不相容职务分离

第一节

不相容职务分离控制主讲：周雪搜集案例：梁珍珍分析内容：吴锦玉资料整理：汪千珊PPT制作：汤莹莹不相容职务分离控制的定义建立不相容职务分离制度的原和

具体要求安泰公司案例分析轮岗制度轮岗的具体措施目录一、不相容职务相分离控制不相容职务的含义：

所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。

不相容职务分离控制要求企业全面系统得分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。

二、建立不相容职务分离制度的原则不相容职务分离的核心是“内部牵制”，要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的人员或部门的处理，使得个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。主要不相容职务：①授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离②执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离③执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离④保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离⑤保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离⑥记录明细账和记录总账的职务要分离⑦登记日记账和登记总账的职务要分离职务不相容？二、建立不相容职务分离制度的具体要求设立相关监督机构推行职务不相容分离制度保持各职能部门的相对独立性提高制度的执行力使制度落地三、案例分析安泰是一家专门从事服装进出口贸易的公司，该公司的业务只有一部分通过现金方式结算，绝大部分采取的是赊销方式。公司老板李森对有关内部控制的运作不甚了解。罗非是公司的财务主管，在公司工作多年，也是公司的会计兼出纳员，负责有关现金收付和账务处理的一切事宜。罗非每天将现金存入银行，列示所有支票和货币清单，同时还编制每日现金汇总表，列示收到的账款金额，应收账款账户的折扣和贷记应收账款的金额，另外会计人员利用此表冲销应收账款，罗非也编银行存款余额调节表。除了外部审计人员外，没有人审查现金或银行对账单。老板认为，罗非值得长期信赖，其勤奋努力的工作就是最好的“控制”。罗非还有两名助手，负责登记银行存款日记账及签发支票并帮助编制会计报表。安泰公司每月的损益表上，都有着数量可观的利润，但是最近应收账款的数额居高不下，账户里的现金却逐渐减少。发展到最后，甚至要靠银行贷款解决燃眉之急。直到有一天，有职员在匿名信中揭发罗非近来生活奢华，购买高档别墅和轿车，其消费与其收入存在明显差异，又缺乏合理的解释，有侵吞公司财产重大嫌疑。起初，罗非收到的顾客的现金及支票，只有很少的存入了安泰公司在银行开设账户，却被存入罗非私人专户。罗非将这笔钱存放一段时间，赚取利息，然后再转入公司账户。由于公司一直无人察觉，后来老板将现金收付及往来账务处理皆由自己一人经手，大大提供了方便。罗非用不着小心翼翼，而是，将安泰公司收到的现金和直接存人自己开设的账户。在此期间，罗非在自己的公司账户保存了平均160000元的余额，总共70000元利息，而这利息本来应由安泰公司获取。通过批准多记录现金折扣，罗非从100万元的销售收入获得3%，窃取总金额达180000元。在安泰本应获得160万元的税前收益(大约占销售收入的9%)罗非贪污了其中的约12.5%。安泰公司在内部控制上存在的缺点和漏洞有：1.没能够做到“不相容职务”的分离。所谓不相容职务是指一项经济业务发生以后，其授权、批准、执行、记录等完全集中于一人或一个部门办理时，发生的错误或不法行为的概率就会增大的两项或两项以上的职务。比如安泰公司现金的保管和记录、现金折扣的审核和执行等都属于不相容职务。2.错误地认为对职员的信任以及职员的勤奋表现就是最好的内部控制措施。实践证明，仅仅依赖雇员的忠诚往往是危险的，再好的“自律”也不能脱离“他律”的约束。3.当公司出现账面收益与现金流量的严重背离没有保持足够的警觉。企业出现现金流量不足，应该通过调查了解原因是出在应收账款的回收管理存在问题，还是企业销售，或其他方面出现问题。公司由于舞弊而导致的损失有：虚记企业的销售收入；公司减少了企业真实的收益；造成应收款项的严重不实；企业流失了现金，影响了企业的正常生产经营活动，不得不靠银行贷款渡过难关。避免安泰公司舞弊行为发生的措施有：1.科学地进行岗位职责划分，做到“不相容职务必须分离”。岗位职责划分的主要原则有：（1）资产的保管同资产的记录的掌管相分离；（2）现金的支出同银行存款账户调节工作相分离；（3）付款凭单的批准同支票签发相分离。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

2.定期轮岗制度。当然，在实际工作中还有其他可取的做法：例如定期轮岗制度，可以促使有关人员全面提高专业水平、工作更加兢兢业业和认认真真；另一方面，在轮岗时进行的移交，也有助于分清责任，如果有问题很容易被发现和披露，因而也是一种极为有效的控制手段。3．根据企业的实际情况，建立适宜的内控程序。案例启示根据“不相容职务必须分离”原则进行人员的合理分工，不仅可以提高会计工作的效率，还可以确保企业财产的安全、完整，减少和降低差错、舞弊的可能性。对于小型企业，往往人手不足且受到成本受益原则的约束，业主可以积极参加经营活动，比如通过担任一些特定的工作，来实现职责的合理划分。也有的业主通过对员工的工作进行严密的监督与复核，以弥补责任分工的不足。四、轮岗制度定义：轮岗制度是不相容职务相分离制度的一个重要手段和形式。轮岗是指管理者和员工在企业内部进行不同工作岗位的轮换，以实现企业的特定目的。轮岗的形式主要有:临时轮岗：为了适应短期结构调整的需要，解决劳动力出现的多余和不足换岗：为了提高劳动者素质和水平，提高企业管理水平，定期对企业关键职位人员采取岗位轮换制度。为加强企业内部控制的轮岗形式主要是换岗表现较为明显的就是财务部门的换岗制度转岗：出于长期结构调整的需要，解决劳动力的多余和不足而采用提高操作者技术水平使之从事新的工作岗位的办法。轮岗的组织企业应当从本单位的实际出发，制定各级管理人员和关键岗位员工定期轮岗制度，明确轮岗范围，轮岗周期，轮岗方式等，形成相关岗位员工的有序持续流动，全面提升员工素质，从而本单位的轮岗工作有目的、有计划的进行。应注意以下问题：认真选择轮岗对象做好思想工作和培训组织工作轮岗一般不应提前通知企业关键岗位人员离职前，应当根据有关法律法规的规定进行工作交接和离任审计。五、轮岗的具体措施1.思想疏导。轮岗前必须加强宣传，使员工深刻认识轮岗交流的目的和意义，提高思想认识，彻底削除被轮岗轮换人员较易产生的三种心理障碍：一是不愿离开已经熟悉的工作、生活环境和人际关系；二是怕到工作困难多、难度比较大的的岗位；三是怕到难以开创新局面的岗位上去工作。针对这样的心理，必须加强思想政治工作和员工的修养教育，鼓励他们在新的岗位上努力开拓新局面。2.有组织、有计划、有重点。管理部门必须经常深入工作第一线，掌握干部的工作、生活等情况，并且要有一定的针对性。一方面要考虑轮岗对象的特点和发展需要；另一方面也要考虑轮岗处室干部结构和该处室对干部的素质要求，防止“推磨式”的简单轮岗。3.保持工作的连续性和人员的相对稳定性。制定出轮岗方案，运用因素分析的方法，及时合理安排轮岗对象、人员、数量和时间，保证其连续性、稳定性。4.用人所长。在轮岗中要因人制宜，扬长避短，因人施才，因才定岗，使每一个都能在自己的工作岗位发挥最佳效能，使每个集体都能保持活力。轮岗的意义控制风险促进部门沟通，提高办事效率培养人才可口可乐100年管理秘方可口可乐人事政策中有个“3+3+3+3”的方案,代表可口可乐的轮岗制度。它有两个特点。一是年限。员工在同一岗位上的时间最多不可以超过3年。“如果一个人在同一个岗位上做了快3年,很可能对他的工作已经很熟悉了,失去了新鲜感和热情。他就应该换到另外岗位上学习新的知识,这样可以为员工增添新的经历、加快知识更新。第二个特点是员工在晋升之前必须做一回培训员。虽然公司有系统的培训材料,但是这些培训员们会被要求重点加上自己的实际案例。“这是一个缓冲,让升职的员工在这段