秘书助理人员培育规划-给AM

工研院

秘書/助理「添翼學習專案」人力處學習發展組2010.06內容大綱訓練規劃秘書/助理工作職責培育構面與八大實體課程自我發展聯誼促進附錄-秘書具備的條件

(普遍性、個人化、價值觀)目的與原則課程目的： 協助組織培育具專業任事及服務品質的秘書/助理人員，以協助各級主 管預應日益複雜的工作挑戰，並達致工作績效。

課程對象：本院秘書/助理同仁(含外包人員)受訓原則

-初任秘書助理者，建議八門課全修

-由主管推薦秘書/助理選課或由同仁自行選擇參加

-同區域服務之學員，宜相互協調受訓時間及課程，以不影響公務為原則

-本系列課程預計於明年初再開辦一梯次訓練紀錄

-將建議講師同步錄製成數位課程，以促進持續學習

-本訓練紀錄將維護於個人「學習護照」

-學員全程完成八門系列課程，得頒發完訓證書秘書/助理工作職責職場禮儀

-職場及服務禮儀-電話接聽應對技巧文書檔案管理

-書面溝通及書信能力 -簡報製作與文件整理行程安排

-每日行程安排與調整-擔任對內及對外聯繫窗口會議管理

-會議籌備及紀錄管理

-e化及網路溝通工具管理活動規劃與執行

-活動籌備與分配資源能力-溝通協調能力知識收集與行政協助

-收集資訊及提供重要進度-行政庶務及總務管理

國際秘書聯合會對「秘書」的定義：

“秘書”是主管的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在主管沒有過問的情況下表現自己的責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，並在所有給予的權利範圍內做出決定。工作崗位訓練：由主管或資深同仁擔任Coach，工作教導與協助學習(On-the-JobTraining)實體課程(詳下頁)秘書與行政人員角色定位與生涯規劃專業形象塑造與辦公室禮儀文書檔案管理與時間管理簡報的製作與組織架構主管行程管理及會議安排公關與溝通技巧活動的規劃與執行實務個人知識管理與資訊蒐集英文課程書信寫作商務會話數位課程秘書與助理系列課程(單元一~單元六)Telephoning-Receiving&RespondingMessagesTelephoning-TakingandLeavingMessages中堅幹部如何承上啟下圓滿達成任務有效的會議管理化解衝突‧創造雙贏！Word,Excel,PowerPoint進階應用自我發展參與秘書/助理聯誼活動經驗分享主題擔任Mentor角色

本院培育構面

實體課程規劃-1課程名稱課程大綱規劃講師1.秘書與行政人員角色定位與生涯規劃角色定位與工作態度向上管理與默契培養職場禮儀與個人形象塑造創造附加價值與生涯發展劉素真現任:台灣積體電路製造(股)公司資深秘書2.專業形象塑造與辦公室禮儀穿著與儀態電話禮儀訪客接待禮儀送禮藝術塑造個人專業形象周純如現任:捷易通科技(股)公司行政總監)3.文書檔案管理與時間管理檔案管理工具與技巧桌面與文件管理電子郵件管理設定目標與工作計畫有效進行工作檢視時間運用之效益王承瑄現為個人講師曾任聯華電子公司行政長特別助理4.簡報的製作與組織架構簡報的準備工作簡報的內容與邏輯組織架構成功簡報的關鍵技巧游美未現為個人工作坊負責人曾任聯合利華公司總經理秘書

實體課程規劃-2課程名稱課程大綱規劃講師5.主管行程管理及會議安排如何安排行程行事曆等工具使用訣竅會議籌備及紀錄撰寫會議管理及評估林紫嵐現任:台灣德國萊因技術監護顧問股份有限公司行政經理6.公關與溝通技巧基本公關素養內涵內部、外部公關與媒體公關協助老闆、企業打造形象說話與傾聽技巧辦公室溝通與人際關係處理吳美玲現任:國際顧問公司總經理7.活動的規劃與執行實務活動的籌備分工與執行如何撰寫活動企畫書大型活動接待計畫如何記錄活動經驗解麗文現任:工研院業務經理8.個人知識管理與資訊蒐集個人知識管理外顯知識的知識管理內隱知識的建立葉惠娟現任:工研院總監

自我發展聯誼促進活動名稱：『添翼互聯網』參與成員：全院秘書/助理/人力處同仁活動時間：每次1.5小時，預計一年三次活動目的：藉由聯誼聚會，使學習與分享蔚為風氣活動流程規劃，如 一、邀請院內資深秘書分享工作訣竅 二、介紹院內新規章及新制度三、穿插女性軟性議題

四、其他

註:建議各單位可選派一位資深且具服務熱忱的助理同仁擔任Mentor，得隨時指導新人及協助相關學習方案的進行附錄秘書具備條件－普遍性Universal秘書具備條件－個人的Individual秘書具備條件－價值觀Values摘自張萬坤博士之「秘書行政與幕僚管理」秘書具備條件－普遍性Universal客戶導向CustomerServiceOrientation人際關係HumanRelationshipBuilding分析思考Analyticalthinking說服影響ImpactandInfluence積極主動Initiative秘書具備條件－個人化Individual動機Motive人格特質PersonalitySpecialCharacteristic技能Skill工作價值Work–value社會角色Socialrole自我形象Self-image

秘書具備條件－價值觀Val