《会展管理信息系统应用问题研究（论文）》

A会展管理信息系统的应用方案一、方案目标进入21世纪以来，我国会展业蓬勃发展、势头迅猛，同旅游产业、房地产产业并称为21世纪的三大“无烟产业”，成为城市名片、城市经济助推器的代名词。我国会展业的发展已成为拉动经济增长的重要手段和国民经济新的增长点。据相关统计分析表明，国内会展业的数量及规模正以每年超过20%的速度递增，涌现出一大批知名的专业品牌展会，2010年上海世博会的举办，更是大大提升了我国会展业在国际上的地位和影响力。如今会展活动正朝着专业化、品牌化、国际化、规模化、智能化方向发展，与此相对应的是一系列会展物流的兴起和发展。优质高效的物流服务不仅保证了本次展会的成功举行，也有利于优化会展资源配置和技术交易，促进整个会展业的繁荣和可持续发展，进而促进招商引资，提高城市的知名度和竞争力，拉动和促进相关产业的发展。二、方案内容（一）应用方案的基本情况和做法作为一个知名国际展览会，数据至关重要，不仅设定的参与角色很多，粗略分为参展商、专业观众、主办单位、工作人员等众多角色。每个角色所收集的数据也非常可观，仅参展商一项需要的数据就达179项。其他设定角色所需记录的数据项也在80至100项，再以万级单位为基础的基础数据计算.总数据在百万次级以上，虽然与上亿数据的工业及应用相比不足为奇，但以纯手工的操作来说.这一数据也是难以完成的，且一个展览项目的常规工作人员大多在10人以内。另外，由于信息的存储都应有特定的格式以便于维护和使用，因此在以往收集的各销售渠道，所提供的信息都仅仅是内容而格式千差万别，如前文所提到虽然数据总量并非巨大，但对于以往的纯手工操作来修改格式，所花费的人力与时间也是惊人的。（二）A企业的管理信息系统中的重要作用1.加快会展信息流通速度现有技术局限性和使用过高期望间的不匹配。系统建设的重要目的之一是简化手工操作和降低错误概率。同时网站系统的本质是处理简单重复的结构性工作，但使用者对于系统的期望与要求往往会超出预期。特别是在看到功能模块的demo。后会要求追加更多功能，而很多追加的需求又属于非结构化的流程，这样往往会造成系统对信息的处理效率变高，但是值得注意的是同事也会增加系统资源的浪费和出错的风险。2.对传统会展的优化升级通过开发网络化会展管理信息系统，为参展商提供专业化的管理，提高信息化水平和管理水平，实现对资源的统一调配和参展商、观众的统一管理，保证会展组织者能够及时了解会展组织进程，使得组委会能够根据实际情况在系统中定制会展活动，并对活动和资源计划以及发生费用进行全程监控，做出正确的决策。通过对会展信息进行有效管理，可以使会展业凝聚的、信息流、商品流和资金流的管理更加简便、顺畅和合理，实现会展资源共享，最终降低运营成本，提高管理效率，提升参展质量、会展管理水平和服务水平。三、方案参与者1、邀请嘉宾：5人2、与会人员：120人3、组织人员：10人会展成功的关键是实现服务商、会展主办方、会展参展商之间及时有效的信息交流，最大程度地整合会展资源，实现展品的运输、仓储及信息反馈等诸多环节的紧密结合。如图所示，最上层是广交会会展中的参展商、会展主办方、展品选购者、会展场馆方，通过登录WEB浏览器，实现彼此之间的信息交流；再下面一层是广交会会展服务商基于网络化会展管理信息系统模块，实现服务商企业各个部门之间的信息交流；最下面一层的各个工作站，是在INTERNET/INTRANET基础上建立的信息系统的集成。当用户在浏览页面时，以WEB服务器CGI激活应用服务器，调用有关应用处理，处理结束以后，通过Web服务器，将结果以HTML的格式返回并发布给用户，客户端以浏览器接受结果。另外，就参会人员配置来看除了信息系统的操作人员外还需要部分参会人员进行通过系统浏览会议信息、查询会后游览信息以及其他参展商和展品选购者等多方的实时需求。四、方案实施方式根据初步的调研结果以及项目的实际情况，部分角色在现阶段尚不具备在线管理的条件，在本次的实施中暂不上线，系统管理员的内容与常规数据库需要相似，由第三方提供。其他主要角色的职责调研结果如下。（1）主办单位主办单位的职责是负责整个系统内数据的管理。基本需求主要涵盖对于所有数据与记录的阅读、筛选、检索、修改:利用基础数据记录，添加“实际到款”“展位号”等数据内容到相应的记录里(目前尚未实现电算一体化及外部ERP集成);通过系统数据利用站内信、群发邮件、群发手机短信等方式对数据内的所有记录进行通知;利用系统收集并使用其他角色通过系统录入的与记录相关的其他信息。此外，在参展信息关系系统辛苦据管理方面，首先根据需求调查，对所有的数据项进行分析后，判断数据类型有数字、文本、货币、日期、超链接以及图片等多种数据格式，但除图片外的数据格式对字符长度的要求并不高。难点在于海量数据的存储及其分布式来源的数据规范，严格要求的导出数据格式要求，同时还要兼顾未来数据分析、数据挖掘以及决策支持的延展功能要求。在此之前，所有的数据处理都高度依赖Microsoft的OfficeExcel软件来执行，因此考虑到项目的继承性和历史数据的存储情况，要对数据与原有存储模式进行调整，即数据库的接口要对Excel文件进行较好地匹配兼容，同时包括原有数据的导入和新数据的导出，对此经前期实验，导出部分相对好地达成了效果。（2）参展商参展商的主要职责是将基础数据录入到系统之中。基本需求涵盖按照要求通过浏览器端录入数据(含文件上传);通过第三方渠道(手机短信、电子邮件等)收到特定的账户密码登录在线系统;在限定的条件内修改数据;下载必要的数据文件等。（3）代理商代理商的主要职责介于主办单位和参展商之间，既有部分对数据的管理权同时兼有数据录入的功能需求。需求