Excel在经济管理中的应用

Excel在经济管理中的应用黄波第1章Excel基础课程介绍以经济与管理类专业需要为目标，着重于应用层面，通过实例讲解如何利用Excel工具解决具体的实际问题。Excel基础知识和应用技术（ch1&ch2）Excel在财务管理和分析中的应用(ch3)Excel在数据模型与决策上的应用

(ch4&ch5)期末考核平时成绩上机考试学习方法上课认真听讲注重上机训练1.1Excel基本操作基本概念工作簿(.xls)默认3张sheet工作表65536行256列单元格操作的基本方法：先选择对象，再选择操作1.1Excel基本操作1.1.1工作簿操作工作簿的操作包括新建、保存、关闭、打开和保护等操作。1.新建工作簿操作方式：单击“文件”菜单的“新建”命令空白工作簿本机上的模板OfficeOnline模板1.1Excel基本操作2．保存工作簿单击“常用”工具栏中的“保存”按钮单击“文件”菜单中的“保存”Ctrl+S单击“文件”菜单中的“另存为”Excel提供的自动保存工作簿的功能可在每隔一段时间自动保存正在编辑的工作簿，以免有时忘记及时保存所作修改而丢失一些重要的数据。设置自动保存的操作方式如下：单击“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框，选中“保存自动恢复信息”，并设置间隔时间。1.1Excel基本操作3.保护工作簿为了防止他人随意对重要工作簿中的工作表进行复制、移动和删除等操作，可利用Excel提供的保护功能为工作簿设置保护。具体的操作方式如下：单击“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“保护工作簿”命令，打开“保护工作簿”对话框，如图所示。可在对话框中设置要保护的内容，包括结构和窗口，并可设置保护密码。选中“结构”，即可禁止对工作簿进行复制、移动和删除等操作；选中“窗口”，则可禁止改变工作簿的窗口大小。1.1Excel基本操作1.1.2工作表操作工作表的基本操作包括：选定、切换、插入、重命名、删除、移动、复制、隐藏、显示和保护等。1．选定和切换工作表工作表标签是操作工作表的一个快捷方法，对工作表的操作基本上都是通过这个标签来完成。可以右击标签操作。工作簿中有多个工作表，但只有一个工作表是当前工作表，切换工作表可通过单击该工作表标签来实现，同时，该工作表出现在Excel工作窗口中。选定工作表，通过单击该工作表的标签来实现；如果要选定多个不相邻的工作表，可在先选中第一个工作表时，按住Ctrl键的同时，用鼠标去单击其他要选定的工作表标签，即可选中多个工作表。1.1Excel基本操作2．插入和删除工作表在新建的Excel工作簿中，有3个工作表，如果工作表不够，可通过单击“插入”菜单的“工作表”命令，在当前工作表之前插入一个新工作表。同时，新工作表也将成为当前工作表。如果工作簿中存在多余的工作表，可将它们删除掉，具体的操作方式是单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，即可将当前工作表删除掉。注意：删除工作表的操作是不可逆的，操作时一定要谨慎。1.1Excel基本操作3．重命名工作表与设置标签颜色工作簿中的不同工作表之间需要明确的区分，可采用给工作表命名和改变标签的颜色来实现。工作表命名的操作方式为：将鼠标指针指向工作表标签，单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“重命名”命令，即标签名变成反选状态，输入新的标签名，即可完成标签更名；也可通过双击标签名称，使标签名反选，即可输入新的标签名。设置标签颜色的操作方式为：将鼠标指针指向要设置的标签，单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“工作表标签颜色”命令，在打开的“设置工作表标签颜色”对话框中，选中要设置的颜色，确定即可。1.1Excel基本操作4．移动与复制工作表同一工作簿内的工作表的移动与复制移动：拖动工作表标签复制：按住Ctrl键，拖动工作表标签不同工作簿内的工作表的移动与复制打开“移动或复制工作表”对话框进行设置，此对话框既可实现在同一工作簿中工作表的移动或复制，也可以在不同的工作簿之间进行工作表的移动或复制，。1.1Excel基本操作5．隐藏和显示工作表在工作簿中，如果希望某几张工作表不显示出来，则可采用隐藏工作表的方式来实现。隐藏工作表的操作：单击“格式”菜单“工作表”级联菜单中的“隐藏”命令来隐藏当前工作表。取消隐藏工作表的操作：通过上述相同的操作，单击“取消隐藏”命令在打开的对话框中选择要取消隐藏的工作表完成工作表的显示操作。1.1Excel基本操作6．保护工作表为工作表设置密码是保护工作表的一种有效的方法。保护工作表操作方式：单击“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“保护工作表”命令，打开的“保护工作表”对话框，设置密码，并对要保护的内容进行相应的设置。取消保护：选择“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“取消工作表保护”命令，在打开的“撤消工作表保护”对话框中输入设置保护时的密码，然后单击“确定”按钮即可。1.1Excel基本操作1.1.3单元格操作在对工作表的操作中，均是先选择单元格。1．选择单元格或单元格区域选择单个单元格，单元格的名称将出现在编辑栏的名称框中。选择一个连续的单元格区域鼠标左键拖动先选中左上角单元格，再按住Shift键，单击单元格区域的右下角的单元格。1.1Excel基本操作选择整行或整列单元格选择单行或单列：单击列标题或行标题选择多个连续的列或行：拖动要选中的列标题或行标题选择不连续单元格及单元格区域先选中第一个单元格或单元格区域，再按住Ctrl键，去选择其他要选择的单元格或单元格区域。1.1Excel基本操作2．插入或删除单元格插入单元格单击“插入”菜单的“单元格”命令如果需要插入行或列，也可用“插入”菜单的“行”或“列”命令来实现。删除单元格单击“编辑”菜单的“删除”命令1.1Excel基本操作3．合并和拆分单元格合并单元格选中要合并的单元格区域，单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮，即可将选定的区域合并为一个单元格。拆分单元格取消合并的单元格，操作方法：利用“单元格格式”对话框，取消“文本控制”栏中的“合并单元格”选项，即可完成单元格的拆分，同时，单元格中的内容将保留在拆分后的单元格区域的左上角。1.1Excel基本操作4．单元格命名在有许多数据的工作表中，涉及的单元格数量非常多，这时可以将其中一些单元格进行命名，以使表格的结构更加清晰。为单元格命名的操作方式是：选择要命名的单元格，用鼠标单击编辑栏中的名称框，选中单元格名称，即可输入新的单元格名称，按回车即可。也可选中要命名的单元格或区域，单击“插入”菜单的“名称”级联菜单中的“定义”，在打开的对话框中对单元格或单元格区域进行命名。1.1Excel基本操作5．隐藏或显示单元格在Excel中，对单元格的隐藏只能采用隐藏整行或整列的方式来实现。操作方式是，单击“格式”菜单的“行”或“列”级联菜单中的“隐藏”命令，即可隐藏当前单元格所在的整行或整列。如果要显示，可拖动鼠标将隐藏的行或列显示出来，也可利用“格式”菜单的“行”或“列”级联菜单中相应的“取消隐藏”命令，便可重新显示被隐藏的行或列。1.1Excel基本操作1.1.4窗口操作1．拆分窗口双击折叠按钮利用“窗口”菜单的“拆分”命令2．冻结窗口将当前单元格置于需冻结区域的右下角，单击“窗口”菜单的“冻结窗格”命令。取消冻结，只需要单击“窗口”菜单的“取消冻结窗格”命令即可。1.1Excel基本操作3．重排窗口 单击“窗口”菜单的“重排窗口”命令，在打开的对话框中选择排列方式，即可实现多工作簿的显示。如图所示。1.2数据操作1.2.1输入数据Excel数据的三种类型文本型数值型日期型1.2数据操作1．输入数值型数据（1）普通数值选中目标单元格，输入数值即可数值型数据在单元格中自动右对齐（2）输入分数数值先输入0，再输入空格，最后输入分数。如：：“0□1/2”。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果将显示为0。事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入2/3、5/6这样的分数数据。1.2数据操作注意：如果输入的数据整数位数超过11位时，单元格将自动以科学计数法的形式显示数据；若整数位数小于11位，但单元格的宽度不能容纳其中的数字位数时，单元格中将显示“####”，将单元格加宽，即可将数字正常显示。1.2数据操作2．输入文本型数据（1）普通字符直接输入要输入的字符文本在单元格中自动居左显示（2）输入长文本在单元格中输入长文本时，需要在单元格中换行，以使文本在同一单元格中多行显示，可采用如下两种方法：①在输入文本的过程中，需要换行时，按Alt+Enter组合键即可完成换行，此时，后续输入的内容仍然在同一单元格中进行。1.2数据操作②在输入内容之前，先选中单元格区域，然后利用“格式”菜单的“单元格”命令，再打开的“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡，在选项卡的“文本控制”栏中选中“自动换行”选项，即可在输入大段文本，若内容超过单元格宽度，将自动在单元格中换行。如图所示。1.2数据操作（3）输入数字符号串一些特殊的文本符号串，它们是由数值符号构成的，如身份证号、邮政编码、工号等内容，或符号的位数长，或符号串的前面有“0”等，这类数据必须以文本的形式输入才能保证数据的准确性和完整性。两种方法输入：①将单元格区域格式设置为文本型，再输入数字符号。②先输入一个西文的单引号“′”，再接着输入数字符号串。1.2数据操作3．输入日期型数据日期型数据，是一种特殊的数据类型，在Excel中输入日期型数据时，可以按照日期数据的默认格式进行输入，如要输入2012年10月1日，即可在单元格中输入“2012-10-01”，此时，单元格中的格式即自动设置为日期型，在单元格中自动居右显示。利用“单元格格式”对话框设置显示格式1.2数据操作1.2数据操作在Excel中，日期型数据单元格中实际保存的是数值和日期型格式，如果选中单元格，单击“编辑”菜单的“清除”级联菜单中的“格式”命令，将日期型格式清除，此时，单元格中将显示“40087”，即日期型数据存放的是该日期从“1900年1月1日”开始的第多少天。快捷键操作快速插入当前日期：Ctrl+；（分号）插入当前时间：Ctrl+Shift+；（分号）插入当前日期和时间：按Ctrl+；（分号）以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；（分号。1.2数据操作1.2.2快速填充1．行或列重复填充首先选中原始数据的单元格（或区域），然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄上，按下鼠标左键拖过所有需要填充的单元格，完成后松开鼠标。1.2数据操作2．简单序列填充在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已输入的所有单元格，拖动填充柄。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应由下而上或由右至左拖动。1.2数据操作3．自定义序列填充如果输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，就能像内置序列那样使用了。自定义序列的方法单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡，在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，如图1—12所示。1.2数据操作4．其他序列填充等差、等比等序列填充将光标放置在需要填充的行或列的起始位置。单击“编辑→填充”子菜单下的“序列”命令，打开“序列”对话框。选中“序列产生在”、“类型”等项目，输入“步长值”和“终止值”后单击“确定”按钮。如图所示。1.2数据操作1.2.3获取外部数据1．从文本文件中导入数据如果手头有纯文本的数据源文件，我们可以直接利用导入外部数据的方式将这些数据导入到工作表中。具体的操作方法利用“数据”菜单的“导入外部数据”命令的级联菜单中的“导入数据”命令。2．导入Web数据此外，Excel可以直接粘贴Word表格，从而共享其中的数据，这就进一步扩大了两者协同工作的范围。1.2数据操作1.2.4数据有效性在输入数据时，有一些数据需要具有一定的范围限制，还有一些数据，为了保证数据统计时的准确性，往往希望输入规范的数据，以防输入时的不规范造成数据统计的不准确，为此，我们可通过数据有效性来保证数据输入的准确性。1．设置数值范围设置有效性的操作方法选中要设置数据有效性的单元格区域，单击“数据”菜单的“有效性”命令，在打开的“数据有效性”对话框中设置条件、出错警告信息和输入时的输入法状态。1.2数据操作2．设置文本长度在单元格中输入文本数据时，如果需要对输入的文本长度进行限定，也可通过设置单元格的“数据有效性”来完成。操作方法与设置数值范围相同。当我们在数据输入时，如果需要输入定长的编码时，就可用该方法来限定输入符号的长度，以减少由于丢失数据而造成的数据输入错误。1.2数据操作3．设置输入列表在输入数据时，对于一些规范的数据，往往希望通过选择而不是自己输入来完成，自主输入既影响输入速度，又不能保证数据输入的准确性。因此，Excel提供了通过数据有效性设置输入列表的功能。设置数据输入列表的操作方法先在一个无关的区域将要设置的列表依次输入在相邻的单元格区域，再选中要设置输入列表的单元格区域，单击“数据”菜单的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“允许”列表中选择“序列”，在“来源”中设置预先输入的数据列表值的单元格区域地址。同样，单元格的有效性可以通过拖动填充柄来进行填充。1.2数据操作1.2.5常用快速操作1．选择性粘贴此法可将多种对象有选择地粘贴到一个或多个区域，如只粘贴值、格式、公式和有效性验证等。具体操作方法先将需要粘贴的对象复制到剪贴板，然后选中需要粘贴该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目（例如，粘贴通过公式计算出的数值时应选“数值”），单击“确定”按钮即可完成粘贴。1.2数据操作2．使用“格式刷”快速设置格式3．快速拆分窗口技巧双击或拖动垂直滚动条顶端的拆分块，可以将当前工作窗口拆分为上、下两个窗口。鼠标双击窗口分隔线，可以将其清除。同理，双击或拖动水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左、右两个窗口，分隔线的清除方法同上。1.2数据操作4．快速设置列宽（行高）设置“最合适的列宽”：双击列标右侧的边线处设置“最合适的行高”的方法与列相似，双击行号下面的边线处1.2数据操作5．使用照相机功能在不同的工作表或工作簿中进行数据录入时，如果要输入的数据需要用其他工作表中的数据作为参考，则可采用将需要参考的数据通过照相的方式，以图片方式复制到当前工作表中，以便用于参考。被复制的图片的信息会与原工作表中的信息相链接，如果原数据表中的数据发生变化，则图片中的数据也会相应地发生变化。1.2数据操作操作方法在工具栏中添加“照相机”工具按钮选中要复制的单元格区域，再单击工具栏上新添加的“照相机”按钮，然后在目标位置单击，即可将区域的内容以图片的方式复制出来。可以将这张图片移动到任意地方，也可以改变图片的大小、颜色、方向等，并且，图片中的内容随原单元格中内容的改变而改变。1.3美化工作表工作表制作完成后，常常需要对工作表进行美化。1.3.1设置单元格格式1．设置字体字号单元格是Excel的最小工作单元，对单元格中的字体字号的设置，既可以利用工具栏中的字体字号命令来实现，同样，也可利用“格式”菜单的“单元格”命令，在“字体”选项卡中即可设置字体和字号，并能在此处设置字体的特殊效果等。1.3美化工作表2．对齐方式单元格中内容的对齐方式包括两类：水平对齐和垂直对齐。水平对齐，可以直接利用工具栏中的对齐按钮来完成，而垂直对齐则需要利用“单元格格式”的“对齐”选项卡，在对齐选项卡的“垂直对齐”列表中选择对齐方式。1.3美化工作表3．调整列宽和行高单元格的列宽和行高可通过利用鼠标指针拖动行线或列线来调整行高或列宽。如果需要精确设置单元格的行高和列宽，则需要单击“格式”菜单的“行高”或“列宽”，在打开的对话框中进行精确设置。最适合的列宽最适合的行高1.3美化工作表4．设置数值数据格式在Excel中输入数据后可将数据格式根据需要用小数点来表示其数据精度，或用一些特殊的货币符号表示货币类型等。数据格式可利用“单元格格式”对话框的“数字”选项卡对选定单元格的数据格式进行设置，也可利用格式工具栏上的格式按钮进行格式设置。1.3美化工作表1.3.2设置单元格边框和底纹Excel表格中，单元格的边框线是用于方便用户对单元格进行操作的，如果需要打印输出时，此单元格的边框线是不会被打印出来的，如果要打印单元格的边框对，则需要为单元格添加边框线。1．单元格边框要为单元格设置边框线，可先选定要设置边框线的单元格区域，再利用“单元格格式”对话框的“边框”选项卡（如图所示），则可对单元格的边框线进行设置。1.3美化工作表1.3美化工作表2．添加单元格底纹单元格的底纹也可利用“单元格格式”对话框的“图案”选项卡进行设置。操作方法是：选定要填充底纹的单元格区域，在“单元格底纹”栏中选择要填充的颜色，也可单击“图案”右侧的按钮，在打开的图案面板中选择要填充的图案，单击“确定”按钮，即可为单元格填充底纹颜色。1.3美化工作表1.3美化工作表3．自动套用格式若想提高工作效率，可以利用Excel的自动套用格式功能美化工作表，既美观又快捷。操作方法是：在当前工作表中选择“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。在列表中选择一种格式，然后单击“确定”按钮，即可完成工作表格式的美化。1.3美化工作表1.3.3条件格式在数据表的使用中，常常希望特殊的数据能够突出显示，这种情况可以采用条件格式的方式，对满足指定条件的数据所在单元格进行格式设置，以使之突出显示。设置条件格式的操作方法是：选中要设置条件格式的单元格区域，利用“格式”菜单的“条件格式”命令，在打开的“条件格式”对话框，设定条件，并设定条件成立时的单元格格式。条件格式最多可以设三个条件。1.4在网上发布Excel数据1.4.1建立Excel数据库数据库是Excel的三大功能（表格、图表、数据库）之一，使用这一功能必须建立“数据清单”。1．数据清单数据清单是一种特定格式的Excel工作表。它将工作表首行的单元格作为列标记（相当于数据库字段），然后在列标记下面的单元格输入数据（相当于字段中的数据）。1.4在网上发布Excel数据2．注意事项数据清单是Excel数据库的基础，建立数据清单有一些特殊要求：首先，每个数据清单应当占用一张工作表，不要在一张表上建立多个数据清单。因为Excel的某些数据库管理功能（如筛选），只能对一个数据清单生效。其次，不要在数据清单中放置空白行或列，这会妨碍Excel对数据库的检测和操作。最后，数据清单中的数据前后不要输入空格，否则可能会导致Excel操作数据时出错。1.4在网上发布Excel数据1.4.2保存并发布数据库数据全部输入工作表后，就可以将它保存为交互式网页，然后链接到局域网主页。1．保存网页首先打开含有数据库的Excel工作簿，单击“文件”菜单下的“另存为网页”命令，即可打开“另存为”对话框，如图所示。若要将整个工作簿保存为网页，在“保存位置”下选择好文件的存储路径，输入文件名后单击“保存”按钮即可。1.4在网上发布Excel数据1.5窗体控件窗体控件是Excel中允许用户利用图形界面的工具来输入或输出数据。1.5.1常用窗体控件打开窗体控件工具栏在“视图”菜单的“工具栏”级联菜单中单击“窗体”命令，即可打开“窗体”工具栏，如图所示。1.5窗体控件1．分组框分组框控件其实是一个容器类的控件，它通常与选项按钮或复选框组合在一起使用。使用方式是：单击工具栏中的“分组框”控件按钮，选中该按钮，然后即可在工作表的适当位置拖动鼠标画出一个分组框，选中分组框的标签，即可修改分组标签。分组框1.5窗体控件2．选项按钮它作为组合框中的选项之一。使用选项按钮可从几个选项中只选定一个。右击添加的选项按钮，根据“设置控件格式”对话框设置选项按钮的状态及单元