公司档案管理规定新范本

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。公司的档案范围企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。二、公司档案管理体制公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。三、立卷归档制度档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。3．3．凡是有性的文件，随时形成，随时归档。3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。归档要求4．1．材料完整齐全。4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。部门归档要求5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。四、档案管理工作档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。档案保管：公司设立专用文件库保存档案。档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。五、档案利用工作凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档十三、电话管理规定第一条本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。第二条员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。第三条总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。第四条总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司”当方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。第五条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。第六条值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。第七条员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元；私挂香