常用公文写作规范

常用公文写作规范银座商城和谐广场店二O一四年三月目录公文概述常用公文的写作公文处理二三一目录公文概述常用公文的写作公文处理二三一一、公文概述

公文是公务文书的简称；是各种社会组织处理国家和集体公共事务的工具。它以实用为目的，以传递相关策令为内容，是处理和记载公务活动的一种重要工具。是各单位工作的重要组成部分。无论是思想观点的阐述还是语言文字的表达，均需做到准确明了、恰如其分。（一）公文的特点公文有法定的作者公文有法定的权威公文有特定的效用公文有规范的体式公文有规定的处理程序一、公文概述领导指导作用行为规范作用传递信息作用公务联系作用凭据记载作用一、公文概述（二）公文的作用一、公文概述（三）公文的行文依据-旧的中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）省委办公厅《山东省党的机关公文处理暂行规定》（鲁办发〔2005〕19号）省政府办公厅《山东省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》2004年7月，省国资委制定实施了《山东省国资委公文处理办法（试行）》一、公文概述（三）公文的行文依据-新的中共中央办公厅国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）

主要特点：党政公文制度统一公文共分为命令（令）、决议、决定、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要共15种。（四）公文的种类

—-《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）一、公文概述（四）公文的种类

—-《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）一、公文概述1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）公文的种类

—-《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）一、公文概述7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。（四）公文的种类

—-《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）一、公文概述12、批复。适用于答复下级机关请示事项。13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号).doc公文共分为：决议、决定、公报、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、纪要共11种。（四）公文的种类

——《山东省商业集团有限公司公文处理工作办法》一、公文概述《山东省商业集团有限公司公文处理工作办法》.doc1、行line标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。2、公文用纸规定为A4型纸，纸张白度80％—90%。3、页边上白边为37mm±1mm，左白边为28mm±1mm。

4、字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。（五）公文的格式——《党政机关公文格式》

一、公文概述5、行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

6、文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。7、装订要求公文应当左侧装订，不掉页，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。8、标题一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（五）公文的格式——《党政机关公文格式》

一、公文概述9、主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

10、正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。11、附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（五）公文的格式——《党政机关公文格式》一、公文概述12、成文日期成文日期一般右空四字编排，成文日期中的数字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）

13、附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（五）公文的格式——《党政机关公文格式》一、公文概述《党政机关公文格式》.doc一、公文概述（五）公文的格式按涉密程度和阅读范围一、公文概述（六）公文的分类按公文来源收文发文秘密文件普通文件公布文件内容特点一、公文概述（六）公文的分类行文关系

上行文

平行文

下行文

指挥性

规范性

报请性

记录性

知照性

下级

所属上级请示报告

平行/不相隶属机关通知函所属下级上级命令决议批复通知命令指示指令决定决议计划章程规定条例办法细则报告请示公告通告通知通报会议纪要会议记录总结目录公文概述常用公文的写作公文处理二三一二、常用公文的写作（一）公文语言应把握的几点要素准确平实简洁庄重策见（主题）两符合事实实事求是文法格式、标点语言朴素浅显易懂勿故作高深勿故弄玄虚语言简洁简短、以一当十书卷用语忌：口语、方言、俗语例：积累资金——攒钱；妻子/配偶——老婆12345立意为什么要写这篇公文，要达到什么效果？（对上对下、对内对外）主题按照立意，结合材料和写作背景确定主题。选材要精当，要能表现主题。（最新、最有代表性、符合观点）布局围绕主题合理安排材料。要讲逻辑，考虑结构安排、详略设置。（并列、总分、因果）辞章公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。（长短句的选择、背景+措施+意义）（二）公文写作应把握好五个环节二、常用公文的写作用途适用于向上级机关请求指示、批准。二、常用公文的写作种类1）请求指示的请示。2）请求批准的请示。（三）几种常见公文--1、请示写作要点一文一事、事前行文；忌：越级请示、多头请示、抄送下级单位、直接送领导个人、与报告混用。一般写法标题：发文机关+主要内容+文种或主要内容+文种

“关于召开公司十二月份业务会议的请示”正文：1）事由；2）请求解决事项；3）结语，“当否（妥否），请批复”、“特此请示，请审批”、“以上请示妥否，请批复超链接\关于对东营银座中心店进行扩建的请示.doc二、常用公文的写作1）报告的用途适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2）报告的种类①工作报告：工作情况、进展、问题、经验。②情况报告：正常工作秩序之外的突发情况。③建议报告：提出建议、设想，望上级采纳。④答复报告：回答上级询问。⑤报送报告：向上级报送文件、物品等。（三）几种常见公文--3）报告的特点①单向性：不需要上级机关给予答复②事后性：事前请示，事后汇报，建议性报告应超前，但也产生于先期工作基础上。③陈述性：时间、地点、人物、数据、原因、结果等要素要叙述清楚，建议性报告也要在此基础上提出建议。2、报告①坚持实事求是。不能根据想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。②要突出中心。根据报告主旨选择材料，切忌面面俱到，把报告写成流水帐。③不得在报告中夹带请示事项。上级单位对报告一般是只阅不答复。二、常用公文的写作（三）几种常见公文--4）报告的写作要点2、报告二、常用公文的写作标题：发文机关+主要内容+文种

如“××单位关于××工作实施情况的报告”

主要内容+文种

如“关于进一步加强我市共用场所防火工作的报告”主送机关：只能有一个。报告结语：

特此报告、以上报告请审阅。5）报告的一般写法（三）几种常见公文--2、报告二、常用公文的写作（三）几种常见公文--2、报告6）与请示的相同处二、常用公文的写作7）与请示的不同处（三）几种常见公文--2、报告二、常用公文的写作1）通知的概述俗称“万能文种”。通知是适用性最强、使用频率最高、功能最多的文种。（三）几种常见公文--2）通知的适用范围适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。3、通知二、常用公文的写作①颁发规章的通知。如“关于下发《银座集团股份有限公司公务用车管理办法》的通知”②晓喻性通知。只有告知性，而无指导性，用途较为广泛，如人事调整、名称变更、办公地址迁移、放假安排等。③任免通知。写明什么会议决定、何人担任何职务、免去何人何职等，若任免在同一文，应先写免职，再写任职。⑤批转、转发性通知。④会议通知。3）通知的分类（三）几种常见公文--3、通知二、常用公文的写作1）通报的适用范围适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。（三）几种常见公文--2）通报的类型表彰通报批评通报情况通报“××单位关于表彰2013年度优秀共产党员的通报”“关于近期几项安全事故的通报”“关于××单位2013年××工作专项整治情况的通报”4、通报①题材的典型性。通报的题材既有普遍性、代表性，又有个性和新鲜感的事实。②思想的引导性。通报的价值并不仅仅在于对事件的处理结果，而是树立榜样或者提供借鉴。③制发的实效性。通报的写作和传播都必须迅速及时。二、常用公文的写作3）通报的特点（三）几种常见公文--4、通报函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。二、常用公文的写作（三）几种常见公文--1）概述5、函函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。行文关系灵活。函是平行公文，还可以向上行文或向下行文。格式灵活，可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。沟通性灵活性单一性2）特点请示的结构分为公函和便函两种。公函用于单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。分为发函和复函两种。发函即主动提出了公务事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等。按性质

按发文目的

按内容和用途二、常用公文的写作3）分类（三）几种常见公文--5、函二、常用公文的写作4）格式（三）几种常见公文--5、函12345开头说明发函的原因；如属复函要引叙来函日期、标题和文号等，作为复函的依据。中间说明联系、商洽的问题和意见；复函要针对来函提出的问题给予答复。结尾以特定用语作结。“请复函、特此函告、特此函复”等，并注明联系人和联系方式。公函在单位之间一般不具有指挥和指示作用，但上级单位下发的公函在业务上有指导作用。要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行或不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼。二、常用公文的写作函件.doc（三）几种常见公文--5）写作要点5、函

工作总结，是在工作实践中，通过对客观事物规律性认识而形成的文字材料，是对前一段工作或某项工作完成后的总的、全面的检查和回顾，也是对整个工作进行分析、评定和综合，揭示出事物和工作的本质，以便指导今后的工作，是实践的本质概括。二、常用公文的写作（三）几种常见公文--6、工作总结请示的结构1）概述

二、常用公文的写作①找出规律、突出重点。总结的目的在于立足当前、面向未来，要重点突出，要体现事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，切忌“眉毛胡子一把抓”或“流水账”。②要详略得当。要抓住总结的核心部分，包括基本做法、成绩与经验、问题与教训、今后的打算和努力的方向等方面的内容。③功夫下在平时。平时多积累、多留心，而不是临时抱“佛脚”，临时拼凑的工作“总结”。请示的结构1）写作要点（三）几种常见公文--6、工作总结

工作计划，是对未来一段时期内的全面工作或某项工作提出指标、要求、措施、步骤、期限的规划和安排。一般由“做什么”、“怎么做”构成计划正文的主体，所谓“做什么”，即计划的指导思想、总的要求和主要指标；所谓“怎么做”即实现主要目标或目的而采取的措施、办法，包括人力、财力、物力、技术、设备、手段等。多数计划，都要有一个“号召性”的结尾。二、常用公文的写作（三）几种常见公文--7、工作计划请示的结构1）概述二、常用公文的写作①要有严格的科学态度。计划要建立在研究调查和科学分析的基础上，注意综合平衡，不能脱离实际。计划一旦制定，必须积极争取，努力完成。实事求是，调查研究。②要吃透“两头”。要明确和了解上级意图的指导思想，同时要了解下情，分析有利因素和不利因素，确保工作计划有的放矢，具有可操作性、针对性和可靠性。积极稳妥，切实可行。③要突出重点，加强预见性。要突出工作重点，明确工作的中心，否则必然是既抱不住西瓜，又捡不到芝麻。全面兼顾，突出中心.④要切实把握计划主体的内在逻辑要求。要明确和体现“做什么”和“怎么做”的逻辑关系，要详尽、具体。明确要求，便于落实。请示的结构2）写作要点（三）几种常见公文--7、工作计划一是文种使用不对。二是内容质量不高。三是格式不够规范。二、常用公文的写作（四）公文的常见问题——制发方面二、常用公文的写作①报告和请示混用。如：“以上报告当否，请批示/请指示”。②报告和请示连在一起。如“关于××问题的请示报告”。③请示中夹杂过多与请示无关的报告事项；报告中夹带请示事项。（四）公文的常见问题——制发方面二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作（四）公文的常见问题——报送方面一是违反程序报文。二是预留时间过短。三是材料报送不全。四是收文不够及时。五是未加盖印章，或单位负责人未签字。六是报送日期与成文日期