时间管理PPT-欣和控股集团

時

間

管

理主讲人：蔡茂贤日期：2010年3月20日欣和控股集团百米纪录创造者、陆地上的飞行者---博尔特BOLT9.58秒/100米10.438米/秒37.58公里/小时..\..\..\..\downloads\youtube\9秒58!博尔特再破世界纪录高清.flv喷射客机的速度平均为900公里/小时地球自转一圈代表一天

赤道自转的速度多少？

465米/秒

1674公里/小时是博尔特的45倍是喷射客机的1.86倍什么叫时间飞逝？快前言什么东西对我们来说至为宝贵，却又极度匮乏？眼看什么东西逐渐消逝，令人最为神伤？生涯规划中的一项重要的议题，就是时间的规划与管理。如何能在有限的时间与精力中完成众多的目标？每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？下面，让我们来做一个关于时间管理的测试。关于时间管理的测试

(一)下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。

关于时间管理的测试

(二)1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。关于时间管理的测试

(三)6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。关于时间管理的测试（结论）

0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18~22分：你的时间管理状况良好。23~27分：你是值得学习的时间管理典范。生活中常听到的…时间出问题了吗？可时间是任何人都无法改变的、绝对公平的！可问题出在哪里为什么如此忙乱？关键是我们不会管理自己的时间！主要内容Ⅱ.做好时间管理的方法Ⅰ.时间的特性⒈时间矩阵⒉帕累托最优⒊时间的规划与管理4.有效时间管理的技巧Ⅰ.时间的特性1.1时间是什么？1.2时间的特性1.3浪费时间的主要原因1.4时间管理的重要性1.1时间是什么？逝者如斯夫，不舍昼夜。——孔子时间的无声脚步是不会因为我们有许多事情处理而稍停片刻的。——莎士比亚

1.1时间是什么？洗手的时候，日子从水盆里过去，吃饭的时候，日子从饭碗里过去，默默时便从茫然的双眼前过去，我觉察它去的匆匆了，伸出手遮掩时，它又遮掩着从手边过去，天黑时，我躺在床上，它便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我的脚边飞过去了，等我睁开眼睛和太阳再见，这又算溜走了一日。我掩面叹息，但是新来的日子因而又开始叹息地散过去了。——朱自清闭眼1.2时间的特性一、供给毫无弹性时间的供给量是固定不变的，对所有人都一样，我们无法针对时间『开源』。二、无法积蓄

我们无法针对时间进行『节流』不管愿不愿意，我们都被迫依一定速率来消耗时间。1.2时间的特性三、无法取代任何一种活动都有赖时间之堆砌，并无任何替代品存在。四、无法失而复得时间一旦丧失，则将永远不复还。1.3浪费时间的主观原因

做事目标不明确作风拖拉缺乏优先顺序，抓不住重点过于注重细节做事有头无尾没有条理，不简洁，简单的事情复杂化事必躬亲，不懂得授权不会拒绝别人的请求消极思考1.4时间管理的重要性管理大师彼德杜拉克曾表示『大概没有一样事情,比对时间的关照与尊重,更显示有效经营者与无效经营者之差异』。大多数的人都因不善于时间管理而经常感到时间不够支配，如何利用宝贵的时间，使其发挥最大的效用，并避免时间的浪费，仍是现代人的一大课题。Ⅱ.做好时间管理的方法2.1时间矩阵2.1.1与时间有约——人生不能等的十件事2.280/20法则2.3做好时间管理的方法2.3.1ABC分配法2.3.2除去拖延的习惯2.3.3规律的作息2.3.4学会拒绝2.3.5学习良好的做事方式2.4有效管理时间的技巧

2.1时间管理矩阵

急迫不急迫

重

要

不

重

要第IV象限第III象限第II象限第I象限2.1时间管理矩阵第一象限：急迫又重要的事，例如：

上课、准时完成工作…第二象限：重要但不急迫的事，例如：运动、陪家人、培养能力、思考人生

方向..第三象限：急迫但不重要的事，例如：

接电話、回email、买东西、做家事…第四象限：不急迫又不重要的事，例如：

聊天、抱怨、烦恼…

急迫不急迫

重

要

不

重

要浪费时间的事

IV瞎掰闲聊花过多时间看电视逃避现实的活动干扰、电话III某些信件、报告不重要的会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事准备工作

II预防措施价值观的澄清长期的规划人际关系的建立必要的休闲增进自己的能力紧急状况I迫切的问题要在期限内完成的计划、会议或工作2.1时间管理矩阵2.1.1与时间有约大多数人都把時間花在哪里？多数人将时间花在第一、三象限最多。如果你也是其中之一，是否付出了相当的代价？当你为急事忙得团团转时，是否忽略了重要的事？什么事对你而言是最重要的？以同样的问题问过数千个人，发现绝大多数的答案可为下列七类：2.1.1与时间有约1、

改善人际关系2、

改善事先准备工夫3、

做更周详的规划与组织4、

善待自己5、

抓住新的机会6、

充实自我7、增进能力这些都属于哪一個象限的事？2.1.1与时间有约属于第二象限，全都是重要的事。人的一生当中，我们总是用太多的时间去感伤过去，用太多的精神去计划未来，却忽略了当下可以珍惜的许多幸福，人生十件不能等的事，与大家共享…一、不要等到想要得到爱时才学会付出人生就像一场戏，在等待中错过了美丽。正如歌中所唱：该出手时就出手。因为幸福就在你身边。当你付出时，爱已从你身边轻轻划过，留下的是悔恨、遗憾。二、不要等到孤单时才想念起你的朋友

什么是朋友？真正的朋友永远不会离弃你。得一知己足矣，孤独时、彷徨时，朋友是你最忠实的听众，他们没有怨言，他们有的只是一颗包容的心。三、不要等到有了职位时才去努力工作

有的人一生都在等自己如意的工作，待到白发之时方诲自己执著地等待。因为世界真的很精彩，只要你肯努力，处处都有你满意的工作。

四、不要等到失败时才记起他人的忠告

忠言逆耳利于行，良药苦口利于病。世人往往善于听信谗言，因为谗言总是美丽的，而忘了这句古话。待到自己失败时，一切如过眼云烟，烟消云散。

五、不要等到生病时才意识到生命脆弱

生命真的很脆弱，一只蚂蚁可能死在你的脚下，只不过你没有觉察。可能你在生命的边缘徘徊，为什么不珍惜自己的生命？六、不要等到分离时后悔没有珍惜感情

为什么总是离别之后才懂得珍惜，因为人无完人，金无足赤。拥有一颗宽容的心，善待别人就等于善待自己。

七、不要等到有人赞赏你时才相信自己

每个人都有自己的优点和长处，自信有时也是成功的钥匙。要等到别人的赞赏，恐怕已经太迟了，因为生命属于你只有一次，没有循环，没有往复。

八、不要等到别人指出才知道自己错了

其实，勇于承认错误并没有人嘲笑你，反而得到别人的尊重。因为每个人都有错误，只不过有的人善于掩饰自己的错误，有的人勇于承认罢了。九、不要等到腰缠万贯才准备帮助穷人

助人为乐永远是一种美德，待到腰缠万贯之时，你不一定会快乐，因为你的施舍别人不一定接受。

十、不要等到临死时才发现要热爱生活

生活真的很精彩，为什么要游戏人生。人生就像一条长河，永远没有尽头，没有止境。并不因为你的生老病死而改变。热爱生活就等于热爱自己。因为生命总要划上一个句号。特殊的日子2.1.1与时间有约当我们投注更多时间在事先准备、预防、规划和增进自我能力，自然减少许多耗费在急迫性事情上的时间。实际上在做任何决定时，如果你以急迫性为考虑重点，问题便会产生。如果我們以重要性为主，生活便会落在第一、二象限，而远离三、四象限。时间管理的要诀：Firstthingfirst!重要的事情先做！2.1.1与时间有约如何找出时间來做第二象限的事？最理想的方法是从第三象限腾出时间。第一象限的事既急迫又重要，当然不得不做。而第四象限是根本不該做的。只有第三象限会骗倒我們，因此我们应学习从重要性來看待一切活动，才能一一找回在急迫性烟幕下失落的时间，重新运用于第二象限。2.1时间管理矩阵时间管理矩阵最大的功能，在于让我们了解时间的安排如何受到急迫性与重要性的左右，让我们看清楚自己为什么把大部分时间花在某些地方。与时间有约，花一点时间检视你的时间使用情形吧！建议：至少每周花三十分钟來思考，什么是目前最重要的事情？有沒有先做最重要的事情？2.2认识80/20法则一八九七年，意大利经济学者帕列托发现了『80/20法则』。他发现社会上很多不平衡的現象，例如观察英国人的財富及收益的模式，归纳出20%的人口拥有80%的財富，重点不是在百分比，而在一項事实：『财富在人口中的分配是不平衡的』。80/20法则主张：『一小部份的原因、投入或努力，通常可以产生大部份的结果、产出或酬劳』。2.2教学上的80/20法则1、

老师上课问学生任何问题，80％的反应來自于20％的学生。2、老师们80％努力教学过程中，学生却只吸收了课程內容的20％呢？3、一堂课中，老师80％的时间，在管理及教訓班上20％的学生。4.、为何学生花了80％时间努力用功，却只得到20％的成绩呢？2.280/20法则重点在哪里？就是「花最少的力气，得到最大的效果」在用80/20法则分析时，好像有些关系的比例不是80与20，有可能是80与30或80与28等等，此80与20的比例关系不是重点，重点是要去分析可以让你产出百分八十的价值之关键少数是什么，也就是说…「练习集中时间完成最重要的事情」才是重点。2.280/20法则如何在生活中力行80/20法则？想想你真正在乎且很想达到的目标为何？把你最专注的20％时间花在这些事情上。专注是快乐与成功的秘诀。专注的涵义是：「少做点事，简化自己。」「只要专注于自己的独特性与真实面，我们就会变得与众不同。」专注于你认为重要的事，以少创多！2.3.1时间的规划与管理A、B、C分类法：规划事情的优先順序。Lakein(1973)提出ABC分类法，先在纸上列下所有的工作，逐一评估各项工作的重要性，最重要的标A，次要为B，最不重要为C。先完成A类工作，以此类推。运用ABC分类法的标准是在「重要」而非「紧要」。今天是夏季大减价的最后一天，但是后天要交一份报告，是该出去疯狂大采购，还是留在家里写报告？2.3.2时间的规划与管理除去拖延的习惯︰拖延的可能原因有许多种，例如担心失败、不想去做或力求完美。可是，无论是哪一种理由会让您损失许多的时间。此时不妨列出拖延的原因，订出实行时程与完成的好处。如此一來，一但事情能解决，才是压力真正放松的时候。2.3.3时间的规划与管理规律的作息︰许多人会熬夜做事，以求事情快一点解决。殊不知熬夜之后，隔天精神变差、挫折容忍度变差，如此一來工作效率也相对下降。当然事情会越积越多。千万不要用牺牲睡眠來弥补时间的不足，不然事后你必須花更大的代价弥补回來。2.3.4时间的规划与管理学习适当的拒绝︰许多安排好的计划，会因为无法拒绝的邀请而被迫改变。事后更有可能后悔当初为何不敢加以拒绝。学习评估自己的时间与能力，不仅可以避免体力透支，更是学习疼爱自己的先决条件。不需要一直为来访者敞开门确定来访者另外安排一个时间把来访者介绍给另一位合适的人突然放下手头的工作前，做一个记录2.3.5时间的规划与管理学习良好的做事方式︰有许多人其实十分勤劳，一刻钟也沒有休息，但是事情却好像永远无法做完似的。或许这是因为做事方式不正确。例如，有些人喜欢同一时间做许多事情，到头來却是一事无成；或是计划一天连续阅读十二个小時。不良的做事方式与计划，会造成事倍功半的后果。记得随时鼓励一下自己…2.4有效管理时间的技巧我们为什么要做这些事？

——帮助我们更接近职业上或是个人生活上的目标如果你不能把时间用来去实现你认为最重要的目标的话，那么你就要对其进行调整。2.4有效管理时间的技巧1、驯服电话2、最大程度缩减开会时间3、绝对准时4、设计并有效使用清单包括：日程表待办事项联系人目录会谈列表2.4.4进行时间审查的步骤1.按照下图所示做一张表格记录一周实际使用时间2.4.4进行时间审查的步骤2.做一个圆形统计图，以直观的方式来表达过去一周实际你是怎样使用时间的。2.4.4进行时间审查的步骤3.做一张目标时间分配图2.4.4进行时间审查的步骤4.做一个圆形统计图，以直观的方式来表达一周计划怎样使用时间的。

2.4.4进行时间审查的步骤5.将你的实际审查结果与目标进行比较2.4.4联系人列表2.4.4每日重要事项列表2.4有效管理时间的技巧5、将所有事情都和目标联系在一起6、用“到期