文档管理系统需求概述

文档管理系统需求概述1目的和意义随着企业发展电子文档数量的不断增加。电子文档的管理将被越来越多的应用在企业管理上，文档管理电子化是网络时代计算机信息处理的必然需求。为了提高运营效率，简化工作流程，保证电子文档的安全、共享和快速流通，因此使用一套完整的文档管理系统对电子文档发布、审阅、修改、备份、查阅进行全流程管理。企业能节省大量资源和人力，同时大幅度提高自己的工作效率，提高文档的准确性和安全性。该文档管理系统将文档科学的组织管理起来，以供企业共享，有助于各部门规范管理自己的文件，更将积累成为企业的一笔巨大财富。文档管理系统能够将计算机内的各类文档分类管理，显示出该文档的文件名，类型及上传人，使用人等信息，方便各类用户查找和使用，此文档管理在文档管理中可实现资源共享，可任意调整权限，完全保护文档安全，该系统在提供海量数据存储功能的基础上，提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性，完善的管理机制和管理类别，可以设置每类资料管理的关键字段，如资料名、项目、主题等信息，以便全面快捷的重复使用根据不同的权限提供阅读、上传、修改等功能。2文档管理的优势将“个人文档”转化为“单位资产”：将原先分布于各个员工电脑上的电子文档，通过系统集中安全的保管起来，使这些文档资产真正成为单位的资产。通过集中管理改善文档资产的安全性：通过加密存储、集中管理、集中防毒等手段使文档资产的安全性大幅度提高，可以满足高安全要求。建立完善的权限机制确保文档的内部安全：只有分配了权限的人员才允许检索、浏览、编辑、打印相关文档的内容，软件采用了领先的文档权限控制和机密技术，可以更高效的管理文档的整个生命周期活动包括：创建、修改、审批、存储、查询、重用以及归档。4.集中的安全文档备份：通过数据库的自动备份、磁盘阵列、磁带机等方式、集中海量存储确保文档永不丢失。3文档管理系统需求分析本系统的开发基于B/S模式，具有良好的人机交互界面，整个系统对电子文档进行高效的管理，在整个系统中各角色分工明确。3.1网络拓扑办公室工作人员办公室工作人员车旧工作An车间工作人员办公室工作人员办公室工作人员车旧工作An车间工作人员3.2文档管理系统角色主要架构图文档管理系统主要分为五种级别。根据级别的不同各级别在系统中的可使用功能也不同。一级角色拥有最高权限，下级权限角色浏览文档需向上级权限申请，由上级角色审批后方可浏览文档，所有角色都要经过一级权限审批方可浏览文档。「扣牌bit-k经童i+州孕ri1Tr■-U签修胃固HI国落保障中.心东与isn中。「扣牌bit-k经童i+州孕ri1Tr■-U签修胃固HI国落保障中.心东与isn中。•一级权限包含档案室，档案室拥有对文档管理的最高权限。可以对文档进行审批、查询、增加、修改、删除等操作。•二级权限包含厂长、书记，二级权限拥有对下级审批权限、人员管理权限、公告文档浏览权限、文档上传权限、文档修改权限。二级权限浏览和修改加密文档需向上级申请经过上级审批后才能浏览或者修改。•三级权限包含副厂长、财务部、经营计划部、厂长助理、党群办，三级权限拥有对下级审批权限、其管理部门人员管理权限、公告文档浏览权限、文档上传权限。三级权限浏览和修改加密文档需向上级申请经过上级审批后才能浏览或者修改。•四级权限包含厂办、价格办、技术质量办、产品研究发展部、物质保障部、产品制造部、维修保障部、北海保障中心、东海保障中心、南海保障中心，四级权限拥有对下级审批权限、其管理部门人员管理权限、公告文档浏览权限。四级权限浏览和修改加密文档需向上级申请经过上级审批后才能浏览或者修改。•五级权限包含保密办、专项办、调研室。五级权限拥有公告文档浏览权限、文档上传权限，五级权限浏览和修改加密文档需向上级申请经过上级审批后才能浏览或者修改。3.3主要文档♦日常公文♦技术文档♦经营文档♦质量文档♦生产文档♦财务文档♦工程文档文档保密等级分为公告文档、机密文档、绝密文档三级。公告文档无需审批即可浏览，机密文档以及绝密文档需经过审批后方可浏览。3.4主要文档类型Word文档Excel表格PDF文件CAD文件Pro.E文件AutoCAD文件3.5资源储存•文档储存量＜10万访问量＜100人3.6保密等级该系统符合三级等保3.7系统运行要求该系统在Windows?系统下使用IE9运行。用户采用单一登录方式登录。3.8系统主要功能根据系统要求实现的功能，此系统可分为六大模块。3.8.1用户管理模块1） 增加新用户，只能是上级权限对其下属部门进行新增用户。2） 登录成功根据账号权限进入对应页面。3） 上级权限可以对其管理部门下的已有用户信息进行修改。4） 普通员工可以修改自己账户的登录密码。5） 有安全退出提示。3.8.2文档上传模块1） 所有权限所持有权限，2） 上传文档需要经过上级审批通过后才能上传成功。3） 文件上传时设置文件属性，包括文件名、上传人、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型、所属部门等基础信息。3.8.3文件查询模块1） 所有用户都具有权限。2） 每一级别用户登录成功后都可以查询文档、查询结果以列表形式展示。3） 机密文档和绝密文档浏览需向上级申请经过审批后方可浏览。4） 可以根据文件名、项目、文件类型、文档类型等条件分别查询文档。3.8.4文件删除模块1） 一级权限所持有的权限。2） 一级权限可以对已有的文档进行删除操作。3） 一级权限对保密期限过期的文档进行分类或删除。3.8.5文件修改操作1） 所有用户所持有的权限。2） 所有用户可以对已有的文件进行修改基本信息，包括所属项目、保密等级、文件名、所属部门、文档重新上传等操作。3） 文件修改需经过上级审批才能确认修改成功。3.8.6审批模块1） 上级权限对下级申请查阅、修改、上传文档的权限。2） 上级可对下级的申请批准。3） 所有审批通过一级审批后为用户开通权限。4系统功能4.1登录系统系统登录时整个系统的入口，首先根据用户输入的账号，密码判断用户的类型，根据不同的用户类型在进入系统时赋予不同的用户权限，

4.2文档管理文档上传文档上传为所有用户持有的权限，一级权限用户不用审批可以直接上传文档。二级至五级用户上传文档需通过审批后才能上传成功，审批需进行逐级审批，由下级用户向上级用户发起审批，通过审批后发送到上一级审批，最终由一级用户审批确认后文档上传成功。用户触发文档上传操作，提示用户选择创建新项目或者已有项目上传，如果用户选择创建新项目则提示用户输入项目名。如果用户选择已有项目上传，则提供已有项目列表供用户选择。然后进入用户选择文档基本信息流程，基本信息包括文件名、上传人、所属部门、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型。其中文件名、上传人、所属部门、文件类型、上传时间、所属项目由系统自动获取，用户需要填写保密等级、保密期限、文档类型。用户填写完基本信息后选择想要上传的文件，用户确认上传，系统自动检测基本信息填写情况以及文档是否有重名或重复文档，出现冲突问题要提醒用户修改。待用户修改完成确认信息完整后提交上级审批。

4.2.2文档查询、修改、浏览、删除文档查询、修改、浏览所有用户持有权限。一级权限用户不用审批可以直接修改、浏览文档。二级至五级需通过审批后才能执行操作，审批需进行逐级审批，由下级用户向上级用户发起审批，通过审批后发送到上一级审批，最终由一级用户审批。文档删除只有一级用户拥有权限。一级用户发起删除请求，由三级用户审批后提交二级用户审批，二级用户审批后执行删除操作。用户登录后出发查询操作，用户可以选择查询条件查询文档，查询条件包含文件名、上传人、所属部门、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型，每个条件都可以作为单一查询条件查询，查询结果以列表的形式展示，列表包含当前查询文档的所有信息，信息包括文件名、上传人、所属部门、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型。每条查询出的结果都有操作选项，根据权限不同操作选项也不同，所有用户都包含修改和浏览选项，只有一级用户拥有删除操作。用户执行修改选项，判断当前用户的权限，如果是一级用户则不用审批，如果是二级至五级用户则需要提交审批，用户完成修改操作后，提示用户确认修改。用户确认后由上一级用户进行审批，经过逐级审批后方可修改成功。当前文档基本信息可以修改，基本信息包括文件名、上传人、所属部门、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型，当前文档文件也可以重新上传，替换已经上传的文件。用户执行浏览选项，判断当前用户权限。如果是一级用户则直接打开文档浏览，如果是二级至五级用户需用户确认后系统提交当前文档至审批流程，进行逐级审批，最终经过一级用户审批后，当前用户可以在系统中已审批列表中打开文档进行浏览。删除选项只有一级用户登录时才有删除选项，用户执行删除选项时，系统提示用户是否确认删除，用户确认后，系统提交审批流程，由三级用户审批通过后提交至二级用户审批，二级用户审批通过后方可删除文档。开始完成修改执行审批流程完成修改执行审批流程4.3审批列表审批列表分为已审批、未审批、待审批三部分。已审批已审批是所有用户持有的权限，已审批用来展示已经通过审批的用户操作，已审批是浏览请求、修改请求、删除请求、上传请求通过审批的汇总，用户可以通过选择浏览、修改、删除、上传选项选择用户想要看的已通过审批，用户还可以根据文件名、上传人、所属部门、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型。筛选已通过审批的文件。未审批未审批是所有用户持有的权限，未审批用来展示未通过审批的用户操作，未审批是浏览请求、修改请求、删除请求、上传请求未通过审批的汇总，用户可以通过选择浏览、修改、删除、上传选项选择用户想要看的未通过审批，用户还可以根据文件名、上传人、所属部门、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型。筛选未通过审批的文件。待审批待审批是一级至四级用户拥有的权限，待审批用来展示需要审批的用户操作，待审批是浏览请求、修改请求、删除请求、上传请求需要审批的汇总，用户可以通过选择浏览、修改、删除、上传选项选择用户想要看的待审批操作，用户还可以根据文件名、上传人、所属部门、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型。筛选待审批的文件。4.4文档超期提醒文档超期提醒只针对一级权限用户展示，文档超期提醒显示所有七天内超期文件列表，列表包含文件的详细信息，详细信息包含文件名、上传人、所属部门、保密等级、保密期限、文件类型、所属项目、文档类型、保密剩余期限。每个列表中的信息都可以进行删除、修改操作。删除、修改操作同一般文件删除、修改操作一致。4.5日志管理所有登录系统的用户操作都由系统自主生成日志，日志内容包括用户的每一步操作，其中包括对文档的增删改查、对文档的浏览以及对用户的操作。只要用户在系统中有操作系统就会自动生成日志并记录。日志内容只有超级管理员用户才能提取，其他用户没有任何操作权限，超级管理员登录系统可批量下载日志。4.6用户管理用户管理是所有的用户拥有的权限。用户管理是用户用来管理自身或者用户对下级单位用户的信息进行增删改。添加用户时为用户添加用户名、密码、部门、职位、真实姓名、权限。删除用户只有部门领导才能删除部门下的用户。更改用户