第四讲 ERP环境下的财务与采购管理

采购与财务管理

——杨颖

hfyyonline@126.com（一）采购管理在信息化管理模式下，采购作业重点发生了哪些变化？用什么思想来指导采购作业，才能使ERP系统见到效益？一、什么是采购管理采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。现象一：企业生产能力的发挥，受到采购供应的制约；产品的生产周期中，采购提前期占到很大比例；采购的周期长，导致不确定因素较多；销售人员在承诺交付期时，要考虑生产能力和供应的可行性；采购管理是供应链流程中的重要环节——采购管理的重要性之一二、采购管理的重要性现象二：一台电视机的色彩不好，人们指责的是电视机的品牌，而不会想到显像管是哪家生产的；加工过程中的一个铸件出现沙眼气孔，会造成大量工时浪费；ISO9000把采购质量放在极其重要的位置，并提出一系列质量保证措施；采购作业是把好产品质量的第一步——采购管理的重要性之二二、采购管理的重要性现象三：某企业年产值为1000万元，采购原材料及运输费用为年产值的1/2，如果采购成本降低5%，则企业的利润将会提高500*5%=25万元采购管理是控制成本的第一关——采购管理的重要性之三二、采购管理的重要性三、采购管理中存在的主要问题案例一：采购员为了选择一个最佳供应商，往往保留部分私有信息，如果给供应商提供的信息越多，供应商的竞争筹码就越大，对采购一方不利；而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息。1、是典型的非信息对称的博弈过程三、采购管理中存在的主要问题案例二：市场需求变化莫测，采购方不能改变供应一方已有的订货合同，导致需求减少时库存增加而需求增加时供不应求，重新订货需要增加谈判过程2、缺乏应付需求变化的能力三、采购管理中存在的主要问题案例三：供应与需求之间的关系是短时性的合作，导致各种抱怨和扯皮的事情较多，没有更多的时间做长期性预测和计划工作。缺少合作关系，竞争多于合作四、当前存在的几种采购类型

根据采购方法的不同分为：传统采购科学采购订货点采购MRP采购JIT采购供应链采购电子商务采购传统的采购模式传统的采购模式是与供应商建立短期的买卖关系。采购人员以最低的采购价格选择供应商，然后将含有采购物品、价格、数量等信息的采购订单以正规的方式下给供应商。供应商根据自身状况判断是否接单，少数供应商可能会拒绝接单，接单的供应商通常以较长的交货期、质量状况不稳定的产品交付。买方通过质检，将合格物料入原料库，不合格的退回供应商。买方为防止供应风险往往会采用多货源。在如今多变的买方市场环境下，销售预测一般是很不准确的。在这种不准确的销售预测驱动下的按周交货模式造成的直接后果就是高库存、低周转率。对于价格随时波动、产品生命周期极短的IT行业，高库存就意味着高采购成本如今库存已不再为公司视为资产，而是有害的现金流。采购思想、市场环境、竞争水平等因素的变化决定了传统的采购模式必将由新的采购模式所取代。

JIT采购也叫准时采购基本思想是：在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。它是从准时生产发展而来的，是为了消除库存和不必要的浪费而进行持续性改进。要进行准时化生产必须有准时的供应，因此准时化采购是准时化生产管理模式的必然要求。它和传统的采购方法在质量控制、供需关系、供应商的数目、交货期的管理等方面有许多不同，其中关于供应商的选择（数量与关系）、质量控制是其核心内容。五、ERP带来的采购观念的转变1、企业和供应商是合作伙伴的关系随着采购额占销售收入比例的不断增长，采购逐渐成为决定生产商成败的关键因素。供应商的评估和选择作为供应链正常运行的基础和前提，正成为企业间最热门的话题对于采购和供应双方来讲，都要考虑成本和利润、长期伙伴和短期买卖关系等问题。好的供应商最终会带来低成本、高质量的产品和服务例如：飞利浦照明电子公司，通常用4个阶段来衡量采购技巧：第一阶段：讨价还价；第二阶段：经过市场分析后再买；第三阶段：联合定单采购和全球化采购；第四阶段：与供应商建立合作伙伴关系。飞利浦照明电子通常把与供应商的关系分为：商业关系；较佳商业关系；合作关系。其亚太区采购及供应链经理皮晓峰介绍，他们在全球有超过100家供应商，但达到“合作关系”层次的供应商只有7家。五、ERP带来的采购观念的转变2、协同作业会同研发部门，研究材料的合理选用；会同销售部门，研究保证履行合同的措施；会同研发、制造和成本部门分析某个零部件是自制还是采购能既保证质量和进度，又控制成本；会同工艺部门研究改进工艺，采用合理的原材料尺寸规格，提高材料利用率；会同财务部门，编制采购预算和资金使用计划；六、采购模式和采购流程1、面向订单生产和订货生产的企业：1）接受物料需求或采购指示2）选择供应商（价格、质量、交货期）3）下达采购订单（书面形式）4）订单跟踪5）验收入库6）结清发票并支付货款如图所示与客户结算由MRP生成仓库部门采购部门供应商财务部门订单管理结算管理收货管理采购计划用款计划供应商管理送货下单2、重复性生产和JIT模式管理下的企业采用供应商管理库存的模式(VendorManagedInventory,VMI)即：供方在靠近需方的附近设计仓库，所有库存由供方管理，需方只是在需要时才到仓库提货。目前国内的家电、汽车业已经采用这种方式。核心思想：由供应商依据零售商提供的每日商品销售资料和库存情况来集中管理库存，替零售商下订单或连续补货，从而实现对顾客需求变化的快速反应案例：台湾雀巢与家乐福的供应商管理库存（VMI）计划的实施实施前：就雀巢与家乐福的关系而言，只是单纯的买与卖，惟一特别的是，家乐福对雀巢来说是一个重要顾客，所以设有相对应的专属业务人员，而且家乐福在购买的产品与数量上，具有十足的决定权。在系统方面，双方各自有独立的内部ERP系统，彼此间不相容实施中：家乐福方面除了EDI(ElectronicDataInterchange)系统建设，没有其他额外的投入。雀巢方面除了EDI建设外，还引进了一套VMI的系统实施后：雀巢在家乐福物流中心的产品到货率由原来的80%左右提升至95%（超越目标值）；家乐福物流中心对零售店面的产品到货率也由70%左右提升到90%左右，且仍在继续改善中；库存天数由原来的25天左右下降至目标值15天以下；在订单修改率方面也由原60%-70%的修改率下降至现在10%以下。对雀巢来说最大的收获是在与家乐福合作的关系上：过去与家乐福是单向的买卖关系，顾客要什么就给什么，甚至是尽可能地推销产品，彼此都忽略了真正的市场需求，导致卖得好的商品经常缺货，而不畅销的商品却有很多的库存。经过这次合作，使双方更为了解，也愿意共同解决问题，并使原本各项问题的症结点一一浮现，有利于从根本上改进供应链的整体效率，同时双方以共同掌握的销售资料和库存量作为市场需求预测和库存补货的解决方法。七、采购管理在ERP软件上的实现七、采购管理在ERP软件上的实现流程：采购订单——采购收货——应付发票——付款业务流程中系统数据的变化：采购订单：影响仓库中的可用量、已订购量采购收货：影响库存数量、已订购数量财务上生成一张凭证：借：库存商品；贷：物资采购应付发票：改变财务的应付帐款金额借：物资采购；应缴税金－进项税贷：应付帐款付款：改变财务的现金或者银行存款金额借：应付帐款贷：现金（二）财务管理业务概述会计工作是经济工作的重要组成部分，财务管理是对会计工作、活动的统称。现代会计学把企业的会计分为财务会计（financialaccounting）与管理会计(managementaccounting)。主要为企业外部提供财务信息的会计事务称为财务会计而主要为企业内部各级管理人员提供财务信息的会计事务称为管理会计。凭证：原始凭证，如发票．入出库单等记账凭证：收款凭证付款凭证转账凭证账簿：日记账、明细账和总账对内：资产、成本、工资、材枓与利润等账簿对外：往来账：银行账财务报表：资产负债表利润表现金流量表财务分析：资金使用情况分析企业赢利情况分析资金运转情况分析财务管理分为三大部分：财务管理。它是传统的财务管理，包括账务管理、应收、应付、工资核算、现金管理、材料、销售核算等业务固定资产管理。描述ERP系统对企业固定资产的管理成本管理。描述成本核算、成本控制等业务的有关理论与实现一、财务管理自动转账自动转账对账传递数据传递数据自动转账自动转账应收账管理账务管理应付账管理现金管理银行账管理固定资产管理工资核算成本核算二、集成化财务的实现集成了采购管理、原材料管理、产成品管理、销售管理、生产管理、设备管理、固定资产管理等所有与企业有关的财务活动；集成化财务系统与单一财务系统的区别：具有信息集成度高、信息处理及时等优点有关子系统可以传递到财务子系统的数据1、采购数据：采购收货单/采购发票/付款单；在财务上自动形成应付账、材料采购账和原材料账2、销售数据：交货单/销售发票/收款单；在财务上自动形成应收账款、销售收入和销售成本；3、库存数据：出入库单据/盘点数据；主要形成材料、半成品、成品的数量账和金额账。4、计划数据：物品的投入产出计划（数量、时间等），用于财务预算管理5、生产数据：在制品记录、加工工时；用于成本核算和分析6、质量数据：废品数、质量检验工时和台时；用于产品质量成本核算与分析7、设备数据：设备维修和保养数据；形成相关费用（有的计入生产成本）8、人力资源数据：工资级别、工资计算方法和奖励等；用于计算员工工资9、工程数据：标准工时定额成本；用于成本核算和分析定额资料维修、保养工时质量成本加工费计划信息应付账应收账采购系统财务系统销售系统库存系统设备系统生产系统计划系统核算质量系统核算工程数据收、发、存信息三、成本管理1、成本中心和利润中心2、成本的构成3、成本的计算方法4、ERP的成本计算概述ERP的成本管理是按照管理会计的原理，对企业的生产成本进行预测、计划、决策、控制、分析和考核管理会计的重要内容之一是责任会计制建立责任中心是体现责任会计制的主要内容责任中心是指企业内部负有特定管理责任的部门或单位根据所负责任和控制范围的不同，分为成本中心、利润中心和投资中心1、成本中心和利润中心成本中心是以达到最低成本为经营目标的组织单位，是一个成本积累点。它可以是分厂、业务部门、车间、班组与工作中心，甚至个人，只要发生费用支出的，都可以根据需要定义为成本中心。即进行成本核算的维度。利润中心是以获得最大利润为经营目标的组织单位，是独立核算、有收入来源的部门（或单位）及个人。如某分厂、某员工、某部门等。即对谁进行成本核算2、各种成本的构成直接材料费直接人工费（主要成本）直接成本变动制造间接费固定制造间接费（制造费用）间接成本（生产成本）产品成本管理费用财务费用销售费用（期间费用）经营费用（总成本）生产经营费用直接材料费：指直接用于产品生产，构成产品实体的原材料、外购半成品以及其他直接材料所产生的费用直接人工费：指直接参加生产的工人工资、按工资总额给规定的比例提取的职工福利费制造费用：指企业各生产单位为组织和管理生产而发生的各项间接费用。按照是否与产量相关分为可变制造费用（如燃料费）和固定制造费用（办公费、照明费）。直接成本：

指可以明确分辨用于某个具体物料上的费用，与生产数量有关，无需分摊。间接成本：

指不能明确分清用于哪个具体物料上的费用，需要进行分摊。主要区别是费用是否分摊及如何分摊3、成本的计算方法完全成本法：在计算产品成本和存货成本时，把所消耗的直接材料费、直接人工费、制造费用、管理费用等全部包括在内。——是我国传统上采用的成本的计算方法制造成本法：在计算产品成本和存货成本时，只包括直接材料费、直接人工费和制造费用，而把管理费用、销售费用、财务费用作为期间费用处理，在发生期内全部列入当期损益，作为产品销售利润的扣除。——新的会计准则所规定的方法4、ERP中的产品成本计算大致可以划分为以下几项工作：成本计算对象确定成本计算期的确定材料实际成本核算各项生产费用的归集和分配，产品成本在产成品和在制品之间分配。直接材料费的计算

材料费＝材料实际耗用量×材料价格×产品用量A产品B子件C材料D材料E材料材料价格=采购价格+采购间接费累计材料费=D材料费+E材料费累计材料费=D材料费+E材料费+C材料费直接人工费的计算

是一个卷积计算的过程是利用产品的工艺路线文件及产品结构文件（BOM）从底层的直接人工费向高累加，一直到产品顶层的直接人工费。各层的直接人工费＝人工费率×工作小时数间接费用的分配间接费用不同于直接材料费与直接人工费，它并不随着工票或凭证按物料类别实时记录，因而不象计算直接材料费与直接人工费可以由物料清单及工艺文件、工作中心直接而且准确地计算。间接费用只核算到车间一级，由于加工成本是在车间发生的，因此间接费用要分配到工作中心。分配依据如下：间接费用成本分配依据工作中心占用照明、空调覆盖面积电费设备功率、使用时间折旧、保险费、维修费固定资产价值管理人员工资、办公费工人人数搬运费搬运次数间接费用的分配依据1、根据企业历史统计资料，结合产品、车间、费用类型等情况确定分配依据2、确定工作中心的间接费用分配率3、产品的间接费用分配：某产品在某工作中心的间接费用＝该产品该工作中心费用分配率×占用工作中心工时作业成本法（Activity-basedCosting）简称ABC，指以作业为核算对象，通过成本动因来确认和计量作业量，进而以作业量为基础分配间接费用的成本计算方法。从广义上讲，“作业”包括