9-合同管理制度及流程

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档天水嘉讯网络科技有限公司合同管理制度及流程<第一版>天水生活网二〇一四年一月二十四日目录第一节目的 1第二节适用范围 1第三节

合同管理部门及职责 1第四节

合同时间流程具体规定 2第五节

合同具体要求 3第六节

合同的变更、解除合同（产品的下线） 5第七节无效合同 6第一节目的为规范公司合同管理、防范与控制合同信息正确性，将有效团购信息全面的展示给消费者，明确自己的岗位职责，特制定本规范。第二节适用范围第二条本规范适用于天水嘉讯网络科技有限公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等。第三节

合同管理部门及职责第三条总经理负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。市场部经理负责团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等经济合同的审批，出现特殊情况合同可向总经理请示；编辑部负责合同信息的编辑审核上线；行政部负责合同发放、盖章、归档、备案和管理，监督检查合同履行执行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出修改意见。第四条

相关部门的主要职责：业务员负责合同洽谈协商起草签订工作。（二）业务员签订好正式合同后和商家约定拍照时间，应告知商家拍照基本内容，友好提醒商家安排好拍照所准备的物品。（三）市场部经理负责合同的答疑、审核工作。（四）编辑部负责合同信息的编辑（拍照、图片处理、文字编辑）审核上线工作；（五）编辑部在产品上线前一天为市场部提供产品菜单、商家账号和兑换密码；（六）业务员在产品上线前一天负责将菜单、账号、密码提供给商家，并教会兑换流程；（七）财务部门负责按期给商家打款工作，及时报送合同打款情况报表及有关资料提供给市场部；（八）行政部负责合同的归档管理工作。第四节

合同时间流程具体规定第五条合同正式签订交至行政部起为合同开始流通时间，合同流通时间为2天。编辑部自接到合同起在流通时间范围内合理安排工作流程（拍照时间、图片处理、上线审核）按时将产品上线，不得随意延期。第六条如出现产品需及时上线的特殊情况（即加急上线合同），需业务员向部门经理请示，部门经理审批，市场部必须提前一小时以书面形式告知行政部，行政审核，编辑部接到行政部加急书面通知，编辑部领导安排加急工作。每月除特殊加急合同（例如：3D画展，活动期限特殊的团购）外，市场部每月不得多于3个加急合同。第七条财务部在规定时间内给商家打款，无特殊情况不得随意延迟打款日期。第八条关于团购合同拍照问题，业务员在与商家协商后，告知商家应基本准备的东西。第五节

合同具体要求第九条

合同的主体（一）订立合同的主体必须是公司及签订专属人员，其他部门不得擅自更改合同。（二）签订合同的内容（从市场部出来的合同必须符合以下要求）：（1）明确商家的名称、法人代表、地址、合同抬头、落款、公章、乘车路线、营业时间、固定电话、QQ号码、套餐名称。要求字迹清晰，语句通顺，书面书写规范，杜绝乱写乱画、随意勾勒、字迹潦草禁止错别字出现。（2）合同应约定详细的服务内容及要求，避免出现歧义语句，导致出现消费纠纷，给公司带来损失（3）合同应写明所有套餐中出现的产品的名称及价格、数量、种类、合计金额。（4）汇款方式应在合同中明确，写清付款方式如转账、现金等应予以明确；明确户主姓名、账号、开户行（异地账号应提供详细开户行信息）、支付期限。（5）保密条款：对其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。第十条

合同应按下列程序办理签订、审批手续：（一）草拟会签：市场部业务员根据洽谈合约将有效信息全面的书写到合同内容当中，仔细检查措词，避免出现歧义语句，导致日后发生经济纠纷。（合同书写规范严格按照本规程第九条书写）（二）审查修改：就合同文本的合法性、有效性，市场部副经理会同部门相关人员提出审查意见进行修改，部门副经理与业务员对合同内容有异议的，由市场部经理进行协调定稿。（三）最后签订：经会签的合同文本定稿后，由市场部领导或法定代表人签批后，由行政部加盖合同专用章。第十一条

合同书写、审查、编辑、存档过程中相关部门的注意事项及责任：（一）市场部对合同的业务条约、提示条款、菜单详情进行审查，并对之负责；若相关部门发现缺少条款、错字、实际价格总和与合同中原价不相符考核市场部相关领导一个错字﹙﹚元/次，缺少一条条款﹙﹚元/次，日期不对一次﹙﹚元/次，填写不规范﹙﹚元/次。（二）编辑部未按时给市场部提供（编辑部在产品上线前一天为市场部提供产品菜单、商家账号和兑换密码）产品菜单、商家账号和兑换密码，考核编辑部负责人﹙﹚元/次；（三）技术部未及时解决编辑部提出的技术顾问，由总经理进行考核。（四）除合同原件书写本身出现问题以外，编辑部在编辑过程中人为出现问题，考核编辑部负责人﹙﹚元/次。（五）财务部门必须按时给商家打款，以维护公司的诚信形象；按时给市场部提供打款明细，若不能按时打款，考核责任人﹙﹚元/次；（六）业务员为及时给商家提供账号和兑换密码，出现经济纠纷，考核市场部负责人﹙﹚元/次；（七）任何部门任何人员不得无故拖延产品上线时间，若产品不能如期上线，相关部门领导负主要责任。第六节

合同的变更、解除合同（产品的下线）第十二条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经市场部领导同意，重新达成书面协议，新协议未达成前，编辑部视原合同仍然有效。直到编辑部接到《合同变更通知书》后，应当在规定的期限内更改正在编辑的合同信息或上线后产品信息。第十三条合同变更后在改动地方需加盖公司合同公章。第十四条合同不能随意添加更改，存在下列情形之一的，方可更改合同：（一）因产品在实际销售过程中遇到未考虑到的问题致使合同需要更改的；（商家主动提出条约，需及时添加的条款）第九节

合同的履行第十五条公司相关部门应当按照合同流程全面履行自己的义务，并随时督促下一部门及时履行其义务。第十六条在合同流通过程中，行政部对本公司的履行情况应及时做好督查。每个人员做好自己的分内工作，认真仔细有高度的责任心。（二）在工作中出现问题，员工先应及时将问题反馈给部门领导，先完成手头工作，在不影响工作的前提（按时完成工作）下，与部门领导进行沟通反映问题，提出方案，由部门领导和相关部门进行沟通解决，不能存有抱怨、消极的思想。第七节无效合同

第十七条有下列情形之一的，合同无效：（一）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；（二）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；（三）以合法形式掩盖非法目的；（四）损害社会公共利益；（五）违反法律、行政法规的强制性规定。第十二节

合同纠纷的调解、仲裁和诉讼第十八条

合同双方（商家与公司）在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。第十九条

合同双方（商家与公司）在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致处理意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理及法律顾问，会商处理。第二十条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经理。第二十一条

合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：（一）因工作过失致使公司被诈骗；（二）公司履行合同未经对方当事人确认；（三）遗失重要证据；（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；（六）其他违反公司相关制度的。公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。第二十二附则（团购合同流程）第二十三条本制度由公司行政解释。第二十四条本制度自二〇一四年一月二十六日开始执行。

业务员洽谈合同业务员洽谈合同制定NoYes财务打款Yes编辑部审核合同信息上线后核实编辑部制定NoYes财务打款Yes编辑部审核合同信息上线后核实编辑部制定菜单合同初稿合同初稿市场部经理市场部经理审核 正式合同正式合同扫描合同扫描合同信息NoNo精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档企业合同管理制度及流程目的第一条

为规范公司合同管理、防范与控制合同风险、有效维护公司的合法权益，特制定本规范。适用范围第二条

本规范适用于集团所属公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括买卖合同、供用电、水、气、热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、担保合同、劳动合同、聘用合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同等。合同管理部门及职责第三条

董事长负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。各公司总经理负责本公司劳动合同、干部聘用合同以及销售、采购等经济合同的审批。第四条

集团办公室和各公司行政办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：（一）集团办公室负责各司合同文本的审查、归档和备案。（二）各公司行政办公室负责对合同专用章、合同文本、法人授权委托书等合同文本的发放和管理。（三）参与各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见；（四）监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见；（五）协助处理合同纠纷，参与争议仲裁、法律诉讼。（六）负责的监督执行。第五条

合同具体承办部门的主要职责：（一）负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；（二）具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；（三）严格按照规定的程序完成合同的审批手续；（四）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报集团办公室审核同意；（五）负责向集团办公室报送合同统计报表及有关资料；（六）负责所承办合同的归档。合同的授权委托第六条

签订合同实行授权委托制度。合同由法定代表人或主要负责人签订，也可以由企业法定代表人或总经理书面授权的公司有关人员代理签订。第七条

代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的《法定代表人授权委托书》(见附件一)，并在授权范围内签订合同。《法定代表人授权委托书》采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。第八条

集团办公室负责管理合同授权委托书，根据董事长的决定，办理出具授权委托书事宜。第九条

代理人必须忠实履行职责，维护本公司的合法权益，对本公司负责，对法定代表人或者总经理负责。第十条

代理人实施损害本公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，各公司有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由董事长做出决定，办公室负责收回授权委托书。合同的日常管理第十一条

本集团实行二级合同管理，集团办公室全面负责重要合同的管理；各公司行政办公室负责本公司的合同管理。（一）集团办公室负责资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同，以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理合同的审查、备案和归档工作。（二）集团办公室负责合同标的额在二十万元以上（含二十万元）的合同审查、备案和归档工作，各分公司签署合同标的额二十万元以上（含二十万元）的合同必须先经集团办公室审查，公司总经理批准后方可签订，并报集团办公室进行归档备案。（三）各分公司行政办公司负责合同标的二十万元以下合同的审查和归档备案，各公司负责人批准后方可签订。在合同签署后，以扫描文件并加密的格式发电子邮件于集团办公室***邮箱进行电子文件合同备案。第十二条

公司的合同专用章专人管理，公司办公室负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。第十三条

已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交集团办公室随合同保管。第十四条

合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。合同具体要求第十五条合同的主体（一）订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。（二）订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。（三）公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。第十六条合同的形式（一）订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。（二）“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。第十七条合同的内容（一）当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。（二）合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级、技术标准和品质描述等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。（三）数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。（四）质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。（五）价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。（六）履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。（七）合同的担保：合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。（八）合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。（九）保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。（十）合同联系制度：履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。（十一）违约责任：根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。（十二）解决争议的方式：解决争议的方式可选择仲裁或诉讼，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。（十三）合同管辖权的约定：在合同中应将合同管辖权约定明确，本公司所署合同一般情况下将法院诉讼管辖约定于榆林市人民法院进行管辖，国家法定管辖的情形除外。合同的签订程序第十八条合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：(一)对方当事人主体资格审查。包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证。(二)对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。(三)对方合同承办人员资格审查。包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。（四）合同签订时要求对方公司提供营业执照复印件（需在复印件加盖公司红章）、法定代表人身份证复印件、银行账号；有代理人的需提供代理人身份复印件和授权委托书。第十九条合同应按下列程序办理签订、审批手续：（一）草拟会签：合同承办单位应就商谈约定的内容草拟合同文本，填写“合同审查会签表”，送相关部门会签，各相关部门应在当日内完成会签，并将会签意见及合同文本交承办公司办公室。（二）审查修改：承办公司办公室于2日内就合同文本的合法性，有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由承办公司办公室进行协调定稿。（三）最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人签批后，由承办公司办公室加盖合同专用章。第二十条

合同承办、审查会签部门的审查事项及责任：（一）合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查，并对之负责；（二）财务部门对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计划抵触以及合同支付条款进行审查，并对之负责；（三）技术研发部门应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生产技术标准、安全保护标准进行审查，并对之负责。（四）承办公司办公室对合同的合法性，主要条款是否完备，文字用语是否准确、规范进行审查，并对之负责。

第二十一条

法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由承办公司办公室依法及时办理。第二十二条

合同正式签订后，应当随合同审查会审表交存承办公司办公室备案；同时送公司财务部门入卷，方便执行。合同的变更、解除第二十三条

在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。第二十四条

存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；（五）法律规定的其他情形。第二十五条变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；第二十六条

变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。合同的履行第二十七条

公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。第二十八条

在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。（一）履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。（二）履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。第二十九条

在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报集团办公室处理，并报总经理及法律顾问。（一）经营状况严重恶化；（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；第三十条

在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；第三十一条

在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。合同公证第三十二条在签订下列合同时按双方约定，总经理批示进行合同公证：（一）房产类：办理房产买卖、转让、赠与、交换、拍卖、租赁；办理合作建房、土地使用权有偿出让转止、房屋拆迁补偿协议和保全证据；办理房产代销、包销协议以及其他有关房地产事项。（二）经济类：办理产权、股权转让、企业承包租赁经营、联营、中外合资、合作、建设工程承包、加工承揽、购销、科技协作等各种经济合同；办理股东大会、董事会会议、招标、投标、办理资信证明、专利、商标权证明、提存、境外投资委托协议等。（三）金融类：借（贷）款合同、融资租赁合同；商品房产、土地使用权、楼花、机器设备、股权，股票及其它有价证券、权益等的抵押、质押合同；保证合同；与上述合同相关的委托书、声明书、担保书、承诺书等。第十一节无效合同第三十三条有下列情形之一的，合同无效：（一）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；（二）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；（三）以合法形式掩盖非法目的；（四）损害社会公共利益；（五）违反法律、行政法规的强制性规定。第十二节

合同纠纷的调解、仲裁和诉讼第三十四条

合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。第三十五条

合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致处理意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和集团办公室，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告集团办公室、总经理及法律顾问，会商处理。第三十六条

公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报集团办公室。第十三节

考核与奖惩第三十七条

公司全体职员应当严格遵守，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司行政办公室负责执行情况的监督考核。第三十八条

对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。第三十九条

合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：（一）未经授权批准或超越职权签订合同；（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。第四十条

合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：（一）因工作过失致使公司被诈骗；（二）公司履行合同未经对方当事人确认；（三）遗失重要证据；（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；（六）其他违反公司相关制度的。公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。第十四节

附则第四十一条本规范解释由集团办公室负责。第四十二条

本规范自二O二O年十二月一日开始执行。附件一：法定代表人授权书致：兹委托先生/女士作为本公司的合法代理人，以本公司名义进行合同的协商和签订。委托期间：本授权书自年月日至年月日有效。委托人名称（公章