成都建筑档案资料员培训材料

2023/2/221部门资料及归档管理一、目的二、参考标准和规范三、部门档案工作职责四、档案业务工作五、资料归档质量要求六、移交时间及程序七、办公系统录入操作2023/2/222一、培训目的

工程项目档案是反映工程建设过程真实面貌的原始记录，是历史的真凭实证、是第一手的参考资料。公司作为项目建设单位，应对项目资料进行全面收集归档。为加强竣工资料的收集、整理、移交工作，确保公司工程项目资料收集完整、精确、系统，资料移交刚好有序，依据公司资料管理现状、档案专题会议精神、档案目标，对资料的整理进行培训。2023/2/223部门资料现状1、前期文件（环评及可研相关文件、立项文件、勘察资料、图审文件及盖有图审章的施工图、评标资料（原件）中标通知书等）缺失或移交的是复印件，部分复印件不清晰。2、文件形成时未能刚好移交，公司部门和经办人员手中保存有应归未归档资料，可能因部门调整、业务整合、人员调整造成资料遗失或缺失，以致结算、审计时资料不齐。3、移交资料无电子文件，且未进行正确地系统录入。4、部门资料留存在各个经办人手中，未纳入内业员统一收集、整理、移交归档。2023/2/224二、参考标准和规范（一）GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》（二）DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（三）成规管〔2006〕111号关于转发《成都市城市建设声像档案技术规范》的通知（四）川档发[2008]45号《四川省重大建设项目档案管理方法》（五）档发［2006］2号国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收方法》的通知（六）DA/T42-2009《企业档案工作规范》（七）国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（八）企业职工档案管理工作规定（九）会计档案管理方法2023/2/225三部门档案工作职责各部门是文件材料的形成部门，是档案信息资源的源头，各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，干脆确定着档案工作的质量和利用服务水平。只有加强文件资料形成过程的管理，才能维护和确保档案的完整、精确、系统和平安。因此，文件形成部门应对文件的真实性、牢靠性、完整性、系统性、可用性负责。2023/2/226部门专兼职档案人员职责：1、熟悉本部门各阶段文件材料的形成状况，对本部门形成的文件在形成后随时收集积累和临时保管；依据档案管理要求对本部门资料进行统一收集、整理、预立卷、归档，并按要求移交纸质文件和电子文件，进行数据录入和附件挂接，同时，做好平常文件材料供应利用及平安保管，保证应归档文件的齐全完整，在收集、接收归档文件时，凡是不符合文件材料质量要求的，应督促文件形成者提交符合质量要求的文件；做好对各对口业务部门资料的指导工作。2、加强指导。本部门对口单位和本部门经办人员业务指导。2023/2/227DA/T425.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。6.1.1落实公司档案管理各项制度和工作标准；熟悉本部门各阶段文件材料的形成状况，指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集积累、整理工作；做好平常立卷工作及文件材料供应利用及平安保管工作；严把案卷质量，做好文件整理、归档工作。7.3.4各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应依据规定将文件整理后归档。2023/2/228部门档案工作职责2009年10月下发的兴城公司管理制度行政管理篇《工程项目档案管理方法》中第四条规定：依据公司对部门、各项目部资料员的管理规定，各部门、各项目部资料员具有双重身份，既受本部门管理，同时也受公司档案室业务指导，在确定程度上属于公司派驻部门、项目部的资料员，担当档案室资料管理部分职责，负责本部门资料的收集、整理、移交、归档及系统录入工作。资料管理纳入目标绩效考核范围。2023/2/229部门档案工作职责部门现场经办人员（管理工程师）职责：在形成或接收到相应文件后，应将办理完毕的文件刚好移交部门专兼职档案人员进行登记，不得将文件材料据为已有或延交（如需利用，应在部门专兼职档案人员处办理借阅手续）；负责对资料的真实性、完整性等进行审查。2023/2/2210部门档案工作职责DA/T425.3.2各部门及文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、精确和形成质量负责。7.2.2文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件刚好交本部门、项目或专项工作档案人员保管。以便于部门的预立卷和按归档时间刚好归档，保证归档文件的齐全完整。2023/2/2211四、档案业务工作1、档案业务工作的基本内容：可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六个方面。资料收集：档案收集工作是档案业务工作的基础，是交接档案信息资源进行集中管理的重要环节，档案齐全完整的程度与整理质量的凹凸，都可以通过收集工作干脆反映出来。收集工作有两种形式，一种是对内收集，即按归档制度要求接收内部形成的文件，二是对外收集，即是接收外部单位移交的文件。收集应做好文件的交接工作，精确填写好《文件移交清单》，《文件移交清单》中的栏目应填写齐全。2023/2/2212资料整理（文件组卷）：档案整理工作包括系统整理和科学编目。系统整理包括对档案进行分类和排列。管理类档案按党群、行政、经营、生产管理排列；工程项目按项目排列，项目内按前期、设计、施工、竣工、监理排列；设备仪器按型号排列。工程施工前准备阶段文件和竣工验收文件由建设单位负责收集、整理与组卷。监理资料由监理单位负责收集、整理与组卷。施工资料和竣工图由施工单位负责收集、整理、组卷。实行施工总承包的，各专业承包单位负责合同约定工程资料的收集、整理与组卷并向总承包单位移交。2023/2/2213组卷及案卷质量要求应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的有机联系，便于保管和利用。案卷不宜过厚，一般不超过40mm,案卷内不应有重份文件。卷内排列装订依次：封面、书目、卷内文件、备考表。卷内文件排列：图文混合文件材料，按文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。2023/2/2214案卷编目案卷封面可接受案卷外封面和案卷内封面两种形式，内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限等；案卷题名应简明、精确揭示卷内文件的内容，包括项目名称、专业名称、卷内文件的内容；起止日期：填写卷内文件形成的最早和最晚的时间；立卷单位：填写负责组卷的单位。卷内文件页号编制：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后图纸一律在右下角。成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，原书目可代替卷内书目，不必重新编写页号。案卷封面、卷内书目、备考表不编写页码。各卷之间不连续编页号,每卷页码均从1起先依次编页。2023/2/2215卷内书目填写序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件件数的依次。文件编号：文件的文号、项目代号。没有编号的不填。责任者：文件材料的形成部门或主要责任者。有多个责任者时，选择两个主要责任者。文件题名：填写文件标题的全称，要求标出项目名称、标段。没出名称的要加标题，用[]标明。如[关于**课题的进展状况]日期：文件的形成日期，有多个日期的，填写最终一个日期。页号：填写文件的起始页号，最终一份文件填写起止页号。以件为单位进行组卷的，填写页数。备注：填写文件是原件或复印件或其他关于此份文件须要说明的地方。卷内书目排列在卷内文件材料首页之前。2023/2/2216备考表说明：应标明卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷供应运用过程中须要说明的问题，如卷内文件复印件状况，页码错误状况，材料的完整性、有无遗漏、文件的更换状况等，没有的不必填写。立卷人：立卷责任者签名；立卷日期，填写完成立卷的时间；检查人：案卷质量审核者签名；检查日期：填写案卷质量审核的时间。卷内备考表排列在卷内文件之后。2023/2/2217五、归档质量要求

1、应提交原件，无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。2、归档范围：涉及工程项目有保存价值的文件都应刚好归档。3、接受耐久性的书写材料，如蓝黑、碳素墨水书写，不得运用易褪色的书写材料，如：铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等。字迹应工整、清晰，保持书面整齐，签署（责任人签署看法、签名、日期、签章等）要素必需齐全，文件内容填写完整。注明建设单位、施工单位等各持一份的，必需提交一份原件。做资料时应可能多做几份。运用相关软件打印的，责任人应签名，不能打印。2023/2/22184、每个阶段资料收集与工程建设同步，刚好做好各种试验记录。5、文件齐全完整。文件提及的附件内容齐全。工程资料中，材料报审、见证送检、检测报告、复试报告应齐全，且应一一对应，有相关的材料汇总表、试验收单汇总表。材料试验汇总表与所附材料报审、见证取样单、试验报告、合格证内容保持一样。6、设计变更、图纸会审要求的变更应真实反映到竣工图上，竣工图按前述内容正确、刚好更改，更改不得有遗漏或更改错误，各类资料变更时应加盖变更章。2023/2/22197、竣工图应完整、精确、清晰，真实反映项目竣工验收时的实际状况。竣工时没有发生变更的，可在施工图上加盖并签署竣工图章，加盖的竣工图章应盖在图纸右下角空白处，竣工图章内容签署齐全。利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、编号和条款号。修改章见图。涉及施工图结构、平面布置等重大变更及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。不同幅面的竣工图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-89）统一折叠成A4幅面（接受手风琴式折叠），图标栏露在外面，按专业图号依次排列装订成册后装盒。2023/2/22208、适应档案信息化建设的须要，公司档案实行双套制管理，即纸质文件与电子文件同时归档，应保证纸质文件与电子文件的一样性。扫描件或绘制的CAD施工图或竣工图电子文件与晒印的蓝图内容、版本必需保持一样。9、图形电子文件接受CAD绘制，扫描文件接受PDF格式（每页扫描文件大小文字资料一般不超过30KB），确保电子文件清晰可读。2023/2/222110、扫描文件质量检查：核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一样，不一样时应注明具体缘由和处理方法。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发觉文件漏扫时。应刚好补扫并正确插入图像；发觉扫描图像的排列依次与档案原件不一样时，应刚好进行调整。2023/2/2222六、移交时间及程序移交时间：1、工程项目前期文件在形成后一周内移交。2、管理类档案依据档案工作规范要求在其次年一季度归档。重大活动形成的文件在活动结束后一周内整理移交归档。3、施工过程中的文件待工程竣工后整理归档。4、各部门资料员将文件收集后按公司要求移交纸质和相应的电子文件并录入系统。5、零散文件移交填写文件移交清单。2023/2/2223移交程序施工单位在项目竣工文件收集齐全，按档案管理要求进行分类、组卷后，依次由竣工文件的编制方、监理单位、项目管理单位、工程项目部对文件（含电子文件）的真实性、完整性、系统性、有效性和案卷质量进行全面审查，确保所移交的竣工资料真实、完整、精确，能够反映施工全过程，对其真实性、完整性负责。审查经整改合格后，相关责任人签署看法确认，并加盖单位公章，按公司双套制管理要求，进行数字化处理、系统录入后，同时移交纸质和电子文件到档案室。施工单位监理单位建设单位项目部档案室2023/2/2224移交程序实行施工总承包的，各专业承包单位负责合同约定工程资料的收集、整理与组卷并向总承包单位移交。建设监理资料是工程实施过程中形成的，是反映建设监理服务质量和工作水平的重要依据，是监理单位实施建设监理的真实写照，又是监督承包商按建设施工合同要求限制施工质量，投资、进度的实际记录。一份真实完整、齐全系统、分类有序的监理资料，能干脆反映出监理工作的成效。将监理过程中形成的各种会议纪要、监理通知、监理日志等监理文件进行分类、整理、归档，各类文件编号连续。按档案管理要求进行审查确认后移交公司相关部门。2023/2/2225资料归档时必需履行交接手续。资料审查合格后，相关单位责任人员填写《工程项目竣工文件审查看法表》、《竣工档案移交书》、《竣工档案移交清单》，各自保存一份。竣工档案移交清单：案卷号：指竣工档案移交的总卷数，从“1”起先依次编号。按归档范围中的