第十章会务工作

第十章会务工作某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，还谈什么企业素质和管理水平？”案例导入：分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影响会议进程。这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，扎实细致，责任到人。第一节会议概述一、会议及会议要素（一）会议“会”就是聚会、会合、集会；“议”就是商议、商讨、议论，就是讨论和研究问题。会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义：一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。（二）会议要素二、会议的分类1.按照会议的规模划分(1)特大型会议一般指万人左右到十万人，几十万人直至百万人参加的会议。如国庆庆典大会、大型联欢会、宣判大会等。(2)大型会议一般指千人到数千人至万人参加的会议。如焰火晚会、游行示威、体育比赛、人民代表大会等。(3)中型会议一般指百人左右到数百人至千人参加的会议。如春节团拜会、节日慰问会、经验交流会等。(4)小型会议一般指数十人至近百人不等的会议。如各种办公会、座谈会、现场会等。(5)微型会议几人至十人参加的会议。如小组会、班组会、领导碰头会等。2.按照会议的内容含量划分(1)综合性会议，如人民代表大会、工作总结会(2)专题性会议，如××经验交流会、×节日庆祝活动会、高校招生工作会议等。3.按照会议召开的时间划分(1)定期会议指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。(2)不定期会议根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。4.按照会议的级别划分按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。5.按照会议的秘密程序划分，公开会议、内部会议、机密会议。6.按照会议的性质划分（1）决策性会议包括立法性会议（权利机构的会议，如各级人民代表大会）、党务性会议（是政党内部召集的会议，如党的各级代表大会。它具有政策性强、有一定范围限制的特点，某些会议还有一定的机密性）、行政性会议（是各级行政机关、企事业单位召开的执行性、工作性会议，也包括研究和处理日常工作的一种会议，或叫例行工作会议，或叫“碰头会”，或叫办公会议，或叫厂务会议等。它往往是总结过去的工作，部署今后的任务。）等。（2）非决策性会议包括业务性会议（主要指在各经济部门、教育、科技、文化、体育、艺术等领域召开的专业性会议。如工业的定货会、文艺单位的汇演会、科技的展览会、高校或科研单位的学术讨论会、或就某部作品举行的座谈会等等。它研究和讨论的问题比较集中，有较强的针对性；与会人员思想活跃，会议活动也比较频繁。）、群众性会议（其与会者主要是非官方、非专业性的群众，会议目的是表达群众的意愿。如各群众团体召开的各种群众性庆祝集会、纪念集会或抗议集会，以及劳动模范与先进工作者会议等。它的特点是群众性、广泛性，有些会议的规模还比较大。）、交际性会议（旨在增进了解、发展友谊的会议，如文艺晚会、联欢会、茶话会等。）等。7.按照会议一会人员集中或分散情况划分由于现代会议形式的出现，有了与传统的与会人员在同一时间同一地点集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。非集中的会议包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议。会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示分类标准类型按与会者的身份和国籍国内会议国际会议按与会者国别或与会各方的数量双边会议多边会议按会议议题所涉及的领域经济性会议/政治性会议军事性会议/文化性会议等会议的其他分类补充——公司常见会议的类型

客户咨询会产品展销订货会

新产品新闻发布会

股东大会三、会议的作用与缺陷(一)会议的作用1、实施领导的重要工具2、领导贯彻民主集中制，实行决策民主化、科学化的必要手段3、各级领导贯彻政策、部署任务、沟通信息、协调行动的有效方法(二)会议的缺陷—文山会海行政管理学者指出了会议的八点缺陷：耗费人力，时间与经费；所得决议并不一定是好决议；易被少数人操纵；受会场气氛、情绪影响，易作出超出权限的决议；责任不明，所作决议，名义上共同负责，事实上无一人负责；易于感情用事；使主管推卸责任；常流于会而不议或议而不决。四、会议的申报与审批1．会议申报与审批的形式

一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。

一是口头申报形式二是书面申报形式三是会议申报形式2．会议审批的原则

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。会议审批还应遵循“一枝笔”的原则。第二节会务工作的要求和内容一、会务工作的要求（一）会务工作的一般要求１．准备充分２．组织严密做到三落实：一是政策落实，二是人员落实，三是时间落实３．服务周到４．确保安全一是保证会议各种文件、资料的安全，二是人身安全。（二）会务工作的具体要求１．确定会议的形式弄清了会议的议题或会议要解决什么问题，达到什么目的，决定开会之后，就可以确定会议的形式。２．确定会议的规模主要是控制出席会议的人员、特邀代表、列席人员、工作人员和服务人员的数量。３．确定会议时间和会期会议时间是会议正式开始的时间；会期是指整个会议的时间期限；对此都要作明确的规定。４．确定会址会议地址的选择应以方便与会者为主要原则。一般应考虑到以下因素：一是会场大小适中，二是会议地址适中，三是会场附属设施齐全。５．会议运作会议运作必须严格按照会议科学的要求进行，按照既定的方案进行，不能随心所欲。二、会务工作的内容一般来说，会议工作的进程有“三步曲”，即会议准备阶段、会议进行阶段和会议结束阶段。与此相适应，会务工作的内容也有三个部分，即会前准备工作、会中组织工作以及善后工作。（一）会前的准备工作1.安排议题2.拟订与会人员范围或名单3.办理会议报批手续4.发会议通知5.准备会议文件和材料6.选择和布置会场7.排列座次8.办妥后勤服务事宜9.做好新闻发布工作10.进行全面的会前检查11.通讯保障1.安排议题议题就是会议需要讨论研究的题目或内容。秘书人员应负责了解需要讨论的事项，做好收集议题的工作，并根据问题性质、领导意图、轻重缓急及机密程度作出安排。

事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容

一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”放在会前放在后面放在会期两头

安排好议题后，还要确定议程和日程。1)会议议程会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是具体会议的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。

会议议程表的编制方法：(1)制定议程表时，应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容(例如：点名，报告缺席情况，宣读和修正上次会议记录等)，之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类一性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。(5)保密性较强的议题，一般放在后面。案例某公司销售团队会议议程安排有无不妥？公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在集团总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、销售二部经理的人选；2、东部地区销售活动的总结；3、上次会议记录；4、销售一部关于内部沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订6、公司销售人员的招聘和重组。某公司销售团队会议议程公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在公司总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、销售二部经理的人选；2、东部地区销售活动的总结；3、上次会议记录；4、销售一部关于内部沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订6、公司销售人员的招聘和重组。修改：

公司销售团队会议将于5月25日（周一）上午9：00在公司总部的三号会议室举行。会议研究议题如下：1、宣布会议议程；2、说明有关人员缺席情况；3、东部地区销售活动的总结；4、销售一部关于团队沟通问题的发言；5、公司下季度销售目标的制订；6、公司销售人员的招聘和重组；7、销售二部经理的人选。2)会议日程会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。某股份有限责任公司股东大会日程安排日期

时间

内容安排

地点主持参加人备注3、9上午9：00报到花园酒店大会议厅李总XXXX9：30会议开始，张董致开幕词大会议厅张董全体股民9：40李总：年度经营报告大会议厅张董全体股民11：00年度决算表大会议厅总会计师全体股民11：30大会结束

××协会专业技术研讨会会议日程表日期

时间内容

地点

9月5日星期四

8:00-8:50报到并领取会议资料圆通饭店1层大厅9:00-11:30××同志报告圆通饭店5层会议厅14:00-17:00××同志专业技术讲座圆通饭店5层会议厅

9月6日星期五

8:00-11:00

分组讨论(预先按单位分组并指定召集人及记录)第一组

圆通饭店2层小会议厅

第二组圆通饭店3层小会议厅第三组

圆通饭店4层小会议厅14:00-17:00

参观相关技术操作

13:40圆通饭店门口发车到高新技术开发区注意事项

1．会议议程和日程的功能是不同的，应抓准各自文件所传达的会议信息的侧重点。2．会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。3．会议的议程与日程的安排必须吻合。4．会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。2.拟订与会人员范围或名单拟定办法：第一，有固定成员的例会，如五套班子会议—党委、纪委、人大、政协、政府会议，由于与会人员是固定的，只需要根据议题的需要，另拟列席人员。第二，担任一定职务的人参加的会议，如省政府的厅局长会议，高校召开的院长会议等，其会议名称已经确定了与会对象，只要按单位、名单发通知即可。第三，各种代表大会、代表会议，秘书人员要提出代表的名额分配、代表选举产生的办法，以便做好选举代表的工作。大、中型会议还应该根据地区或系统划分为若干个小组，这样便于讨论。各小组召集人名单应报送领导审定。第四，由单位指派出席人的会议，如一些巡回报告会，要按会议的规模制发听讲证，根据需要给有关单位分发，有时还要提出听讲者的条件。第五，各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等，对与会者包括特邀代表有一定的要求，多少人出席，请谁参加，要全面考虑，因为有时牵涉到政策性的问题。3.办理会议报批手续凡需报批的会议，要在请示中将开会的理由、议题、会期、地点、参加人数、人员职别、会议经费等准备情况写清楚。未批准前不得发会议通知，更不得先开会后报批。会议通知方式口头通知电话通知书面通知便条式或卡片式的会议通知卡及请柬等张贴式即黑板启事栏的会议通知

适用于小型例会，三五个人的碰头会秘书在通知开会时最好是口头和书面并用。不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作原则

4.发会议通知（1）会议通知的方法：即口头通知、电话通知和书面通知一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告

（2）会议通知的内容：会议的名称、目的、会期、地点、出席人员、材料或情况准备、注意事项、主办会议的单位、联系人姓名电话等等。（3）会议通知的要求：及时、准确大型会议的会议通知内容比较复杂，除了要通知的时间、会期、地点、内容之外，一定要加上回执单，回执单一般采用表格式，主要填报所有参会人的姓名、性别、职务职称、民族、年龄、会后返程交通要求等等，有的学术性交流会还要提交论文题目。关于召开业务检查工作会议的通知

各分公司、中心、部：兹定于2006年1月25日9时在公司第一会议室召开业务检查工作会议，请各分公司、中心、部主管经理（主任）或相关责任人按时出席。汇江公司总经理室二00六年一月二十六日会议通知尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话˴我公司参加此次会议，参加人数：˴我公司不能参加此次会议。姓名：

公司：会议通知发送的注意事项

（1）为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重。（2）人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。（3）一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书。（4）如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。

（5）需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名。（6）对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。（7）可将会中使用的票证与会议通知一并发出。如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路（8）会议通知样本要作为档案保存。（9）要有具体的会议名称。（10）日期、时间、场所要准确无误。（11）议题应尽量具体。（12）有附加资料时，应写明资料名称及页数。5.准备会议文件和材料会议文件指领导人的开幕词（或讲话）、工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。文件在认真核对后即打印好。印刷份数要留有余地。会议文件材料的分发环节如下：1)准备2)登记3)附清退目录4)装封5)发出会议文件的发出方法：①提前发出②签到时发③会中发出④现场发出会议相关材料：会议证件

代表证出席证列席证来宾证旁听证工作证出入证记者证

会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。例如：出席证代表证列席证会议相关材料：指示标志

会议指示标识是在会议准备和召开过程中，为了使与会者更容易找到座位，了解会场周围的环境，并使会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区摆放的标识物。如各种指示牌、接待处和签到处的标志，贵宾室饮水处洗手间的标志等。各种指示标志6.选择和布置会场会议地点选择的要求：1)交通便利2)会场的大小应与会议规模、主题相符3)场地要有良好的设备配置4)场地应不受外界干扰5)选择会议地点应考虑有无停车场所6)场地租借的成本必须合理小型会议室大中型会议室大中型会议室会场整体布局的要求:⑴庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规模、规格。

⑵会场的整体格局要根据会议性质和形式创造出和谐的氛围。⑶大中型会议要保持一个绝对的中心，因此多彩用半圆形、大小方形的形式。⑷小型会场要注意集中和方便。

不同的会场布置

会议室布置会议室布置会议室布置

会场的类型及布局

①小型会议室。

椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。②中型会议室。“而”字型、半圆型、课堂型。

③大型会议室。

礼堂型、众星拱月型。

布置会议附属性设备⑴音响设备：扩音设备、耳机、同声翻译、麦克风。⑵声响设备：立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑控制的多镜头幻灯等。⑶其它布置：温度、湿度、照明、通风、卫生设备、电源插座等。如灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议。⑷布置装饰：会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等。会标将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。会徽即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。旗帜，重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛；标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题；花卉，适当的花卉能给人清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。会场气氛,直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是秘书人员创造力和想象力的重要表现不同的会议，要求不同的会场气氛。人民代表大会---隆重庄严纪念性会议---肃穆典雅庆祝大会---喜庆热烈座谈会会场---和谐亲切报告会——简朴庄重7.排列座次安排主席台座位时应注意以下惯例：（1)依职务的高低和选举的结果安排座次。主席台座次排序原则为：“以前为尊”、“以中为尊”，商务活动为“以右为尊”，政务活动“以左为尊”。①人数为单数时，以前排正中的位置为职务最高者的座位，商务活动则以居中位者的右手位为第二尊位，左手位为第三尊位。依此类推；政务活动则相反，以居中者的左手位为第二尊位，右手位为第三尊位，依此类推。975312468②人数为双数时，商务活动以中轴线为界，中轴线右边为第一尊位，中轴线左边为第二尊位，依此类推；政务活动则以中轴线为界，左边为第一尊位，右边为第二尊位，再依此类推安排。642135中央政治局常委集体照（2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。（3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。（4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。安排与会者座次有以下几种办法：1）按汉字笔划排列2）按地理位置排列3）按行业系统排列8.办妥后勤服务事宜包括与会人员的住宿、膳食以及交通、医疗等工作。有些综合性的大型会议，可制作“会议指南”，将参会人员周知的事宜，如会议日程、作息时间、名单、房间号、会务组地点、医务室地点、会场及讨论地点、外出乘坐汽车的车号、餐桌号等内容，在“会议指南”上标示出来，方便与会人中同。9.做好新闻发布工作①发布会议信息方首先要发掘有新闻价值的信息。②发布会议信息的人员在选择媒体时要了解各种媒体需求的重点和偏好。③在选择媒体时要兼顾新闻的覆盖面、受众群、费用和时效。④要尽量邀请与组织关系良好的媒体。10.进行全面的会前检查（1）方式：一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。（2）检查的内容：A.文件的材料准备情况。B.会场布置情况。C.会议保卫工作情况。D.会议的视听设备等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署、票证检查人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等。11.通讯保障与会人员之间，会务各个部门之间、会议与外界通讯的畅通、保密、方便，是开好会议的基本条件。因此，会议使用的电话、电教、电传、数据通信、电子邮路等的安全保密、畅通无阻，是会议通讯保障的基本要求。（二）会中的组织工作1.做好会议签到工作2.热情接待会议成员3.传接电话4.协助领导掌握情况，控制会议进程5.担任会议记录，编写会议简报6.调派车辆7.会议保密1.做好会议签到工作簿式签到秘书代签法证件式签到电子自动签到常见的签到方法

代表将印有代表固定号码的卡片送入签到机，签到机立即将姓名、号码传到中心，并把签到卡退还代表。电子签到的优点在于快捷方便，不会因速度慢而在会场入口处出现混乱拥挤的现象。2.热情接待会议成员大中型会议，一般设专门接待员。他们要预先记熟与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快捷地把他们带进会场，会后及时向他们指示住房去处。小型会议大多由秘书人员担任接待。他们的态度如何，关系到会议给人的印象。3.传接电话

4.协助领导掌握情况，控制会议进程

5.担任会议记录，编写会议简报（1）会议记录会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会议决定事项执行情况的依据和凭证。它包括两部分：第一部分是会议组织情况，要写明会议名称、届次数、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名与职务，稿末签上记录者的姓名。第二部分是会议内容。这是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议、尤其是主持人的结论性发言记录下来。会议记录的方法有两种：

1）摘要记录。这是一般会议通用的记录方式。不必有言必录，只记发言要点、结论和会议上讨论的问题，通过的决定、决议。2）详细记录。多用于领导班子的重要会议，如党委常委会、经理办公会等。要求有言必录，不能只搞提纲契领式的记录，也不能只记结论，要尽量记原话，不改变原意。风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议记录时间：2005年2月15日上午9时地点：莲花风景区一号会议室出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。主持人：陈大鹏（公司副总经理）记录人：王俐（总经理办公室秘书）一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2005年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是……二、宋董事长致欢迎辞。三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后……四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下刚刚过去的2004年我公司的业务情况……五、客户代表发言：……六、

李总经理的总结：……七、

散会（上午12时）主持人：陈大鹏（签名）记录人：王俐（签名）（2）会议简报会议出简报的目的是交流情况，提高会议质量。简报应求新、求实、求短、求快。会议简报具有一般报纸新闻性的特点，这是共性；它又有本身的特点，主要是：1）内容专业性强。如《经济工作会议简报》《计划生育会议简报》《政务公开会议简报》《招生会议简报》等等，分别由主办单位组织专人撰写。2）出版周期快速。快速反映情况，是会议简报的一大特点，它有较强的时限性.3）篇幅特别简短。

（一）报头1．简报名称一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“ＸＸ专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。2．期号，可写在名称下一行，用括号括上。3．编印单位。4．印发日期写在与编印单位平行的右侧。再下面，用一道横线将报头与报核隔开。

（二）报核报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式也较灵活。大多数是消息，包括标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除了消息，还有别的文体，所以，不是每篇简报都有这几项内容。

1．简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。2．导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交待清楚谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。3．主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。4．结尾或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。如果主体部分已经把事情说清楚，那就不必再加尾巴了。5．背景：即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。（三）报尾在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数。

会议简报的主要写法有下面两种：

1）报道式写法。这往往是由简报编写者将情况综合后，选取有价值的部分，用新闻消息报道的形式，反映会议全局或局部的进展情况。

2）转发式写法。这种会议简报往往用于节录某组代表发言，照登某代表的倡议或意见。简报编写者转发这些发言或倡议时，往往加上间断的按语，强调转发内容的指导意义和参考价值。6）调派车辆会议即将结束时，要赶紧调派车辆。会议代表一共需要多少车辆，哪些代表坐哪辆车，秘书人员都要了解清楚。这时，最忌讳只顾安排自己领导的车辆，忽略了来宾和其他代表的乘车。最好是让与会者在会议结束后，一踏出大门就能看到自己的坐车。7）会议保密会议保密工作涉及范围很广。一般来说，内部会议的内容不能泄露、外传，涉及到经济、军事方面的数字和人事问题，更应如此。特别重要的会议，会议召开的时间、地点、出席的人员等，都要严格保审。会议的文件要准确地划分保密等级，必要时可规定只能在会场内阅看，离开会场时收回。

还应注意检查会场上扩录音设备及通讯线路，防止泄密。对与会人员，特别是现场服务人员应严格限制，加强保密纪律和保密观念教育。复印机、印刷机等印废的会议文件及底稿，应指定地点存放，妥善保管，在会后或在一定时间内指定专人销毁。

（三）会议的善后工作1.会议文件的收退2.会议文件的立卷归档3.会议文件汇编4.送别与会客人5.处理遗忘物品6.完善会务服务7.寄感谢信8.打印会议记录9.开总结会10.印发纪要和决办通知11.协助审理议案1.会议文件的收退重要会议文件清退原因是：第一，文件内容是高度机密的，长久存放在个人手中，可能会遗失和泄密。第二，会议文件、特别是领导同志在会议上的即席讲话、与会人员的即席发言不宜扩散。第三，有些文件属草稿或参考性的，甚至某些与会议的精神、决议不完全相符，泄露出去影响会议精神的传达贯彻。

会议文件收退工作的程序大致是：

1）向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出收退文件建议。

2）待主席团或会议主持人批准建议后，下发收退文件目录，并做必要的解释工作。

3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。

2.会议文件的立卷归档会议文件的立卷归档，是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，归入档案。会议立卷工作的难易，取决于会议材料的收集程度。对会议所有材料的形成、使用过程，都要加以注意，包括领导同志决定开会的批示、会议通知、会议名单、会议主要文件的历次修改稿、会议的议题、日程和程序安排、会议的各种文件、各种发言材料、各种记录、简报、快报、会议纪要、会议总结等。3.会议文件汇编会议文件的编辑整理一般有两种情况。一种是将传达、贯彻会议精神用的、会议正式的主要文件汇编，起宣传作用。这种汇编工作可由秘书部门做，也可由出版部门做。另一种是将会议所有的文件，包括会议作息时间表，分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料收集起来，分门别类或按时间顺序装订成册。这种会议文件汇编起存查的作用，只能由秘书部门来编。4.送别与会客人5.处理遗忘物品6.完善会务服务7.寄感谢信8.打印会议记录9.开总结会国外把会议后的工作分为在会议地点履行的和回到办公室后处理的两部分。在会议地点履行的义务是：1）取走在会议地点各个房间内剩下的与会议有关的文件（如报告或记录）。2）通知负责承办会务的经理收回会议室内的水杯和餐具。3）为了安全起见，把视听设备锁进仓库，等待委托人来保管这些设备。4）退还租用或借用的设备及材料。5）把需查找的无着落的项目交给公司接待员或合适的会议经办人。回到办公室后，秘书应在闭会后的一周内结束的任务是：1）日历。在你的日历、你的上司的日历和记事本上记录下次会议的日期，报告准备下次会议的有关信息。对上司及其他奉命紧接着工作的人来说，在日历上写下提醒他们的话语很有必要。

2）往来信件3）会议记录4）资金5）总结会议6）会议卷宗10.印发纪要和决办通知会议纪要的印发范围，应根据纪要内容确定。绝密级的会议纪要只印发与会领导同志。一般会议纪要可印发参加会议人员，并视情况加发会议内容、决定涉及的部门。有些保密性强，不须部门知道纪要的全部内容，只须他们知道有关会议决定事项的，印发会议决定办理事项通知，即决办通知。会议纪要、决办通知都要标明密级，进行编号。

11协助审理议案（1）登记。按议案的性质分类。（2）报批。即提出办理意见，送有关领导同志审定。（3）交办与催办。处理意见经领导批准后，交有关部门办理，并根据情况催办。（4）结案。议案的办理结果经审查后书面答复提出议案的机关或人员。（5）立卷归档。第三节提高会议效率一、从付出代价的角度评估会议效率二、提高会议质量和效率的途径 1、严格控制会议2、改进会议方法会议成本核算方法计算公式：会议成本=2A×B×T其中A为每小时与会者平均工资的3倍,乘以2是因为开会要使经常性的工作中断而造成损失，这些还只是直接成本。）B为参加会议的人数；T时召开会议的时间（以小时计算）如果再将会议无效或错误决策造成的损失等间接成本计入其中，成本就将高昂得多。由此看出，召开会议是要付出代价的。（1）传达文件，不一定要层层开会。（2）对于需要讨论的文件，会前应将有关讨论稿或讨论提纲印发给有关单位，使与会者能预先准备，做到事半功倍。（3）部署工作的会议，可以把几个内容合并到一个会上讲，然后分别去贯彻落实。（4）汇报性的会议，各级秘书部门的负责人事先要审定各部门的汇报提纲，使它尽可能简明扼要。（5）讨论会上，不要尽讲套话，更不要高谈阔论；要尽可能地不重复别人的意见，观点鲜明，言辞简练，最好只用数分钟说明一个观点或问题。（6）安排议程要紧奏，使与会者精力集中，抓紧时机发表意见。短会的效果往往更好。补充：常用会议的组织程序行政办公会议是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。议题安排→发送会议通知→做好会议记录→撰写办公会议纪要→议定事项的贯彻执行

→搜集信息，进行反馈职工代表大会

职工代表大会是企事业单位依据《职工代表大会条例》召开的具有法律效力的会议。其组织程序如下:

1.筹备会议

确定大会议题→做好宣传发动工作→征集和处理提案→准备会议文件→准备会议文件

2.预备会议

（1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。（2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。（3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向全体职工代表宣布。（4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单.（5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。

3.召开会议

（1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。（2）听取各专门小组的报告。（3）民主评议行政领导。（4）选举通过各专门小组人员名单。（5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。（6）通过大会决议。

4.会后整理及大会决议事项的落实

（1）整理现场，欢送代表离会。（2）整理会议文件，搞好立卷归档。（3）落实大会决定协议，督办落实情况。会见与会谈会见会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。会谈

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。

一、会见与会谈准备1、收集对方的相关资料①对方求见的目的②对方的求见对象③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征④对方参加会见的人数、姓名、职务等。⑤主要求见人的详细资料

2、通知主方参加会见和会谈的人员

①通知主方接见人②通知主方陪同人员③通知主谈人④通知其他会谈人员

3、了解会见与会谈的地点和时间

（1）会见的地点和时间会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。（2）会谈的地点和时间会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。4、通知对方

会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。（2）会见与会谈的座次安排

①会见的座次安排

会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：记录译员主客主人客方人员主方人员译员主客主人客方人员主方人员②会谈的座次安排双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。

正门客方主方13576421246753{译员}主宾{译员}主人（一）（二）二、会见与会谈的基本程序

迎接致辞、赠礼、合影会见或会谈记录结束合影图5444554444455444213444561---主人2---主宾3---第二主宾4---客方人员（或主客插排）5---主方人员6---摄影师案例分析1总经理在周一告诉刘秘书周四上午9:00到11:00召开销售员会议,要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久,不太清楚公司有多少销售员,她到几个业务部门转了转大多数人外出了。接下来小刘忙于其他的事情几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午经理问她会议通知了没有,她才匆忙在布告栏里写了如下的通知“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议,会议重要,请务必出席。”星期四上午8:30左右有2个销售员到了会议室,但会议室里没有人招呼,以为会议不开了,坐了一会就走了。9:00左右有6个销售员来了,什么资料也没带,其中两个说他们已经约好客户在10:00见面。到了10点只剩下4位销售员,也谈不出什么东西,会议草草结束了,经理很不高兴。公司一共有12位销售员事后去问另外4位,他们说根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?1应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单2通知不能写在布告栏里可能不被人注意3打印好书面通知4在三天内当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人5通知上应写清会议的时间（开始到结束时间），地点6应详细写清会议内容应做好哪些准备7应提前到会议室做好准备，做好签到服务工作案例分析2局里召开传达上级精神的党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议听完报告后进行小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上根本没有他们的名字。一查原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。问题：作为大会组织者小万错在哪里针对这样的紧急情况他应采取什么措施会前准备工作的每个细节问题都应认真对待，小万没有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料。