供应商管理制度

供应商管理制度为加强对供应商的安全生产管理水平的监督，确保公司产品的安全生产，特制定本制度。本制度适用于公司所有相关方。3.职责3.1财务科负责对供应商传递本公司安全生产的相关要求；3.2各部门、车间负责配合财务科对供应商进入本公司后一切的4.要求4.1供应商的定义为公司提供原辅材料、设备设施及配件的个人或单位均为供应4.2采购物资料分类根据物资的类别和对最终产品质量的影响程度，将采购物资a)特殊类：与产品质量有直接关系、价值高、对采购总成本影响较大的物资，如XX等a)XXXXXXXXXXXXXXX等)；c)B类：直接影响产品外包装质量的物资(如胶袋(指中袋或大袋)、XXXXXXXXXXXXXc)d)C类：上述三类以外的物资，包括非生产性物资(如五金备d)4.3特殊类、A类及B类物资供方选择及日常监督4.3.1开发新物资供方的评价程序：a)收集供方资料：财务科门向潜在供方发出《供方基础资料提供其公司资料、产品资料及相关证明(如各类认证证书)、必要时提供少量样品(供实验室测试或外观检验)等；b)供方资料审核：财务科门主管审核资料，确定是否需进行实地评审和样品评审；特殊类和其他集团统购物资的供应商资料还需呈采购中心审批；c)实验室检测：针对供应商提供的少量样品，根据材料特性，时进行实验室检测。d)初步实地考察：必要时由财务科门负责，考察内容包括供方的生产规模、供货能力、质量水平、质量保证能力、企业信誉等情况，考察完后需填写出访报告；e给本公司进行试验，试用流程见《新材料试用制度》中的有关规定；样品试用及潜在供方提供相关资料、供方工厂所处位置等情况，由财务科门和品管部门共同确定是否需对其工厂实施现场质量系统评估或由其提供自我评估报告；特殊类和集团统购的A类物资供应商的现场评估计划需经采购执行副总裁审批；g)确定小批量采购：对试用合格和质量系统评估合格的供方，。如因特殊原因需要从未通过工厂现场质量系统评估的供方采购生产性物资，必须事先取得采购执行副总裁书面审批；h)确定为合格供方：多次小批量试产后(连续供货5次后)， 财务科门组织品管部门、相关物资使用部门根据《供方评 确定是否成为合格供方。对于集团供应商，采购中心负责定；i)合格供方名录：财务科门将新评定为合格供方的有关信息填入《合格供方名录》中，经部门主管审核后生效。集团供应商的《合格供方名录》需经采购执行副总裁审批；集及时发放给检验部门、仓储部门、使用部门、财务部门。j)确定供需关系：确定为合格的供方，财务科门可与其签订相关合同或协议，确定双方的供需关系。注:对于从代理商中采购的物资可根据实际情况不进行现场实地考察及工厂现场质量系统审核。4.3.2质量管理系统审核4.3.2.1审核方式的确定财务科门及品管部门根据每年供方的综合评定结果，共同决定是否需对供方实施现场质量管理系统审核或由供方提供自我评估报告；集团供应商由采购中心及质保中心共同决定。4.3.2.2审核频次一般情况下按以下频次实施审核，如有特殊原因不按以下要求执行的，必须经采购执行副总裁审批：a)新供方：在公司周边城市开发的新供方必须对其实施现场的初步实地考察和工厂现场质量管理系统审核；而在周边城市以外开发的供方可根据实际情况不实施现场实地考察和工厂现场质量管理系统审核，但供方必须提供相应的自我评估报告；b)原有合格供方：1)2)3)4)产品质量好及稳定(公司周边城市)：每两至三年进行一次现场评估；产品质量欠佳及不稳定的供方(公司周边城市)：每年至少进行一次现场评估；集团采购量较大的供方(公司周边城市或以外)：每两至三年进行一次现场评估；对于不实施现场评估的供方：必须每年提供一次自我评估报告(特殊类除外)。4.3.2.3审核结果质量系统审核结果作为合格供方年度评价重要依据之一。现场审核结果可直接作为输入资料(直接按公式计算得到最终分值)，供方自我评估结果则作为间接输入资料，我司在供方自我评估结果基本上再综合其过去一年的产品质量、服务、不合格纠正、紧急事故处理及日常接触到的一些情况和信息进行综合评价，综合评价结果作为该项目的直接输入资料。4.3.2.4不符合项的整改供方要在限期内对审核发现的不符合项进行整改，如不符合情况较严重的则可直接取消其合格供方资格或暂停从该供方中进货，直至其整改并重新审核合格为止。4.3.3对采购物资实施进货检验和(或)生产过程验证：检验部门对采购物资实施进货检验或由使用部门在生产过程进行验证，如发现物资不适用，使用部门及时向财务科门提供跟踪验证报告；如发现物资不合格，检验部门需向财务科门发出物资不合格报告，财务科门负责将有关信息反馈给供方，对于塑料类、纸盒类、纸箱类包装辅料，财务科门还需每月将物资进货检验合格率、使用合格率及其它有关情况反馈给供方，以上信息将作为供方年度综合评价的输入资料。4.3.4年度综合评价：a)每年至少评价一次，由财务科门根据《供方评价评定标准》组织相关部门对供方提供物资的实物质量、使用情况、服；b)在评定的供方中，对同一类采购物资有多个供货厂家的要先选择分数高的列入合格供方名录中，并据此进行订单数量调整，优胜劣汰；对评定不合格的供方不能列入合格供方名录，并停止向其采购物资；c)在保证采购物资的使用功能的前提下，在合格的供方中应境体系认证证书的供方；d)若供方质量出现大波动，或一段时间产品质量无法满足要求，可适当增加评定频次，对供方提出整改要求，并对整改效果及时进行评定；e)集团供应商的年度评审由采购中心收集各子公司的相关《供方评定表》，根据综合意见和KPI统计数据等资料，会同质保中心进行评价；4.3.5A类物资合格供方每年还需提供所供材料的有关卫生安全证明书/报告，以证明提供的物资达到国家或行业相关卫生标准要求。4.3.6关于非合格供方物资原则上不能使用合格供方名录以外的供方物资，如有特殊原因必须使用的，必须经采购执行副总裁及生产执行副总裁书4.4C类物资供方的选择与日常监督4.4.1对长期采购的C类物资(如易损件零件)供方，可参照4.4.2对于其他零散、单次采购的C类物资供应商的评价，有最终的产品检验合格证即可(在产品中标识)。4.5采购程序4.5.1浆板采购程序4.5.1.1浆板采购计划采购管理部每月初收集整理各公司上月的浆板进、耗、存及本月计划用量，报给采购中心，采购中心综合各公司的浆板4.5.1.2采购合同的签订采购中心负责签订浆板购销合同，合同明确浆板型号、数采购管理部负责将合同信息发放给相关工厂领导和财务科4.5.2浆板外其他物资采购程序4.5.2.1收到物资需求采购计划财务科门一般根据生产部门的月度材料计划和辅料计划及其它的订货计划，及时订出采购文件。但对一些特殊物资的采购，则应综合考虑市场的变化、库存以及生产耗用情况等因素，及时直接制订采购文件。4.5.2.2选择合格供方制订采购文件时，由采购员根据采购文件要求的品种、规格、数量、价格、质量及交货方式等，从合格供方名录中选择供货厂家，若同一种采购物资有多个供方，要安排列顺序优先选择分数高的供方。新的品种财务科门应向几家供应商询价对比，寻求合理价格，根据采购权限的有关规定，呈相关领导进行价格的审核和确认。确定供方后，采购员填写《采购单》或制作采购合同。对于签订了签订年度、季度或月度采购合同的，可直接向供应商下采购单。4.5.2.3采购合同的签订4.5.2.3.1采购文件发放前应对规定的要求是否适当进行评审，采购合同需遵循集团《合同管理办法》的有关规定，按照有关4.5.2.3.2对于长期合作的供方，可与其签订年度、季度或月度.3采购权限的有关规定见《经济业务、费用审批权限管理办4.6采购信息4.6.1财务科门在制定采购文件时，应清楚说明采购产品的资4.6.2在与供方沟通之前，公司应确保规定的采购要求是充分的.3应对可供使用的原辅材料进行描述，包括化学、生物和物理的特性，交付方式、包装和储存情况等有关产品危害的因素。4.7采购物资的验证和接收7.1浆板、化工类原料到厂前，财务科门应提前给相关仓库管理员提供到厂通知，明确即将到厂的货物名称、数量等资料。包装辅料类则由使用部门提前将进货通知发相关仓库管理员。需要在供方货源处对采购物资进行验证时，可在采购合同中说明验证的具体事项，以及产品放行的方式。4.7.2仓库管理员根据财务科门提供的采购文件或其它凭证核实物资品种、数量等符合要求后办理进货手续或通知检验员进4.7.3供方提供的物资与采购文件或其它凭证不一致时，仓库管理员应及时通知财务科门，由其再与供方联系协商解决办法。4.7.4财务科门根据《HACCP计划表》的要求对所采购的原辅材料实施监控。及采购物资有关质量标准进行检验。当检验发现所采购原辅材料偏离规定的关键限值或未能符合物资采购要求时，执行《不4.7.6当供方提供的采购物质量有所下降，但对使用性能影响不供方，促使其改进质量，并7.7当供方提供的物资出现质量问题，要及时通知供方，予以入供方档案。4.7.8当销售合同有规定时，顾客或其代表有权在供方处或在本公司对供方的产品进行验证，顾客的验证不能免除供方提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。4.7.9财务科门应对购进物资的进货情况及生产使用情况进行跟踪，并及时记入供方档案，作为供方评定的一个依据。4.8采购物资的变更4.8.1采购物资发生数量不符和错发货物或可能逾期交货时，经办采购员负责与对方接洽联系，并及时向财务科门主管汇报，并知会生产部门与之协商解决方法。4.8.2采购物资发生质量不符合规定而引起退货或索赔情况时，必须把确认不合格记录或有关权威机构的检验结果知会对方，.3当采购合同需作变更或解除时，应与供方协商后确定。如不能取得一致意见，则按《经济合同法》有关条款处理，财务科门做好记录，作为合格供方评定的一部分。4.9供应商进厂需知4.9.1财务科负责将公