材料物资管理制度

PAGEPAGE9材料物资管理制度总则第一条为进一步规范公司的材料物资管理行为，加大材料物资管理工作力度,使材料物资管理工作制度化、规范化、科学化，做到保障供应，力求节约，收发迅速，核算准确,特制定本制度。第二条本制度所称的材料物资是指生产辅助材料、备品备件、技改材料物资。工程材料物资参照执行。第三条本制度包括材料物资（以下统称材料）采购、出入库、现场管理、退库、盘点清查及仓库日常管理等规定；生产部门负责报送材料采购计划；设备管理部门负责审核材料采购计划、制定材料的供货验收标准，配合仓库负责材料的现场管理；商务部门负责报送材料月度付款计划、采购材料，会同仓库管理出入库、退库；财务部门负责制定材料的财务核算办法，会同仓库管理出入库、退库及仓库保管工作。第二章组织机构与职责第四条定岗定责。公司材料岗位应配置：采购员、仓库保管员、材料计划员、审核人员；生产车间材料计划人员根据生产计划、信息系统的库存量，确定采购量，根据生产进度，确定领用量；设备管理部门审核人员核定生产车间材料计划人员上报的采购计划，要做到保证生产需要，又不能增加不合理的库存，并力求把库存降到最低；采购员负责询价，签订采购合同，执行采购任务；仓库保管员负责材料物资实物管理，录入材料物资的数量，办理材料入库、出库、退库，填制入库单、出库单、退库单。材料人员一经确定，应保持相对稳定，无特殊情况不要任意替换，以保持材料队伍的相对稳定和工作的有序开展。第五条人员配备的原则：一是要爱岗敬业，有责任心和实际工作经验；二是要具有材料管理专业知识。第三章材料采购第六条生产部门根据生产计划参考库存编制材料需求计划，报设备管理部门审核，材料编码、名称、规格、型号应按有关规定和技术标准填写。设备管理部门要核定最佳库存量，根据库存量和生产需求计划确定采购量。第七条采购部门编制本公司的材料采购计划和采购任务分解安排方案，签订采购合同，进行采购。需要纳入招标采购的材料，按照公司招投标管理办法执行。需要通过电子商务采购平台采购的材料，按照集团电子商务有关规定执行。第八条财务部门根据采购部门的采购计划和具体实施方案，审查汇编材料的采购资金计划，及时筹集资金，保证采购需要。第四章材料入库第九条材料入库时，由采购部门按采购合同约定的条件核对品名、规格、型号、数量无误后，会同仓库、使用部门、设备管理部门进行验收。使用部门和设备管理部门根据本公司材料的验收标准进行质量验收。验收人员应严格按照技术标准和程序对材料的质量进行验收和检测，并对质量检验结果承担责任；验收合格后，验收人员应出具验收记录，仓库、设备管理部门、生产部门、商务部门人员在验收记录上签字；对于数量、质量、规格、型号等不符合合同约定的，不予办理验收手续，不合格的材料放在暂放区域，采购部门立即联系供货方进行处理，仓库保管员负责督促。第十条仓库保管员根据验收合格单、送货清单查点材料的数量、规格、型号、合格证件等项目齐全后，办理入库；如发现材料物资数量不符、质量有问题、单据等不齐全时，不得办理入库手续；未经办理入库手续的材料一律不得办理出库手续和付款事宜。第十一条在办理入库手续时，仓库保管员应根据验收合格单、实际清点材料清单填制入库单。入库单一式四联，第一联仓库保管员留存，月底，仓库保管员将入库单存根归类整理装订成册；第二联由仓库月底交财务备查，财务要及时装订成册；第三联交商务部门，商务部门随同发票（或发票清单）交财务部门；第四联采购人员留存；仓库入库单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一致，材料名称应与生产部门上报一致，要做到每联清晰、细致，严禁漏项，严禁涂改，入库单作废时须四联齐全，入库单上必须经仓库保管员、材料采购经手人签字。仓库保管员必须做到入库单与实物入库完全一致。第十二条材料会计应认真核对入库单、发票和材料清单等相关资料，分下面三种情况进行相应处理：如果实物、发票同时到达，材料会计应核对入库合计金额与发票上的金额一致后，凭入库单登记入帐；月底，如果货到发票未到，材料应暂估入库，并在摘要中注明暂估；当月收到以前月份入库材料的发票，应与材料明细账中该批材料（暂估）入库登记情况进行核对，先将以前月份暂估入库数和金额冲回，然后再按照正常的业务处理，登记入帐。第十三条材料采购经办人取得的材料发票，应先复核登记，再持发票、已登记的入库单第三联两天内到财务部门办理报销手续。对任何一批材料，只有发票传递到财务部门记帐后，才能视同该批材料入库完成。第十四条材料因生产急需或其他原因不便入库，而直接送到现场，仓库保管员及相关人员要亲自赴现场办理入库和发料手续。第十五条财务部门审核会计应对材料会计输入的材料入帐资料进行审核，并对材料采购经办人的材料报销单据进行审核；财务入账时要注意审查发票的正确性和有效性，应要求开具发票单位名称、收款单位名称与合同单位名称三者一致；财务部门在办理材料付款手续时，必须首先由材料采购部门填制付款申请单，财务部门进行审核，重点审查材料供货合同，对方开具发票情况，材料是否办理入库手续等，原则上坚持货到验收合格并收到发票后付款。第五章材料出库第十六条生产部门领料时，首先填写领料申请单，经部门主管审批签字后，交仓库保管员复核，复核内容包括：本批申请领料是否为其他部门最近采购急需用的材料，若是要和原申请部门沟通，是否为已办理过入库手续的材料，无误后方可填制出库单。出库单一式四联，第一联仓库保管员留存，月底装订成册；第二联仓库交财务部门，月底装订成册；第三联交仓库保管员交财务，财务据以入账；第四联交领料人备查。出库单上填写材料品名、规格、型号、计量单位必须与入库单的品名、规格、型号、计量单位一致，要做到每联清晰、细致，严禁漏项，严禁涂改，出库单作废时须四联齐全；出库单应经仓库保管员、领料人签字，方可办理出库手续，杜绝先出库，后补手续的现象。仓库保管员按出库单认真核对出库数量，以确保出库数量的准确性。第十七条所有材料发出必须在公司指定的仓库办理，严禁不经仓库保管员办理出库手续直接领料，所有的材料出库，均需开具出库单，不能以任何理由不开具出库单，不得以借条等方式替代出库单。第十八条财务部门审核会计应对材料会计输入的材料出库资料及出库单进行审核，月底计算当月各项材料发出价格，核算各部门当月领用的材料费用，及时进行相应帐务处理。第六章材料退库第十九条生产部门由于多领材料或者材料质量、型号问题退库时，应及时通知仓库保管员，仓库保管员首先要查询领料记录，确定是该部门最近领用的材料。仓库保管员清点实际退库材料，用红字填制退库单，一式四联，第一联仓库留存，月末与出库单装订成册；第二联仓库交财务部门，财务月底与出库单装订成册，第三联仓库保管员交财务，财务据以入账、第四联交退料人备查。出库单应当经仓库保管人员、退料人员签字。材料会计应对仓库提供的退库资料进行审核，做减少生产部门的材料费用，增加库存的账务处理。第二十条材料由于质量、型号问题需要退回厂家的，仓库保管员要通知商务部门，办理退回厂家的手续。仓库保管员清点实际退回材料，用红字填制退料单，一式四联，第一联仓库留存，月末与入库单装订成册；第二联仓库交财务部门，财务月底与入库单装订成册，第三联由商务部门连同发票交财务，财务据以入账；第四联交商务备查。出库单应当经仓库保管人员、商务部人员签字。材料会计应对商务部门提供的退料资料进行审核，做减少库存，减少采购的账务处理。第七章材料盘点第二十一条仓库保管员应坚持实地盘点法，盘点时应认真作好记录，发现数量、质量问题应及时汇报，查找原因，发现错误及时更正；出现帐实不符的，要写出报告，分析原因，报经公司进行处理,出现盘亏的，要对责任人进行处理。第二十二条对仓库材料分ABC类进行管理。把单位价值高的贵重材料分成A类，单位价值一般或单位价值低但同种型号规格的数量大的分成B类，单位价值低且同种规格型号少、型号规格庞杂材料物资的分成C类。盘点频次：A类材料每月盘点，B类材料每季度盘一遍，C类材料半年盘一遍，但年底要全面盘点。由财务部门、仓库进行具体的分类，并每半年做一个盘点计划。第二十三条月终盘点：每月末（当月最后一天或次月1日），仓库保管员按计划对材料进行盘点，设备管理部门专工积极配合参与，财务部门派人监盘。年终盘点应做到：年终盘点应进行全面清查，包括公司所有材料；年终盘点由财务部门、仓库组织筹划，设备管理部门、商务部门积极配合参与；盘点前，财务部门应提前一周（以上）通知各有关部门做好准备工作，各部门应在盘点前将部门参加盘点人员报财务部门；年终盘点不仅要清查材料数量，也要对材料质量进行检验，如遇质量有问题，盘点完毕后，由设备管理部门对公司材料质量做出书面汇总报告，在报告中应说明相关材料的质量状况及处理办法；盘点书应由所有盘点人员签字后上呈集团财务签署意见，财务部门依据批示意见进行相关账务处理；年终盘点一式肆份，财务部门、仓库保管员、设备管理部门、材料供应部门各一份。第八章仓库日常管理第二十四条仓库是企业材料供应体系的一个重要组成部分，是企业各种材料周转储备的环节，同时担负着材料管理的多项业务职能。它的主要任务是：保管好库存材料，做到数量准确，质量完好，确保安全，收发迅速，面向生产，服务周到，降低费用，加速资金周转。第二十五条仓库保管员根据材料不同用途、类别、形状、分库分区放置，保管要做到“二齐”，“三清”，“四定位”摆放。二齐：摆放整齐、库容整齐；三清：材料清、数量清、规格清；四定位：按区、按排、按架、按位定位。第二十六条保管保养的物资要做到“十不”（即：不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆和不浑）。要按物资的保管要求，适当进行加垫、通风、清洗、干燥，定期涂油或适当包装等。对存放不当的要及时改进。第二十七条保管员要对仓库的防火、防盗负责，经常检查防火设施和器材等，发现问题及时处理，处理不了的要及时汇报采取措施。第二十八条仓库必须根据实际情况和各类材料的性质、用途、类型分门别类建立相应的明细账；仓库保管员必须严格按仓库管理规程进行日常操作，对当日发生的业务必须及时逐笔记录，填制相应单据，做到日清日结；仓库保管员要做好各类材料的日常核查工作，做到实物与材料明细帐一致。第二十九条材料会计必须及时登记材料明细账，做到材料明细帐日清月结，与仓库系统中的数据进行核对，确保帐帐相符。第三十条仓库保管员调动工作，一定要办理交接手续。办理交接手续时要列出清单四份，写明情况，双方签字，主管领导监交，双方各执一份，报设备管理部门、财务部门各存档一份；移交中的未了事宜要解决完毕、责任划分清楚后原仓库保管员才能调开工作岗位；对失职造成