公司档案管理制度(试行)

1档案管理制度(试行)第一章总则第一条为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本办法。第二条凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定司综合部档案室移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。第二章档案管理体制第三条公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理，由综合部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作，或由综合部派驻专职人员协助管理。件资料复印件。保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案移交到数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。5、营销部对外签定的广告、策划合同、营销代理合同及各类与营销相关的合同、协议，综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告，项目策划与广告，和销售策划方案方面2编号永久保存。并在房管局办完手续，合同上加盖备案章(按揭贷款需再加盖预抵押章)后，分批移交另一份售楼合同，和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管，其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后，综合部档案室再将7、造价部在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管，本部门8、拓展部办理出的项目证照应在第一时间向行政总监办理移交，并由行政总监指定专人9、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同，原10、各部门向综合部档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。第五条各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相员交接清楚，才能离职。第三章档案的归档范围1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议、总结、报告，和各种4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。面的文件材料。36、公司各种审计报告、资产评估报告。7、公司各种管理规章制度和人事档案。8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。11、公司发展大事记，和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等。13、其他需要归档的重要文件。第四章档案的归档与立卷原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。原件或复印件等情况，设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。保4概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备考表，注明保管期限。案卷装订整第五章档案的分类与编号第六章档案的保管工作第十七条公司应有存放档案的专门库房，库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防存放档案的箱柜。放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。规。或替当事人涂改内容；档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室，非档案管内容。第二十一条档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有行处罚。第七章档案的保管期限与密级第二十二条根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，5第二十三条保管期限第二十四条档案密级质、内容不同划分不同密级，第八章档案的借阅管理办法各级领导签批后方能调阅。借阅的档案密级与领导签批。借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准，机密级以上档案必须经总经理批准许可，方6第二十七条借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经综合部分管领导批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。第二十八条公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅，一般不得借出公司，如有特密级以上档案不许外借，并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。因情况特殊，外部人员须出具其单位书面证明，并经总经理批准，方后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密。档案的销毁第三十条综合部档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损第三十一条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经综合部负责人和档案形成部门经理共同鉴定，报各自分管领导审核，总经理批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。第三十二条销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。第十章罚则72、擅自向外界提供、抄摘公司档案。3、涂改、伪造档案。4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。6、泄露公司档案机密者。附则本制度由综合部负责解释、补充，由公司总经理批准执行。第三十五条各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制订具体实施细则。8类与编号规则表类别经营决策行政管理财务管理营销管理工程管理决策、目标方案规划、计划、统计分析规章制度行政事务法律事务人事管理档案和信息管理后勤福利外联工作设备仪器会计凭证会计帐簿会计报表其它会计核算资料调查分析策划、广告销售管理子目名称通知会议纪要文秘、机要保密工作其它综合性行政事务公司证照批文行政办公合同项目批文批件设计类合同工程类合同营销类合同销售合同项目其它合同人员管理教育培训劳动调配，劳资、劳保施工图(土建)施工图(结构)施工图(水电)施工图(暖通)施工图(景观)施工图(装修)施工图(综合管线)施工图(其它)规划图及相关项目图纸资料规划图及相关项目文字资料勘探测绘资料竣工图档案编号LC01-J.JC-2008001-08080126LC01-J.JH-2008001-08080126LC01-X.GZ-2008001-08080126LC01-XXTZ-2008001-08080126LC01-XXJY-2008001-08080126LC01-XXWM-2008001-08080126LC01-XXZH-2008001-08080126LC01-XFZP-2008001-08080126LC01-XFXZ-2008001-08080126LC01-XFPW-GYGC08001-08080126LC01-XFSJ-GYGC08001-08080126LC01-XFGC-GYGC08001-08080126LC01-XFYX-GYGC08001-08080126LC01-XFXS-GYGC08001-08080126.16LC01-XFQT-GYGC08001-08080126LC01-XRRY-2008001-08080126LC01-XRJY-2008001-08080126LC01-XRLD-2008001-08080126LC01-X.XX-2008001-08080126LC01-X.FL-2008001-08080126LC01-X.WL-2008001-08080126LC01-X.SB-2008001-08080126LC01-C.PZ-******-******LC01-C.ZB-******-******LC01-C.BB-******-******LC01-C.QT-******-******LC01-Y.DC-2008001-08080126LC01-Y.CH-2008001-08080126LC01-Y.XS-2008001-08080126LC01-GTSG-GYGC08TC01-GTSG-GYGC08JC01-GTSG-GYGC08SC01-GTSG-GYGC08NC01-GTSG-GYGC08JC01-GTSG-GYGC08ZC01-GTSG-GYGC08GC01-GTSG-GYGC08QC01-GTGH-GYGC08TC01-GTGH-GYGC08WC01-GTCH-GYGC08001-08080126LC01-GTJG-GYGC08001-08080126.059建设资料工程管理施工资料监理资料勘察、测绘、设计文件招投标文件财务文件工程联系单通知工程会议纪要设计(工程)变更单审图意见经济签证技术洽商单质监站监督意见书建设主管部门下发文件招标中心来文设计部来文他桩基工程主体工程消防工程外墙保温外墙面砖外墙涂料幕墙工程给水工程道排工程通工程燃气工程有线电视智能化工程监理规划监理月报监理会议纪要进度控制质量控制造价控制分包资质监理通知合同与其他资料管理监理工作总结LC01-GJCH-GYGC08001-08080126LC01-GJZB-GYGC08001-08080126LC01-GJCW-GYGC08001-08080126LC01-GJZZ-GYGC08001-08080126LC01-GJLX-GYGC08001-08080126LC01-GJTZ-GYGC08001-08080126LC01-GJJY-GYGC08001-08080126LC01-GJBG-GYGC08001-08080126.11LC01-GJST-GYGC08001-08080126LC01-GJQZ-GYGC08001-08080126LC01-GJJS-GYGC08001-08080126LC01-GJZJ-GYGC08001-08080126LC01-GJQB-GYGC08001-08080126LC01-GJZG-GYGC08001-08080126LC01-GJZL-GYGC08001-08080126LC01-GJSL-GYGC08001-08080126LC01-GJQT-GYGC08001-08080126LC01-GSZJ-GYGC08001-08080126LC01-GSZT-GYGC08001-08080126LC01-GSMC-GYGC08001-08080126LC01-GSDT-GYGC08001-08080126LC01-GSXF-GYGC08001-08080126LC01-GSBW-GYGC08001-08080126LC01-GSMZ-GYGC08001-08080126LC01-GSTL-GYGC08001-08080126LC01-GSMQ-GYGC08001-08080126LC01-GSDQ-GYGC08001-08080126LC01-GSGS-GYGC08001-08080126LC01-GSDP-GYGC08001-08080126LC01-GSNT-GYGC08001-08080126LC01-GSRQ-GYGC08001-08080126LC01-GSDX-GYGC08001-08080126LC01-GSYX-GYGC08001-08080126LC01-GSZN-GYGC08001-08080126LC01-GSJG-GYGC08001-08080126LC01-GLGH-GYGC08001-08080126LC01-GLYB-GYGC08001-08