档案人员的素质知识目标：掌握我国档案管理现状及管理趋势。明确我国档案工作者的素质要求。能力目标：能够掌握我国档案管理现状及管理趋势。明确我国档案工作者的素质要求。能够按照我国案工作者的素质要求来培养自己的职业素养。组织形式：根据情况灵活分组调查。活动内容与要求：1、学生分组，分类调查企事业单位档案室或档案馆，实地调查了解掌握我国档案管理现状及管理趋势以及档案工作人员的素质要求，然后各组指定代表总结介绍他们的调查情况，并讨论“如何才能做一个合格的档案工作者”。（要有可展示的书面材料）成果作业名称（具体成果或作业可以附后）一、我国档案管理现状及管理趋势以及档案工作人员的素质要求（一）我国档案管理现状及管理趋势：1、档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。2、档案信息的集成化管理是资源共享的最佳模式。3、数字化档案馆是新世纪档案馆发展的必然方向。不过在一些落后地区或规模较小的单位，档案信息化、集成化、数字化程度并不高，有的基本上仍是传统的手工操作，利用率不高。如：……（可结合实习单位的情况，补充说明）（二）档案工作人员的素质要求：1、政治思想素质。2、专业技能。3、心理素质。二、如何才能做一个合格的档案工作者一个合格的档案工作者，应具备以下三方面的素质：（一）政治思想素质。要有正确的政治方向；正确的世界观和方法论；良好的专业道德。档案工作者具有较高的政治素质较强的责任感是做好档案工作的根本保证。（二）专业技能。不仅需要具备档案学的业务知识，还需要具备多方面的素质，如广博的知识结构，英语应用能力，创造性的思维能力，特别是现代信息技术使用能力。（三）心理素质。档案工作者容易出现自卑、职业厌倦等心理问题，因此要注意提高自身素质，克服心理障碍。体会（请填满表格，例：“通过……，了解到了……，明确了……，掌握了……。”）周次10星期二时间11.1地点2232指导教师王素君实训内容或项目项目二档案收集归档任务二了解档案收集的内容与地位知识目标：掌握档案收集归档的含义。明确档案收集工作的内容以及要求。能力目标：能够分析档案收集归档在档案整体工作中的地位。能够根据档案收集要求判断具体做法是否规范。组织形式：根据情况灵活分组调查。活动内容与要求：1、学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆收集归档制度、归档文件的要求以及档案收集途径，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案收集工作的实际情况。（要有可展示的书面材料）成果作业名称（具体成果或作业可以附后）一、××单位档案室收集归档制度、归档文件的要求以及档案收集途径（一）档案收集工作的要求：1、归档材料应当齐全、完整、优化。2、加强档案调查和指导。3、保全全宗不可分散性。4、加强档案工作的标准化。（二）归档范围与归档流程：1、明确归档范围。（1）上级机关来文。（2）本单位文件。（3）下级机关报送的文件。（4）相关文件。2、确定档案时间。（1）管理性文件，在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。（2）科技性文件。根据文件形成的具体情况，或按项目结束时间归档、或按工作阶段归档、或按子项目结束时间归档、或按年度归档、或随时归档。3、归档份数。纸质档案一般归档一份，重要的、使用频繁的需多归档若干份。而磁性载体档案一般要有备份。4、归档程序。（1）按移交清单移交双方点清楚。（2）确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。（3）科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明。（4）归档目录。归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档案登记造册，并编制封面、目录。（三）档案收集途径：1、例行的接收制度。2、专门的征集方法。二、我国档案收集工作的实际情况一般中央、省、地、市（县）级的档案馆和规模较大的单位，档案的收集归档工作规范或比较规范。而规模较小的单位，档案的收集归档工作不够规范。如：档案收集工作的要求不够明确；文件归档不及时；不严格按归档程序来归档等。（可结合实习单位的情况，补充说明）体会（请填满表格）周次10星期三时间地点指导教师实训内容或项目任务三档案室归档流程知识目标：掌握单位档案归档时间、归档范围的具体规定。明确档案室收集归档工作的组织与具体流程。能力目标：能够设计机关或企业档案室收集归档工作的方案。2、能够根据档案收集归档的具体要求进行档案归档仿真训练。组织形式：1、根据情况灵活分组调查。2、分角色模拟仿真训练。活动内容与要求：1、学生分组进行实地调查了解某单位归档与不归档文件的范围、归档时间以及档案收集的途径与方法，然后各组综合他们的调查情况，设计档案室收集归档流程。2、对比分析，学生讨论“档案室档案如何做好档案收集工作”。3、分角色模拟仿真训练——文书部门与档案室进行档案移交归档工作。下面是浙江省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要立卷归档，哪些不需要立卷归档？并说明理由是什么？（1）浙江省妇联××主席在全国妇女工作会议上的典型发言。（2）中共××省委关于省委组织部××、×××等同志的任职通知。（3）中共××省委关于广东省纪律检查委员会刘××贪污腐化的处理决定。（4）浙江省妇联关于全省妇女教育发展规划。（以上3项活动都要有可展示的书面材料）4、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）一、××单位归档情况（一）归档文件的范围：1、上级机关来文。2、本单位文件。3、下级机关报送的文件。4、相关文件。（二）归档时间：1、管理性文件，在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。2、科技性文件。根据文件形成的具体情况，按项目结束时间归档（或按工作阶段归档、或按子项目结束时间归档、或按年度归档、或随时归档）。（三）档案收集的途径与方法：1、例行的接收制度。2、专门的征集方法。如：杭州科技职业技术学院陶行知研究馆，除接受原湘湖师范学校陶行知研究馆的文件资料外，也向社会征集相关资料。设计档案室收集归档流程（一）明确归档范围。（二）确定档案时间。（三）确定归档份数。（四）确定归档程序。二、档案室档案如何做好档案收集工作？（一）建立归档制度。（二）明确档案收集工作的要求：1、归档材料应当齐全、完整、优化。2、加强档案调查和指导。3、保全全宗不可分散性。4、加强档案工作的标准化。（三）明确归档范围与归档流程：1、明确归档范围。2、确定档案时间。3、确定归档份数。4、确定归档程序。三、分角色模拟仿真训练——文书部门与档案室进行档案移交归档工作第（1）（4）文件必须归档，因为这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能。第（2）（3）文件不必归档，因为这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。体会（请填满表格）周次10星期四时间地点指导教师实训内容或项目项目三档案整理立卷任务四认识全宗及分类方法知识目标：掌握全宗及立档单位的含义及构成条件。明确档案整理工作中分类方案的种类及组合、制定原则及要求。能力目标：1、能够根据立档单位的构成条件判断具体某单位能否构成立档单位。2、能够根据不同分类方案的特点与适应要求判断某单位的分类方案是否合理规范。组织形式：根据情况灵活分组调查。活动内容与要求：1、学生分组，实地调查了解某单位档案整理方案，并能按照全宗内档案分类方案要求对其单位档案分类方案进行分析，然后各组指定代表介绍他们对此单位分类方案的评价。（要有可展示的书面材料）2、对比评价各组，评选出最佳调研小组。3、教师小结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）对××单位档案分类方案的分析与评价××单位是按“年度——机构——保管期限分类法”对档案进行分类的。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按照保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。××单位内部机构相对稳定，因此适用这种分类方法。这种分类方法的优点是不受历年机构变动的影响，每年归档的案卷依次上架，便于接收和保管。（或：××单位是按“年度——保管期限——机构分类法”对档案进行分类的。即把一个单位的档案先按年度分开，每个年度内分为永久、长期、短期三种保管期限，然后再按组织机构分开。这种分类方法的优点是简便易行，与文书处理制度相吻合，标准客观，便于归类。缺点是一个组织机构的档案被年度隔成许多部分，较分散，不便查阅。）（或：××单位是按“保管期限——年度——机构分类法”对档案进行分类的。……………………参见P57）体会（请填满表格）周次10星期五时间地点指导教师实训内容或项目项目三档案整理立卷任务五档案整理与组卷知识目标：掌握档案整理立卷工作流程及要求。能力目标：1、能够按照改革后的组卷方法将待整理的档案装盒，并填写案盒及相关事项。组织形式：根据情况灵活分组整理某单位待归档的文件。活动内容与要求：1、学生分组，通过具体某单位归档文件的分类、整理、组卷、装盒，训练学生实际的整理文档能力，然后对每组的分类组卷方法进行评价。（要有可展示的书面材料）2、对比评价各组填写的案盒，评选出最规范小组。3、教师总结。如实习单位不方便提供待归档文件，则安排仿真训练如下：活动内容与要求：1、下面是择取的××市卫生局某年度形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷，拟写出案卷标题。（书面作业1）（要有可展示的书面材料）（1）××市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见。（2）××市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题的通知。（3）××市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知。（4）××市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定。（5）××市卫生局转发市中心医院《关于对余××所犯错误的处分决定》的通知。（6）××市卫生局关于举办中等技术培训班的通知。（7）中共××市委关于任命刘×为卫生局党组副书记的决定。（8）××市卫生局关于王×等同志职务任免的通知。（9）××市人民政府关于卫生局李×等同志的任职通知。（10）××市卫生局关于钟×等同志的任职通知。2、下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下应放在哪一年度立卷，并说明理由。（书面作业1）（要有可展示的书面材料）（1）正大公司2010年工作计划（2009年12月30日成文）。（2）正大公司2010年工作总结和2011年工作重点（2011年1月10日成文）。（3）正大公司2008-2010年三年发展规划（2009年1月15日成文）。（4）正大公司2008-2010年三年工作总结（2011年1月10日成文）。3、对比评价各组立卷情况，评选出最佳小组。4、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）仿真训练——按立卷方法将文件进行分类组卷并拟写案卷标题1、将（1）（2）（3）组成一卷，案卷标题是：××市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知。2、将（4）（5）组成一卷，案卷标题是：××市卫生局、市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定、通知。3、将（7）（8）（9）（10）组成一卷，案卷标题是：中共××市委、市人民政府、市卫生局关于刘×、王×、李×、钟×等同志职务任免的决定、通知。体会（请填满表格）周次11星期一时间地点指导教师实训内容或项目项目四档案价值鉴定任务六档案价值鉴定方法知识目标：1、掌握影响档案价值的两大要素以及档案价值判定的工作方法、工作流程。能力目标：1、能够根据影响档案价值的两大要素以及价值判定的工作方法粗略地判定具体档案的价值。2、能够明确档案价值判定的工作流程，明确分工。组织形式：根据情况灵活分组训练。活动内容与要求：1、学生对归档文件或期满档案的内外两大因素进行分析，判定价值，然后案例辅助讨论学生对档案价值的衡量。（要有可展示的书面材料）（1）小刘是华美贸易有限公司的档案管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，她当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小刘再也无法找回来了。根据上面情况分析：小刘这样做对吗？为什么？请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。（2）明华服装公司在进行文件归档鉴定时发现：年度综合统计报表、季度报表、月份报表都齐全；而在总结类文件中缺少年度总结，只有季度总结和一些单项工作总结；有一份本单位职工代表大会的工作报告定稿遗失，现存的只有草稿。根据上述情况，请思考下列问题：①该单位统计类文件的价值如何判定？为什么？②该单位总结类文件的价值如何鉴定？为什么？③该单位职工代表大会工作报告的草稿需要留存吗？为什么？2、对比评价。3、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）案例辅助讨论对档案价值的衡量一、小刘做法是不对的。因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析：1、分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性）。2、分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的）。3、分析档案的产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值）。4、分析档案的名称、稿本和外形特征。5、分析档案的技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大）。6、分析档案的功能因素。7、分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值）。二、1、该单位统计类文件的价值大，因为年度综合统计报表、季度报表、月份报表都齐全，文件保存完整。其中年度综合统计报表，一般作为永久保存以便查考。2、该单位总结类文件的价值大大降低，因为缺少年度总结，只有季度总结和一些单项工作总结，文件保存不完整。不过在年度总结缺失的情况下，季度总结和一些单项工作总结就会弥补不足而显出其重要性，保存时间就相对增长。3、该单位职工代表大会工作报告的草稿需要留存，因为草稿价值虽然小于定稿，但定稿遗失，草稿就有留存的价值。体会（请填满表格）周次11星期二时间地点指导教师实训内容或项目任务七档案鉴定与档案销毁知识目标：1、掌握档案保管期限表的格式与设计要求。2、掌握档案价值鉴定与销毁的工作流程及要求。能力目标：1、能够参照国家标准设计某单位的档案保管期限表。2、能够按照档案价值鉴定流程与方法，按照设计出的某单位档案保管期限表，将此单位归档的具体档案初步划分保管期限，并填写档案销毁清册。组织形式：根据情况灵活分组鉴定某单位待归档的文件划分保管期限。活动内容与要求：1、学生分组参照国家通用标准，设计某单位档案保管期限表，然后对每组的设计成果进行评价。（要有可展示的书面材料）2、成果展示，对比评价。3、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）设计××单位档案保管期限表例1：一会议文件㈠本单位党政工团纪召开的代表大会及工作会议的文件材料1通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、简报等永久2大会发言、提案、重要的照片、录音（像）带等长期3一般简报、参考文件、小组记录、会议服务的计划、总结短期㈡本单位董事、监事、持股会理事会议、股东会会议的记录、纪要、决议、决定永久㈢本单位党委会、全委会、常委会、扩大会、总经理办公会、党政联席会的记录、纪要、决议、决定、领导讲话、讨论通过的文件永久㈣本单位纪委、工会、团委的会议记录、纪要、决议事项长期㈤本单位专业会议、现场会议的领导讲话、重要发言稿、经验交流材料、纪要、通知、总结、报告、简报长期㈥电话会、小型座谈会会议记录、文件材料短期㈦参加上级机关会议带回的文件材料1重要的、需要贯彻执行的长期2一般的短期二上级机关和本单位颁发的决议、决定、规定、指示、命令、通知、请示、批复等文件材料㈠上级机关颁发的1直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的、非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务的并要执行的重要的文件材料永久2直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期3代上级机关草拟并被采用的重要文件最后草稿长期4其他需要执行的文件材料短期㈡本单位制发的1方针、政策法规性的、反映主要职能活动的、重要业务问题的永久2一般业务问题的、在较长时间内要查考利用的长期3事务性有参考价值的短期㈢本单位的请示与上级机关的批复、下属单位的请示与本单位的批复1方针政策性的、重要问题的永久2一般事务性问题长期

3重要的但上级没有批复的短期㈣同级机关和非隶属机关颁发的1方针政策性的、重要业务问题的长期2一般性的、非本单位主管业务但要贯彻执行的短期三计划、规划文件㈠上级机关编制下达的长远计划、年度计划、控制数字长期㈡本单位编制的1年度以上的综合性永久2年度以上的部门性、专业性的长期3半年、季度、月份的短期㈢下级单位报送的1年度以上的长期2半年、季度的短期四总结、报告、调查研究等文件材料㈠本单位的1年度以上的党、政工作总结，调研工作中形成的典型、系统的重要文件材料永久2主要职能活动年度以上的总结、专题总结、普查工作、质量体系、环境管理、职业健康与安全等认证中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告长期3一般性的报告、调研材料、质量记录短期㈡下级单位报送的工作总结、一般性的报告和调研材料1年度以上的长期2半年、季度的短期五统计报表㈠本单位编制和汇总的1年度以上的以及一次性重要调查统计报表和统计材料，综合性的永久2年度以上的部门性、专业性的长期3半年的、季度的短期㈡下级单位报送的1年度以上的长期2半年、季度的短期六组织机构、人员编制文件材料

㈠本单位组织机构成立、撤销、合并、更改名称、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久㈡下属单位报批的组织机构成立、合并、更改名称和人员编制文件材料1批准的长期2未批准的短期七本单位员工的录用、任免、晋级、调转、奖惩等文件材料㈠录用、任免、定职、定级、调资、职称评聘、调转、抚恤、死亡等文件材料1上级机关管理、批准的永久2本单位管理、批准的长期㈡员工（干部、工人）名册永久㈢组织关系介绍信存根短期㈣重大发明创造、有重大功绩的奖励文件材料1省、部级及以上的永久2地、市级及以下的长期3本单位管理、批准的长期㈤对有关人员的处分材料1影响大、问题严重的永久例2：一、综合文书类(一)行政文书类1.党务工作(1)本单位党组织会议记录.……永久(2)本单位党组织工作计划,总结(包括各种专题总结,汇报材料).……永久(3)单位党务工作报表,党员名册.……永久(4)本单位党组织关于党务工作制发的文件和底稿.……永久(5)上级党组织关于本单位党组织机构设置,撤并,名称更改,负责人任免,党员表彰,奖励,处分的文件材料.……永久(6)本单位党组织关系介绍信和介绍信存根.……长期(7)本单位党员民主评议,换届改选等活动材料.……长期(8)上级党组织颁发的党务工作的法规性文件.……长期(9)上级党组织颁发的党务工作一般性文件.……短期(10)其他有保存价值的党务工作材料.……短期2.共青团工作(1)本单位团组织工作计划,总结.……永久(2)本单位团员干部任免材料,统计报表,团员名册……永久(3)本单位团员表彰,奖励,处分材料.……长期(4)本单位团员组织关系介绍信及存根.……长期(5)本单位团员组织换届改选活动.……长期(6)上级团组织颁发的法规性文件.……长期(7)上级团组织颁发的一般性文件.……短期(8)其他有保存价值的共青团工作材料.3.工会工作(1)本单位工会工作计划,总结.……永久(2)本单位工会干部任免材料,工会工作报表,工会会员名册.……永久(3)本单位工会会员组织关系介绍信及存根.……长期(4)本单位工会干部,会员表彰,奖励材料.……长期(5)本单位工会工作会议材料(包括换届改选材料).……长期(6)上级工会颁发的法规性文件.……长期(7)上级工会颁发的一般性文件.……短期(8)其他有保存价值的工会工作材料.4.妇委会工作(1)本单位妇委会工作计划总结.……永久(2)本单位妇委会干部任免材料.……永久(3)本单位妇委会换届改选活动.……长期(4)上级妇联颁发的重要文件.……长期(5)上级妇联颁发的一般性文件.……短期5.行政管理(1)本单位局长办公会议,局务会议记录.……永久(2)本单位行政领导会议材料(包括会议记录,本单位召开的工作会议材料).……永久(3)本单位颁发的各种行政管理文件的底稿,正本.……长期(4)本单位及其内部职能部门活动形成的年度以上的工作计划,总结,工作报告(底稿,印件).……永久(5)工作人员月份工作计划(总结).……短期(6)本单位的成立,更改名称,启用印鉴,人员编制等文件材料.……永久(7)本单位组织沿革,大事记,年鉴及反映本单位活动的剪报,荣誉证书.……永久(8)本单位领导人任免材料.……永久(9)上级机关对本单位先进集体,先进工作者,劳动模范的表彰材料.……永久(10)国税局,市委,市府,同级机关及本单位形成的对本单位先进集体,先进工作者的表彰材料.……长期(11)上级领导视察本单位工作时的重要指示,题词等材料.……永久(12)本单位干部职工名册.……永久(13)本单位(包括上级,下级)干部调配,培训,专业技术职务聘任以及职工录用,转正,定级,调资,退职,离退休等工作文件材料.……长期(14)本单位及本单位办理的职工转移工资,行政组织关系介绍信及存根.……长期(15)本单位财产,物资,档案等交接凭证,清册.……长期(16)本单位干部职工奖惩材料及治安保卫工作材料.长期(17)本单位编印的各种刊物的定稿,印本.……长期(18)本单位与有关单位签订的各种合同,协议书等材料.……长期(19)本单位形成的一般性事务文件.……短期(20)档案销毁清册.……永久6.税务行政管理类(1)本单位颁发的业务管理类文件的底稿,正本……长期(2)本单位有关税收工作的请示,报告及上级机关的批复,批示.……长期(3)上级机关颁发的本单位主管业务要贯彻执行的法规性文件及本机关发布,转发的一般税收业务文件.……长期(4)上级机关颁发的本单位主管业务的没有普遍意义的税收业务文件……短期(5)上级机关颁发的非本单位主管业务的普发性文件.……短期(6)其他有保存价值的文件材料.……短期(二)综合文书类创建资料及综合治理资料等其他需归档的具有保存价值的文件材料,报告,论文等.……短期二、税收业务类按照各自分管业务内容及特点分为政策法规科,计划征收科,税源管理一科,税源管理二科,税源管理三科,税源管理四科,信息中心,稽查局,商城税务分局,全程服务台十个类别.政策法规科1.增值税一般纳税人认定管理类(增值税一般纳税人临时,正式认定审批表,注销资料)……短期2.其它企业认定管理类(校办企业,福利企业,劳服类企业等资格认定审批资料)……短期3.所得税企业分类管理类(企业所得税A,B,C类分类管理审批资料)……短期(二)计划征收科1.发票管理类(发票领用存月报表,使用明细表,增值税专用发票统计表,审批表,金税工程报税资料,增值税专用发票管理责任书,发票违章案件处理登记卡,行政处罚决定书存根,企业进货退出及索取折让证明单,定期定额户填开发票收入纳税申报表,企业使用发票鉴定表,发票销售分类帐,日记帐,发票缴销查询,超期未缴销查询,发票购领工本费记帐联,存根联,办税员委托书,专用发票认证清单及通知书,购买专用发票报告表)……5年2.税务登记管理类(税务登记申请表,重新税务登记申请审批表,营业执照复印件,有关合同协议书复印件或副本,银行帐号证明,企业法人代表,个体工商业主的身份证,护照或其他合法证件的复印件,代码证书复印件,注销税务登记申请审批表,税务登记变更表,纳税人违规,逾期未办理税务登记的税务行政处罚决定资料)……5年3.税收会计凭证类(税收通用缴款书,税收通用完税证,出口专用缴款书,税收转帐完税证,其他税收凭证,缴,退库凭证,门征开票增值税专用发票存根联等)……15年4.税收会计报告类(国家金库年报,税收年报,税收会计报表,国家金库编送的各种报表及缴库退库报表,收入报表,车辆购置税报表,免抵调库资料等)……永久5.退税申报审批类(超税负退税,福利企业退税,误收退税等资料)……10年6.防伪税控类(增值税专用发票认证结果通知书及清单)……10年7,一般纳税人管理类(一般纳税人申报资料)……短期8,小规模纳税人户管类……短期(三)税源管理一科1.个体征管类(五单考核资料,个体征管资料)……短期2.评估案卷类(纳税评估通知书,实地核实通知书,税务送达回证,纳税评估数据采集表,纳税评估分析报告,纳税评估审批表,纳税评估结论,税款缴款书复印件,其它纳税评估资料)……永久(四)税源管理二科1.税务文书类(应纳税款核定书,限期缴纳税款通知,催报催缴记录,增值税结算记录,所得税汇算清缴资料,生产企业出口货物免抵退税申请表,送达回证等)……短期2.税种鉴定管理类(征管申报方式申请核定及税种登记鉴定表和定期定额申报审批表等)……短期3.定期定额管理类(申报审批表,统计,核定,调整,分户清册,非正常户等资料)……短期4.协税护税管理类(会员审批和人员清册等)……10年(五)税源管理三科退(免)税申报审批类(供出口生产企业纳税申报表,发票,专用税票,报送单,出口销售发票,出口收汇核销单等单证)……永久(六)税源管理四科涉外税收户管类(外商投资企业,外国企业的相关税收征管资料)……永久(七)信息中心

防伪税控类(防伪税控认定表,"两卡"变更表,最高限额审批表等)……短期

(八)稽查局1.涉税立案类(凡定性为偷税,逃避追缴欠税,骗取出口退税,抗税,伪造,倒卖,虚开发票,私印,伪造发票监制章,发票防伪专用品等,并进行了税务行政处罚的案件)……永久2.涉税不立案类(下税务稽查结论的一般性税务行政处罚案件及其他予处罚或尚未发现问题的案件)……长期(九)税务分局1.税务文书类(应纳税款核定书,限期缴纳税款通知,催报催缴记录,增值税结算记录,所得税汇算清缴资料,送达回证等)……短期2.税种鉴定管理类(征管申报方式申请核定及税种登记鉴定表和定期定额申报审批表等)……短期3.定期定额管理类(申报审批表,统计,核定,调整,分户清册,非正常户等资料)……短期4.发票稽核类(增值税进,销项专用发票凭证,农产品收购凭证,货运发票等)……15年5.协税护税管理类(会员审批和人员清册等)……10年(十)全程服务台全程办税流转审批类……短期门征发票开具管理类……短期三、会计类(行政会计)(一)会计报表类1.经费年报……永久2.经费月季报……3年(二)会计帐册类1.经费总帐……15年2.经费明细帐……15年3.现金日记帐,银行日记帐……25年(三)会计凭证类会计凭证(含原始凭证,记账凭证,汇总凭证)……15年(四)其它类会计档案移交清册……15年会计档案保管清册……永久会计档案销毁……永久银行余额调节表……5年银行对账单……5年四、科技类(一)基建档案(本局及下属分局办公用房,宿舍等基建项目的批文,承,发包合同,工程项目规划定点通知书及施工许可证,施工图设计及工程预算,施工组织设计或方案,开工,峻工验收报告等有关材料)……永久(二)设备档案1.本局购置设备的合同与报批文件及本局设备财产管理等材料……永久2.随机文件,设备随机说明材料,设备维修记录……长期3.设备台帐……永久五、特种载体类(一)照片档案(照片,底片)……永久(二)录音录像档案(录音录像带等)……永久(三)磁盘光盘档案……永久(四)印章档案……永久(五)荣誉档案(奖状,奖旗,奖杯,奖章等)……永久体会（请填满表格）周次11星期三时间地点指导教师实训内容或项目项目五档案保管任务八档案库房及装具管理知识目标：1、掌握档案库房的具体建筑及选址要求。2、明确保管档案装具的种类及选用。3、掌握档案常规保管工作内容：库房的日常管理及档案流动过程中的档案保管。能力目标：1、能够设计档案库房选址及装具排列与编号方案。2、能够根据档案保管的具体要求进行档案日常保管训练。组织形式：根据情况灵活分组调查。活动内容与要求：1、学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆库房保管制度、档案保管的要求、状态，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国档案保管工作的实际现状。（书面作业2）（要有可展示的书面材料）2、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）例1：××学校档案保管制度一、学校综合档案室分设库房、查阅室、档案人员办公室。二、档案库房设备完善，保持清洁卫生，有良好的、适宜保管档案的环境和条件。三、库房内有科学醒目的档案存放示意图，档案柜架排放规范整齐，有明显的指引标记。四、坚持库房温湿度测记，温度控制在14—24℃，湿度控制在40%—60%，使全年温度基本达到国家标准要求。五、定期检查库房档案，做到防盗、防光、防高温、防潮、防霉、防尘、防鼠、防虫，保证有良好的、适宜保管档案的环境和条件。六、按时接收各职能部门移交的档案。七、利用档案者不得进入档案库房。八、定期向学校领导汇报档案保管情况。例2：巢湖职业技术学院综合档案室档案保管制度一、档案保管责任到人。二、综合档案室是保管各类档案的机要部门，确保档案的绝对安全必须做好八防，并定期检查，清除隐患，杜绝事故发生。三、做好档案保密工作，加强保密教育，研究保密工作，严格保密纪律。四、对各类档案材料进行科学分类，分柜存放，做到排放系统化、科学化，存放美观，查找方便。五、做好重点档案的复制工作，分别保管，以便在非正常情况下，保证重点档案的安全转移。六、定期检查档案的保管情况，发现霉变或损坏，及时采取补救措施，维护档案的完整与安全。七、按照党和国家关于档案管理工作的有关规定，做好档案的移交、鉴定、销毁工作。八、建立统计制度，对院内大事记、机构沿革、领导变更及时做好记录统计。九、积极改善档案保管条件，提高管理水平，维护学院档案的历史真实面貌。十、保持库房清洁卫生。我国档案保管工作的实际现状一般（县）级以上的档案馆和规模较大的单位，档案的保管工作规范或比较规范。而规模较小的单位，有的档案保管工作不够规范，具体存在的问题有：1、有的单位档案保管制度设计不够完善。2、有的单位有档案保管制度，但执行不够有力。如保密工作不到家；“八防”措施不到位；日常维护不充分；对档案利用缺乏监督；鉴定、销毁工作不及时等。3、有的单位受客观条件限制，档案保管无法达到规定的要求。如因缺少资金，档案的装具缺少、陈旧、破损，影响档案的保管；因场地受限，库房设计不合理，影响使用效率等。……体会（请填满表格）周次11星期四时间地点指导教师实训内容或项目任务九特殊载体档案的保管知识目标：1、掌握音像档案、照片档案等保管的具体要求。2、明确保管特殊载体的档案装具的种类及选用。3、掌握电子档案日常保管措施。能力目标：1、能够熟练掌握特殊载体档案的保管技能。组织形式：根据情况，充分利用校内外教学资源，分组调查。活动内容与要求：1、学生分组，实地调查某单位档案室或校史馆，了解特殊载体档案的保管要求、状态，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并结合自己的老照片或电子文件保管，讨论分析如何确保特殊载体档案的载体寿命及信息的安全。（要有可展示的书面材料）2、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）如何确保特殊载体档案的载体寿命及信息的安全一、音像档案及照片档案的保管1、音像档案的保管保管条件：温度在15～25°C；湿度保持在45%～65%。维护方法：（1）清洗。（2）防尘。（3）防潮。（4）放热。（5）竖放。（6）磁带要卷绕平整。（7）定期复制与转绕。（8）远离磁场。2、照片档案的保管保管条件：（1）保存底片的适宜温湿度为：温度13～15°C；相对湿度35%～45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14～24°C；相对湿度40%～60%。（2）库房门窗应密闭良好，采用机械通风时应加防尘罩。（3）照片、底片应立放。保管装置：（1）底片袋。（2）底片册。（3）底片盒。（4）卷筒纸芯。均有规定的尺寸。保管要求：（1）照片入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。（2）接触底片的人应带洁净的汗纱手套操作。（3）库房内昼夜温度变化不应大于±3°C，湿度变化不能大于±5°C。（4）对本馆（室）收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。二、电子档案的保管1、编制电子档案文件清单和保管清单。2、保管注意事项（1）机读文件以软磁盘为载体的档案，可以以软磁盘作为保管单位；以磁带为载体的档案，一般以一盘磁带（称为一卷）为一保管单位。归档材料应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。（2）存放磁盘、磁带的介质库要保持恒温、恒湿。（3）盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。（4）盘带必须复制两三个备份，备份盘带和原盘带应异地存放。（5）要特别注意防止计算机病毒的侵袭。（6）保持两种载体并行的方法。体会（请填满表格）周次11星期五时间地点指导教师实训内容或项目项目六档案检索任务十电子档案检索训练知识目标：1、掌握电子检索的含义与特点。2、明确电子档案检索方法。能力目标：1、能够按照标准格式将档案信息著录到数据库中。2、能够掌握电子档案检索的规范操作。组织形式：上机登录文档管理系统进行档案信息的录入与查找线索。活动内容与要求：1、学生上机登录文档管理系统，将待录入的档案内容与形式特征信息录入计算机，并按要求查找相应的档案，以训练电子检索技巧。如实习单位未安装电子文档管理系统，则安排仿真训练如下：训练材料：请站在湖州重型机械制造公司的立场上，将本试卷所附文件《湖州重型机械制造公司关于机构调整的请示》按照著录规则填制一张段落符号式著录条目。提要项、档案馆（室）代号和缩略号可省略。以下是一份文件的内容和形式特征。成文日期：1992年3月11日。发文字号：湖重机[1992]23号。文本：定稿。保管期限：永久。密级：内部。页数:2页。载体：纸张。规格：260*184mm。附件：湖州重型机械制造公司关于机构调整的方案。主题词：机构调整请示。分类号：B313。档号：071-1-275-2。（说明：请书面填写著录条目。著录条目格式参见127页“文件级条目著录格式”及示例。）（要有可展示的书面材料）2、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）仿真训练——按照著录规则填制一张段落符号式著录条目B313071-1-275-2湖州重型机械制造公司关于机构调整的请示：湖重机[1992]23号/湖州市人民政府＋湖州重型机械制造公司关于机构调整的方案.—定稿:请示.—内部:永久.—19920311.—纸张:2页:260mm×184mm.机构调整请示(提要：略)体会（请填满表格）周次12星期一时间地点指导教师实训内容或项目项目七档案编研任务十一常见编研产品编写技巧知识目标：1、明确常见编研产品的种类及特点。2、掌握常见编研产品（大事记、组织沿革等）编写技巧要求。能力目标：1、能够根据某单位发展情况设计“组织沿革”方案。2、能够根据大事记的具体要求编写学校近五年的大事记（年鉴）。组织形式：根据情况灵活分组训练。活动内容与要求：1、根据某单位发展情况设计“组织沿革”方案。（书面作业3）2、根据大事记的具体要求编写学校近五年的大事记（年鉴）。（补充说明：（1）大事记的基本结构。（2）组织沿革体例与结构。参见157-158页）3、成果展示。（书面作业3）（要有可展示的书面材料）4、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）一、××单位“组织沿革”设计方案（一）序言，说明编写目的、体例、时间段限、材料来源和历史沿革概况等；（二）正文，是组织沿革的主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务，隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况；（三）附录，补充正文所涉及到的有关材料。如有关机构设置的上级批文的引印件。附录附在正文后面，起到补充说明的作用。（下面的例子仅供参考，不必举例）例1：中国移动通信集团湖南有限公司邵阳分公司邵东营业部2007年组织史为更好地促进生产经营和管理工作，进一步理顺内部职位关系。2007年3月12日，中国移动通信集团湖南有限公司邵阳分公司以邵阳移动人资[2007]61号文件对邵东营业部的内部组织机构调整，邵东营业部内设综合部、建设维护部和市场经营部3个部门，市场经营部下设五中心，即营销中心、大客户中心、农村市场拓展中心和廉桥营销中心、火厂坪营销中心。3月23日，以邵阳移动人资[2007]95号文件对邵东营业部建立职位设置，共定编134个，其中正式编制28个，劳务工编106个。4月20日增区域经理编制3名。5月25日，增基站维护员劳务工编制1名。5月25日，邵东营业部领导班子分工调整如下：经理佘应魁主持全面工作；副经理唐高远协助经理分管文秘、信息、法律、工会、党群、纪检监察、人力资源、安全生产、计划财务、网络维护和工程建设工作，具体分管综合部、建设维护部；经理助理李华斌协助经理分管生产经营和客户服务工作，具体分管市场经营部。2007年3月工会改选，5月党支部改选，7月团支部改选。历任干部名单（略）例2：河海大学计算机与信息学院组织沿革1978年创办的电子计算机专业隶属于自动化工程系，

1987年8月29日撤销自动化工程系分建电力工程系与计算机工程系。1995年10月31日由计算机工程系及机械学院电子工程系共同组建计算机及信息工程学院，并分校本部和常州校区两地办学，设计算机及应用、微型计算机应用，通信工程等专业。2009年11月电子信息工程系并入，学院更名为计算机与信息学院。二、杭州科技职业技术学院近五年（或近三年）大事记………………………………………（请结合校史、“学院要闻”和“综合新闻”等资料整理）补充说明：大事记的基本结构题名：包括大事记的总标题、记述事件的时间、范围、各编者。前言：要开宗明义地说明编写目的、意义及读者对象的范围；本大事记的性质和记述范围；编研经过、编研特点、材料来源和编排体例等。目录：篇幅较小，内容简单的大事记可不设目录。正文：包括大事条目、大事时间、大事著述；简单的只包括大事条目和大事时间两部分。附注：补充或说明未尽事宜。体会（请填满表格）周次12星期二时间地点指导教师实训内容或项目项目八档案利用任务十二传统利用服务与电子化服务知识目标：1、掌握档案利用服务工作的含义与地位。2、明确档案利用服务工作的内容以及要求。3、了解“利用档案”与“档案利用工作”的关系。能力目标：1、能够分析档案利用服务工作在档案整体工作中的地位及其工作要求。组织形式：1、根据情况灵活分组调查。2、案例讨论。活动内容与要求：1、学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆开展档案利用工作的途径，讨论比较每种方式的具体要求及注意事项。2、上网登录地方档案信息网，了解电子化信息服务现状，每组代表总结分析。（要有可展示的书面材料）3、教师评价总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）一、调查××单位档案室档案利用的途径，比较每种方式的具体要求及注意事项（每组根据调查情况，在以下档案利用的方式与途径中选取几种，并比较每种方式的具体要求及注意事项。参见P164-172）（一）传统档案提供利用方式与途径1、按照利用档案是原件还是复制件情况来分，有以下几种基本方式：（1）以档案原件提供利用。（2）以档案复制品提供利用。（3）综合档案内容编写书面资料提供利用。2、按照档案馆（室）的档案利用场地和特点，可分为以下几种基本方式：（1）档案室阅读服务（2）档案外借服务（3）档案展览与陈列服务（4）制发档案复制本服务（5）制发档案证明服务（6）档案咨询服务（二）档案电子化服务的利用方式（1）计算机系统直接利用（2）提供存储载体的拷贝（3）通信传输（4）网络服务二、档案信息电子化服务现状档案信息电子化是科技发展的结果和社会变革的趋势，这必然促使档案管理工作转变机制，创新服务方式和利用的手段、加强联合、注重反馈、拓宽领域，做到科学准确，优质高效。但在现实中，仍存在以下不足：（一）软件没有信息管理功能，缺乏通用性。各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。（二）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。（三）标准化、规范化工作有待提高。由于历史原因，馆室收藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。（四）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。（五）数字档案信息化应用过程中存在着安全隐患问题，表现在数字档案网络化应用、基础环境的技术方案、应用系统和设备故障主要四方面。无论哪一方面存在问题，都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，造成危害和损失。目前在个别单位和一定范围内还存在不重视网络安全问题。（六）档案信息管理人员的素质有待提高。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。（七）档案信息电子化创新服务手段有待加强。（八）档案信息电子化服务领域需进一步拓展。体会（请填满表格）周次12星期三时间地点指导教师实训内容或项目项目九档案统计任务十三档案室（馆）的登记和统计训练知识目标：1、掌握档案室（馆）的登记和统计内容与方法。能力目标：1、能够确定档案室（馆）统计内容。2、能够根据档案统计要求规范填写档案室（馆）统计表格。组织形式：根据情况分组调查。活动内容与要求：1、学生分组实地调查学校或某企业档案室，了解其档案登记与统计情况以及统计报表的填写；然后按照档案统计报表的要求对示例报表进行填写。（要有可展示的书面材料）具体要求填写：（1）某学校或企业档案室的总登记簿。（2）某民营企业档案工作基本情况登记表。（参见196-200页表9-1、表9-7）2、对比评价，评选最优小组。3、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）一、××学校（或××企业）档案室的总登记簿（分组调查后，参见196页表9-1进行填写）二、××民营企业档案工作基本情况登记表（分组调查后，参见200页表9-7进行填写）体会（请填满表格）周次12星期四时间地点指导教师实训内容或项目项目十专门档案管理与档案数字化任务十四人事档案管理知识目标：1、掌握人事档案管理工作的内涵。2、明确人事档案管理的任务及要求。能力目标：1、能够明确人事档案归档材料范围、管理方法等。2、能够根据人事档案管理要求规范地进行人事档案的管理。组织形式：根据学生情况灵活分组调查。活动内容与要求：1、学生分组进行调查了解某单位人事处或者结合学生自身档案内容讨论分析，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析人事档案管理的具体任务。2、结合现实“丢档、弃档现象”讨论人事档案管理的重要性。（书面作业4）（要有可展示的书面材料）3、教师总结。成果作业名称（具体成果或作业可以附后）一、人事档案管理的具体任务人事档案管理就是将人事档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案管理的具体任务为：（一）人事档案收集（二）人事档案的整理（三）人事档案的鉴别（四）人事档案查（借）阅制度（五）人事档案的转递制度（六）人事档案的保管（七）人事档案材料的销毁二、结合现实“丢档、弃档现象”讨论人事档案管理的重要性参考资料：•“弃档”人员主要有四类，一是应届大学毕业生。没有找到工作单位的毕业生将档案留在了学校，是“弃档案族”中比重较大的。二是自费出国留学人员。三是办了移民手续的人。四是“跳槽”者和异地求职人员，由于和原单位有一些问题得不到解决，或是因为人事档案异地调动手续繁琐，最终选择了放弃个人档案，是“弃档案族”中占比重最大的。•弃档的原因主要有：对档案重视程度不够，认为档案可有可无；调档程序太繁琐；档案的转递相对滞后，导致人员多次流动后，档案却不知所踪。•人事档案管理的重要性：人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。•人事档案并非可有可无，个人需要的公证、办理社保、婚育证明、转正定级、工龄计算、职称评定、出国政审、升学就业、办理退休手续等，都要用到人事档案。在缴纳养老保险费和退休后领取养老金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务等都是依据，由于档案遗失而遇到麻烦的例子并不少见。•学生不太重视人事档案，不知道档案的重要性；不少用人单位不再把人事档案作为招聘的重要参考。人事档案可连续计算工龄、评定职称，在经济适用房申购、户口办理、社会保险缴纳、各类人事证明的出具、档案的调出或调入，都可提供服务。人事档案不可能无用，反而很重要。•人事档案是某些单位招聘、