房地产公司合同管理程序

GFP7-11合同管理程序版本：1第13页共18页合同管理程序1.目的使合同的签订、履履行规范化，并并最大限度的的避免风险。2.适用范围适用于公司对外外采购产品或或/和服务类合合同的管理。主主要包括勘察察合同、设计计合同、营销销合同（不含含售楼和出租租）、广告设设计/制作合同、施施工合同、材材料/设备采购合合同、工程监监理合同、土土地受让/合作开发合合同、财务合合作及借款合合同、培训合合同等。其他他采购合同的的起草、谈判判、签订及履履行及所有合合同的法律审审查按照GFP3--14《法律事务务处理程序》处处理。3.定义无。4.职责：4.1总经理负负责：4.1.1相关关文件规定需需要由其决定定合作单位或或由其批准实实施方案的项项目的相应合合同的审批；；4.1.2所有有合同的付款款审批。4.2主管副总总负责：4.2.1相关关文件规定由由其决定合作作单位或由其其批准实施方方案的项目的的相应合同的的审批；4.2.2所主主管部门上报报总经理审批批的合同的审审核；4.2.3所主主管部门的合合同付款审核核。4.3成本部负负责：4.3.1勘察察、设计合同同、工程监理理合同及广告告设计、制作作合同的审核核；4.3.2施工工分承包合同同及材料/设备采购合合同的起草、谈谈判及定稿；；4.3.3本部部门起草合同同的编号、分分发、保存；；4.3.4组织织本部门起草草合同的交底底及执行情况况的跟踪记录录，并填写《合合同执行情况况记录表》（见GFP7-11-F2）；4.3.5勘察察、设计、施施工合同付款款的审核；4.3.6项目目所有合同的的汇总、统计计。4.4设计部负负责：4.4.1勘察察、设计合同同的起草、谈谈判及定稿；；4.4.2本部部门起草合同同的编号、分分发、保存；；4.4.3本部部门起草合同同的执行情况况的跟踪记录录，并填写《合合同执行情况况记录表》；；4.4.4提起起勘察、设计计合同的付款款申请。4.5营销部负负责：4.5.1营销销合同的起草草、谈判及定定稿；4.5.2本部部门起草合同同的编号、分分发、保存；；4.5.3本部部门起草合同同执行情况的的跟踪记录，并并填写《合同同执行情况记记录表》；4.5.4提起起营销合同的的付款申请。4.6品牌推广广部负责：4.6.1广告告设计/制作合同的的起草、谈判判及定稿；4.6.2本部部门起草合同同的编号、分分发、保存；；4.6.3本部部门起草合同同执行情况的的跟踪记录，并并填写《合同同执行情况记记录表》；4.6.4提起起广告设计/制作合同的的付款申请。4.7工程部：：4.7.1工程程监理合同的的起草、谈判判及定稿；4.7.2负责责本部门起草草合同的编号号、分发、保保存；4.7.3负责责本部门起草草合同的执行行情况的跟踪踪记录，并填填写《合同执执行情况记录录表》；4.7.4提起起工程监理合合同、施工分分承包合同及及材料/设备采购合合同的付款申申请。4.8发展研究究部负责：4.8.1土地地受让/合作开发合合同的起草、谈谈判及定稿；；4.8.2本部部门起草合同同的编号、分分发、保存；；4.8.3本部部门起草合同同的执行情况况的跟踪记录录，并填写《合合同执行情况况记录表》；；4.8.4提起起土地受让/合作开发合合同的付款申申请。4.9财务部负负责：4.9.1财务务合作合同及及借款合同的的起草、谈判判及定稿；4.9.2本部部门起草合同同的编号、分分发、保存；；4.9.3本部部门起草合同同的执行情况况的跟踪记录录，并填写《合合同执行情况况记录表》；；4.9.4所有有合同付款的的审核。4.10行政人人事部负责：：4.10.1培培训合同的起起草、谈判及及定稿；4.10.2本本部门起草合合同的编号、分分发、保存；；4.10.3本本部门起草合合同的执行情情况的跟踪记记录，并填写写《合同执行行情况记录表表》；4.10.4提提起培训合同同的付款申请请；4.10.5所所有合同的盖盖章和归档。5.程序5.1合同的起起草、谈判、定定稿5.1.1勘探探、设计合同同的起草、谈谈判、定稿设计部负责依根根据设计进度度计划要求完完成勘探、设设计合同的起起草、谈判、定定稿（合同一一式六份）。5.1.2施工工及设备/材料采购合合同的起草、谈谈判、定稿成本部根据材料料进场及承包包商进场计划划要求，在完完成了承包商商及供应商选选择工作后及及时组织完成成施工及设备备/材料采购合合同的起草、谈谈判和定稿（合合同一式六份份）。5.1.3营销销合同的起草草、谈判、定定稿营销部根据营销销工作要求完完成营销合同同的起草、谈谈判和定稿（合合同一式六份份）。5.1.4广告告设计/制作合同的的起草、谈判判、定稿品牌推广部根据据广告工作要要求完成广告告设计/制作合同的的起草、谈判判和定稿（合合同一式六份份）。5.1.5工程程监理合同的的起草、谈判判、定稿工程部根据监理理工作要求完完成监理合同同的起草、谈谈判和定稿（合合同一式六份份）。5.1.6土地地受让/合作开发合合同的起草、谈谈判、定稿发展研究部完成成土地受让/合作开发合合同的起草、谈谈判、定稿（合合同一式六份份）。5.1.7财务务合作及借款款合同财务部根据需要要完成财务合合作及借款合合同的起草、谈谈判、定稿（合合同一式四份份）。5.1.8培训训合同行政人事部根据据需要完成培培训合同的起起草、谈判、定定稿（合同一一式四份）。5.2合同的的审批5.2.1勘察察、设计合同同5.2.1.11设计部将定定稿后的合同同及附件，连连同《合同审审批及合同盖盖章审批表》（见GFP7-11-F1）一起传至成本部审核。5.2.1.22成本部对合合同条款进行行复核，复核核后交主管工工程副总审核核。5.2.1.33主管工程副副总按GFP7--12《设计分承承包方选择控控制程序》的的规定对合同同进行审批或或审核后提交交总经理审批批。5.2.1.44审批完的合合同由行政人人事部加盖合合同章并自行行存档一份后后转至设计部部，合同成立立。5.2.2施工工及设备/材料采购合合同5.2.2.11施工合同5.1.2.11.1成本部将定定稿后的合同同及附件，连连同《合同审审批及合同盖盖章审批表》一一起传至工程程部审核。5.2.2.11.2工程部对合合同条款进行行复核，复核核后主管工程程副总审核。5.2.2.11.3主管工程副副总按GFP7--5《施工承包包商选择控制制程序》及GFP7--14《材料设备备供应商选择择控制程序》的的规定对合同同进行审批或或审核后提交交总经理审批批。5.2.2.11.4审批完的合合同由行政人人事部加盖合合同章并自行行存档一份后后转至成本部部，合同成立立。5.2.2.22设备/材料采购合合同5.1.2.22.1成本部将定定稿后的合同同及附件，连连同《合同审审批及合同盖盖章审批表》一一起传至设计计部审核。5.2.2.22.2设计部对合合同条款进行行复核，复核核后主管工程程副总审核。5.2.2.22.3主管工程副副总按GFP7--14《材料设备备供应商选择择控制程序》的的规定对合同同进行审批或或审核后提交交总经理审批批。5.2.2.22.4审批完的合合同由行政人人事部加盖合合同章并自行行存档一份后后转至成本部部，合同成立立。5.2.3营销销合同5.2.3.11营销部将定定稿后的合同同及附件，连连同《合同审审批及合同盖盖章审批表》一一起交主管营营销副总。5.2.3.22主管营销副副总按GFP7--7《项目策划划及营销管理理程序》的规规定对合同进进行审批或审审核后提交总总经理审批。5.2.3.33审批完的合合同由行政人人事部加盖合合同章并自行行存档一份后后转至营销部部，合同成立立。5.2.4广告告设计/制作合同5.2.4.11品牌推广部部将定稿后的的合同及附件件，连同《合合同审批及合合同盖章审批批表》一起传传至成本部审审核。5.2.4.22成本部对合合同条款进行行复核，复核核后交主管品品牌副总审核核。5.2.4.22主管品牌副副总按GFPP7-18《广告设计计、制作承包包商选择、控控制程序》的的规定对合同同进行审批或或审核后提交交总经理审批批。5.2.4.33审批完的合合同由行政人人事部加盖合合同章并自行行存档一份后后转至品牌推推广部，合同同成立。5.2.5工程程监理合同5.2.5.11工程部将定定稿后的合同同及附件，连连同《合同审审批及合同盖盖章审批表》一一起传至成本本部审核。5.2.5.22成本部对合合同条款进行行复核，复核核后主管工程程副总审核。5.2.5.33主管工程副副总对合同进进行审核后，交交总经理审批批。5.2.5.44审批完的合合同由行政人人事部加盖合合同章并自行行存档一份后后转至工程部部，合同成立立。5.2.6土地地受让/合作开发合合同5.2.6.11发展研究部部将定稿后的的合同及附件件，连同《合合同审批及合合同盖章审批批表》一起提提交主管副总总。5.2.6.22主管副总对对合同进行审审核后，交总总经理审批。5.2.6.33审批完的合合同由行政人人事部加盖公公章并自行存存档一份后转转至发展研究究部，合同成成立。5.2.7财务务合作及借款款合同5.2.7.11财务部将定定稿后的合同同及附件，连连同《合同审审批及合同盖盖章审批表》提提交总经理审审批。5.2.7.22审批完的合合同由行政人人事部加盖公公章并自行存存档一份后转转至财务部广广部，合同成成立。5.2.8培训训合同5.2.8.11行政人事部部将定稿后的的合同及附件件，连同《合合同审批及合合同盖章审批批表》一起提提交主管行政政副总。5.2.8.22主管行政副副总按GFP2--6《员工培训训管理程序》的的规定对合同同进行审批或或审核后提交交总经理审批批。5.2.8.33审批完的合合同由行政人人事部加盖公公章并自行存存档一份，合合同成立。5.3合同的编编号、登记、保保管、存档5.3.1合同同起草部门负负责对合同进进行编号，编编号的原则是是：首先按工工程项目进行行分类，以大大写的拼音字字母表示，如如JHW（金海湾）、HJ（海景）；；再按合同的的类别进行分分类，以大写写的拼音字母母表示，如SJ（勘察设计计合同）、SG（施工合同同）、CG（材料/设备采购合合同）、YX（营销合同同）、GG（广告设计/制作合同）、JL（监理合同同）、MD（土地受让/合作开发合合同）、CW（财务合作作合同）、JK（借款合同同）、PX（培训合同同）、QT（其他合同同）最后按合合同签订的先先后顺序进行行排序，以阿阿拉伯数字表表示，如：01、02；具体如：JHW-SSG-01。5.3.2合同同起草部门负负责将签订的的合同做以下下处理：5.3.2.11设计部负责责将勘察设计计合同分发给给乙方2份，成本部1份，部门存存档2份，档案室1份；5.3.2.22成本部负责责将施工合同同分发给乙方方2份，工程部1份，部门存存档2份，档案室1份。5.3.2.33成本部负责责将材料/设备采购合合同分发给乙乙方2份，设计部1份，部门存存档2份，档案室1份。5.3.2.44营销部负责责将营销合同同分发给乙方方2份，成本部1份，部门存存档2份，档案室1份。5.3.2.55品牌推广部部负责将广告告设计、制作作合同分发给给乙方2份，成本部1份，营销部1份，部门存存档1份，档案室1份。5.3.2.66工程部负责责将工程监理理合同交付对对方2份，成本部1份，部门存存档两份，档档案室1份。5.3.2.77发展研究部部负责将土地地受让/合作开发合合同交付对方方2份、成本部1份，部门存存档两份，档档案室1份。5.3.2.88财务部负责责将财务合作作及借款合同同交付对方2份，部门存存档1份，档案室1份。5.3.2.99行政人事部部负责将培训训合同交付对对方2份，部门存存档1份，档案室1份。5.3.2.110集团参与的的招标/采购项目，合合同起草部门门负责将合同同和招标过程程资料一起上上报集团备案案。5.4合同的交交流、执行、反反馈与总结5.4.1合同同交流：合同同起草部门负负责及时组织织和合同执行行部门一起进进行合同的交交流，并将交交流情况形成成会议纪要。5.4.2合同同执行：合同同执行部门有有责任按合同同条款要求对对合同全面执执行。5.4.3合同同反馈：合同同执行部门将将合同执行过过程中发现的的问题及时填填写《合同履履行反馈表》反反馈给合同起起草部门。5.4.4合同同工作总结及及合同范本5.4.4.11各部门根据据相关程序规规定对合作商商进行评定工工作5.4.4.22起草部门根根据《合同履履行反馈表》填填写《合同执执行情况汇总总表》，如无无反馈纪录则则不必填写。5.4.4.33合同起草部部门根据需要要拟定合同范范本，并根据据《合同执行行情况汇总表表》对合同范范本不定期进进行修正。5.5合同变更更、补充协议议的签订5.5.1合同同起草部门负负责组织合同同变更、补充充协议的起草草、谈判、定定稿。5.5.2其它它程序与原合合同相同。5.6合同资料料信息处理成本部按项目不不同对土地受受让/合作开发合合同、勘察、设设计合同、施施工及设备/材料采购、营营销合同、广广告设计/制作合同、工工程监理合同同进行汇总、统统计，编制《**项目**合同一览表表》（见GFP7--11-F33），并将一一览表中信息息在成本信息息系统上发布布，每个月更更新一次。5.7合同的付付款5.7.1勘察察、设计、施施工、材料/设备采购合合同5.7.1.11合同预付款款合同签订后，工工程部、设计计部根据合同同预付款要求求填写《**工程付款建建议书》和《**工程历次付付款一览表》（见GFP7-11-F7），并传至成本部、财务部、主管工程副总审核，总经理审批。5.7.1.22工程进度付付款5.7.1.22.1工程部负责根根据合同约定定的付款方式式审核工程的的形象进度，并并向成本部提供供下述资料：：施工单位的工程程款支付申报报表；工程部审核确认认的工程形象象进度。5.7.1.22.2成本部负责责根据资料完完成工程进度度款的审核工工作,填写《**工程进度款款审核表》（见GFP7-11-F5），并传至工程部作为进度款支付的依据。5.7.1.22.3工程部负责责根据《**工程进度款款审核表》填填写《**工程付款建建议书》和《**工程历次付付款一览表》（见GFP7-11-F7），并传至成本部、财务部、主管工程副总审核，总经理审批。5.7.1.33工程结算款款支付5.7.1.33.1成本部根据据设计、工程程部提供的竣竣工结算资料料办理结算手手续，并办理理《**合同结算协协议书》，连连同《**工程结算书书》封面分别别传回工程部部、设计部作作为合同结算算款支付的依依据。5.7.1.33.2设计、工程程部负责根据据《**工程结算书》《**合同结算协协议书》填写写《**工程付款建建议书》和《**工程历次付付款一览表》，并并传至成本部部、财务部、主主管工程副总总审核，总经经理审批。5.7.1.44工程保修款款支付合同规定的保修修期满，由设设计部、工程程部负责根据据《**工程结算书》《**合同结算协协议书》填写写《**工程付款建建议书》和《**工程历次付付款一览表》，并并交由物业管管理公司或工工程使用部门门/公司审核，以以确定该工程程是否存在质质量问题，以以及施工单位位是否存在水水电费等往来来欠款的扣付付事项，并确确定最终的扣扣付金额后传传至成本部、财财务部、主管管工程副总审审核，总经理理审批。5.7.2营销销代理、广告告制作合同、工工程监理合同同、土地受让让/合作开发合合同、财务合合作及借款合合同、培训合合同及其他合合同按照GFP1--5《费用、资产产购置报销和和借支管理程程序》办理付款手手续。6.附件6.1GFPP7-11--F1《合同同审批及合同同盖章审批表表》6.2GFPP7-11--F2《合同同履行情况反反馈表》6.3GFPP7-11--F3《**项目**合同一览表表》6.4GFP77-11-FF4《合同执行行情况汇总表表》6.5GFPP7-11--F5《**工程进度款审审核表》6.6GFPP7-11--F6《**工程付款建建议书》6.7GFPP7-11--F7《**工程历次付付款一览表》GFP7-111-F1.22XXX地产公司司合同审批及合同同盖章审批表表部门：合同编号号：合同名称

项目负责人

**部门经理（起草部门）

**部门经理（审核部门）

公司律师主管副总

总经理

总裁

备注

注：1.集团公公司参与的招招投标项目最最后审批为总总裁。2.各级领导签签字确认后，由由行政人事部部在合同上盖盖章后返回起起草部门。3.对使用非我我司范本的合合同，且合同同总标的等于于或超过人民民币十万元，需需经公司律师师审查。GFP7-111-F2.11XXX地产公司司合同履行情况反反馈表合同编号：第页页，共页工程名称

乙方单位

工期

质量等级

记录人

记录时间

问题描述处理意见改进意见备注

履行部门负责人人：GFP7-111-F4.11XXX地产公司司合同执行情况汇汇总表合同编号：第页页，共页工程名称

乙方单位

工期

质量等级

合同起草人

记录时间

问题描述处理意见改进意见备注

起草部