中国某投资控股公司档案管理制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档中国滦河国际投资控股公司档案管理办法北大纵横管理咨询公司二○○四年三月

目录第一章总则 2第二章档案管理机构及其职责 3第三章档案管理 5第四章档案备份制度 7第五章奖惩条例 8第六章附则 9

第一章总则目的为了加强中国滦河国际投资控股发展有限公司（以下称公司）的档案管理，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。定义本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有留存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、分析报告、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。管理原则公司的档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。办公室负责档案工作的统一管理，各部门负责本系统的档案管理。适用范围本规定适用于滦河国际的各部门、下属公司(事业部)。

第二章档案管理机构及其职责档案管理：公司及各部门、员工都有保护档案的义务。坚持部门收集、管理文件材料制度：各部门均应指定专(兼)职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知办公室档案管理人员。由各部门负责的档案资料，在每年2月份之前，须将上一年的档案移交到办公室管理凡本公司印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。档案管理的职责划分办公室负责档案的综合管理，各部门负责本系统的档案管理：办公室（总裁办公室、事业部综合管理部、下属公司办公室）职责：负责整个公司档案管理制度的建立健全；负责办公室权限范围内档案的接收、整理、立卷、保管、借阅管理工作；负责指导监督各部门的档案管理工作；负责对各部门档案管理人员的培训；负责对各部门的档案管理工作进行考核；负责收集档案管理的先进技术、科学手段，逐步改善现行的档案管理方法和手段，逐步实现档案管理现代化。各部门及部门档案管理人员职责：各部门负责本系统的档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管、借阅、交接等工作。部门档案管理人员职责：了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门职责范围内的文件材料。认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的2月份前应将归档文件材料归档完毕，并向办公室档案员办好交接签收手续。承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并按规定办理临时借用文件材料登记手续。各位员工公司的每位员工都有责任将自己范围内的档案资料按规定及时送交相关档案管理人员，并有义务保护公司档案。

第三章档案管理归档的范围重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。本公司的请示与上级机关的批复。本公司反映主要职能活动的报告、总结。本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。信访工作材料。本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料、物资采购信息等。步骤：档案管理的步骤分为收集、整理、分类、立卷四步。过程管理：属于办公室保管的档案：公司及各下属事业部/子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。需要由办公室自己整理保管的档案在每季头一个月的五日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册。属于部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。监督：办公室负责对公司的档案管理工作进行监督：根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。销毁：办公室负责制定档案销毁的相关规定，重要的档案资料须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。借阅：办公室负责制定公司档案借阅的相关规定，各部门也要制定本部门保管档案的借阅规定。因公事需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经相关人员核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。保密：对公司的档案按照性质的不同，要制定不同的保密措施，由各级档案管理人员和适用人员遵守之行。分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章档案备份制度备份内容：公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章奖惩条例处理原则有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案；2.擅自向外界提供、抄摘企业档案；3.涂改、伪造档案；4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者；5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。奖励原则对于符合下列条件的档案管理部门/人员，给予50－500元的奖励：完全按照公司的档案管理规定开展本部门的档案管理工作；档案工作条理分明，及时准确；对公司的档案管理工作起到了模范带头作用；对公司的档案管理工作提出了很好的建议和意见。

第六章附则本办法的拟定和修改由总裁办公室负责，经总裁办公会审核后批准执行。本办法由总裁办公室负责解释。本办法自公布之日起实施。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档中国滦河国际投资控股公司信息管理办法北大纵横管理咨询公司二○○四年三月

目录第一章总则 2第二章组织与分工 3第三章信息处理 5第四章信息使用和反馈 7第五章附则 8

第一章总则目的信息系统是企业的神经中枢，信息系统是否有效直接关系到企业决策及行动的成败。为使中国滦河国际集团投资有限公司（以下称“滦河国际”）的信息管理规范化、系统化，特制定本办法。管理原则和体制公司按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理系统。公司级信息管理由滦河国际总裁办公室负责统筹和协调。各部门负责各职责范围内的信息管理工作。

第二章组织与分工管理分工和内容综合信息系统由总裁办公室负责。主要范围为国家、地方法律法规、政策文件，国家、地方社会经济、科技发展动态，本公司及相关企业经营管理，公司整体规划、计划及有关综合统计汇总信息、材料，公司订阅的图书、报刊、杂志资料。行政信息由总裁办公室负责。主要范围为地方政府、上级企业文件、指示，公司各类公文、来函电记录，办公用品功能和市场价格，车辆运行、维修及消耗情况。人力资源信息由人力资源部负责。主要范围为国家、地方劳动人事，工资福利，社会保障政策，人才市场的供求信息，市场薪酬水平变动趋势、公司的人力资源状况、公司的人员流动信息、公司的人员素质状况、人事、工资档案，以及人员培训、考核、考勤记录等人力资源信息。财务信息由财务管理部负责。主要范围为国家财务、会计、税收、利率、汇率制度、政策，国家通用的会计、审计、税收惯例、准则，公司融资、社会资金走向，金融、货币、财政信息；公司上级、本部和下属企业的各种财务报表，资金计划、筹资信息、财务分析报告、财务评价报告、相关金融机构的信息等等。发展信息由战略发展部负责。主要范围为行业发展信息、国家政策信息、投资环境，投资项目，技术专利市场，公司发展战略规划，企业成功、失败案例汇集等。生产信息由企业管理部负责。主要包括生产计划、生产记录、生产技术信息、生产资料信息、产成品记录、生产周报、生产月报、产品品种、产品质量等。市场营销信息由商贸事业部负责。主要包括市场需求信息、市场变化趋势、客户信息、经销商信息、产品销售记录、销售渠道管理信息、销售工作分析、销售量、市场推广记录、市场潜在需求信息、竞争对手信息等。物流信息由物流中心负责。主要包括产品、物资的进、销、存记录、供应商信息、运输商信息、原材料市场信息、燃料市场信息等。其他信息。根据实际情况可由各部门建立。各级信息网络部负责本级信息网络系统的建立和管理，是信息管理的技术管理部门。

第三章信息处理信息处理程序滦河国际信息处理流程包括信息的收集、加工、传递、贮存、使用等几个环节。信息收集来源滦河国际内部各部门已有的生产、经营、管理活动所记载的信息；滦河国际各部门；外部公共图书、情报信息机构收集的；通过社会调查、外出考察获得的专题信息；互联网；通过其他方式获得有用信息。信息载体1、企业内各种统计报表和分析报告；2、报纸、期刊、杂志；3、统计年鉴；4、书籍；5、论文与报告；6、原始记录和文件；7、音像制品。信息收集方式1、原件；2、剪贴复印；3、文摘卡片；4、简录等；5、互联网络；6、内部局域网7、ERP系统。信息的加工加工方式：筛选：从公司发展的角度考虑，分清主次、轻重缓急进行有侧重点的选择。鉴别：核实和查证，去伪存真，衡量效用。分类：按滦河国际需要分类。综合：对信息进行整理分析，撰写分析报告。信息表现形式1、文字；2、表格；3、图式；4、影像、录音等。信息传递

传递方式：空间传递：通过阅读、宣传、会议、电话、网络、邮政等传递信息。时间传递：通过写字、印刷、影像、录音等媒体随时间流逝而传递。

传递方向：滦河国际内部传递。在滦河国际内自上而下、自下而上、平行、交叉传递信息。内外传递。

传递时间：各种信息传递可根据具体情况规定其时限。信息的存储建立信息文档档案；磁盘、光盘存储；信息存储电子化，即ERP系统。

第四章信息使用和反馈信息的使用（一）用途为领导决策服务，即信息自下而上的传递，提供决策依据、素材；为贯彻各部门日常经营管理事务服务，即信息自上而下的传递；为各部门日常经营管理事务服务，由各个