外贸英语函电1

外贸英语函电EnglishCorrespondenceforInternationalTradeInstructor:GaoYihongMobilephonemail:irvin98@126.com

学习内容本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。成绩评定及注意事项平时成绩（30%）=出勤+作业+课堂请使用作业本期末考试（70%）保持课堂纪律课后复习Structure1)信头(letterhead)2）编号，日期(referenceanddate)3）封内名称和地址(insidenameandaddress)4）经办人(attention)5）称呼(salutation)6）事由（标题）(subject)7）正文(body)8）结尾敬词(complimentaryclose)9）签名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript)Structure–Letterhead/theheading外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上方。Structure--ReferenceandDate参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Yourref:Ourref:打印日期注意事项：

A.年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)

B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。

C.日期最好用基数字（1st2nd3rd…)。D.年份与月份之间有逗号Structure--InsidenameandAddress收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。Structure--AttentionLine如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention或AttentionofRichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreet

London,SC76DY,England

AttentionMr.CaveorAttentionofManagerStructure--TheSalutation是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），美加来信中Gentlemen后用冒号：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：DearProf.TimScalesDearDr.JohnSmith

Structure--SubjectLineorCaptionLine事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置或顶格，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。Re：或Subject：Structure--BodyoftheLetter这是书信的主体，表达发信人的意见。因此要求正文层次分明、简单易懂。开头语(openingsentence)正文(body)结束语(closingsentence)Structure--ComplimentaryClose结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：DearSir(s)Yoursfaithfully,orFaithfullyyours,GentlemenTrulyyours,orYourstruly,DearMr.xxYourssincerely,orSincerelyyours,Structure--TheSignature低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。

Structure--Enclosure如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2Enclsor3Encls,或详细列明如下：Encls:2InvoicesEnc1:1B/LEnc2:1PhotoEnc3:1CertificateStructure--TheCarbonCopy如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“CCxxx”BCCStructure--Postscript一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。

注意：在正式的信函中，应避免使用附言。

Structure--SamplePrinciples7CConsideration体贴Correctness正确Completeness完整Concreteness具体Conciseness简练Clarity清楚Courtesy谦恭Principles1C-写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。2C-正确的语法、标点、拼写和语气，以免引起争议。内容要准确。避免夸大其词或者表达不充分。3C-一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。4C-内容应该是具体的，不能模糊不清。5C-避免废话连篇。避免不必要的重复。短句、单词的运用6C-意思表达明确，避免用词错误，注意词语所放的位置，注意句子的结构，注意段落。7C-语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

Form缩进式IndentedForm完全平头式FullBlockForm改良平头式ModifiedBlockForm混合式ModifiedBlockFormwithIndentedStyle缩进式：封内地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进2-3格，信的正文每一段开始都缩进。完全平头式：凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。混合式：封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。ADDRESSINGTHEENVELOPESELF-STUDYPLSTEXTBOOKP.46-48如必须受信人亲自开启，可在信封的左下角注明：PrivateorPersonalorConfidential如需要特别说明信笺类型，可在信封左下角注明：Registered挂号信Express快递OrdinaryMail平信Immediate(Urgent)急件PrintedMatter印刷品Sample样品信托某人转交,信封上不写收信人的地址,在收信人名称下写:ByPolitenessof,ByKindnessof,ThroughtheCourtesyof,PerKindnessof,Forwardedby,PerFavourof,By(with)Favourof,Favouredby,加上带信人的姓名Dr.WilliamBrownByKindnessofProf.WalterSnow如果不写出带信人的姓名,则只需要在收信人姓名之上写:PleaseForwardPleaseForwardMr.James如果信件通过邮局寄给第三者转交给收信人,要在收信人姓名下面写名转交人姓名,其前面加c/o(=careof由…转交)Mr.ParkDavisc/oMr.HaroldWood218DoswellAve.FortAtkinson,WisconsinWehavereceivedyourletterofJune4,wearegivingyoutheinformationyouwant.WearesendingyoutheinformationyouaskedforinyourletterofJune4.Thisistotellyouaboutourshipment.Wearepleasedtotellyouthatyourorder167wasdispatchedyesterday.WebegtostatethatyourletterofMay5hasbeengivencarefullyconsideration.WesentyouourcatalogueyourequestedinyourletterofMay5.

WewantyoutoopenL/CattheendofMay.WehopeyoucouldopenL/CattheendofMay.Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.HowIwishIcouldagreetoyoursuggestion!IregretthatIcannotagreetoyoursuggestion.Incaseyouwouldwishtoschedulethedeliveriesofcertainoralloftheproducts,arrangementsfortheseshipmentsmaybemadebygettingintouchwithanymemberofourfirm.Ifyouwanttoschedulethedeliveryofyourproducts,pleasecontactusforshippingarrangement.LayoutofE-mails

电子邮件格式外发的邮件收件人被抄送人被暗抄人事由主体部分添加附件处接收的邮件主体部分发件人收件人被抄送人事由日期附件外贸函电词汇（1）贵函Yourletter;Yourfavour;youresteemedletter;Youresteemedfavour;Yourvaluedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourcommunication;Yourgreatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;Yours.（2）本信，本函

Our(my)letter;Our(my)respects;Ours(mine);Thisletter;theselines;Thepresent.（3）前函

Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunication;Thelastrespects（自己的信）;Thelastfavour（来信）（4）次函

Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;thefollowing.（5）贵函发出日期

Yourletterof(the)5thMay;Yourfavourdated(the)5thJune;Yoursofthe3rdJuly;Yoursunderdate(of)the5thJuly;Yourletterbearingdate5thJuly;Yourfavourofevendate(AE);Yourletterofyesterday;Yourfavourofyesterdaysdate;Yourletterdatedyesterday.（6）贵方来电、电传及传真

Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram（从国外）;Yourcodedwire（密码电报）;Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.（7）贵方电话Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;Yourtelephonecall;Yourring.（8）通知(Noun)Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;Intelligence;Message.(Verb)（通知，告知）Tocommunicate(afact)to;Toreport(afact)to...on;Toapprise(aperson)of;Tolet(aperson)know;Toacquaint(aperson)with;Tointimate(afact)to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite(aperson)information;Togivenotice（预告）;Tobreakanewsto（通知坏消息）;Toannounce（宣布）.（9）回信(Noun)Ananswer;Areply;Aresponse.(Verb)Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveonesanswer;Tomakeananswer;Tosendananswer;Towriteinreply;Toansweronesletter.（特此回信）Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.（等候回信）Toawaitananswer;Towaitforananswer.（收到回信）Togetananswer;Tofavouronewithananswer;Togetaletteranswered.（10）收讫，收到(Noun)Receipt（收到）;Areceipt（收据）;Areceiver（领取人，取款人）;Arecipient（收款人）(Verb)Toreceive;Tobeinreceiptof;Tobeto(at)hand;Tocometohand;Tobeinpossesionof;Tobefavouredwith;Toget;Tohave;Tohavebefore(aperson);Tomakeoutareceipt（开出收据）;Toacknowledgereceipt（告知收讫）.（11）确认Toconfirm;Confirming;Confirmation;InConfirmationof（为确认...,为证实...）;Aletterofconfirmation（确认函或确认书）（12）高兴，愉快，欣慰Tohavethepleasuretodo;Tohavethepleasureofdoing;Tohavepleasuretodo;tohavepleasurein(of)doing;Totake(a)pleasureindoing(something);Totakepleasureindoing(something);Tobepleasedto(with)(by);tobedelightedat(in)(with);Tobegladto(of)(about);Toberejoicedin(at).（13）随函附件Enclose;Inclose;Encl.;Enc.（14）迅速，立刻Urgently;Promptly;Immediately;Withallspeed;Atonce;Withdispatch;Withalldispatch;Withthequickestpossibledispatch;Withtheleastpossibledelay;Assoonaspossible;Asquicklyaspossible;Aspromptlyaspossible;Atonesearliestconvenience;Attheearliestpossiblemoment;Atanearlydate;Withoutdelay;Withoutlossoftime;Immediatelyonreceiptofthisletter;Byexpressmessenger;BySpecialmessenger;Byspecialdelivery;Byexpressletter.（15）回信Byreturn;Byreturnofpost;Byreturnofmail;Byreturnofair-mail.（16）依照Accordingto;Agreeablyto;Conformablyto;pursuantto;Inaccordancewith;Inconformitywith(to);Inobedienceto;Indeferenceto;Incompliancewith;Inagreementwith;Inpursuanceof.（17）就...，关于

About;Regarding;Concerning;Asto;Asregards;Withregardto;Inregardto;(of);Respecting;Relativeto;Anent;Inconnectionwith;Referringto;Withreferenceto;Inreferenceto;Re.（18）期满到期及应付之款

Tobedue;Tofalldue(become)due（日期将到）;Duly（正时，及时）；IndueCourse（依照顺序）(19)（每个，按照，通过）Per(=by,through)rail.(post,mail,steamer)（通过铁路，邮政，轮船）Perpro.=byproxy（由代理）

Perannum（=yearly，每年）Permensem(=monthly,每月)Perdiem[daiem](=daily,每日)Perman,percapital(=perhead,依照人数，每一人）

Perpiece（每一个，每一件）（20）表示抱歉（冒昧做了某事）Totakethelibertyofdoingsomething;Totakethelibertytodosomething;Totakethelibertyindoingsomething.（21）甚感遗憾，请包涵Toregret;Tobesorry;Tobechagrined;Tobemortified;Tobevexed;Toregrettosay;Tobesorrytosay;Toonesregret;Tofeelagrea